Diagramación. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que se siguen para realizar un proceso; partiendo.

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1 Diagramación

2 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que se siguen para realizar un proceso; partiendo de una entrada/ inicio, y después de realizar una serie de acciones, se llega a una salida / se o obtiene un resultado

3 Macroproces o ENTENDER LOS PROCESOS ProcesosActividadesTareasMovimientos

4  Diagrama de Bloques  Diagrama de Flujo de Procesos  Diagrama de Flujo Funcional  Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Técnicas de Diagramación de Procesos

5 Características de un Diagrama de Flujo Presenta información clara, ordenada y concisa de un proceso Está formado por serie de símbolos Cada símbolo representa una acción específica Las flechas entre los símbolos representan el orden de realización de las acciones

6 ¿Cuándo se utiliza un Diagrama de Flujo? Se requiere conocer o mostrar de forma global un proceso ( Son útiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión ) Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso. ( mejoran la explicación de los procesos) Se necesita tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas. ( Describen los procesos de forma mas amigable que los instructivos )

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8 Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo

9 Acciones previas a la realización del Diagrama de Flujo 1.Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas 2.Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. 3. Identificar quién lo empleará y cómo. 4. Establecer el nivel de detalle requerido. 5. Determinar los límites del proceso a describir

10 Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo 1.Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. 2.Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico. 3.Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también. 4.Identificar y listar los puntos de decisión. 5.Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes 6.símbolos. 7.Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido

11 Desarrollo del Diagrama de Flujo Identificar el inicio y el final de un proceso. Definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas). Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o de Izquierda a derecha Los símbolos se unen con líneas, Se debe evitar el cruce de líneas No deben quedar líneas de flujo sin conectar. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, a excepto del símbolo final. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo de salida.

12 Diagrama de Bloques es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida. Si el usuario no esta interesado en los detalles puede ser suficiente una descripción genérica del procesos

13 Ejemplos

14 si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y se haala de un diagrama de flujo a nivel micro Fuente : Lic. Ana María Vazquez - Q Grupo Asesor S.A

15 Diagrama de Flujo Funcional Fuente: Business process improvement workbook: documentation, analysis, design, and...‎ de H. James Harrington, E. K. C. Esseling, H. van Nimwegen

16 Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella Reducción del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos Estandarización Alianzas con los proveedores Mejoramiento de situaciones importantes Automatización y/o mecanización Identificación de los principales problemas y riesgos HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS

17 Análisis del proceso Para el análisis de procesos mediante esta herramienta se seguirá la siguiente secuencia: a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control b) Examinar los bucles de reproceso c) Examinar cada símbolo de actividad. d.) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos

18 a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control Cuando una decisión implica algún tipo de comprobación, existe un bucle que hace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en que este se realiza. Deberán plantearse preguntas tales como: - ¿Es la comprobación necesaria? - ¿Es la comprobación completa? - ¿Es la comprobación redundante?

19 b) Examinar los bucles de reproceso. Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y éstos siempre están asociados a deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su eliminación u optimización. Se examinarán las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo (número de operaciones que deben repetirse) planteándose cuestiones tales como: - ¿Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?. - ¿Se podrían detectar antes las deficiencias?. - ¿Evita el bucle que se repita el error?. - ¿Cuál es el coste del reproceso?. - ¿Cuál es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.

20 c) Examinar cada símbolo de actividad. Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseño del proceso mediante cuestiones tales como: - ¿Es necesaria esta operación?. - ¿Cuál es la relación coste-valor añadido que aporta?. - ¿Es una operación redundante?. - ¿Es fuente de errores frecuente?.

21 d.) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos En general, en las empresas, la documentación y las bases de datos son fuentesde errores, duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por ello deberá comprobarse para cada uno de estos elementos si: - ¿Es útil la información que contiene?. - ¿Es redundante dicha información?. - ¿Se mantiene al día?. - ¿Es la única fuente para esta información?. - ¿Cómo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso?

22 Interrogatorio

23 Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores Caraterísticas Generales del Proceso PROCESO DE COMPRAS ANÁLISIS DE PROCESOS

24 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Solicitud de Crédito Solicitud de Crédito Análisis de Riesgo Análisis de Riesgo Aprobación de Crédito Aprobación de Crédito Administración y Desembolso Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito ANÁLISIS DE PROCESOS

25 Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa SiNo Si No Registrar la orden Completar la póliza Investigar los datos Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros Revisión y aprobación Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repetición de trabajo Demoras Actividades discrecionale s ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

26 Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

27 Ejemplo de mejora Proceso de venta de tiquetes y facturación de equipajes En una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis del proceso que se seguía para emitir los tiquetes y las tarjetas de embarque para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin tiquetes. Construyó a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama muestra que el pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de tiquetes para su obtención y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para obtener la tarjeta de embarque. Fuente www.fundibeq.org

28 Conclusión permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias. son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad

29 Otros Diagramas para análisis de Proceso Diagrama de operaciones de proceso Diagrama de curso (o flujo) de proceso Diagrama de recorrido de actividades Diagrama de interrelación hombre-máquina Diagrama de proceso para grupo o cuadrilla Diagrama de proceso para operario Diagrama de viajes de material Diagrama PERT

30 Diagrama Sinóptico ActividadSímbolo Operación Inspección Transporte Demora Almacenamiento

31 Diagrama Sinóptico

32 Diagrama de Proceso

33 Diagramas de Recorrido Existen cuatro sistemas principales de disposición, si bien en la práctica pueden encontrarse en algunas empresas combinaciones de dos o más sistemas. : 1. Disposición con componente principal fijo, en que el material que se debe elaborar no se desplaza en la fábrica, sino que permanece en un solo lugar, y por lo tanto toda la maquinaria y demás equipo necesarios se llevan hacia él. Se emplea cuando el producto es voluminoso y pesado, y sólo se producen pocas unidades al mismo tiempo. Ejemplos típicos de este sistema son la construcción de buques, la fabricación de motores Diesel o motores de grandes dimensiones y la construcción de aviones.

34 2. Disposición por proceso o función todas las operaciones de la misma naturaleza están agrupadas. En la industria de la confección, por ejemplo, el corte de! tejido se hace en una zona, el cosido o pespunte en otra, el acabado en una tercera y así sucesivamente. Este sistema de disposición se utiliza generalmente cuando se fabrica una amplia gama de productos que requieren la misma maquinaria y se produce un volumen relativamente pequeño de cada producto. Por ejemplo, fábricas de hilados y tejidos, talleres de mantenimiento e industrias de confección.

35 3. Disposición por producto o en línea vulgarmente denominada «producción en cadena». En este caso, toda la maquinaria y equipo necesarios para fabricar determinado producto se agrupan en una misma zona y se ordenan de acuerdo con el proceso de fabricación. Se emplea principalmente en los casos en que existe una elevada demanda de uno o varios productos más o menos normalizados. Ejemplos típicos son el embotellado de gaseosas, el montaje de automóviles y el enlatado de conservas.

36 4. Disposición por grupo o Células posibilita la aplicación de métodos de producción por grupos.: el equipo de operarios trabaja en un mismo producto y tiene a su alcance todas las máquinas y accesorios necesarios para completar su trabajo. En dichos casos los operarios se distribuyen el trabajo entre sí, normalmente intercambiándose las tareas.

37 Diagrama de Recorrido

38 Matriz de recorrido Origen /Destino

39 Recomendación para manejo de materiales Eliminar o reducir la manipulación; mejorar la eficiencia de la manipulación – Incrementar el tamaño o el número de unidades manipuladas cada vez. De ser, necesario, modificar el diseño y embalaje del producto para ver si puede lograrse más fácilmente ese resultado. – Aumentar la velocidad de manipulación siempre que sea posible y económico. – Aprovechar la fuerza de gravedad siempre que sea posible. – Disponer de suficientes contenedores, paletas, plataformas, cajas, etc., a fin de facilitar el transporte. – Dar preferencia, en lo posible, al equipo de manipulación que sirve para una amplia variedad de usos y aplicaciones. – Tratar de que los materiales se desplacen lo mas posible en línea recta y de que los pasillos se mantengan despejados. seleccionar el equipo de manipulación más adecuado

40 http://www.elprisma.com/apuntes/administracio n_de_empresas/quesonlosdiagramasdeflujo/ http://www.elprisma.com/apuntes/administracio n_de_empresas/quesonlosdiagramasdeflujo/ http://books.google.com/books?id=cf4xJJabZbsC &dq=harrington+james+improvement&lr=&hl=es &source=gbs_navlinks_s http://books.google.com/books?id=cf4xJJabZbsC &dq=harrington+james+improvement&lr=&hl=es &source=gbs_navlinks_s http://www.fundibeq.org/metodologias/herrami entas/diagrama_de_flujo.pdf http://www.fundibeq.org/metodologias/herrami entas/diagrama_de_flujo.pdf http://office.microsoft.com/es- es/visio/HP012077273082.aspx http://office.microsoft.com/es- es/visio/HP012077273082.aspx http://www.eduteka.org/modulos.php?catx=4&i dSubX=116 http://www.eduteka.org/modulos.php?catx=4&i dSubX=116