Métodos de recopilación de información En cualquier metodología de construcción de sistemas de información, los primeros pasos son los de recolección de.

Presentación del tema: "Métodos de recopilación de información En cualquier metodología de construcción de sistemas de información, los primeros pasos son los de recolección de."— Transcripción de la presentación:

1 Métodos de recopilación de información En cualquier metodología de construcción de sistemas de información, los primeros pasos son los de recolección de los datos que se necesitarán en el diseño del mismo, por esta razón es de suma importancia escoger que técnicas se apegan más al proyecto que estamos realizando para obtener los mejores resultados.

2 Métodos de recopilación de información Entrevistas Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

3 Métodos de recopilación de información Entrevistas Ante todo, hay que buscar las opiniones de la persona que se entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los hechos. Por ejemplo, si se le hace una pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente estableció una tienda en línea, cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante transacciones en la Web cada semana, ella responde: "Entre 20 y 25 por semana". Cuando se revisa las transacciones y se descubre que el promedio es de tan sólo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietaria está exagerando los hechos y el problema.

4 Métodos de recopilación de información Entrevistas CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA Estos pasos incluyen un rango de actividades que van desde recopilar antecedentes básicos hasta decidir a quién entrevistar. 1. Leer los antecedentes: Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización. Con frecuencia este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe anual actual, de un boletín corporativo o de cualquier publicación que explique el estado de la organización.

5 Métodos de recopilación de información Entrevistas 2. Establecer los objetivos de la entrevista: Utilice los antecedentes que haya recopilado así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis áreas clave referentes al procesamiento de la información y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendrá usted que hacer preguntas. Estas áreas incluyen fuentes de información, formatos de información, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la información y estilo de la toma de decisiones.

6 Métodos de recopilación de información Entrevistas 3. Decidir a quién entrevistar: Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en la organización también tendrá algunas ideas sobre quién deba ser entrevistado.

7 Métodos de recopilación de información Entrevistas 4. Preparar al entrevistado: Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de confianza y la observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se debe realizar en persona y no por correo electrónico. Las entrevistas se deben llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo mucho.

8 Métodos de recopilación de información Entrevistas 5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista. Las preguntas tienen algunas formas básicas que usted debe conocer. Los dos tipos básicos de preguntas son las abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puede lograr resultados un poco diferentes a los de la otra, y cada una tiene ventajas y desventajas. Es necesario que usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta.

9 Métodos de recopilación de información Entrevistas Tipos de preguntas Preguntas abiertas: Estas preguntas incluyen aquellas como "¿Qué piensa de poner a todos los gerentes en una intranet?" y "Explique por favor cómo toma una decisión de programación de producción". Considere el término abiertas. En realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para responder. Están abiertas. La respuesta puede ser de dos palabras o dos párrafos.

10 Métodos de recopilación de información Entrevistas Ejemplos de preguntas abiertas: ¿Cuál es su opinión del estado actual del comercio electrónico negocio a negocio en su empresa? ¿Cuáles son los objetivos críticos de su departamento? Una vez que los datos se envían a través del sitio Web, ¿cómo se procesan? Describa el proceso de monitoreo que está disponible en línea. ¿Cuáles son algunos de los errores comunes de captura de datos que se cometen en este departamento?

11 Métodos de recopilación de información Entrevistas Ventajas de utilizar preguntas abiertas: 1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto. 2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educación, valores, actitudes y creencias. 3. Proporcionan gran cantidad de detalles. 4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas. 5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado. 6. Permiten más espontaneidad. 7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.

12 Métodos de recopilación de información Entrevistas Desventajas de utilizar preguntas abiertas: 1. Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes. 2. Posible pérdida del control de la entrevista. 3. Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para la cantidad útil de información obtenida. 4. Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto. 5. Podrían dar la impresión de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la entrevista.

13 Métodos de recopilación de información Entrevistas Preguntas cerradas: La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra en el otro tipo de pregunta básica: las preguntas cerradas. Tales preguntas son de la forma básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince".

14 Métodos de recopilación de información Entrevistas Ejemplo de preguntas cerradas: ¿Cuántas veces por semana se actualiza el almacén del proyecto? En promedio, ¿cuántas llamadas recibe mensualmente el centro de atención al cliente? ¿Utiliza la Web para proporcionar información a los distribuidores? ¿Está de acuerdo o en desacuerdo con que el comercio electrónico en la Web carece de seguridad? ¿Desea recibir una impresión de su estado de cuenta cada mes? ¿Su sitio Web mantiene una página de preguntas frecuentes (FAQ) para los empleados con dudas respecto al proceso de la nómina?

15 Métodos de recopilación de información Entrevistas Ventajas de las preguntas cerradas: 1. Ahorrar tiempo. 2. Comparar las entrevistas fácilmente. 3. Ir al grano. 4. Mantener el control durante la entrevista. 5. Cubrir terreno rápidamente. 6. Conseguir datos relevantes.

16 Métodos de recopilación de información Entrevistas Desventajas de las preguntas cerradas: 1. Aburren al entrevistado. 2. No permiten obtener gran cantidad de detalles (debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado). 3. Olvidar las ideas principales por la razón anterior. 4. No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado.

17 Métodos de recopilación de información Observación directa La observación directa es una herramienta muy utilizadas por los analistas de sistemas para recoger información correspondiente al lugar donde va a funcionar el sistema. Ésta técnica es importante porque el usuario tiene una visión más simple del problema, y por otro lado, el analista ve los acontecimientos de una forma más lógica y sistemática. Es posible que el usuario no explique bien los problemas de la organización, es entonces que el analista recolecta información visual importante para el desarrollo del sistema.

18 Métodos de recopilación de información Encuestas La encuesta es una técnica de recogida de información por medio de preguntas escritas organizadas en un cuestionario impreso. Se emplea para investigar hechos o fenómenos de forma general y no particular. En la encuesta a diferencia de la entrevista, el encuestado lee previamente el cuestionario y lo responde por escrito, sin la intervención directa de persona alguna de las que colaboran en la investigación.

19 Métodos de recopilación de información Encuestas La encuesta, una vez confeccionado el cuestionario no requiere de personal calificado a la hora de hacerla llegar al encuestado. A diferencia de la entrevista la encuesta cuenta con una estructura lógica, rígida que permanece inalterable a lo largo de todo el proceso investigativo. Las repuestas se recogen de modo especial y se determinan del mismo modo las posibles variantes de respuestas estándares, lo que facilita la evaluación de los resultados por métodos estadísticos.

20 Métodos de recopilación de información Muestreos El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el análisis revelará información útil de la población en general. El analista de sistemas debe tomar una decisión sobre dos aspectos importantes. Hay una gran cantidad de informes, formularios, documentos de resultados, memorandos y sitios Web que han sido creados por los miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe prestar atención el analista de sistemas, y cuáles debe ignorar?

21 Métodos de recopilación de información Muestreos La necesidad de muestreo Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen: 1. Reducir costos. 2. Acelerar la recopilación de datos. 3. Mejorar la efectividad. 4. Reducir la parcialidad.

22 Prototipos Algunos autores consideran a los prototipos como técnicas de recolección de información que se aplican en las primeras fases del proyecto. Un prototipo es simplemente un pequeño sistema funcional, con características limitadas, orientadas a la explotación del usuario final con el objetivo de observar su reacción y que de alguna manera aportar información extra que no se haya recolectado antes con las técnicas antes explicadas.

23 Prototipos Clases de prototipos: 1. Prototipo corregido: La primera clase de elaboración de prototipos tiene que ver con la construcción de un sistema que funciona pero se corrige simultáneamente. En la ingeniería a este enfoque se le llama elaboración de una tabla experimental: la creación, en una tableta de pruebas, de un modelo funcional de un circuito integrado (que en la vida real sería microscópico).

24 Prototipos Un ejemplo en sistemas de información es un modelo funcional que tiene todas las características necesarias pero es ineficiente. En este ejemplo de elaboración de prototipos, los usuarios pueden interactuar con el sistema, acostumbrándose a la interfaz y los tipos de salidas disponibles. Sin embargo, la recuperación y almacenamiento de información podrían ser ineficientes, debido a que los programas se escribieron rápidamente con el objetivo de ser funcionales en lugar de eficaces.

25 Prototipos 2. Prototipo no funcional: El segundo tipo de prototipo es un modelo no funcional a escala configurado para probar ciertos aspectos del diseño. Un ejemplo de este enfoque es un modelo a escala completa de un automóvil que se usa para pruebas en un túnel de viento. El tamaño y forma del automóvil son precisos, pero el automóvil no es funcional. En este caso sólo se incluyen las características del automóvil que son fundamentales para la prueba en el túnel de viento.

26 Prototipos Un modelo no funcional a escala de un sistema de información podría producirse cuando la codificación requerida por las aplicaciones es demasiado extensa para incluirse en el prototipo pero cuando se puede conseguir una idea útil del sistema a través de la elaboración de un prototipo de la entrada y la salida. En este caso, el procesamiento, debido al excesivo costo y el tiempo requerido, no podría incluirse en el prototipo. Sin embargo, aún se podrían tomar algunas decisiones sobre la utilidad del sistema con base en la entrada y la salida incluidas en el prototipo.

27 Prototipos 3. Primer prototipo de una serie: Un tercer tipo de prototipos involucra la creación de un primer modelo a escala completa de un sistema, con frecuencia llamado piloto. Un ejemplo es la elaboración de un prototipo del primer avión de una serie. El prototipo es completamente funcional y es una materialización de lo que el diseñador espera será una serie de aviones con características idénticas. Este tipo de elaboración de prototipos es útil cuando se planean muchas instalaciones del mismo sistema de información. El modelo funcional a escala completa permite a los usuarios experimentar la interacción real con el nuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que se presente.

28 Prototipos Por ejemplo, cuando una cadena de tiendas de abarrotes minoristas considera el uso del EDI (intercambio electrónico de datos) para comprobar los envíos de los proveedores a varias tiendas, se podría instalar un modelo a escala completa en una tienda para resolver cualquier problema antes de que el sistema se implemente en todas las demás tiendas. Otro ejemplo es el de las instalaciones bancarias para la transferencia electrónica de fondos. Primero, se instala un prototipo a escala completa en una o dos sucursales, y si tiene éxito, se instalan los duplicados en todas las sucursales con base en los patrones de uso de los clientes y en otros factores importantes.

29 Prototipos 4. Prototipo de características seleccionadas: Una cuarta concepción de la elaboración de prototipos involucra la creación de un modelo funcional que incluya algunas, pero no todas, de las características que tendrá el sistema final. Una analogía sería que un nuevo centro comercial minorista abriera antes de que se terminara la construcción de todas las tiendas.

30 Prototipos Cuando se elaboran prototipos de los sistemas de información de esta manera, se incluyen algunas de las características principales, aunque no todas. Por ejemplo, en la pantalla podría aparecer un menú del sistema que muestre seis características: agregar un registro, actualizar un registro, eliminar un registro, buscar una palabra clave en un registro, listar un registro o examinar un registro. Sin embargo, en el prototipo del sistema tal vez sólo estén disponibles tres de las seis características, de manera que el usuario podría agregar un registro (característica 1), eliminar un registro (característica 3) y listar un registro (característica 5).

31 Prototipos Desventajas de la elaboración de prototipos Como en cualquier técnica de recopilación de información, la elaboración de prototipos tiene varias desventajas. La primera es que puede ser bastante difícil manejar la elaboración de prototipos como un proyecto en el esfuerzo de sistemas más grandes. La segunda desventaja es que los usuarios y los analistas podrían adoptar un prototipo como si fuera un sistema final cuando de hecho es deficiente y su propósito nunca fue el de servir como sistema terminado.

32 Prototipos Ventajas de la elaboración de prototipos La elaboración de prototipos no es necesaria o apropiada en todos los proyectos de sistemas, como hemos visto. Sin embargo, también se deben considerar las ventajas al momento de decidir si se hace el prototipo. Las tres ventajas principales de la elaboración de prototipos son la posibilidad de modificar el sistema en las primeras etapas del desarrollo, la oportunidad de suspender el desarrollo de un sistema que no sea funcional y la posibilidad de desarrollar un sistema que se acerque más a satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.