Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) y las Normas ISO 9001:2000 Taller Implementadores Heidi Berner, Jefa División de Control de Gestión Luna Israel,

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1 Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) y las Normas ISO 9001:2000 Taller Implementadores Heidi Berner, Jefa División de Control de Gestión Luna Israel, Jefa Departamento de Gestión Eliana Carvallo, Analista de Gestión 23 de Agosto 2007

2 Temario I.Presupuesto por Resultados y Sistema de Control de Gestión II.Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de tipo Institucional III. Programa de Mejoramiento de la Gestión 3.1.Antecedentes del PMG 3.2.Aspectos Metodológicos 3.3.Resultado del PMG 2006 3.4.Mecanismo de Certificación Externa de Sistemas de Gestión de los PMG IV. Desafío del Gobierno Central

3 I- Presupuesto por Resultados y Sistema de Control de Gestión

4 RESULTADO DE LA PROVISION DE PRODUCTOS ESTRATEGICOS (bienes y/o servicios) PRESUPUESTO POR RESULTADOS DiscusiónAprobación Ejecución Evaluación Formulación

5 SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN OBJETIVO: Proveer de información de desempeño e introducir prácticas para mejorar la calidad del gasto. Eficiencia en la Asignación de Recursos Eficiencia en el Uso de recursos Transparencia

6 Ministerios Subsecretarias Servicios Públicos Intendencias (13) Gobernaciones (50) Municipios (No) Sistema de Control de Gestión Gobierno Central Gobierno General COBERTURA

7 INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO Información de Desempeño EVALUACIÓN INTERNA FORMULACIÓN PROCESO PRESUPUESTARIO Ley de Presupuestos Presentación Proyecto Aprobación Ley EJECUCIÓN Seguimiento

8 INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN EVALUACIÓNINDICADORES DE DESEMPEÑO PRESENTACION DE PROGRAMAS AL PRESUPUESTO BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL MECANISMOS DE INCENTIVO REMUNERACIONAL INSTITUCIONAL Programa de Mejoramiento de la Gestión DEFINICIONES ESTRATÉGICAS

9 INFORMACION DE DESEMPEÑO Y PRESUPUESTO Relación no Directa (no mecanica). Uso en Conjunto con otras categorías de información - Prioridades de Política -Restricciones financiera Presentación al Congreso junto con el Proyecto de Ley de Presupuestos.

10 INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION Indicadores de desempeño (1993) Evaluación de programas (1997) Evaluación de Instituciones (2002) Balances de Gestión Integral (1997) Presentación Estándar de Programas al Presupuesto (2000) Mecanismos de Incentivo Institucional - Programas de Mejoramiento de Gestión (1998) –Ley Médica (2003) –Metas de Eficiencia Institucional (2007)

11 II- Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de tipo Institucional. Programa Mejoramiento de Gestión

12 Incentivos de tipo Individual. Corresponde a incentivos que se pagan a un porcentaje de funcionarios de cada estamento asociado al resultado del proceso de evaluación del desempeño. Incentivos de tipo Colectivo. Corresponde a incentivos que se pagan a grupos o unidades de trabajo dentro de una institución, generalmente asociado al cumplimiento de metas de gestión del grupo de trabajo. Incentivos de tipo Institucional. Corresponde a incentivos que se pagan a todos los funcionarios o a todo un estamento de un servicio, generalmente asociado al cumplimiento de metas comunes de gestión institucional. MECANISMOS DE INCENTIVO

13 TIPOS DE INCENTIVOS AL DESEMPEÑO

14 Incentivos de tipo Institucional. –Programa Marco en base a definiciones de política del Gobierno Central para lograr el mejoramiento de gestión de los servicios públicos. –Compromisos de cada institución en base a Programa Marco –Evaluación Externa a la institución del Cumplimiento de los Compromisos establecidos MECANISMOS DE INCENTIVO

15 III.Programa de Mejoramiento de la Gestión

16 3.1.Antecedentes del PMG

17 El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia a un incentivo de carácter monetario para los funcionarios que se desempeñan en los servicios públicos (Ley 19.553, 1998). El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de gestión y el porcentaje de incentivos se otorga según los siguientes tramos: ANTECEDENTES PMG Porcentaje de Incentivo por Desempeño Institucional Porcentaje de Cumplimiento 5%90% - 100% 2,5%75% - 89% 0%< 75%

18 Período 1998 – 2000. Cumplimiento de metas asociados a Indicadores de Desempeño. Período 2001 – 2004. Cumplimiento de Objetivos de Gestión establecidos en un Programa Marco. Período 2005 en adelante. Cumplimiento de los requisitos normativos ISO 9001:2000 para el Programa Marco del PMG. ANTECEDENTES: PERIODOS DEL PMG

19 Durante el período 1998-2000 se utilizaron los indicadores de desempeño y sus metas como compromisos del PMG. Del análisis del uso de este instrumento en este periodo se concluyó lo siguiente: Metas auto-cumplidas, con bajas y diferenciadas exigencias por parte de las instituciones frente a un mismo incentivo (No se cumplen los principios de justicia, comparabilidad ni exigencia de las metas). Los indicadores comprometidos eran mayoritariamente referidos a temas de procesos internos Se alcanzaban los máximos porcentajes de cumplimiento sin una correlación con el mejoramiento de gestión en las instituciones ANTECEDENTES: ETAPAS PMG Período 1998 – 2000

20 Se realizó una modificación en el diseño del PMG, pasando de formular compromisos a través de indicadores a la formulación de compromisos establecidos en un Programa Marco. Se establecieron objetivos de gestión y etapas de desarrollo para 11 sistemas de gestión. Se definieron Requisitos Técnicos y Medios de Verificación para cada uno de los objetivos de gestión y etapas de desarrollo establecidas para cada sistema. Período 2001 – 2004 ANTECEDENTES: ETAPAS PMG

21 Período 2005 en adelante ANTECEDENTES: ETAPAS PMG La aplicación de los PMG durante los años 2001 - 2004 alcanzó niveles de desarrollo, en que un número de servicios (22) logran las metas definidas. Es por esto que se consideró necesaria la aplicación de un estándar externo que continúe promoviendo la excelencia en el servicio público, pero que también hiciera reconocibles los logros por parte del conjunto de la sociedad. Se incorporó el proceso de Certificación ISO 9001:2000 de los sistemas de gestión del Programa Marco del PMG. Se utiliza toda la estructura y organización de la ISO internacional, trabajando el tema con instituciones especialistas tanto en la Preparación de un proceso de Certificación, como con aquellas instituciones acreditadas para la Certificación ISO.

22 3.2. Aspectos Metodológicos

23 ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL PMG Principios Programa Marco Programa Marco Básico Programa Marco Avanzado Focos o Áreas de Mejoramiento Estructura del Programa Marco

24 Pertinente: las áreas de mejoramiento del Mecanismo de Incentivos Institucional deben responder a las prioridades en el ámbito del mejoramiento de la gestión. Simple y Comprensible: las áreas y objetivos de gestión deben ser acotadas a un número posible de administrar y adecuadamente comprendidos. Exigente y Comparable: los objetivos deben garantizar el desarrollo y mejoramiento de las áreas que conforman el Programa Marco. Deben ser comparables entre instituciones, de modo que la evaluación del cumplimiento y la entrega del beneficio sea justa. PRINCIPIOS

25 Participativo: la definición de objetivos y su prioridad debe incorporar a los funcionarios, a través de equipos de trabajo y coordinaciones que correspondan, informando del resultado del seguimiento y cumplimiento final. Flexible: la formulación de los compromisos del Mecanismo de Incentivo Institucional debe considerar las excepciones necesarias, atendiendo a las diferencias en las funciones de los servicios públicos. Verificable: el cumplimiento debe ser verificado por actores externos a la institución que formula los compromisos a través de medios específicos, disponibles para quienes realicen este proceso. PRINCIPIOS

26 PROGRAMA MARCO Se propone un Programa Marco con el objeto de contribuir al desarrollo de áreas estratégicas para la gestión pública. Se establecen las áreas de mejoramiento, sistemas de gestión, etapas de Desarrollo o Estados de Avance, de cada sistema. Las prioridades y ponderaciones las define cada institución

27 Programa Marco Básico Comprende 4 áreas y 8 sistemas de gestión con 4 ó 6 etapas de desarrollo cuya acreditación o evaluación se realiza a través de un externos a la institución que compromete los sistemas de gestión. Programa Marco Avanzado Incorpora los objetivos del Programa Marco Básico y las exigencias de la Norma ISO 9001:2000, éstas últimas en orden a certificar cada uno de los sistemas de gestión. (organismos especializados en Norma ISO, externos al ejecutivo). PROGRAMA MARCO

28 II. FORMULACIÓN PMG EJEMPLO PROGRAMA MARCO 2007

29 FOCOS O ÁREAS DE MEJORAMIENTO Recursos Humanos Calidad de Atención de Usuarios Planificación y Control de Gestión Administración Financiera Enfoque de Género Conjunto de áreas de mejoramiento de la gestión, comunes para todas las instituciones del sector público. Cada área del Programa Marco está conformada por sistemas, establecidos por el marco de política en el ámbito de la modernización del sector público. Cada sistema se desarrolla en etapas a la que se le ha definido requisitos técnicos. Areas Programa Marco

30 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO Areas Sistemas Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo Requisitos Técnicos Requisitos Normativos (ISO 9001: 2000) PM Básico PM Avanzado

31 ESTRUCTURA PROGRAMA MARCO

32 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO

33 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO POR SISTEMA DIAGNOSTICO DISEÑO IMPLEMENTACION EVALUACION

34 3.3.Mecanismo de Certificación Externa de Sistemas de Gestión de los PMG

35 Objetivo Programa Marco Avanzado Normalizar o estandarizar el desarrollo de los sistemas de gestión definidos para los servicios públicos en el Programa Marco del Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG), con estándares de calidad predefinidos y certificado por organismo externo al ejecutivo, reconocido nacional e internacionalmente a través del sistema de certificación Normas ISO 9001:2000

36 En el protocolo suscrito por el Gobierno y la Comisión Mixta de Presupuestos del Congreso Nacional, en el marco de la discusión del Proyecto de Ley de Presupuestos del Sector Público para el año 2004, se acuerda promover un mecanismo de certificación externa reconocible internacionalmente –tipo normas ISO- con el objeto que los PMG se consoliden como instrumento de promoción de excelencia en el Servicio Público. Antecedentes

37 A) Sistemas: al menos dos sistemas al año B) Etapas: se desarrolla en etapas C) Servicios: ingresan al mecanismo los servicios que cumplan las etapas finales del programa marco básico. Proceso de Implementación ISO 9001:2000

38 Gradualidad de la Implementación A) Sistemas

39 B) Etapas 4 nuevas etapas de los sistemas a certificar: Primera etapa: preparación para la certificación Segunda etapa: certificación del sistema en las exigencias de la Norma ISO: 9001:2000. A continuación habrán dos etapas adicionales cuyas exigencias serán la mantención de la certificación de acuerdo a la norma. Gradualidad de la Implementación

40 b) Etapa 1 Preparación para la Certificación Elaboración del manual de calidad para los sistemas comprometidos Contratación consultor por el servicio Ejecución de auditorias internas de calidad (detección de no conformidades/acciones correctivas, análisis de causa) Capacitación en norma ISO a funcionarios involucrados Diagnóstico de Calidad y Programa de Trabajo Definiciones Estratégicas(Política, Objetivos) Definición de Procesos y Documentación Implementación : Aplicación Manual de Calidad

41 Pre-certificación: auditoria que detecta las No conformidades con la norma ISO Incorporación modificaciones para resolver las No conformidades Selección y contratación empresa certificadora Certificación del sistema según alcance definido Nota: La empresa certificadora debe ser completamente diferente a la empresa consultora externa de la etapa de preparación. b) Etapa 2 Certificación

42 Ejecución auditorias de mantención por parte de la empresa certificadora Mantención de la certificación del sistema según alcance definido b) Etapas 3 y 4 Mantención Certificación

43 C) Servicios: 2005 22 servicios inician por primera vez la etapa de preparación para la certificación de dos sistemas 2006 50 servicios inician por primera la etapa de preparación para la certificación de dos sistemas 22 servicios inician por primera la etapa de certificación de los dos sistemas cuya preparación se inició en el año 2005 22 servicios continúan la etapa de preparación para la certificación de dos nuevos sistemas Gradualidad de la Implementación

44 C) Servicios (cont....) 2007 5 servicios inician por primera la etapa de preparación para la certificación 22 servicios inician por primera vez la etapa de mantención de la certificación cuya certificación fue el año 2006 50 servicios inician por primera vez la etapa de certificación de los 2 sistemas que prepararon para la certificación durante el 2006 72 servicios que continúan en la etapa de preparación para la certificación de nuevos sistemas Gradualidad de la Implementación

45 Estrategia de Asistencia Técnica - DIPRES Apoyo Técnico Apoyo Financiero

46 Manual de Referencia por sistema Términos de referencia para contratar consultor externo para asistencia técnica para la etapa de preparación para la certificación según la norma ISO 9001:2000 Taller de Asistencia Técnica para la vinculación de requisitos técnicos del PMG y requisitos normativos. Información Registro Consultores INN Apoyo Técnico - DIPRES - Reunión con Jefes de Servicios que ingresan al PMA. - Revisión de Diagnóstico de calidad y Programa de Trabajo

47 Preparación para la certificación, 50% del costo total de las asesoría. Apoyo Financiero Certificación, 75% del costo total del proceso de Certificación.

48 3.4. Resultados del PMG

49 Resultados del Cumplimiento del PMG 2006

50 Evaluación Cumplimiento PMG 2006 Resultados Generales

51 Evaluación Cumplimiento PMG 2006 Resultados por Tramo Tramo de Cumplimiento 90% - 100% % de Servicios 66% 79% 75% 86% 78% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 200120022003200420052006

52 Evaluación Cumplimiento PMG 2006 Resultados por Funcionarios Tramo Cumplimiento 90% - 100% N ú mero de Funcionarios 52.857 57.316 45.637 56.699 63.887 62.308 0 20.000 40.000 60.000 80.000 200120022003200420052006

53 Evaluación Cumplimiento PMG

54 Evaluación Cumplimiento PMG 2006 Sistemas Comprometidos y Cumplidos

55 Situación Actual del proceso de Certificación

56 Situación Actual. Servicio que ingresaron al Programa Marco Avanzado el año 2005. (22 Servicios)

57 Situación Actual. Servicio que ingresaron al Programa Marco Avanzado el año 2006 (50 Servicios)

58 Situación Actual. Servicio que ingresaron al Programa Marco Avanzado el año 2007 (5 Servicios)

59 Situación Actual. Sistemas en Proceso de Certificación (77 Servicios)

60 IV. DESAF Í OS DEL GOBIERNO CENTRAL

61 DESAFÍO DEL GOBIERNO CENTRAL Programa Marco Básico Programa Marco Avanzado Sistema de gestión de Calidad Modelos de Excelencia de Gestión Areas y Sistemas de gestión Areas y Sistemas de gestión certificados en Normas ISO 9001:2000 Provisión de Bienes y Servicios certificados en Norma ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad con puntajes de excelencia en Modelos de Gestión

62 FIN PRESENTACIÓN www.dipres.cl/control de gestión lisrael@dipres.cl ecarvallo@dipres.cl natacha.diaz@inn.cl www.dipres.cl/control lisrael@dipres.cl@dipres.cl 23 de Agosto 2007