Diseño de una Guía Metodológica para la Elaboración de Documentos Preparatorios de Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y Expedientes Técnicos.

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1 Diseño de una Guía Metodológica para la Elaboración de Documentos Preparatorios de Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y Expedientes Técnicos

2 Responsabilidades y Relaciones en los Procesos
Acuerdo de Préstamo Normas de Adquisiciones Manual de Operaciones Estudio de Factibilidad Beneficiario Plan Operativo Términos de Referencia Contratos Proveedor / Contratista / Consultor

3 Documentos Preparatorios
Dependerá del tipo de necesidad: Diagnósticos y evaluaciones. Mejora de Procesos. Desarrollo de sistemas. Implementación de sistemas. Capacitaciones. CONSULTORIA TERMINOS DE REFERENCIA Equipos. Muebles. Licencias. BIENES ESPECIFICACIONES TECNICAS Adecuación de infraestructura. Remodelación de ambientes. OBRAS MENORES EXPEDIENTE TECNICO

4 Categorías de gasto del contrato de Préstamo
Categoría De Gasto 1. Obras menores: (i) Adecuación de infraestructura; (ii) Remodelación de ambientes. 2. Bienes y servicios: Equipos, muebles, licencias y servicios no de consultoría. 3. Servicios de Consultoría: Servicios de tipo intelectual. 4. Capacitación: (i) Cursos de especialización, (ii) programas de capacitación. 5. Gastos Operativos: (i) servicios de transporte y comunicación; (ii) mantenimiento; (iii) Artículos de oficina; (iv) servicios de impresión y reproducción de documentos; (v) otros gastos referidos a reuniones organizativas de la UCP.

5 Etapas de los procesos de Contratación
Selección Ejecución Contractual Programación y Planificación

6 Planificación y Contratación
TÉRMINOS DE REFERENC. Y ESP. TÉCNICAS Institución Beneficiaria Consultoría: SBCC, MC y CC Bienes y obras: LPN, L. Shopping DEFINICIÓN TIPO DE PROCESO ESTUDIO DE FACTIBILIDAD POA Publicación aviso Invitación Lista Corta CONVOCATORIA AL PROCESO DE SELECCIÓN EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN Aplicación de criterios de evaluación SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO firma de contrato. Reglas para la ejecución

7 En el caso de consultoría de firmas: cómo debe estar estructurado el documento de términos de referencia La primera parte contiene los Antecedentes La segunda Parte presenta el objetivo de la consultoría (¿Cuál es el resultado final de la Consultoría?) La tercera Parte presenta los alcances/ actividades que serán realizadas La cuarta Parte contiene la metodología que puede emplearse (de ser el caso) La quinta parte describe resultados Esperados ¿Qué productos y/o servicios resultarán de cada actividad o conjunto de actividades? A continuación se define el Lugar de Trabajo, la Supervisión, el Plazo y Forma de Pago La sexta parte presenta la Calificación mínima del Consultor (Experiencia) y el perfil mínimo del personal propuesto Finalmente, se indican los criterios de evaluación a aplicar

8 Problemas Frecuentes en la Formulación de TdR
No hay una buena definición de los objetivos, productos y actividades La actividad no contribuye al cambio de los indicadores del PMSJ ni del SAJ Entrega inoportuna de información de la IIBB No se define apropiadamente al personal clave necesario Perfil inadecuado de los consultores clave Criterios de evaluación mal establecidos. No se delimita apropiadamente el alcance del trabajo Período de ejecución mal establecido No se considera los plazos del proceso de contratación Estructura de costos inadecuada Las estructuras de costos no consideran el valor del intangible como la metodología Las propuestas financieras superan el 30% del valor referencial La dependencia no está involucrada en la elaboración de los TdR Formulador, evaluador y ejecutor con diferentes criterios Las respuestas a las consultas de las firmas no corresponden con los TdR Consecuencias Actividades contratadas sin aporte a los objetivos del SAJ Ampliaciones de plazo en los contratos Productos no utilizados Procesos desiertos Propuestas financieras altas Segundas convocatorias

9 Soluciones Propuestas
METODOLOGÍA PERTINENCIA PROCESO ADMINISTRATIVO Aplicar la metodología del marco lógico para la elaboración de los Términos de Referencia. Alinear la actividad con los objetivos del Proyecto identificando su contribución al cambio de los indicadores. Asegurar los contenidos mínimos en los TdR que permitan la contratación oportuna. Mejorar la calidad en la elaboración de los Términos de Referencia con alcance bien definido, productos claramente establecidos. Identificar , la secuencia y oportunidad de los productos y asegurar el uso de los mismos para la mejora del SAJ. Propiciar la contratación de la mejor propuesta técnica, en el tiempo establecido y a un costo razonable.

10 GESTIÓN POR COMPETENCIAS TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Mesas de Trabajo GESTIÓN POR COMPETENCIAS TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN MEJORA DE PROCESOS