Auditorías de Calidad. ESQUEMAS DE CERTIFICACIÓN Certificación de producto Certificación aislada de lotes Certificación periódica de lotes Sellos de calidad.

Presentación del tema: "Auditorías de Calidad. ESQUEMAS DE CERTIFICACIÓN Certificación de producto Certificación aislada de lotes Certificación periódica de lotes Sellos de calidad."— Transcripción de la presentación:

1 Auditorías de Calidad

2 ESQUEMAS DE CERTIFICACIÓN Certificación de producto Certificación aislada de lotes Certificación periódica de lotes Sellos de calidad Certificados de aseguramiento de calidad

3 BASES PARA EL ÉXITO DE UNA GESTIÓN DE CALIDAD Conciencia de los ejecutivos sobre la necesidad de comprometerse con la calidad Conocimiento de los ejecutivos sobre gestión de calidad Compromiso de los ejecutivos, comenzando por el Gerente General, con la iniciativa Estructura organizacional Disposición a que el trabajo en equipo llegue a ser la forma de trabajo natural en la organización Disposición a adoptar el servicio al cliente y la búsqueda de la excelencia como objetivos prioritarios para los empleados

4 BASES PARA EL ÉXITO DE UNA GESTIÓN DE CALIDAD Mandos medios receptivos al cambio Relaciones laborales adecuadas Privilegio a la estabilidad laboral, mas que al cambio permanente de empleados Considerar el entrenamiento, la capacitación, la educación como inversión(permanente), y no como gasto Nivel adecuado de salarios Disponer o generar un sistema de información adecuado y orientado a recolectar datos útiles para la calidad

5 AUDITORIA DE CALIDAD “Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados relacionados cumplen con disposiciones planificadas y si estas disposiciones se implementan en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos” AUDITOR DE CALIDAD “PERSONA CALIFICADA PARA EFECTUAR AUDITORIAS DE CALIDAD”

6 TIPOS DE AUDITORIA AUDITORIAS DE GESTION: –Planeación estratégica –Políticas y objetivos –Estructuras y recursos AUDITORIAS PRODUCTO/SERVICIOS: –Auditoría planificación –Auditoría de conformidad de producto AUDITORIAS DE PROCESO: –Auditoría planificación –Auditoría capacidad AUDITORIAS DE PROCEDIMIENTO: –Auditoría de la documentación –Auditoría de implementación AUDITORIAS DEL SISTEMA: –Auditoría de la documentación –Auditoría de implementación –Vigilancia del sistema1

7 AUDITORIA EXTERNA CUANDO EL AUDITOR NO PERTENECE A LA ORGANIZACIÓN AUDITADA OBJETIVOS: –Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada. –Verificar la aplicación de las disposiciones contractuales FINALIDADES: –Reconocer la aptitud para satisfacer los requerimientos especificados. –Seguir la aplicación de las disposiciones contractuales. –Certificar, acreditar una organización

8 AUDITORIA INTERNA CUANDO EL AUDITOR PERTENECE A LA ORGANIZACIÓN AUDITADA OBJETIVOS: –Evaluar el grado de adecuación entre los objetivos que se pretenden, las disposiciones adoptadas y los resultados obtenidos FINALIDADES: –Validar el sistema de calidad –Mejorar el sistema de calidad en caso de problema

9 AUDITORIAS REALIZADAS POR LA EMPRESA Se llevan a cabo por personal de la empresa. Se les denomina también auditorias internas. AUDITORIAS DE SEGUNDA FUENTE Son auditorias que lleva a cabo un cliente a un proveedor. AUDITORIAS POR TERCERAS FUENTES Son aquellas ejecutadas por auditores pertenecientes a organismos de certificación con el propósito de certificar una organización. CATEGORIA DE LAS AUDITORIAS

10 EL EQUIPO DE AUDITORIA Funciones AUDITOR LIDER Asegurarse de que el sistema documentado cumple con el estándar, antes de comenzar con la auditoría de implementación. Preparar calendario de auditoría. Determinar la duración de la auditoría, proporcionando el número de auditores y teniendo en cuenta el calendario y objetivo de la auditoría. Seleccionar a los auditores. Dirigir las reuniones de apertura y clausura. Resolver los problemas inmediatamente durante la auditoría. Elaborar el informe de auditoría

11 1. Determinar los aspectos que se deben verificar en cada área. 2. Preparar las listas de comprobación de la auditoría. 3. Determinar el grado en que esta implementado el sistema de calidad de la compañía. 4. Recopilar y documentar pruebas objetivas de las no conformidades, en caso de que se presenten. Informar al Auditor líder sobre sus hallazgos. 5. Verificar la efectividad de las acciones correctivas propuestas. 6. Entrevistar, seleccionar muestras de trabajo y recolectar evidencia objetiva. Función Equipo de Auditores

12 CARACTERÍSTICAS PERSONALES DE LOS AUDITORES RASGOS POSITIVOS: Inquisitivo, para obtener la información de manera natural Sistemático, para buscar la información de manera lógica y objetiva Analítico, para derivar conclusiones apropiadas a partir de los hechos recopilares Pacientes, para obtener indirectamente la información necesaria de personas que pueden ser cautas, pasivas o agresivas Maduros, para actuar con responsabilidad y evitar comportamientos mezquinos e infantiles Flexibles, para considerar soluciones nuevas sin prejuicios Amistosos, para crear una relación de cooperatividad con las personas a quienes a quienes entrevistan Tenaz, para buscar la prueba objetiva que apoye las declaraciones de la empresa

13 RASGOS NEGATIVOS Agresivos: Intimida a los auditados Confrontativos, Puede provocar la discusión con el entrevistado Pasivos, de manera que el entrevistado controle la auditoria Subjetivos, de manera que los hallazgos sean vagos e imprecisos.

14 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Preparación, mantenimiento y administración de los programas de auditoría. Capacitación de los auditores Planificación de las auditorías Ejecución de auditorias Registro de las observaciones Clasificación de las no-conformidades Evaluación de las propuestas de acción correctiva Vigilancia del sistema de calidad

15 EL SISTEMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD EN LAS EMPRESAS

16 EL PROCESO DE AUDITORIA PREPARAR EL PROGRAMA DE AUDITORIA PLANIFICAR Y ORGANIZAR LA AUDITORIA REALIZAR LA AUDITORIA INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDIT. REALIZAR AUDITORIA DE SEGUIMIENTO COMPLEMENTAR REGISTROS DE AUDITORIA

17 EL PROCESO DE AUDITORIA EL PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo Localización Fecha de auditoría Nombre auditores Tiempo de duración estimado PLANIFICAR Y ORGANIZAR LA AUDITORIA Revisión de la documentación Areas a auditar Elaborar listas de verificación

18 EL PROCESO DE AUDITORIA REALIZACION DE LA AUDITORIA Reunión de apertura Entrevistas Búsqueda de prueba objetiva Observación de actividades Valoración de desviaciones INFORME SOBRE AUDITORIA Informe verbal sobre los hallazgos Levantamiento de las no conformidades Informe de resultado de auditoría Se acuerdan propuestas de acción correctiva AUDITORIA DE SEGUIMIENTO Auditoría de comprobación COMPLETAR LOS REGISTROS DE LA AUDITORIA Cierre de no conformidades Archivo de documentos (registros)

19 EL PROGRAMA DE AUDITORIA “En este se debe identificar el tipo de auditoría, las fechas en que se va a auditar, estándar que se va a auditar y los auditores. Estos programas sirven para coordinar las actividades de auditoría en las empresas” FRECUENCIAS DE LAS AUDITORIAS “Se deben programar según la importancia y el estado de las actividades a auditar” ESTADO DE LAS ACTIVIDADES Cuando los resultados de las auditorías previas han revelado un funcionamiento superior (cero no conformidades en más de dos ocasiones, por ejemplo), la frecuencia de las auditorias puede reducirse. Sin embargo, debería incrementarse en áreas donde los resultados indicaran un funcionamiento inferior

20 El propósito de la auditoría de documentación del sistema de calidad es verificar que el sistema de calidad posibilitará que se suministre un producto conforme y que se incluyan las disposiciones adecuadas para evitar que se suministren productos no conformes. Que los documentos proporcionados forman parte del sistema establecido Que se traten todos los elementos del estándar Que el manual de calidad y procedimientos documentados haya respuesta a cada requerimiento. Que las políticas y prácticas (procedimientos, instrucciones, estándares guías) se declaren con claridad y sin ambigüedades Que los documentos tengan consistencia interna y que haya consistencia entre los documentos relacionados AUDITORIA DE LA DOCUMENTACION

21 AGENDA PARA LA REUNION DE APERTURA –Presentación del equipo de auditoría –Propósito y ámbito de la auditoría –Calendario de la auditoría –Proceso de auditoría y procedimientos para informar –Nombramiento de los guías –Seguridad y salud –Aclaraciones y preguntas REUNION DE APERTURA

22 SELECCIONAR A QUIEN ENTREVISTAR EL FORMATO DE LA ENTREVISTA –Efectuar preguntas abiertas para investigar los hechos –Evitar preguntas emocionales o engañosas –Escuchar con atención –Ser observador e inquisitivo –Tomar notas –Comprobar la prueba con el estándar y con la documentación del auditado –Establecer la causa raíz de las deficiencias –Obtener sugerencias del auditado sobre las posibles causas que originan la no conformidad LA ENTREVISTA

23 PARA ESTABLECER QUE LAS OPERACIONES ESTÁN BAJO CONTROL, EL AUDITOR DEBERÍA VERIFICAR: –Que auditado conoce los requerimientos que su trabajo debe satisfacer –Que esos requerimientos son los que define el sistema de calidad de la compañía –Que el auditado tiene acceso a la documentación necesaria para realizar su trabajo –Que los planes y procedimientos son adecuados para generar la conformidad por evitar la no conformidad –Que se siguen los requerimientos especificados –Que se han realizado las disposiciones necesarias para evitar el uso inintencionado de trabajo que no cumple LA ENTREVISTA

24 QUE PREGUNTAR AL JEFE DEL AREA –Cuáles son sus responsabilidades y autoridad –En qué documentos se define y documenta su responsabilidad –Con quiénes se comunica –Qué requerimientos / objetivos se requiere que cumpla –Cómo asigna el trabajo a su personal –Cómo establece que sus empleados llevan el trabajo tal como se les ha ordenado –Qué medidas se adoptan para detectar oportunidades en la mejora del funcionamiento –Cómo identifica necesidades de capacitación para su personal LA ENTREVISTA

25 QUE SE PREGUNTA AL PERSONAL –Cuáles son sus responsabilidades y autoridad –En qué documentos se define dichas responsabilidades y autoridad –Cómo ejecuta su trabajo –De qué manera afecta la política de calidad lo que hace –Qué haría si las instrucciones que ha recibido no pudiesen ejecutarse –Qué haría si surgieran problemas en su trabajo –Qué haría si pensara que los procesos en los que está implicado pueden mejorar –Cómo aprendieron a realizar su trabajo –Qué entrenamiento y formación les ha proporcionado la empresa –Cómo beneficia el sistema de calidad a su trabajo LA ENTREVISTA

26 “La información que puede probarse como verdadera, en base a los hechos que se obtienen a partir de la observación, la medida, la prueba u otros medios” “Gran parte de la prueba objetiva que se recoge en una auditoría vendrá de la documentación, en forma de políticas, procedimientos, especificaciones, registros o mediante la verificación de los procesos muestreando en puntos discretos.” BUSQUEDA DE LA PRUEBA OBJETIVA

27 LA DOCUMETACION El estado de los documentos Validez de los diagramas, formularios, formatos, etc. Disponibilidad de los documentos Si el personal sabe que documentación tiene que usar AREAS Nivel general de mantenimiento Flujos Los avisos, cuando se exponen, ¿son relevantes? PRODUCTO La condición del producto (limpio o sucio, dañado o en perfecto estado, con fugas o escapes, etc.) Identidad del producto (marcas en sus componentes, estado de modificación, números de serie) Manipulación y segregación del producto, contenedores, medidas de protección Embalase del producto (protección)

28 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS Uso de herramientas Condición de equipos y herramientas Estado (Calibración, verificación, modificaciones, etc.) DATOS Validez (estado, aprobación) Integridad (acceso restringido para cambiar los datos) Vigencia MATERIALES Uso (evaluación previa al uso) Condición (limpieza o suciedad, dañados o no, etc.) Identidad (números de serie, números de lote) Avisos de advertencia (Productos perecederos)

29 REUNION REVISION DE LOS AUDITORES Se discuten los problemas con otros miembros del equipo. El auditor Jefe puede dirigir a los miembros del equipo en la búsqueda de cierta prueba o centrarse en aspectos que necesitan más atención. Las listas de comprobación se pueden revisar y modificar, si es necesario. Los miembros del equipo pueden intercambiar información y guiar a otros para seguir asegurando la prueba objetiva. Pueden armonizarse las interpretaciones del estándar. Pueden debatirse los hallazgos de la auditoría y considerarse los puntos de vista de los demás auditores, para determinar si hay no conformidades. Pueden prepararse las solicitudes de acción correctiva.

30 REUNION REVISION DE LOS AUDITORES Se discuten los problemas con otros miembros del equipo. El auditor Jefe puede dirigir a los miembros del equipo en la búsqueda de cierta prueba o centrarse en aspectos que necesitan más atención. Las listas de comprobación se pueden revisar y modificar, si es necesario. Los miembros del equipo pueden intercambiar información y guiar a otros para seguir asegurando la prueba objetiva. Pueden armonizarse las interpretaciones del estándar. Pueden debatirse los hallazgos de la auditoría y considerarse los puntos de vista de los demás auditores, para determinar si hay no conformidades. Pueden prepararse las solicitudes de acción correctiva.

31 CUANDO SOLICITAR ACCION CORRECTIVA Cuando se ha encontrado la prueba de errores frecuentes. Cuando existe la prueba de que se afectará negativamente la calidad de los productos. Cuando exista la prueba de que el sistema de calidad no evitará el suministro de un producto o servicio no conforme. CUANDO NO SOLICITAR UNA ACCION CORRECTIVA Cuando se trate de un error aislado. Cuando los errores son atribuibles a personal en periodo de aprendizaje. Cuando los problemas que se conocen se están resolviendo mediante un plan de acción correctiva aprobado. Cuando no puede probarse que una practica difiera de los requerimientos del estándar.

32 HALLAZGOS CONFORMIDADESNO CONFORMID.OBSERVACIONES RIESGOS MENORNO CONFOR. POTE.MAYOR ALEATORIASISTEMA MEJORAS “ LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA SON LOS HECHOS QUE SE HAN REVELADO DURANTE LA AUDITORIA Y PUEDEN CLASIFICARSE COMO CONFORMIDADES, NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES” ARBOL DE DECISIÓN SOBRRE LOS HALLAZGOS Las no conformidades son hechos apoyados por la prueba objetiva, que demuestran que hay un fallo en el cumplimiento de un requerimiento del estándar. Las observaciones son hechos apoyados por una prueba objetiva, que no demuestran un fallo en el cumplimiento de un requerimiento del estándar, sino que solo perjudican la efectividad del sistema. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

33 REDACCION DE NO CONFORMIDADES El objeto de la no conformidad definido en términos precisos. El lugar en que se detectó la no conformidad. El incidente que indica la no conformidad. El requerimiento del estándar que no se ha cumplido. CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES MAYOR –La ausencia o quiebra total de un sistema para cumplir los requerimientos de una cláusula del estándar u otros documentos de referencia. MENOR –Un fallo aislado en el cumplimiento de un requerimiento especificado.

34 CONTENIDO INFORME DE AUDITORIA Datos de identificación de la auditoría Aprobación del informe El plan de auditoría como anexo. Conclusión del informe. La prueba que apoya la conclusión, en la hoja de hallazgos. Las acciones de seguimiento que se han acordado.

35 AGENDA DE LA REUNON DE CLAUSURA Confirmar el propósito y ámbito. Puntos positivos. Resumen de hallazgos. Conclusiones. Recomendaciones. Detallar los hallazgos. Propuestas de acción correctiva. Acción de seguimiento

36 CRITERIOS PARA PROPUESTAS DE ACCION CORRECTIVA “ La acción requerida para tratar cualquier no conformidad de forma efectiva tiene tres componentes” Corregir el elemento específico de la no conformidad, es decir, el objeto del hallazgo de la auditoría. Buscar y corregir cualquier otro caso similar de no conformidad.. Corregir aquello que ha causado la no conformidad.