GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD TRANSICIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE A LA NORMA ISO 9001:2000 OCTUBRE-2002.

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1 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD TRANSICIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE A LA NORMA ISO 9001:2000 OCTUBRE-2002

2 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD POR QUÉ Y PARA QUÉ: TODOS los sistemas certificados con la norma ISO 9001:1994 caducan el 15 de diciembre del 2003. El cumplimiento de la norma ISO 9001:2000 significa un nuevo nivel de desempeño del sistema de calidad, es decir, un incremento en la eficacia del sistema para cumplir con la política y los objetivos definidos por la dirección de la organización. La estructura de la norma ISO 9001:2000 se adapta mejor al funcionamiento normal de cualquier organización y por lo mismo, conviene integrar en un solo sistema de gestión de la calidad a todas las áreas del IIE. Esto representa además una oportunidad de orientar a todas las áreas del IIE hacia los objetivos que interesan a la alta dirección del instituto.

3 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD DIFERENCIA EN EL ALCANCE DE LA NORMA ISO 9001:2000 CONTRA LA ISO 9001:1994 La norma ISO 9001:1994 es un modelo para el aseguramiento de la calidad en diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio. La norma ISO 9001:2000 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad. El aseguramiento de la calidad se orienta a proporcionar confianza de que se cumplirán los requisitos. La gestión de la calidad se refiere a la dirección y control de la organización en lo relativo a la calidad. La nueva norma tiene un alcance mayor que la anterior.

4 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD LOS PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA NORMA ISO 9001:2000 RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON LOS PROVEEDORES PARTICIPACION DEL PERSONAL ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTION TOMA DE DECISIONES BASADA EN HECHOS ENFOQUE A PROCESOS MEJORA CONTINUA LIDERAZGO ENFOQUE AL CLIENTE

5 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD LOS PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA NORMA ISO 9001:2000 La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos. Para éllo, es fundamental la definición de los procesos y la participación de sus “dueños”. Hay que recordar que los procesos “atraviesan” la estructura de la organización. Estructura orientada a procesosCompañía Mktg. y ventas Rec Humanos FinanzasServicio Procesos de Negocio Estructura funcional Finanzas Rec. Humanos Compras Servicios Sistemas Mercadotecnia/ ventas Distribuir Proporcionar servicios al cliente Comercializar Diseñar y desarrollar

6 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD LOS PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA NORMA ISO 9001:2000 Gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos. ¿Qué le interesa a la Alta Dirección del instituto, que se cumplan eficaz y eficientemente, los objetivos de un área del IIE o los de todo el IIE?

7 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ESTRUCTURA PROPUESTA DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE ORGANIZACIÓN PROVEEDORCLIENTE EJERCER CONTROL CUMPLIR LOS REQUISITOS SEGÚN LA NORMA ISO 9001:2000 LA ORGANIZACIÓN DEBE

8 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ESTRUCTURA PROPUESTA DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE Estructura por funciones Finanzas Rec. Humanos Compras Servicios Sistemas Mercadotecnia/ ventas ¿Qué conviene más? Definición de procesos completos Clientes y proveedores del IIE Documentos que soporten los procesos del IIE El cumplimiento de la norma se da mediante la participación de toda la organización Definición segmentada de los procesos Clientes y proveedores en cada área Documentos en cada área El cumplimiento de la norma debe darse en cada área Estructura orientada a procesos Procesos de Negocio Finanzas Rec. Humanos Compras Servicios Sistemas Mercadotecnia/ ventas Distribuir Proporcionar servicios al cliente Comercializar Investigación y desarrollo

9 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ESTRUCTURA PROPUESTA DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE Alcance del sistema de gestión de la calidad Estructura por funciones Finanzas Rec. Humanos Compras Servicios Sistemas Mercadotecnia/ ventas Estructura orientada a procesos Procesos de Negocio Finanzas Rec. Humanos Compras Servicios Sistemas Mercadotecnia/ ventas Distribuir Proporcionar servicios al cliente Comercializar Investigación y desarrollo ¿Qué conviene más?

10 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ESTRUCTURA PROPUESTA DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL IIE 1.La organización es TODO el IIE. 2.Los procesos correspondientes a la responsabilidad de la dirección corresponden al Director Ejecutivo y al Comité de Calidad. 3.Los procesos de realización de los productos del IIE están a cargo de las Gerencias Técnicas. 4.Los procesos de gestión de recursos los realizan las Divisiones de Administración y Finanzas y Planeación y Apoyo Técnico. 5.Los procesos de medición, análisis y mejora los realizan entre la División de Planeación y Apoyo Técnico, la Coordinación del Programa de Calidad y las Gerencias Técnicas. Si utilizamos el modelo de ISO 9001:2000 para indicar lo anterior, vemos lo siguiente:

11 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Sistema de Gestión de la Calidad Mejora Continua Responsabilidad de la Dirección Medición, Análisis y Mejora Gestión de Recursos Cliente Requi- sitos Producto Realización del Producto Entrada Cliente Satis- facción Salida MODELO DE ISO 9001:2000 DIRECTOR EJECUTIVO YCOMITÉ DE CALIDAD GERENCIAS TÉCNICAS DIV. ADM. Y FINANZAS DIV. PLANEACIÓN Y APOYO TÉCNICO COORD. PROGRAMA DE CALIDAD DIV. PLANEACIÓN Y APOYO TÉCNICO GERENCIAS TÉCNICAS

12 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD CÓMO REALIZAR LA TRANSICIÓN A PARTIR DE DONDE ESTAMOS 1.Retroalimentar esta propuesta y aprobar el plan definitivo. 2.Difundir el plan aprobado a todo el IIE. 3.Definición del SGC – IIE. 4.Realizar el análisis de los procesos y la revisión de la documentación del sistema (manual, procedimientos, planes de calidad, de acuerdo con la política de calidad y los objetivos de la calidad) y evaluar los cambios necesarios a implementar para cumplir con la definición del sistema en documentos. Los “dueños” de los procesos deberán participar en la aplicación del enfoque de proceso.

13 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD CÓMO REALIZAR LA TRANSICIÓN A PARTIR DE DONDE ESTAMOS 5.Realizar la implantación de los cambios que se determinen. 6.Verificar la eficacia del sistema mediante una auditoria interna y realizar acciones correctivas. 7.Realizar la revisión del sistema por la dirección. 8.Verificar el sistema mediante una preauditoria por el IMNC y realizar acciones correctivas. 9.Certificar el sistema con la norma ISO 9001:2000 Estos pasos se pueden ver en los siguientes diagramas.

14 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD INICIO PLANIFICACIÓN CONSULTA AL ORGANISMO CERTIFICADOR REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DIFUSIÓN DEL PLAN CAPACITACIÓN ANÁLISIS DE PRO- CESOS Y REVISIÓN DOCUMENTAL SGC IMPLANTACIÓN DE CAMBIOS AUDITORIA INTERNA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN EVALUACIÓN O PREAUDITORIA AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN FIN FLUJOGRAMA PARA LA TRANSICIÓN 1 2 4 5 7 6 8 DEFINICIÓN DEL SGC 3 9

15 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD PLANIFICACIÓN CONSULTA AL ORGANISMO CERTIFICADOR REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN RESULTADOS POR ETAPA 1 SEP/02 OCT/02 REPRESENTANTE COMITÉ DE CALIDAD

16 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD DIFUSIÓN DEL PLAN CAPACITACIÓN DEFINICIÓN DEL SGC RESULTADOS POR ETAPA 2 3 OCT/02 SEP-OCT/02 OCT/02 COMITÉ DE CALIDADINLACCOMITÉ DE CALIDAD

17 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ANÁLISIS DE PROCESOS Y REVISIÓN DOCUMENTAL DEL SGC RESULTADOS POR ETAPA 4 OCT/02-ENE/03 A nivel documental definir cómo se desea que funcione el SGC del IIE. Estando definido “en papel” el SGC, se identifican los ajustes necesarios en la operación del IIE para cumplir lo definido documentalmente. Esta etapa requerirá mucha interacción entre CC-COC- Dueños de procesos.

18 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD IMPLANTACIÓN DE CAMBIOS AUDITORIA INTERNA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN RESULTADOS POR ETAPA 567 FEB-ABR/03ABR/03MAY/03 DUEÑOS DE PROCESOCPC + AUDITORESDE + COMITÉ DE CALIDAD

19 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD EVALUACIÓN O PREAUDITORIA AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN RESULTADOS POR ETAPA 89 MAY/03JUN/03 IMNC

20 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD CONCLUSIONES 1.Hemos aprendido como instituto a través de los procesos de calidad realizados hasta ahora, incluyendo la certificación en varias áreas y también hemos avanzado hacia la transición a la norma ISO 9001:2000 en aspectos básicos como planificación y capacitación. 2.Se estima conveniente adoptar una estructura distinta para el sistema de calidad, tomando a todo el IIE como la organización. 3.Para aplicar el enfoque de procesos apropiadamente, es necesaria la participación de todos los “dueños” de los procesos que incluirá el sistema.

21 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD CONCLUSIONES 4.El Director Ejecutivo y el Comité de Calidad asumirán las responsabilidades de la dirección (capítulo 5 de la norma). 5.Es conveniente establecer un mecanismo ágil de interacción entre el Comité Operativo y el Comité de Calidad dado el tiempo considerado para la transición. 6.El éxito de esta transición se basa en la participación directa y entusiasta de la alta dirección del IIE y la capacidad y experiencia de la GESCAS para orientar estos procesos. No obstante, si se desea incrementar el nivel de confianza se podría contratar el apoyo de un asesor externo. 7.El siguiente paso, después de la retroalimentación de esta propuesta, es aprobar este plan para difundirlo a todo el IIE.