UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.

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1 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general. A finales del siglo XVIII muchos fondos comenzaron a ser clasificado de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos. (sistema de Daunon y Camus para los archivos nacionales de francia). A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas, … Cuando la situación de la práctica era más desalentadora, el archivero e historiador francés NATALIS DE WALLY, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, redactó la circular de 25 de abril de 1851 titulada: “Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et communales”. Como consecuencia de este texto nacía el principio de procedencia, primer fundamento teórico de la Archivística que dará lugar al período de pleno desarrollo o mayoría de edad. esto llevó a sumir

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. El principio de procedencia, en una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos de esa administración, esa entidad o esa persona. En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos. Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad. Este principio se fue expandiendo rápidamente a otros países y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde quedó completado. Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. En esencia, este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. Así nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos. Con este nuevo principio general se completan los dos pilares básicos sobre los que descansan la teoría y la práctica archivística. Unos años más tarde, en 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publicaron su manual considerado como la biblia de los archiveros modernos. Esta obra resultó ser el mejor vehículo de difusión de los mencionados principios. Ambos principios se expandieron rápidamente y la comunidad archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas modernos. A pesar de ser, el principio de procedencia, la base teórica fundamental de la archivística, no se ha librado de las controversias. El archivero australiano Scott, ya en 1966, planteaba la contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fondo. Así mismo, la reproducción de la clasificación en las estanterías del depósito constituían un atraso, por cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover todo o parte del fondo de un archivo.

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. Realmente la mayoría de las controversias proceden de su aplicación o intentos de aplicación al modelo norteamericano; ya que en éste, el records group (normalmente no emplean el término fondo, cuando lo hacen es para referirse, genéricamente, a agrupaciones documentales más amplias) no se establece de acuerdo con el principio de procedencia de forma estricta, sino que además se consideran otros factores como la fluidez de las administraciones, el tamaño o volumen manejable y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos. Las diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group, devienen sobre todo de que: El primero está excesivamente influido por el peso de la documentación histórica, en función de la cual fue definido. De modo que mediante su aplicación no resulta muy difícil identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas. Y el segundo está influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica, que no siempre es posible delimitar.

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. Las diferencias también proceden de la distinta identificación de la procedencia: Los archiveros norteamericanos tienden a identificar la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa. Mientras que la gran parte de los archiveros europeos tiende a identificar la procedencia con la competencia origen del documento. No obstante, existe un acuerdo prácticamente unánime de la importancia de conservar el contexto de creación de los documentos. Concepto europeo de fondo Concepto norteamericano de fondo Influido por el peso de la documentación histórica. Identifican la procedencia con la competencia origen del documento. Influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica. Identifican la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa. Otros archiveros norteamericanos y australianos que critican el respeto de los fondos son: Boles, Bearman, Lytle y Smith.

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. En realidad, comprender la procedencia de los documentos, implica la comprensión de las funciones, competencias y tareas de la entidad cuyo sistema informativo ha producido dichos documentos. Pues bien, este análisis de los orígenes y contextos que queda expresado en el principio de procedencia, ha sido el fundamento para la organización de los fondos. Y nos va a clarificar: Los propósitos y funciones de los documentos en cuestión, por qué razón fueron creados y por qué se reunieron de acuerdo con una estructuración concreta. Según Menne-Haritz: “Sólo una interpretación funcional de los contextos que rodean el origen de los documentos puede permitir que el principio fundamental de la archivística, es decir, el principio de procedencia siga teniendo validez, por que constituye un fundamento científico concluyente para la metodología de la descripción y la organización, así como para la valoración de los documentos”

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar debidamente organizados según la estructura original o el orden natural de producción. También favorece de manera clara la recuperación de la información, ya que el conocimiento del organismo o de la unidad productora y de sus funciones y actividades, son factores decisivos de esta primera fase del documento. Por otra parte, este principio también puede afectar a los documentos electrónicos, pues su procedencia proporciona evidencia suficiente de su existencia. Algunas aplicaciones informáticas recientes proporcionan información del contexto de creación de los documentos (como sucede, por ejemplo, con el correo electrónico), con elementos informativos tan relevantes como el autor, el destinatario, la fecha, la forma de transmisión, etc. La aplicación de este principio en el tratamiento y gestión de los registros electrónicos, implica ir más allá en la necesidad de “intervención”; ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.

8 Cuadro de Clasificación Ordenación
UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos. 5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. Aplicación de estos principios Estos principios son la base para: Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental. Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de relieve la estructuración dada al fondo. Clasificación Cuadro de Clasificación Ordenación

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5.1.- El principio de procedencia. 5.2.- Respeto al orden original. A modo de resumen: La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones. La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen. Respeto a la procedencia de los fondos Respeto a la estructura original de los fondos y al orden de los documentos.

10 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística. Naturalmente, en estas opiniones subyace la polémica profesional que abordaremos en otro apartado. Desde la postura de la archivística integrada se trata de una noción unificadora de los dos campos, y puede ser aplicada incluso a la gestión de los documentos electrónicos. Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención de la “teoría de las tres edades de los documentos”: Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes). Circulación y tramitación de los asuntos iniciados. La documentación forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes). El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes). El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia. Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó por primera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos. Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era algo de cuyo estudio podría desprenderse el control sobre la creación de los documentos. Por tanto, el objetivo de la formulación del concepto de las tres edades de los documentos fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos que éste aplica, para que así la documentación reciba el tratamiento adecuado, en cada una de las tres edades.

13 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos: 1.- Fase de creación de los documentos. Diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de tecnología de la información a estos procesos. 2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos. Desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina, gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres, depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. 3.- Fase de selección de los documentos. Identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición de documentos y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos. 5.- Fase de gestión de los archivos. Diseño y equipamiento de depósitos de archivo, métodos y procedimientos para restauración y conservación, organización y descripción de los contenidos de los depósitos, desarrollo de políticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia y diseminación de los archivos e información sobre los mismos.

15 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. El modelo propuesto por Rhoads, es representativo de los programas de gestión de documentos norteamericanos, que consideran, en su gran mayoría, las tres primeras fases como objeto del records management y la cuarta como misión de la institución de archivos. Algunos de los teóricos del sector más radical del records management, como Penn, Morddel, Pennix y Smith, que apoyan el modelo de Rhoads, opinan que el concepto del ciclo de vida puede ser fácilmente comprendido si se compara al documento con un organismo vivo. Para éstos, la teoría consiste en que la información registrada tiene una "vida" similar a la de un organismo biológico, en el sentido en que nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de disposición). Todos los documentos pasan a través de estas fases, algunos mas rápido o más lentos que otros, y algunos mas rápidos en algunas fases que en otras. Según Cruz Mundet, esta comparación excluiría a los documentos históricos fuera del alcance del concepto de ciclo de vida.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Flujo de información Creación Mantenimiento y uso Disposición Activo Semi-activo / Inactivo Estación de trabajo Ficheros de departamento Centro de información Centro de registros Archivos / Destrucción Las fases Basado en el modelo norteamericano por Penn, et al.

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5.3.- El concepto del ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Centro de registros / Archivos Centro de información Ficheros departamentales Estación de trabajo Creación Mantenimiento y Uso Disposición Individuo: Acceso instantáneo Gestor Medio: Acceso controlado Eficacia de espacio Flujo laboral Jefe Gestor: Gestión riesgos Costes Flujo de información Jerarquía de gestión Relaciones personas/registros según Penn.

18 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads, universalmente aceptada; no ha sido la única en ser formulada. Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y más unificado, consistente en cuatro etapas: 1.- Creación del documento. 2.- Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido. 3.- Introducción del documento en un cuadro de retención. 5.- Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo. Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Por otro lado, Albada revisó el concepto de ciclo de vida de la información registrada y estableció tres períodos: a.- Agency records management o current record management. b.- Record management o semi-current records management. c.- Archives management. Este autor utiliza el término records para indicar los documentos corrientes (activos) o semicorrientes (semiactivos) y el término archive para los documentos históricos o permanentes. A modo de conclusión, y después de todo lo expuesto, diremos que el concepto del ciclo de vida no sólo ha servido para la construcción de un modelo profesional sobre el que se desarrollan los denominados “programas” de records management, sino que además ha determinado las que son consideradas como herramientas fundamentales: el cuadro de clasificación, los calendarios de disposición y los instrumentos para la descripción y recuperación.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Con la aparición de los documentos electrónicos se está poniendo en duda la adecuación del marco teórico del ciclo de vida, teniendo en cuenta sobre todo la posibilidad de que los registros electrónicos que documenten transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen debidamente o no sobrevivan. Este debate no ha consistido tan sólo en una crítica del modelo del ciclo de vida, sino que ha provocado la definición de un modelo alternativo: el record continuum. Al igual que el records managment se fundamenta sobre el concepto del “ciclo de vida de la documentación” (incluso la administración tradicional de archivos se ha basado en dicho concepto para categorizar las distintas instalaciones de archivo), el marco de trabajo sobre el que se asienta este movimiento hacia la “reinvención” de los archivos puede ser el modelo conocido como records continuum. El modelo del record continuum considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición. En este nuevo modelo los archiveros y gestores de documentos están activamente implicados en todos los puntos en el continuum. Mientras el modelo del ciclo de vida propone un separación estricta de responsabilidades en la gestión de documentos, provocando una distinción fundamental entre las vidas pre-archivística y archivística de un registro; el modelo continuum se fundamenta en la integración de dichas responsabilidades, considerando que un registro no pasa por distintas fases de vida, sino que presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones.

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. 1. Dimensión acontecimiento: en esta dimensión la transacción aún no ha surgido. 2. Dimensión documental: el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia. 3. Dimensión riesgo: el registro es valorado por la organización, y en consecuencia, conservado o destruido. 5. Dimensión social: la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros. Un importante archivero australiano, Ann Pederson, describe las diferencias entre ambos modelos de la manera siguiente: “El ciclo de vida es relativo a los registros y la información... los registros tienen un ciclo de vida. El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.

22 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Consecuencia directa de la visión de la gestión de documentos como algo continuo, es (como ya hemos comentado): - la destrucción de la distinción entre registros activos y no-activos, entre registros archivísticos y no archivísticos; y - la eliminación de la separación estanca entre responsabilidades predefinidas asociadas con cada etapa de la gestión de documentos. En otras palabras, de acuerdo con el modelo continuum, las estrategias y metodologías para valorar, describir y conservar registros se implementan de forma previa a los procesos de gestión de registros, preferiblemente en la etapa de diseño de sistemas y no al final del ciclo de vida. A continuación vamos a ver una gráficamente en qué consiste el Record Continuum:

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5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. [Eje de Transaccionalidad] Causa Función Propósito [Eje de Responsabilidad] Dominio Organización Competencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información Instrumento Acto [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Gráfica del Record Continuum

24 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. En el modelo continuum, el registro comienza a existir en el momento de la transacción y requiere cuidados continuos desde este momento hasta su disposición. El registro no pasa por distintas fases, presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en cuatro dimensiones: 1.- La primera dimensión, a la que le corresponde el nombre “Dimensión Acontecimiento”, consta del acto, la huella, el instrumento y la información. En esta dimensión, la transacción aún no ha ocurrido. 2.- La segunda dimensión, la “Dimensión Documental”, se caracteriza por cuatro atributos: el acto inicial o causa de la transacción administrativa; la huella se convierte en evidencia; el instrumento se transforma en competencia; el dato llega a ser el registro. En esta dimensión, el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia. 3.- La tercera dimensión, la “Dimensión Riesgo”, se caracteriza por la función, la memoria corporativa, la organización y el sistema de gestión de documentos. En esta dimensión, el registro es valorado por la organización y, en consecuencia, conservado o destruido. 5.- La cuarta o “Dimensión Social”, tiene los atributos de propósito, memoria colectiva, dominio y archivo. En esta dimensión la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.

25 UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.- Los principios teóricos.
5.3.- El concepto de ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias. Los atributos se relacionan entre sí siguiendo los radios o ejes, que han sido denominados: eje de evidencia (huella, evidencia, memoria corporativa, memoria colectiva); eje de transaccionalidad (acto, causa, función, propósito); eje de responsabilidad (instrumento, competencia, organización, dominio); y eje de gestión de documentos/archivo (dato, registro, sistema de gestión, archivo). El records continuum es un marco conceptual cuyo objetivo principal es el acontecimiento documentado.