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1 Diseño de una Guía Metodológica para la Elaboración de Documentos Preparatorios de Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y Expedientes Técnicos.

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1 1 Diseño de una Guía Metodológica para la Elaboración de Documentos Preparatorios de Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y Expedientes Técnicos

2 R ESPONSABILIDADES Y R ELACIONES EN LOS P ROCESOS Acuerdo de Préstamo Acuerdo de Préstamo Normas de Adquisiciones Normas de Adquisiciones Manual de Operaciones Manual de Operaciones Estudio de Factibilidad Estudio de Factibilidad Plan Operativo Plan Operativo Términos de Referencia Términos de Referencia Contratos Contratos Beneficiario Proveedor / Contratista / Consultor

3 D OCUMENTOS P REPARATORIOS – Dependerá del tipo de necesidad: OBRAS MENORES EXPEDIENTE TECNICO BIENES ESPECIFICACIONES TECNICAS CONSULTORIA TERMINOS DE REFERENCIA o Adecuación de infraestructura. o Remodelación de ambientes. o Equipos. o Muebles. o Licencias. o Diagnósticos y evaluaciones. o Mejora de Procesos. o Desarrollo de sistemas. o Implementación de sistemas. o Capacitaciones.

4 C ATEGORÍAS DE GASTO DEL CONTRATO DE P RÉSTAMO Categoría De Gasto 1. Obras menores: (i) Adecuación de infraestructura; (ii) Remodelación de ambientes. 2. Bienes y servicios: Equipos, muebles, licencias y servicios no de consultoría. 3. Servicios de Consultoría: Servicios de tipo intelectual. 4. Capacitación: (i) Cursos de especialización, (ii) programas de capacitación. 5. Gastos Operativos: (i) servicios de transporte y comunicación; (ii) mantenimiento; (iii) Artículos de oficina; (iv) servicios de impresión y reproducción de documentos; (v) otros gastos referidos a reuniones organizativas de la UCP.

5 E TAPAS DE LOS PROCESOS DE C ONTRATACIÓN Ejecución Contractual Selección Programación y Planificación

6 6 P LANIFICACIÓN Y C ONTRATACIÓN POA CONVOCATORIA AL PROCESO DE SELECCIÓN DEFINICIÓN TIPO DE PROCESO TÉRMINOS DE REFERENC. Y ESP. TÉCNICAS ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Institución Beneficiaria EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Publicación aviso Invitación Lista Corta Publicación aviso Invitación Lista Corta Consultoría: SBCC, MC y CC Bienes y obras: LPN, L. Shopping Consultoría: SBCC, MC y CC Bienes y obras: LPN, L. Shopping Aplicación de criterios de evaluación firma de contrato. Reglas para la ejecución

7 7 E N EL CASO DE CONSULTORÍA DE FIRMAS : CÓMO DEBE ESTAR ESTRUCTURADO EL DOCUMENTO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA La primera parte contiene los Antecedentes La segunda Parte presenta el objetivo de la consultoría (¿Cuál es el resultado final de la Consultoría?) La tercera Parte presenta los alcances/ actividades que serán realizadas La cuarta Parte contiene la metodología que puede emplearse (de ser el caso) La quinta parte describe resultados Esperados ¿Qué productos y/o servicios resultarán de cada actividad o conjunto de actividades? La sexta parte presenta la Calificación mínima del Consultor (Experiencia) y el perfil mínimo del personal propuesto A continuación se define el Lugar de Trabajo, la Supervisión, el Plazo y Forma de Pago Finalmente, se indican los criterios de evaluación a aplicar

8 P ROBLEMAS F RECUENTES EN LA F ORMULACIÓN DE T D R No hay una buena definición de los objetivos, productos y actividades La actividad no contribuye al cambio de los indicadores del PMSJ ni del SAJ Entrega inoportuna de información de la IIBB No se define apropiadamente al personal clave necesario Perfil inadecuado de los consultores clave Criterios de evaluación mal establecidos. No se delimita apropiadamente el alcance del trabajo Período de ejecución mal establecido No se considera los plazos del proceso de contratación Estructura de costos inadecuada Las estructuras de costos no consideran el valor del intangible como la metodología Las propuestas financieras superan el 30% del valor referencial La dependencia no está involucrada en la elaboración de los TdR Formulador, evaluador y ejecutor con diferentes criterios Las respuestas a las consultas de las firmas no corresponden con los TdR C ONSECUENCIAS Actividades contratadas sin aporte a los objetivos del SAJ Ampliaciones de plazo en los contratos Productos no utilizados Procesos desiertos Propuestas financieras altas Segundas convocatorias

9 9 S OLUCIONES P ROPUESTAS METODOLOGÍAPERTINENCIA PROCESO ADMINISTRATIVO o Aplicar la metodología del marco lógico para la elaboración de los Términos de Referencia. o Alinear la actividad con los objetivos del Proyecto identificando su contribución al cambio de los indicadores. o Asegurar los contenidos mínimos en los TdR que permitan la contratación oportuna. o Mejorar la calidad en la elaboración de los Términos de Referencia con alcance bien definido, productos claramente establecidos. o Identificar, la secuencia y oportunidad de los productos y asegurar el uso de los mismos para la mejora del SAJ. o Propiciar la contratación de la mejor propuesta técnica, en el tiempo establecido y a un costo razonable.

10 Mesas de Trabajo TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN GESTIÓN POR COMPETENCIAS MEJORA DE PROCESOS


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