ETAPA DE LA ORGANIZACÍON EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Presentación del tema: "ETAPA DE LA ORGANIZACÍON EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO"— Transcripción de la presentación:

1 ETAPA DE LA ORGANIZACÍON EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

2 DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN (SEGÚN DIFERENTES AUTORES)
Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. AGUSTÍN REYES PONCE Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que existe entre dichas unidades. EUGENIO SISTO VELASCO Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. ISAAC GUZMÁN VALDIVIA La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. JOSEPH L. MASSIE Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, asignar a cada grupo  un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’DONNELL

3 Definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas
LA ORGANIZACIÓN Es una Función administrativa Que consiste En Definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas

4 ELEMENTOS BÁSICOS ELEMENTO HUMANO LOS ELEMENTOS FÍSICOS Y MATERIALES
LA EMPRESA O INSTITUCIÓN

5 ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Estructura Implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos Sistematización Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin fe promover la especialización Jerarquía La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa Simplificación de funciones Establecer los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible

6 AUTORIDAD Se manifiesta a través de órdenes concretas y debe interpretarse como la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido. Existen la autoridad de: Formal (Liderazgo, Carisma) Es la que ha sido consistentemente definida para hacer frente a los objetivos. Operativa .- Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones. Técnica .- Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia. Personal.- Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc., que los hacen adquirir un ascendiente indiscutible sobre los demás, aun sin hacer recibido autoridad formal ninguna. Informal.- ( se da dentro de los compañeros)

7 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
DE LA ESPECIALIZACION.- Cuando más se divide el trabajo, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. DE LA UNIDAD DE MANDO.- Para cada función debe existir un solo jefe. DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD, OBEDIENCIA.- Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente. DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN, CONTROL.- A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.

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10 Es la especialización y el perfeccionamiento del trabajo
DIVISIÓN DE TRABAJO: es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión y el mínimo esfuerzo Es la especialización y el perfeccionamiento del trabajo JERARQUIZACIÓN: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia DEPARTAMENTALIZACIÓN: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a  cabo el trabajo de la mejor manera Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

11 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
Se reconoce tres aspectos por que la organización es importante La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la planificación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa 2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración , dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. 3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama  mecánica  administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre lo que debe de ser y lo que es.

12 Alcanzar los objetivos del grupo.
ES IMPORTANTE PORQUE: La organización permite: Alcanzar los objetivos del grupo. Elimina la duplicidad y la lentitud del trabajo. Crea los canales de comunicación  necesarios. Crea una estructura jerárquica representada en organigramas.

13 SUS COMPONENTES SON: ORGANIGRAMAS: Estructura de la organización RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES: Delinear las líneas de enlace para facilitar la coordinación Definen obediencia, autoridad, responsabilidad, atribuciones y relaciones CUADROS OCUPACIONALES: Políticas generales y conjunto de cuadros ocupacionales NECESIDADES DEL PUESTO: Sobre producción, ventas, finanzas, otras INSTRUCTIVOS ESPECIALES:

14 TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

15 LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

16 SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:
Un elemento (figuras) La estructura de la organización Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales

17 SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Las unidades de categoría especial. SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:

18 UTILIDAD Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional. La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

19 ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA
Mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas. Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel. Los cargos auxiliares o de asesoría deberán permanecer aproximados al órgano principal respectivo.

20 Tipos de Organigramas:
1 POR SU FINALIDAD informativo analítico formal informal como información accesible a personas no especializadas análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

21 Tipos de Organigramas:
POR SU ÁMBITO Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

22 Ejemplo de Generales

23 Ejemplo de Específicos

24 Tipos de Organigramas:
POR SU CONTENIDO Funcionales principales funciones que tienen asignadas Integrales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas De puestos, plazas y unidades ndican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes Este grupo se divide en tres tipos de organigramas

25 Ejemplo de Integrales

26 Ejemplo de Funcionales

27 Ejemplo de : organigrama De puestos, plazas y unidades

28 Tipos de Organigramas:
PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA Verticales Horizontales Mixtos De Bloque Circulares Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas

29 POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir de la autoridad, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

30 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas.

31 Mixtos: Este tipo se utiliza en combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de representación gráfica , en organizaciones con un gran número de unidades en la base.

32 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos

33 Circulares: En este tipo, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

34 VENTAJAS Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción 1 Obliga a sus autores a aclarar las ideas. Muestra quien depende de quién

35 VENTAJAS Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles 1 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal

36 DESVENTAJAS: * No muestra más que las relaciones formales Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales

37 MANUALES: Sirviendo como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. CUADROS OCUPACIONALES: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo. DIAGRAMAS DE OPERACIONES O DE PROCESOS: permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya que permite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

38 ERRORES de ORGANIZACIÓN
RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos) 1