Taller Redacción de Informes Una experiencia de aprendizaje

Taller Redacción de Informes Una experiencia de aprendizaje
en la comunicación escrita

Experiencia preparada para la
Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Objetivo del Taller Fortalecer el desarrollo de competencias en los Participantes respecto a la concepción, estructura, organización y contenido de los Informes. Este Propósito se desagrega en: Proveer los conocimientos clave para comprender los conceptos y el modelo de la redacción de Informes. Desarrollar las habilidades para que la preparación de Informes sea una actividad sencilla y grata. Desarrollar algunas destrezas para la preparación física de Informes. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Alcance del Taller En el Taller se tratarán elementos clave para crear Informes cuyo contenido sea objetivo, asertivo y convincente. Esos elementos son: conceptos, modelos, metodologías y técnicas. Se abordará el fondo y la forma del Informe. Para la presentación se hará uso de herramientas de software. Se considerarán aspectos de seguridad informática. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Metodología del Taller En el Taller se realizarán dos tipos de actividades: Sesiones lectivas, como insumo teórico para la fijación de conocimientos (20%). Sesiones de ejercicios y dinámicas de equipo para el fortalecimiento de habilidades y destrezas (80%). Se da oportunidad a los participantes para que desplieguen su creatividad, anticipación e innovación que son factores clave para Redactar Informes objetivos, asertivos y convincentes. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Desarrollo del Taller La Redacción El Informe Los Tipos de Informe El Diseño del Informe La Elaboración del Informe Anexo: Reglas de Ortografía Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

1. La Redacción ¿Qué es Redactar? redactar (Del lat. redactum, supino de redigĕre, compilar, poner en orden). 1. tr. Poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad. Real Academia Española © Todos los derechos reservados, redactar Expresar por escrito un relato, narración, noticia, o cualquier cosa pensada o acordada. Diccionario Anaya de la Lengua Española© Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Es crear un medio de comunicación con el lector a través de un documento. La redacción es un proceso creativo. La redacción conlleva un proceso de comunicación humana. La redacción se materializa en un documento. El contenido del documento puede ser del tipo texto, gráfico, imagen, foto, animación, audio, video. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Qué se puede crear con la redacción? Historias. Novelas. Cuentos. Escritos cortos (cartas, memorandos, circulares, currículos). Artículos de opinión. Estudios. Tesis. Informes. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

La redacción de novela vs. de Informes
Característica Novelas Informes Enfoque Sujetivo Objetivo Estilo de redacción Enredada, retórica Concisa Longitud de los párrafos Largos Cortos Cantidad de ideas por párrafo Varias Una Organización del contenido Secuencial Por categoría o taxonomía Estructura del contenido Dependiente Independiente Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

El estilo en la redacción Conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. Es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo escrito del tema. Indica el modo -personal e intransferible- de hacerlo. La redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

El redactor debe darse una respuesta previa
a las siguientes preguntas: ¿Qué se expresa? ¿Cómo se expresa? ¿Para qué se expresa? ¿A quién se expresa? Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Características de la redacción Completa: Dar toda la información necesaria para cumplir un propósito. Comprensible: Las frases cortas, las palabras breves y el interés humano contribuyen a una comprensión más fácil del texto. Concisa: Decir lo que se deba con el menor cantidad de palabras compatibles con la claridad, lo completo y lo cortés de un texto. Clara: Toda comunicación escrita debe hacerse de tal modo que no sólo pueda interpretarse, sino que no pueda interpretarse mal. Correcta: Una información no debe contener ninguna deformación de los hechos por el uso indebido del lenguaje. Debe estar bien escrita desde el punto de vista de la sintaxis, la ortografía y la tipografía. Cortés: Una comunicación debe estar escrita en el tono adecuado, preferentemente cortés, pues es muy importante cómo se dicen las cosas. Limpia: Toda comunicación escrita debe crear en el lector una impresión de agrado. El texto debe estar bien distribuido en la página, sin tachaduras, raspaduras, escritura desigual ni puntuación defectuosa. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Expresión oral vs. redacción escrita La lengua escrita no puede reproducir con exactitud a la lengua oral. Una expresión oral puede ser corta, pero su equivalente en forma escrita puede ser extensa. La actividad de escribir requiere más tiempo. En la redacción escrita, además de cuidar la ortografía, se requiere una buena presentación. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Qué es un Informe? Es un documento compuesto de textos, tablas, gráficos, imágenes, dibujos, fotos, videos, etc.; que tiene por objeto exponer una situación (hecho, problema, mejora, prevención, iniciativa, etc.) de manera objetiva, asertiva y convincente al lector. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Qué permite un Informe? Comunicar hechos y situaciones. Analizar problemas. Evaluar opciones a seguir. Proponer acciones a llevar adelante. Dar a conocer las innovaciones. Los Informes se usan como instrumentos de apoyo en los procesos de decisión y acción operativa y estratégica. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Qué características debiera tener un Informe? Ético. Objetivo. Asertivo. Convincente. ¿Qué características NO debiera tener un Informe? Redundante. Confuso. Aburrido. Mal redactado. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

La Redacción de Informes... es un proceso creativo...
Resumen Introducción Objetivo Alcance Metodología Desarrollo Anexos Índice …partimos de nada… …y llegamos a algo coherente (fondo y forma) Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Un factor clave de éxito en la Redacción de Informes
Resumen Introducción Objetivo Alcance Metodología Desarrollo Anexos Índice ¡Se debe redactar pensando en el(los) lector(es)! Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

La redacción como medio de comunicación (*) Medio (Presencial, escrito, telefónico, video conferencia, virtual) Emisor, origen (Redactor) Receptor, destino (Lector) Ruido del receptor Ruido del emisor Ruido ambiental Debemos eliminar los ruidos del redactor y del medio (documento). (*) Desarrollado a partir del Modelo de Comunicación de Shannon y W. Weaver Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

2. El Informe ¿Cuál puede ser la estructura de un Informe? (*) 1. Prolegómenos A. Carta de presentación B. Carátula C. Portada D. Índice de Contenidos E. Resumen 2. Cuerpo Introducción I. Objetivo II. Alcance III. Metodología IV. Desarrollo V. Conclusiones y Recomendaciones 3. Anexos (*) En la UNIMET la estructura del Trabajo Final es diferente Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Cuál es la estructura de un Trabajo Final en la UNIMET? Trabajo de Grado Proyecto Especial Proyecto Industrial o Proyecto Empresarial 1. Prolegómenos A. Carátula B. Portada C. Derechos de Autor D. Constancia de Aprobación del Tutor Acta de Veredicto Agradecimiento del Autor (opcional) G. Índice de Contenidos H. Lista de Tablas I. Lista de Figuras J. Lista de Apéndices K. Resumen 2. Cuerpo Introducción I. Problema / Caso de la Investigación II. Marco Teórico Referencial III. Marco Metodológico IV. Análisis y Resultados de la Investigación V. Conclusiones y Recomendaciones Referencias Bibliográficas 3. Apéndices y Anexos Apéndices Anexos Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Índice de Contenidos Las secciones o listas dentro del Índice deben ofrecer información clara sobre lo que contiene el documento o lo que se presenta en cada tabla, figura o apéndice. Facilita que el lector seleccione a cuáles áreas ir a buscar detalles de su interés. Las secciones previas, prolegómenos, se numeran con romanos en minúscula. Las otras secciones se numeran con romanos en mayúsculas. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Resumen (Ejecutivo) En una o dos páginas, provee una descripción breve del proceso y de los resultados. Debe presentar la información más relevante que el lector debe conocer. Ofrece un panorama general de los elementos más significativos de la investigación. Debe resaltar las conclusiones y las implicaciones e indicar al lector dónde obtener más información. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe - Objetivo En esta sección se discute el propósito del informe, a quiénes se somete el informe y para qué. El objetivo debe ser congruente con el planteamiento y el título del Informe. Es importante descomponer el objetivo (general) en específicos. Cada objetivo específico servir de referencia para la formulación de las conclusiones y recomendaciones. Redactarse en tiempo infinitivo (terminación ar, er, ir). Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe - Alcance Se debe describir lo que comprende el Informe en términos temáticos, técnicos, geográficos, de tiempo, etc. según sea el caso. También describir lo que no comprende el Informe, las excepciones y todo lo que esté fuera del alcance del mismo. Deben identificarse los actores clave involucrados en el tema (Universidad, Usuarios, Proveedores, Comunidad, Sociedad) y el valor o beneficio que recibirían con la implantación o resultados del Informe. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe – Alcance.. En el Marco de Referencia de los Informes de Investigación debe definir el contexto de actuación y las vinculaciones con sus actores, hechos, situaciones. Incluir los antecedentes y otras investigaciones relacionadas. Incorporar definiciones de términos, modelos , metodologías y técnicas usadas. Si el tema es nuevo deben referirse a aspectos relacionados, emergentes o del estado del arte. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe - Metodología Se debe describir la forma en la cual se obtuvo la información que se utilizó como fuente. Se deben describir las fases, etapas o pasos seguidos en la obtención de los hallazgos y resultados obtenidos. También, incluir los insumos y los productos de cada una de las fases, etapas o pasos usados en la metodología. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe – Desarrollo Debe describir el producto del análisis de los datos (cualitativos y cuantitativos). Los resultados obtenidos deben dar respuesta a los objetivos específicos formulados. Al redactar los hallazgos debe hacer referencia a los asuntos relevantes. Debe incluirse, de ser el caso: Casos que hayan podido afectar los resultados. Situaciones que hayan quedado sin respuesta. Comparación de resultados con investigaciones similares. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Cuerpo del Informe - Conclusiones y Recomendaciones La conclusión es una consecuencia respecto a cada uno de los objetivos específicos. La recomendación es una proposición de decisión y/o acción con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos planteados. Algunas de las recomendaciones pueden conducir a la formulación de un plan o programa de trabajo. Por cada conclusión debe haber al menos una recomendación las cuales deben dar respuesta a un objetivo específico. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Referencias documentales Es conveniente mencionar los libros, revistas, periódicos, páginas Web, entrevistas u otras fuentes que se hayan consultado y/o obtenidas. Mientras más documentadas estén las teorías, métodos y hallazgos tendrán mayor credibilidad, confiabilidad e impacto. Las referencias documentales contribuyen a reducir el ruido comunicativo generado por el redactor. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Anexos En esta sección se incluyen materiales que provean información detallada o complementaria. En esta sección se puede incluir : Glosario Copias de instrumentos de recolección. Tablas y gráficos. Comunicaciones importantes. Copias de minutas o actas de reuniones relevantes. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Glosario En caso de que utilice términos propios de su disciplina o conceptos que posean más de una definición, se recomienda incluirlos en un glosario. Si los términos han sido obtenidos de otras fuentes, se debe citar su origen. El Glosario ayuda a reducir el ruido comunicativo generado por el redactor. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

3. Los Tipos de Informe Fuente de elaboración Internos Externos Denominación Carta Oficio Memorando Proyecto Estructura Formal Informal Propósito Diagnóstico Evaluación Proyección Investigación Gestión Contenido Personal Administrativo Académico Comercial etc. En este Taller nos centraremos en los Informes de los tipos gestión, administrativo, académico y de investigación. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

4. El Diseño del Informe ¿Cómo organizamos nuestro contenido? El diseño de Informes es una actividad creativa. Usaremos el método de los Mapas Conceptuales. (*) Seleccionar un concepto. Identificar los conceptos relacionados. Agrupar los conceptos por su proximidad. Ordenar los conceptos del general y abstracto al específico y concreto. Representar los conceptos en una estructura. Conectar los conceptos. Comprobar la red de conceptos. (*) Desarrollado por Joseph Novak de la Universidad de Cornell en Técnica usada para la representación gráfica del conocimiento. Tomado de Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Cómo estructuramos nuestro contenido? El contenido de un Informe debe tener la condición de ser expresado en forma de una estructura. Clasificación exacta, rigurosa, universal: Taxonomía Clasificación inexacta, aproximada, particular: Jerarquía Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Ejemplos Taxonomía Jerarquía 57 Lingüística (*) 5701 Lingüística aplicada 5702 Lingüística diacrónica 5703 Geografía lingüística 5704 Teoría lingüística 5705 Lingüística sincrónica 5799 Otras especialidades lingüísticas (especificar) Niveles de rendimiento académico (*) Sobresaliente Muy bueno Bueno Regular Deficiente (*) Tomado de Nomenclatura Internacional de la UNESCO para los campos de la Ciencia y la Tecnología. (*) Clasificación del autor. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

¿Con qué podemos presentar la estructura
de nuestro contenido? Viñetas (bullets) Tablas Gráficos Al presentar el contenido en alguna forma de estructura, ésta no elimina la necesidad de describir cada elemento de la categoría. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Al redactar el Informe: Escriba en tercera persona singular. Mantenga la concordancia sujeto, verbo, complemento. Redacte una idea en un párrafo. Establezca la transición entre las ideas escritas entre un párrafo y el siguiente. Observe las reglas gramaticales que apliquen. Evite: Palabras emotivas, afectivas, fantasiosas. Términos despectivos, superlativos, diminutivos. Palabras innecesarias (pleonasmo). Atribuir acción a los objetos inanimados (antropomorfismo). Leísmo, laísmo, loísmo, queísmo, dequeísmo. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Al escribir las conclusiones, evaluaciones o críticas: Primero, exprese algo positivo. Luego, formule la crítica. Evite empezar con un NO. Debe utilizar: falta, carencia, ausencia, inexistencia. Evite personalizar la crítica. Use el nombre del cargo, título o rol de la persona en cuestión. Redacte teniendo en cuenta que el contenido del Informe debe ser objetivo, asertivo y convincente. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Herramienta de software
5. La Elaboración del Informe El camino a la presentación del Informe Proceso Responsable Herramienta de software Redacción (Creación y edición del contenido en texto) Autor MS Office Word Otro Diseño de medios (Creación y edición del contenido multimedia) Autor / Diseñador gráfico MS PowerPoint Otros Revisión Revisor Edición final Autor / Publicador MS Publisher Publicación digital Adobe Acrobat Publicación impresa Publicador Todos los anteriores Distribución digital MS Outlook, Lotus Notes Servidores Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Herramienta de software
La seguridad informática del contenido Herramienta de software Opción Característica MS Word Tools / Protect document Se puede copiar el contenido en un documento en blanco. Adobe Acrobat Document / Security / Secure this document Se requiere clave para acceder, imprimir o modificar el contenido. File / Save as / elegir formato gráfico JPEG o PNG El contenido se salva en formato gráfico, no se puede copiar o modificar. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Conclusiones La Redacción de Informes es un proceso creativo. La Redacción de Informes tiene un contexto normativo que se debe tener presente. La Redacción de Informes conlleva al uso de un lenguaje formal y culto. Las técnicas y herramientas de la Redacción de Informes también pueden ser aplicadas a documentos cortos. Una Redacción de Informes profesional requiere del uso de herramientas de software y de impresión digital para su presentación. Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Referencias Acosta, Luis, “Guía Práctica para la Investigación y Redacción de Informes”, Edit. Paidós. Brown, F., “Principios de Redacción”, 2005Colección Biblioteca Esencial del Ejecutivo, “Como redactar”, Edit. Grijalbo, 2005 Colección Biblioteca Esencial del Ejecutivo, “Como redactar”, Edit. Grijalbo, 2005 Colección Guías del Escritor, “Como escribir textos técnicos o profesionales”, Edit. Alba Editorial, 2005 Heritage, K., “Aprenda a redactar informes en una semana”, Edit. Ediciones Gestión 2000, 2001 Linton, M., “Manual simplificado de estilo”, Edit. Trillas, 1999 Manuales de la Lengua, “Curso de Escritura Creativa”, Edit. Edimat Libros, 2005 Metz, M., “Redacción y estilo”, Edit. Trillas, 1995 Roman, A., “Como informar por escrito”, Edit. Vadell Hermanos, 2003 Sánchez, A., “Redacción Avanzada”, Edit. Edit. International Thomson Editores, 2000 Santin Hodges, L., “Manual de Redacción”, Edit. Trillas, 2005 Tejedor, B., “El arte de la redacción profesional”, Edit UCAB, 2000 Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

Facilitador Ángel Olivera
Telf. móvil [0416] Socio Director DKV Asociados, C.A. Consultor en Gerencia y Tecnología de la Información Practitioner en Programación NeuroLingüística Autor de los libros digitales “Web Sites y Portales en la Nueva Economía”, “Arquitectura de la Información para Sites Web” Profesor PostGrado en UCV y UNIMET Abril 2007 Taller Redacción de Informes - ©2007 Ángel Olivera

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