Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por Cobrar Nelsa L. Acevedo Meléndez Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Estado.

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1 Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por Cobrar Nelsa L. Acevedo Meléndez Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2 Contraloría a sus órdenes... 2 OBJETIVOS Discutir: Reglamentación aplicable Objetivos de la auditoría Pruebas de cumplimiento Hallazgos más frecuentes

3 Contraloría a sus órdenes... 3 REGLAMENTACIÓN Ley Núm. 230 – Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según enmendada Ley Núm. 81 – Ley de Municipios Autónomos del 30 de agosto de 1991, según enmendada Reglamento Núm. 9 – Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda del 6 de abril de 2005, según enmendado

4 Contraloría a sus órdenes... 4 Reglamento Núm. 25 – Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares del 7 de noviembre de 2006 Reglamento Núm. 44 – Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico del 12 de agosto de 1997 Reglamentación interna de la unidad. Cont. REGLAMENTACIÓN

5 Contraloría a sus órdenes... 5 Programa de Auditoría Efectivo, Recaudaciones y Conciliaciones Comprobar la existencia del efectivo en mano, los certificados de depósitos e inversiones, y que éstos son propiedad de la unidad. -Efectúe arqueos de caja; verifique la adquisición y cancelación de los valores El efectivo en caja, las cuentas bancarias, los cheques y libros de recibos en blanco están sujetos a los controles y procedimientos adecuados de contabilidad. - Realice un inventario físico de los cheques y los recibos en blanco

6 Contraloría a sus órdenes... 6 Los fondos recaudados son depositados íntegramente y prontamente en las cuentas del erario público. - Verifique si los fondos recaudados se depositan diariamente Los fondos de cambio y caja menuda, y sus desembolsos están autorizados y justificados. - Verifique si las reposiciones están debidamente documentadas Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

7 Contraloría a sus órdenes... 7 Las recaudaciones se registran con exactitud en los libros de contabilidad y éstos a su vez concuerdan con el banco o con terceros. - Coteje las hojas de depósitos con el estado bancario El importe del ingreso, según las transacciones y los documentos justificantes, concuerdan con el importe del recibo expedido. - Verifique la información incluida en los recibos Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

8 Contraloría a sus órdenes... 8 EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

9 Contraloría a sus órdenes... 9 PALABRAS NÚMEROS

10 Contraloría a sus órdenes... 10 NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

11 Contraloría a sus órdenes... 11 ANULADO SIN EXPLICACIÓN

12 Contraloría a sus órdenes... 12 CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS

13 Contraloría a sus órdenes... 13 NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

14 Contraloría a sus órdenes... 14 El balance del efectivo, según presentado en los informes financieros reflejan propiamente todo el efectivo en la unidad, en tránsito o depositado con terceras personas (Conciliaciones Bancarias). Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES Según la conciliación, coteje los balances presentados contra: Mayor general Estado bancario

15 Contraloría a sus órdenes... 15 Los balances de efectivo reflejan un corte (cut off) propio de recaudaciones y desembolsos. -Determine la corrección de los ingresos, cheques en circulación y cheques pagados. Las transacciones relacionadas con el efectivo son anotadas con prontitud y exactitud en registros detallados y adecuados. -Verifique si las cuentas se concilian mensualmente y son revisadas y aprobadas Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

16 Contraloría a sus órdenes... 16 HALLAZGOS FRECUENTES u Recaudaciones entregadas con tardanzas. u Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. u Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. u Conciliaciones bancarias preparadas incorrectamente o con atrasos. u Recaudadores sin nombramiento. u Recibos con borrones y tachaduras. u Recibos anulados sin explicación.

17 Contraloría a sus órdenes... 17 Cont. HALLAZGOS FRECUENTES u Recibos en que el importe de las palabras no es igual al importe en números. u Apropiación de fondos. u No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados. u No se lleva un registro de las inversiones. u Cheques pendientes de pago por más de seis meses.

18 Contraloría a sus órdenes... 18 Ver que se cumple con las normas para el otorgamiento de crédito y que las mismas sean de conformidad con la ley. -Determine si la evaluación de crédito fue adecuada y debidamente aprobada Determinar que los despachos de bienes o la prestación de los servicios estén debidamente autorizados y facturados a los precios y términos correctos. -Compare las autorizaciones de despacho contra las facturas en cuanto a cantidad y descripción de bienes Programa de Auditoría Ingresos y Cuentas por Cobrar

19 Contraloría a sus órdenes... 19 Determinar que los ajustes en las facturas estén autorizados. -Identifique e investigue los ajustes reflejados en las facturas Ver que las facturas, los ajustes y recaudaciones estén registrados propiamente en las cuentas de los clientes y en el período correcto. -Concilie los totales del registro de ingresos contra las cuentas de ingresos y las cuentas por cobrar del mayor general Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

20 Contraloría a sus órdenes... 20 Determinar que los créditos (memorandos de crédito, devoluciones y descuentos) estén debidamente autorizados y registrados correctamente. -Verifique si se realizó la entrada correspondiente en el subsidiario de cuentas por cobrar y en el registro de inventario, las devoluciones de bienes, descuentos y créditos Establecer la validez de las cuentas por cobrar y declaradas incobrables. -Envíe a los clientes confirmaciones de las cuentas por cobrar Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

21 Contraloría a sus órdenes... 21 Determinar que las cuentas por cobrar sean registradas y los saldos establecidos en los registros financieros son correctos. -Compare los balances de las cuentas contra el subsidiario de las cuentas por cobrar Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

22 Contraloría a sus órdenes... 22 HALLAZGOS FRECUENTES u Falta de gestiones de cobro efectivas de las cuentas por cobrar. u No se mantenía un registro de las facturas pendientes de cobro. u Falta de información en los libros y registros. u Ausencia de segregación de deberes.

23 Contraloría a sus órdenes... 23 Información adicional División de Auditorías de: Corporaciones Públicas: (787) 777-6080 Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248 Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

24 ¿PREGUNTAS?

25 Contraloría a sus órdenes...