Taller de Auditores del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral

Presentación del tema: "Taller de Auditores del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral"— Transcripción de la presentación:

1 Taller de Auditores del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral
COLOMBIA Taller de Auditores del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral Versión 4, Abril de 2008

2 Primer día Agenda 8:00 – 9:15 Revisión Conceptos de Responsabilidad Integral 9:15 – 10:30 Dinámica 1 10:30 – 12:30 Gestión de Riesgos y la continuidad del negocio 12:30 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 14:30 Evaluación inicial 14:30 – 15:30 Estándar y Especificación técnica del SGRI 15:30 – 17:00 Dinámica 2

3 Segundo día Agenda 8:00 – 8:30 Evaluación escrita del segundo día
8:30 – 9:30 Conceptos de auditoría 9:30 – 11:30 Taller de formulación y redacción de NO Conformidades 11:30 – 12:30 Taller Planeación y Preparación de la Auditoría 12:30 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 16:00 Evaluación Final 16:00 – 17:00 Retroalimentación y entrega de diplomas

4 OBJETIVOS DEL CURSO Al finalizar el curso los participantes podrán:
Comprender el desarrollo y funcionamiento del SGRI Preparar programas de auditorias internas del SGRI con sus respectivas listas de verificación. Hacer el seguimiento de los procesos post auditoria de la Compañía. Informar a la Dirección de la Compañía acerca del nivel de cumplimiento de los requisitos del SGRI. Introducir al participante en los conceptos de continuidad del Negocio y su relación con el SGRI

5 Conceptos de auditoría. ISO 19011

6 Revisión Conceptos de Responsabilidad Integral

7 RESPONSIBLE CARE® CANADA 1985 HOY 2008
Respuesta voluntaria de la industria química a un proceso de deterioro de su imagen pública HOY 2008 53 Países a nivel mundial involucrados en Responsible Care®. En Colombia Responsabilidad Integral® en continuo progreso desde con cobertura en diversos sectores industriales

8 International Council of Chemical Associations

9 País Nombre Argentina Cuidado Responsable del Medio Ambiente
Cámara de la Industria Química y Petroquímica CIQyP Ecuador Responsabilidad Integral Ecuador Asociación de Productores de Pinturas, Resinas, Tintas y Químicos del Ecuador – APROQUE Brasil Atuação Responsável Associação Brasileira da Indústria Química - ABIQUIM Chile Conducta Responsable Asociación Gremial de Industriales Químicos de Chile – ASIQUIM A.G. México Responsabilidad Integral Asociación Nacional de la Industria Química AC –ANIQ Perú Programa de Conducta Responsable con el Medio Ambiente Comité de la Industria Química de la Sociedad Nacional de Industrias – CIQ – SIN Uruguay Asociación de Industrias Químicas del Uruguay ASIQUR Administrado por CIQyP Venezuela Responsabilidad Integral Venezuela Asociación Venezolana de la Industria Química y Petroquímica – ASOQUIM

10 Estrategia de Continuidad de Negocio
Es un proceso de la gerencia, que identifica los impactos potenciales que amenazan una organización y provee un marco para la construcción de la capacidad de recuperación de la empresa para una efectiva respuesta que salvaguarde los intereses de sus principales accionistas, reputación, marca y actividades de generación de valor.

11 Enfoque, orientación y tipos de Responsabilidad Corporativa
Enfoque reactivo Contingencia Social, Económica, Ambiental Presión del Mercado Empresa Enfoque proactivo Conveniencia Lead Time Conciencia Responsabilidad Básica Cumplimiento Legal Corporativa Táctica Algo más que la legislación Estratégica Integrada en la cadena de valor de la empresa Algunos tópicos: La Rc es dar dinero, es sólo propio de grandes empresas que cotizan, o consiste en realizar actividades beneficiosas 11

12 Una visión de la cadena de suministro sostenible
Compradores: Sus prácticas de compras alineadas internamente con los objetivos sociales y ambientales de la organización. Proveedores: Responsables por unas buenas condiciones laborales (S&SO) y ambientales en el sitio de trabajo. (Los compradores pueden suministrar apoyo para fortalecer la estrategia de continuidad del negocio). Empoderamiento de los trabajadores: Desarrollando cada vez un lugar de trabajo con mayor información y participación de los trabajadores; con acceso a canales de comunicación seguros, medios eficaces de levantar y de resolver conflictos y oportunidades para desarrollar mejores competencias. Marco de políticas públicas: que aseguren un cumplimiento más amplio y uniforme de la legislación relevante.

13 Evolución de la Administración de Riesgos

14 Cambios en la Gestión de Riesgos (Grupos de Interés)

15 Responsabilidad Integral es la iniciativa voluntaria de la industria a nivel global para lograr los siguientes objetivos: Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuación en SSMA, de tecnologías, procesos y productos a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daños a la población y al medio ambiente. Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos. Informar abiertamente sobre la actuación, los logros y las deficiencias. Escuchar, involucrar y trabajar con la población para comprender y considerar sus preocupaciones y expectativas. Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de reglamentos y normas efectivos, cumpliéndolos o yendo más allá de sus exigencias. Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestión responsable de los productos químicos

16 ELEMENTOS FUNDAMENTALES

17 Sistema Integral de Gestión (SGRI)
CODIGOS DE PRACTICAS GERENCIALES Sistema Integral de Gestión (SGRI) Preparación de la comunidad para Respuesta a Emergencias (Apell) Distribución y Transporte Seguridad del Proceso (Control de Pérdidas) Protección Ambiental (ISO 14001) Acompañamiento del Producto (ISO 9001) Seguridad y Salud de los Trabajadores (OHSAS 18001) Seguridad Física y de la Información (BASC/ISO/IEC 17799) 17

18 Comunicación y consulta. Partes Interesadas

19 Articulación de Responsible Care. Terminología
Declaración Global de Reponsible Care® Principios Básicos Globales Principios B Elementos Fundamentales de Reponsible Care® Principios Guía (Contenidos en los Términos de Adhesión de Responsabilidad Integral Colombia) Especificación Técnica del SGRI Guía Técnica para la Implementación y Mejora del SGRI Documentación del SGRI (manuales, procedimientos, instructivos, registros, datos, etc.)

20 Declaración Global. Elementos Clave
Adoptar los principios básicos globales de Responsible Care (6). Desarrollar los elementos fundamentales de los programas nacionales de Responsible Care (8). Comprometerse a hacer progresar el desarrollo sostenible. Mejorar de forma continua e informar de la actuación. Reforzar la gestión de los productos químicos a nivel mundial – acompañamiento del producto. Facilitar y abogar por la extensión de Responsible Care a lo largo de la cadena de valor de la industria química. Apoyar activamente los procesos de gobernabilidad de Responsible Care nacionales y globales. Dar respuesta a las expectativas de los terceros interesados acerca de las actividades y productos de la industria química. Aportar los recursos apropiados para implementar eficazmente Responsible Care.

21 PRINCIPIOS BÁSICOS GLOBALES
Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuación en SSMA, de tecnologías, procesos y productos a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daños a la población y al medio ambiente. Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos. Informar abiertamente sobre la actuación, los logros y las deficiencias. Escuchar, involucrar y trabajar con la población para comprender y considerar sus preocupaciones y expectativas. Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de reglamentos y normas efectivos, cumpliéndolos o yendo más allá de sus exigencias. Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestión responsable de los productos químicos

22 Principios Guía - Compromisos de las empresas
Adherir al Proceso mediante la firma del compromiso Público Adoptar el enfoque de los sistemas de gestión. Utilizar tecnologías y procesos limpios y seguros cuando construyan nuevas plantas o amplíen sus instalaciones Presentar anualmente los resultados de la Autoevaluación, Indicadores de Desempeño y Metas para el avance. Adoptar procesos de verificación externa Ampliar los canales de comunicación con la comunidad y demás partes interesadas para abordar sus preocupaciones en HSE&S Promover el sentido de responsabilidad individual en relación con el SSA, bienestar y prevención de todos los factores de riesgo. Compartir las mejores prácticas a través de la Ayuda Mutua. Extender la ética, principios y prácticas de RI a lo largo de la cadena. Hacer uso adecuado del logo Principios Guía - Compromisos de las empresas

23 Sistema de indicadores de desempeño
Desempeño económico Desempeño social Desempeño en salud y seguridad de los trabajadores Desempeño en protección ambiental Desempeño en distribución y transporte Desempeño en acompañamiento del producto Desempeño en seguridad física y de la información

24 Desempeño Económico Indicadores Claves Ventas Producción /
Comercialización Inversiones EHS Gastos EHS

25 Desempeño Social Indicadores Claves Generación de empleo
Inversión social Capacitación y entrenamiento Sanciones y multas Inquietudes resueltas

26 Desempeño en Seguridad y Salud
Indicadores Claves Accidentalidad Enfermedades profesionales Incidentes Simulacros

27 Desempeño Protección Ambiental
Indicadores Claves Vertimientos Consumo de recursos Emisiones Agua - Combustibles - Energía - Material Particulado VOC´s Generadores polución y lluvia ácida Gases de efecto invernadero Sustancias Agotadoras de Ozono Residuos

28 Distribución y Transporte
Indicadores Claves Capacitación y entrenamiento Incidentes Sustancias movilizadas Simulacros Evaluación de transportadores

29 Acompañamiento del producto
Indicadores Claves Tarjetas de Emergencia Capacitación y Entrenamiento de: Distribuidores Almacenadores Clientes Hojas de Seguridad (MSDS) Evaluación de: Distribuidores Almacenadores Clientes

30 Security Seguridad física y de la información
Indicadores Claves Análisis de vulnerabilidad Inversiones Simulacros / pruebas de continuidad del negocio Gastos Incidentes

31 Dinámica 1 Formulación de la política y objetivos

32 Trabajo en Grupo Formulación de Objetivos
Selección de una organización (real o ficticia) Formulación de objetivos basados en el objeto social de la organización y los principios básicos globales de RI Redacción de la misión y visión Redacción de la política

33 Objetivos Evitar duplicación de tareas.
Dar respuesta inicial al 100% de solicitudes de los clientes en las primeras 72 horas Mejorar la comunicación entre las diferentes áreas Reducir los tiempos de respuesta para los requisitos legales (10%). Sacar provecho a la información disponible en las otras áreas Implementar un sistema de control de documentación en 2008. Fortalecer el enfoque preventivo en el cumplimiento de requisitos legales colombianos en EHS. Levantar matriz de requisitos legales con responsabilidades e indicadores de cumplimiento.

34 Objetivos Interactuar con los entes de la cadena para que conozcan los riesgos de la empresa / Mejorar nuestra imagen corporativa ante la comunidad y las autoridades Mejorar el desempeño de los procesos en x% Cumplir con los estándares nacionales y buscar estándares de clase mundial. Lograr una cultura de responsabilidad integral Desarrollar las operaciones de la planta de forma segura y saludable protegiendo el bienestar de las personas, respetando el medio ambiente y el uso racional de los recursos

35 Ejemplos de Misión Trabajar para ser los proveedores preferidos en el servicio de transporte de carga liquida a granel, en el ámbito local, nacional e Internacional; para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, con un portafolio de servicios de alta calidad, que nos permita ser reconocidos como lideres en la especialidad. Ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio de transporte terrestre de carga a nivel nacional, apoyándonos en nuestra experiencia, tecnología y el mejor talento humano que garantiza la total satisfacción del cliente.

36 Ejemplos de Visión Consolidarnos en el año 2010 como la empresa con mayor y mejor capacidad de respuesta, para transportar líquidos a granel, con talento humano y equipos adecuados; garantizando la conservación del medio ambiente, salud y seguridad. Alcanzando altos índices de gestión para beneficio de socios, clientes y proveedores. Ser la empresa líder en prestación del servicio de transporte terrestre de carga a nivel nacional, abriendo más oficinas en distintas ciudades del país para lograr mayor cobertura y capturar más participación del mercado, contando con la mejor tecnología en informática y aumentar la flota vehicular actual que posee en un promedio del 10% anual.

37 Ejemplo de Política Prestar servicios con altos niveles de confiabilidad, soportados con talento humano comprometido, una flota de vehículos de alta tecnología, un programa efectivo de mantenimiento, una gestión orientada a la mejora continua y a las necesidades del cliente; aumentando así su fidelidad y acercamiento día a día.

38 Continuidad del Negocio

39 Emergencia Es cualquier evento no planeado que puede causar muertes o lesiones considerables a los empleados, clientes o público; o que puede dejar cesante un negocio, interrumpir las operaciones, causar daño a la propiedad, equipos o al medio ambiente, o amenazar la estabilidad financiera o la imagen pública y sobrepasa la capacidad de respuesta de las personas y organizaciones.

40 Plan de Emergencia Es aquel en el cual se definen las políticas, la organización y los métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre tanto en lo general como en lo particular.

41 Contingencia Plan de Contingencia
Situación de alteración del funcionamiento normal de una actividad, que se crea durante y, preferentemente, después de un accidente. Plan de Contingencia Es un componente del plan de emergencia que contiene los procedimientos específicos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento como una fuga, un derrame, un incendio, entre otros.

42 Desastre Situación catastrófica en la cual las pautas de la vida cotidiana han sido interrumpidas súbitamente y afectan a gran número de personas y de activos. Crisis Una situación que pone a juicio los valores de una empresa ante la opinión pública.

43 IDENTIFICACION DELPELIGRO
Definiciones Básicas ACCIDENTE Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra perdida. (OHSAS 18001) INCIDENTE Evento que genero un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente. (OHSAS 18001) PELIGRO Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos. (OHSAS 18001) IDENTIFICACION DELPELIGRO Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. (OHSAS 18001)

44 Definiciones Básicas RIESGO
Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso específico. (OHSAS 18001) EVALUACION DE RIESGOS Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste es tolerable o no. (OHSAS 18001) SEGURIDAD Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable. (OHSAS 18001) RIESGO TOLERABLE Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de seguridad y salud ocupacional. (OHSAS 18001)

45 Estrategia de Continuidad de Negocio
Es un proceso de la gerencia, que identifica los impactos potenciales que amenazan una organización y provee un marco para la construcción de la capacidad de recuperación de la empresa para una efectiva respuesta que salvaguarde los intereses de sus principales accionistas, reputación, marca y actividades de generación de valor.

46 Evaluación de Riesgos Preocupación de la Alta Gerencia

47 Identificación y caracterización de los peligros y amenazas
Se deberá realizar una identificación de los peligros a los cuales está expuesta la organización , por medio de una observación y estudio detallado de los procesos, actividades que realiza y su entorno, indicando cuales son aquellas situaciones que pueden llegar generar una emergencia para la empresa. Detectados y clasificados los Peligros, analizarlos según su probabilidad de ocurrencia o AMENAZA “probabilidad de que el fenómeno de origen natural o humano, potencialmente capaz de causar daño y generar perdidas se produzca en un determinado tiempo y lugar”.

48 Clasificación de las emergencias según su origen
Natural: Son todas aquellas producidas en forma directa o indirecta por fenómenos naturales, entre otras: Sismos, inundaciones, huracanes, maremotos, tormentas, incendios forestales. Tecnológica: Son todas aquellas inherentes a los procesos, equipos, materias primas e insumos, desarrollados y utilizados por las empresas, de acuerdo con su actividad económica. Entre otras tenemos: incendios, explosiones, derrames, intoxicaciones, vertimientos, etc. Social: Son todas aquellas emergencias producidas por desordenes de tipo social, como por ejemplo: amenazas, atentados, robos, secuestros, entre otros.

49 Clasificación de las Crisis
Operacionales Pérdida de contención y ruptura Trastornos en infraestructura Negocios y Asuntos Públicos Decisiones de negocios Percepción pública Protección (Security) Terrorismo Criminal

50 Operacionales Pérdida de Contención y Ruptura Fuego/Explosión
Derrame/Escape de Vapores Fallas de Proceso Transporte Manejo de Desastres humanos Manejo de desastres locales no relacionados con la compañía Manejo de intervención gubernamental

51 Operacionales Trastornos en infraestructura Sistema de Comunicación
Falla de Energía Falla de sistemas de información electrónica Instalaciones de tratamientos de desechos Medios de Transporte : Terrestres Marítimos Aéreos Tuberias Procesos de Comunicaciones externos e internos Ventarrones Falla de agua de enfriamiento/agua contraincendio Tifones y terremotos

52 Negocios y asuntos públicos
Decisiones de Negocio Operaciones domésticas vs. Extranjeras Posiciones adversas / controversiales “Downsizing” / reestructuración Condiciones de trabajo ó seguridad Pérdida de un cliente muy importante Pérdida de proveedores muy importantes Crisis Económica

53 Negocios y asuntos públicos
Percepción pública Investigaciones Gubernamentales Pérdidas de personas claves Contaminación / reclamo de producto Toma hostil Rumores Múltiples muertes Empleados y otros Desinformación ó información errónea de competitividad Empleado enloquecido fuera de control Asuntos morales ó éticos Información de citación gubernamental / testimonio Escándalos Exposición TV / sensacionalismo

54 Protección (security)
Terrorismo Secuestro Bombas Amenazas de bomba Extorsión Sabotaje Toma de rehenes

55 Protección (security)
Criminal Falsificaciones Desfalcos Fraude Pérdida de tecnología Incendio premeditado Intrusos Detección de drogas ilícitas en cargamentos, instalaciones de la compañía.

56 Protección (security)
Disturbios sociales Huelgas / paros laborales Compañía y otros Activistas sociales Boicoteo Interno/externo Acoso sexual / racial Confrontación con la comunidad ó con un grupo de interés especial Vandalismo Salud.

57 Términos usados en el BCM (Business Continuity Management)
Análisis de Riesgos (Risk Assesment) Respuesta a emergencias (Emergency Response) Manejo de crisis (Crisis Management) Plan de continuidad del negocio (Business Continuity Planning) Recuperación de desastres de Tecnología (Disaster Recovery) Cadena de suministro (Supply Chain) Impacto humano (Human Impact) Administración del conocimiento (Knwoledge Management) Recogida de producto (Product recall) Seguridad (Security) y Terrorismo (Terrorism)

58 Gado de aprovechamiento De los Recursos Es hacer las cosas bien
Eficiencia Gado de aprovechamiento De los Recursos Es hacer las cosas bien Eficacia Cumplimiento pleno de los Objetivos Estratégicos Es hacer lo que se debe hacer Productividad Hacer mas con lo mismo o lo mismo con menos Efectividad Es un eficaz uso de los Recursos logrando los Objetivos Estratégicos, con la mejor relación costo/beneficio

59 QUÉ ES LA GESTIÓN DEL RIESGO
Es un proceso iterativo que consta de pasos bien definidos que, tomados en secuencia, apoyan una mejor toma de decisiones mediante su contribución a un mayor conocimiento de los riesgos y sus impactos. Este proceso puede aplicarse a cualquier situación donde un resultado indeseado o inesperado podría ser importante o donde se identifiquen oportunidades. A fin de ser lo más efectiva posible, la gestión del riesgo debe volverse parte de la cultura de una organización 2

60 POLÍTICA DE GESTIÓN DEL RIESGO
La alta dirección de la organización debe definir y documentar su política para gestión del riesgo, incluidos los objetivos para la gestión del riesgo y su compromiso con ella. La política de gestión del riesgo debe ser pertinente para el contexto estratégico de la organización y sus metas, objetivos y la naturaleza de sus negocios. La dirección debe asegurar que su política sea entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de la organización 2

61 A F O D VISIÓN ESTRATEGICA VISIÓN DEL MERCADO PLAN ESTRATEGICO
RIESGOS INTERNOS-EXTERNOS VISIÓN ESTRATEGICA VISIÓN DEL MERCADO ASUMIR RIESGOS TRANSFERIR RIESGOS PLAN ESTRATEGICO VALOR AGREGADO PARA EL CLIENTE GESTIÓN FINANCIERA DEL RIESGO DE LA CALIDAD COMERCIAL BALANCED SCORE CARD 28

62 PROCESO DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
V P H

63 ANEXO G. IDENTIFICACIÓN DE OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DEL RIESGO
G.1 ACCIONES PARA REDUCIR O CONTROLAR LA POSIBILIDAD i) auditoria y programas de verificación de cumplimiento. ii) condiciones contractuales. iii) revisión formal de requisitos, especificaciones, diseño, ingeniería y operaciones. iv) inspección y procesos de control. v) inversiones y gestión de portafolios. vi) gestión de proyectos. vii) mantenimiento preventivo. viii) aseguramiento de la calidad, gestión y normalización. ix) investigación y desarrollo, desarrollo tecnológico. x) formación estructurada y otros programas. xi) supervisión. xii) ensayos. xiii) disposiciones organizacionales. xiv) técnicas de control. 2 63

64 ANEXO G. IDENTIFICACIÓN DE OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DEL RIESGO
G.2 PROCEDIMIENTOS DE REDUCCIÓN O CONTROL DE CONSECUENCIAS Estos pueden incluir: i) planes de contingencia, ii) arreglos contractuales, iii) condiciones contractuales, iv) características de diseño, v) planes de recuperación de desastres, vi) barreras estructurales y de ingeniería, vii) planeación de control de fraudes, viii) reducción de exposición a fuentes de riesgo, ix) planeación del portafolio, x) políticas y control de precios, xi) separación o reubicación de una actividad y recursos, xii) relaciones públicas, xiii) pagos ex garantía (discrecionales). 2 64

65 Evaluación estratégica de los riesgos
SGRI REQUISITOS REGULATORIOS INSUMOS / MATERIAS PRIMAS PROCESOS PRODUCTOS / RESIDUOS DISTRIBUCION Y TRANSPORTE ACTIVIDADES ASOCIADAS CAMBIOS CICLO DE VIDA DE LOS PRODUCTOS GESTION DE RIESGOS

66 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MAPA DE PROCESOS P A R T E S I N D Retroalimentación P A R T E S I N D Grado de satisfacción DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCESOS DE NEGOCIO GESTIÓN COMERCIAL GESTIÓN SUMINISTROS GESTIÓN OPERACIONES GESTIÓN HUMANA GESTIÓN Q.H.S.E Procesos Soporte GESTION TECNOLOGIA E INFORMATICA GESTION FINANCIERA Y DE SISTEMAS DE INFORMACION Requisitos Producto

67 Proceso de Planificación Estratégica
Caracterización de Procesos. Ejemplo Proceso de Planificación Estratégica Seguimiento al cumplimiento de Política, Objetivos y metas Seguimiento a cambios en la legislación Seguimiento del tablero de indicadores ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS Análisis y Proyección del negocio. Despliegue de objetivos concordantes con la Política QHSE, necesidades y expectativas de los clientes y las partes interesadas, así como las metas, recursos e indicadores requeridos para el alcance de los mismos. Política de QHSE Desempeño histórico del negocio y del Sistema de RI Requisitos Legales y Contractuales. Necesidades y expectativas de los clientes, empleados y partes interesadas. Informe de Revisión Gerencial Plan de inversiones macro Programa de gestión con sus respectivos objetivos para el sistema CLIENTES Planificación Operacional Auditorias Revisión Gerencial PROVEEDORES Casa Matriz Gerencia general QHSE Partes interesadas OBJETIVO Y ALCANCE: Establecer las orientaciones y estrategias para el desempeño del Sistema integrado de RI enfocado en el cumplimiento de la legislación, la prevención de enfermedades profesionales, accidentes de trabajo, prevención de la contaminación ambiental, prevención de riesgos de seguridad física, los requisitos establecidos para cada sistema, la prevención de no conformidades, la satisfacción de los clientes y las partes interesadas, así como la mejora continua del SGRI . No realizar una Planificación adecuada que permita tener los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos o programas establecidos. Incumplimiento de los requisitos del sistema de R.I Incumplimiento de los requisitos legales Cambio en la reglamentación aplicable vigente. MEDIDAS DE CONTROL RIESGOS

68 Proceso de Planificación Estratégica PARAMETROS DE MEDICION
Caracterización de Procesos. Ejemplo Proceso de Planificación Estratégica RESPONSABLE PARAMETROS DE MEDICION DOCUMENTOS Director de Planta Coordinador de RI Cumplimiento de Política, Objetivos y metas Evaluación de la satisfacción de los clientes y partes interesadas. Cumplimiento de las acciones de mejora generadas por auditoria. Tablero de indicadores de Gestión Seguimiento a los planes de capacitación, mejoras e inversión Política De QHSE Objetivos de QHSE Acciones de mejoras Necesidades y expectativas del cliente, empleados, comunidad y partes interesadas.. Tablero Indicadores de gestión PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS REQUISITOS Revisión Gerencial Gestión de Comunicaciones Gestión de Documentos Mejora Continua Recurso humano Presupuesto Información corporativa. Informáticos Requisitos de Responsabilidad Integral Requisitos Legales y otros

69 Análisis de riesgos 2 1 4 3 Gestión del Riesgo
Control de Cambios Investigación de accidentes Permisos de trabajo Riesgo ambiental Riesgo de informática Riesgo social Riesgo a la comunidad Riesgo a la salud Riesgos de calidad Seguridad de procesos Riesgo de transporte y distribución Riesgo de incendio y explosión Riesgo naturales 2 Preparación de la comunidad para atención de emergencias Distribución y transporte Seguridad de procesos Protección ambiental Acompañamiento del Producto Salud y seguridad de los trabajadores Seguridad física y de la información 1 4 3 Gestión del Riesgo Ambiental 3. Análisis de vulnerabilidad S&SO 4. Security

70 Mapa de riesgos Cada número corresponde a un riesgo: los riesgos 1 y 6 son de alta prioridad; los riesgos 8,17 y 19 son de prioridad media.

71 Guía de clasificación de las consecuencias
Impacto en el medio ambiente Liberación en el sitio contenida inmediatamente con recursos internos Liberación en el lugar contenida con ayuda externa Liberación fuera del sitio sin efectos perjudiciales Liberación de tóxicos fuera del sitio con efectos perjudiciales Impacto en seguridad y salud ocupacional Lesión sin días perdidos Lesiones con más de un día de incapacidad Lesiones que involucran más de una persona y tienen más de un día de incapacidad ó lesión incapacitante Muerte Impacto legal Incumplimiento legal temporal asociado a no conformidades menores Incumplimiento legal asociado a no conformidades menores Incumplimiento de permisos, licencias ó resoluciones de la autoridad de control, multas Litigio muy grave con riesgo de cierre, incluyendo acciones legales en beneficio de un grupo Impacto en el negocio respuesta inmediata que permite atender el mercado daño que impida atender el mercado por una semana daño que impida atender línea de mercado por un mes daño que impida atender línea de mercado por más de un mes Impacto financiero pérdida financiera baja (% activos) pérdida financiera importante (% activos) pérdida financiera alta enormes costos financieros Impacto en la imagen Impacto negativo interno que no tiene cubrimiento de medios de comunicación Impacto negativo limitado al sitio o a la operación que tiene cubrimiento de medios locales Impacto negativo limitado a una ciudad ó región que tiene intervención de medios nacionales Impacto negativo que tiene intervención de medios internacionales Nivel de consecuencias Menor Moderado Crítico Catastrófico Cada organización definirá su escala de acuerdo a la naturaleza de su objeto social

72 Clasificación de probabilidades
Frecuencia Diaria Mensual 1 en 1 año 1 en 5 años Probabilidad >50% 50% 20% 5% Nivel de Probabilidad Casi seguro Posible Poco probable Rara vez POSIBILIDAD D C B A Cada organización definirá su escala de acuerdo a la naturaleza de su objeto social

73 Especificación Técnica del Sistema de Gestión del Responsabilidad Integral

74 “Sistema Integral de Gestión”
2 SGRI 1 5 3 Sistema Integral de Gestión 4 ISO ISO BASC OHSAS SA 8000

75 MODELO SGRI * Modelo Similar a los Sistemas ISO 14001 & OHSAS 18001
Mejoramiento Continuo Revisión & Manejo del Reporte Política & Líderazgo Planeación Implementación, Operación & Responsabilidad Medición del Desempeño y Acciones Preventivas & Correctivas * Modelo Similar a los Sistemas ISO & OHSAS 18001

76 Partes Interesadas

77 ELEMENTOS GUIA TECNICA
POLITICA & LIDERAZGO PLANEACION IMPLEMENTACION, OPERACIÓN & RESPONSABILIDAD ELEMENTOS GUIA TECNICA MEDICION DEL DESEMPEÑO, ACCIONES CORRECTIVAS & PREVENTIVAS REVISION & MANEJO DEL REPORTE

78 1. POLITICA & LIDERAZGO La Alta Dirección Establece & Documenta
Política 1.2 Adecuada a la naturaleza de la Empresa 1.6 Liderazgo de la Alta Dirección y Presencia en Actividades de RI 1.1 Reconocer a Responsabilidad Integral 1.3 Objetivos, Metas Estratégicas & MC 1.4 Cumplir Requisitos Legales & Otros 1.5 Comunicación con las Partes Interesadas

79 2. PLANEACION 2.2 Mantener información documentada de peligros y riesgos de productos y procesos 2.1 Continua evaluación de Peligros HSE & S, valorar y priorizar riesgos de Productos, Procesos, Operaciones 2.3 Identificación de Regulaciones Legales en HSE & S y Otros Requisitos 2.6 Identificación de Necesidades de Recursos & Asignación 2.4 Evaluar las Inquietudes de Partes Interesadas 2.5 Objetivos, Metas & Estrategias HSE & S – Mejora Continúa

80 3. IMPLEMENTACION, OPERACIÓN & RESPONSABILIDAD
3.6 Compromiso de los Empleados en el SGRI 3.1 Documentación del Sistema de Gestión RI 3.5 Dialogo con Partes Interesadas sobre riesgos, SGRI & mejoramiento de la Organización. 3.2 Programas: partes interesadas / Gestión segura / Evaluaciones EHS&S de productos, procesos o servicios / Suministrar información / asesorar / operación responsable / investigación / prácticas pasadas / normas / difusión 3.4 Necesidades & Entrenamiento (competencias) 3.3 Responsabilidad & obligaciones

81 4. MEDICION DEL DESEMPEÑO, ACCIONES CORRECTIVAS & PREVENTIVAS
4.9 Control de Registros del SGRI 4.1 Medición y registro 4.2 Análisis de desempeño y tendencias 4.8. Investigación Incidentes/Accidentes 4.3 Evaluación Cumplimiento Legal HSE & S 4.7 No Conformidades, Acciones Correctivas & Preventivas SGRI 4.4 Auditorias internas 4.6 Evaluación Eficacia Programa Comunicación Partes Interesadas 4.5 Evaluación Proveedores, Contratistas, Clientes & Distribuidores

82 5. REVISION GERENCIAL & REPORTE
5.3. Informar a Partes Interesadas 5.2. Reporte a RI 5.1 Revisar el desempeño ALTA DIRECCION SGRI SISTEMA DE GESTION RI FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ EFICIENTE

83 Dinámica 2 Identificación y definición de estrategias de control de riesgos

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91 Segundo día Agenda 8:00 – 8:30 Evaluación escrita del segundo día
8:30 – 9:30 Conceptos de auditoría 9:30 – 11:30 Taller de formulación y redacción de NO Conformidades 11:30 – 12:30 Taller Planeación y Preparación de la Auditoría 12:30 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 16:00 Evaluación Final 16:00 – 17:00 Retroalimentación y entrega de diplomas

92 Conceptos de auditoría. ISO 19011

93 Paradoja de percepción de un Proceso
Cuatro versiones de cómo trabaja un Proceso: La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja La forma en que la dirección piensa que trabaja La forma en que realmente trabaja La forma en que se supone que está trabajando

94 ¿ QUE ES UNA AUDITORIA? Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria. (ISO 19011) Sistemático: No aleatorio. Actividades planificadas y programadas Independiente: Auditores sin responsabilidad directa del área a auditar Documentado: Cuenta con un procedimiento escrito Evidencia: Evidencia objetiva, hallazgo Evaluación Comparar la evidencia con los criterios de objetiva: auditoria, usando hechos y no supuestos. Criterios Requisitos de la auditoria de acuerdo con de auditoria: el tipo de auditoria. Se cumplen: Ocurren realmente.

95 DEFINICIONES OTRAS DEFINICIONES
Criterios de la Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia. Evidencias de la Auditoria Registros, declaraciones de hechos u otra información, pertinente a la auditoria y que es verificable Hallazgos de la Auditoria Resultados de la evaluación de las evidencias obtenidas de la auditoria frente a los criterios de la auditoria Conclusiones de la Auditoria Producto de una auditoria, entregado por el equipo auditor después de considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria

96 EL NO CUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO ESPECIFICADO
DEFINICIONES OTRAS DEFINICIONES NO CONFORMIDAD EL NO CUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO ESPECIFICADO

97 NO CONFORMIDAD El no cumplimiento de un requisito especificado. (ISO 9001) NO CONFORMIDAD Cualquier desviación respecto a las normas prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeños del sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de impactos al medio ambiente. (ISO 14001) NO CONFORMIDAD Cualquier desviación respecto a las normas prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeños del sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos. (OHSAS 18001)

98 DEFINICIONES OTRAS DEFINICIONES
ACCION CORRECTIVA UNA ACCION EMPRENDIDA PARA ELIMINAR LAS CAUSAS DE UNA NO CONFORMIDAD, DEFECTO U OTRA SITUACION NO DESEABLE EXISTENTE CON EL PROPOSITO QUE NO VUELVA A OCURRIR ACCION PREVENTIVA UNA ACCION EMPRENDIDA PARA ELIMINAR LAS CAUSAS DE UNA NO CONFORMIDAD, DEFECTO U OTRA SITUACION NO DESEABLE POTENCIAL CON EL PROPOSITO DE EVITAR QUE SUCEDA

99 ¿POR QUE REALIZAR AUDITORIAS?
DEFINICIONES ¿POR QUE REALIZAR AUDITORIAS? Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de una norma, reglamentación, ley o contrato. Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los objetivos de ésta y se está implementando. Comprobar si un proceso se está realizando de acuerdo con un procedimiento escrito y determinar su eficacia. Estimular un enfoque de procesos sistemático al negocio. Hacer seguimiento al cambio organizacional Verificar la correcta implementación de un proceso nuevo o que ha sufrido cambio. Identificar áreas dentro de la organización que estén en riesgo y se puedan mejorar. Mejorar la comunicación entre departamentos. Cumplir los requerimientos del Sistema de Gestión de la Organización. Mantener la acreditación o certificación con una norma, reglamentación, ley o contrato. Satisfacer un requisito de un cliente.

100 CLASES DE AUDITORIA INTERNAS O DE PRIMERA PARTE
Las realiza la organización sobre sí misma, es realizada por personal de la misma empresa, aunque es posible subcontratar un auditor externo. EXTERNAS Las realiza una parte con interés en la organización, tal como un cliente, una autoridad u otra parte interesada. Se conoce también como de segunda parte. También son realizadas por una organización independiente, como una entidad certificadora. Está se conoce como de tercera parte.

101 GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Autorización del Programa Definir el Programa Objetivos y Alcance Responsabilidades Recursos Procedimientos PLANEAR Competencia de los Auditores Implementar el Programa Evaluar auditores Conformar equipos Dirigir las actividades Tomar Registros Mejoramiento del Programa HACER ACTUAR Actividades de Auditoria Monitorear y Revisar Oportunidades de Mejoramiento VERIFICAR

102 DEFINICION DEL PROGRAMA
Objetivos: Según sus prioridades gerenciales, propósitos comerciales, requisitos de los clientes, exigencias legales y contractuales, riesgos potenciales. Alcance: Según profundidad, objetivos, frecuencia, tamaño de la organización, resultados de auditorias anteriores, partes interesadas. Responsabilidades: Asignadas a personas con competencia, capacidad gerencial y conocimiento del negocio auditado, quienes dirigen el programa. Recursos: Financieros, competencias, dedicación, gastos de viaje. Procedimientos: Planeación de las auditorias, capacitación de los equipos de auditorias, desarrollo, seguimiento y registro de las auditorias.

103 PLANEACION DE LA AUDITORIA
El auditor líder prepara el plan para la aprobación del cliente de la auditoria El plan de auditoria incluye: -Objetivos, alcance, criterios y documentos de referencia -Fechas, sitios y unidades funcionales objeto de la auditoria - Duración de las actividades de la auditoria en campo - Procesos y actividades claves para los objetivos de la auditoria - La composición del equipo de auditoria y sus roles y responsabilidades respectivos - La asignación de recursos a las áreas críticas - El idioma de la auditoria y del informe - Logística de la auditoria El plan debe ser convenido finalmente con el cliente auditado

104 LISTAS DE VERIFICACION
HERRAMIENTA Identificar DOCUMENTOS PROCESOS REQUISITOS APLICABLES INTERRELACIONES RECURSOS Verificar IMPLEMENTACION, EFICACIA SG CASA MEJORA SGC

105 REUNION DE APERTURA Presentación de los participantes
Relación de los objetivos, alcance y criterios Programación de las entrevistas y reuniones Métodos y procedimientos Canales de comunicación entre el auditado y grupo auditor Recursos requeridos por el equipo auditor Confidencialidad Medidas de seguridad, emergencia y protección Asignación de guías y roles Información sobre no conformidades Condiciones para dar término a la auditoria Sistema de apelación sobre la auditoria

106 RECOLECCION DE INFORMACION
La información recolectada y verificada se convierte en evidencia de la auditoria La evidencia es basada en muestreos: incertidumbre Fuentes de información: Entrevistas y observación de actividades Revisión de documentos Consideraciones sobre las entrevistas -Preferiblemente hacerlas en el lugar de trabajo -Hacer sentir cómodo al entrevistado -Explicar las razones de la entrevista y las notas -Verificar conclusiones con el entrevistado -Preguntas abiertas y cerradas, nunca tendenciosas -Dar las gracias y mantener la cortesía

107 REUNION DE CIERRE Preparación
Revisar y listar los hallazgos y evidencias Buscar consenso sobre las conclusiones Definir roles en la reunión de cierre Preparar recomendaciones y seguimiento (si aplica) Conclusiones Conformidad del sistema de gestión con los criterios -Implementación, mantenimiento y mejora del sistema -Capacidad de proceso de revisión del sistema para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del sistema. Temario -Presentación de hallazgos y conclusiones -Discusión de divergencias -Presentación de recomendaciones (si aplica)

108 CONTENIDO DEL INFORME Identificación del cliente y auditado
Objetivos, alcance, criterios y documentos referencia Fechas y sitios de la auditoria Hallazgos de la auditoria y las evidencias Conclusiones de la auditoria Equipo auditor y personal entrevistado Lista de distribución y confidencialidad Cumplimiento de los objetivos y del plan de auditoria Acciones convenidas y actividades post - auditoria

109 CIERRE Y SEGUIMIENTO La auditoria se completa cuando se ha ejecutado el plan, incluyendo la distribución del informe. Los papeles de la auditoria se mantienen o se destruyen según lo convenido con el cliente. El contenido de información o documentación de la auditoria no se debe divulgar Las conclusiones de la auditoria pueden dar lugar a acciones correctivas, preventivas o de mejora. Tales acciones usualmente son planteadas y ejecutadas por el auditado, quien mantiene informado al cliente. La terminación y eficacia de las acciones correctivas deben verificarse en las auditorias.

110 Tácticas del Auditado Pérdida de tiempo Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del auditor Suministrar respuestas limitadas Engañar al auditor

111 Categorías de no conformidades comunes
Crítica: por lo general relacionada con la seguridad, que da como resultado que la auditoría se suspenda temporalmente. Mayor: desviación seria con relación a los criterios de auditoría, implica un riesgo alto para la organización, tomará tiempo para resolverla. Menor: No es demasiada seria, implica un riesgo bajo para la organización, se puede resolver en un tiempo corto. * fuente: Manual de Habilidades para Auditoría, Traducción INCONTEC The audit. Skills Handbook. David Mallen and Christine Collins

112 Taller Redacción de NO Conformidades

113 Caso 1 En la visita a la planta se observó a dos operadores de montacargas en el Almacén que no usaban el casco, un contratista en el área empaque (tercer piso) trabajando en andamios sin los elementos de protección, en los contenedores para residuos de plásticos hay papel y madera, en el de plástico hay residuos domésticos.

114 Caso 2 No se evidencia seguimiento a las acciones generadas en la investigación de dos accidentes, los cuales tienen la misma causa raíz.

115 Caso 4 La empresa regularmente compra 3 toneladas de alcohol, cuenta con formatos de verificación de condiciones de transporte, sin embargo no registra en el formato el uso del kit de emergencia, la placa de identificación y el rótulo de número de naciones unidas. El programa de capacitación de la empresa no considera el entrenamiento al conductor ni la verificación de conocimientos de respuesta en caso de emergencias.

116 Caso 5 El plano de las redes de desagües de la empresa no permite observar donde son vertidas las aguas residuales de la estación de llenado de ACPM ubicada cerca a la planta 1 (fue evidenciado la presencia de aceites en la canal de aguas lluvias que pasa cerca). Durante el recorrido fue observado un aumento en el almacenamiento del polvillo de bagazo (para asegurar el abastecimiento en el mes de enero) excediendo las alturas recomendadas. Este aumento podría generar un aumento en las emisiones del polvillo y el riesgo de incendio.

117 Caso 6 Las oficinas administrativas no cuentan con sensores de detección de humos. Los elementos de mantenimiento de las instalaciones, debido a la falta de espacio, están ubicados en el cuarto de almacenamiento de alimentos.

118 Preparación de la Auditoria

119 Grupo 1 Auditoria al Proceso de descargue de GLP en carro tanques de la empresa Industrias el Bombin Ltda. Grupo 2 Auditoria al Proceso de mantenimiento de vehículos de la compañía de Transportes el Almendrón S.A. Grupo 3 Auditoria al Proceso de distribución de reactivos químicos de la empresa Insumos de Laboratorio Segurón S.A.

120 Grupo 4 Auditoria al Proceso de almacenamiento de materias primas, productos terminados y materiales de empaque de fertilizantes y pesticidas en la empresa Agroquímicos el Tulipan Ltda. Grupo 5 Auditoria al servicio de alimentación del contratista Comelón Ltda.