Organizar una teleconferencia. ¿Qué es una teleconferencia? Una teleconferencia es una reunión “electrónica” llevada a cabo por tres o más personas separadas.

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1 Organizar una teleconferencia

2 ¿Qué es una teleconferencia? Una teleconferencia es una reunión “electrónica” llevada a cabo por tres o más personas separadas geográficamente. Las teleconferencias pueden incluir una, o alguna combinación, de tres tipos de comunicación: audio, video y datos (documentos, imágenes, archivos de computadora, etc.).

3 ¿Por qué organizar una teleconferencia? Desarrollo Profesional Colaboración en programas e iniciativas departamentales, regionales o nacionales Educación y aprendizaje a distancia Intercambio de ideas Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc. Consultas con expertos

4 ¿Por qué organizar una teleconferencia?(cont.) Conexiones entre participantes Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc. Abogacía/defensa Reuniones entre colegas separados por grandes distancias

5 ¿Cuándo organizar una teleconferencia? Cuando viajar no es factible debido a las condiciones, tiempo y/o gastos. Cuando se desea involucrar un grupo amplio de personas. Cuando deben realizarse reuniones de forma frecuente entre personas ubicadas en diversos lugares.

6 ¿Cuándo organizar una teleconferencia? (cont.) Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo. Cuando se debe tomar una decisión inmediata y se necesitan convocar a las personas de forma oportuna.

7 Los promotores pueden ser: Organismos financiadores Agencias estatales Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas Colegios y universidades Asociaciones profesionales nacionales o estatales Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes en el trabajo comunitario y la salud ¿Quién debe organizar la teleconferencia?

8 Los sitios anfitriones pueden ser: Organizaciones comunitarias locales Sucursales locales de agencias estatales Clínicas u hospitales Escuelas, colegios y universidades Delegaciones locales de asociaciones profesionales ¿Quién debe organizar la teleconferencia?

9 ¿Cómo organizar una teleconferencia? Determinar la finalidad y tema de la conferencia Identificar la audiencia Seleccionar la tecnología Organizar los sitios anfitriones Escoger una fecha y hora

10 ¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont.) Hacer arreglos con un proveedor de servicios Asegurar la coordinación técnica tanto del promotor como de los sitios anfitriones Darle publicidad a la conferencia Reclutar e inscribir a los participantes Preparar los sitios

11 ¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont.) Darles la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo Llevar a cabo la teleconferencia, alentando la participación y el uso del “chat” en línea Evaluar la teleconferencia Dar seguimiento