Zaragoza, 24 de Octubre de 2007 GESTIÓN DE PROYECTOS.

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1 Zaragoza, 24 de Octubre de 2007 GESTIÓN DE PROYECTOS

2 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación ÍNDICE ÍNDICE

3 1.Introducción a la gestión de proyectos 1.1. Definición de proyecto 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto 1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

4 Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos. Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos” ¿Qué es un Proyecto? 1.1. Definición de proyecto

5 ¿CONTROLAR PRESUPUESTOS? ¿GESTIONAR MATERIALES? ¿CONSEGUIR PERSONAS? ¿CREAR CRONOGRAMAS? Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto. Gestión de Proyectos 1.2. Gestión de proyectos 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales

6 ALCANCE CALIDAD TIEMPOCOSTE ObjetivoRequisitos Gestión de riesgos PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando: Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Las necesidades o requisitos identificados Los intereses de las partes implicadas Gestión de Proyectos 1.2. Gestión de proyectos 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales

7 Fase inicial. Diseño Fases intermedias. Ejecución Fase final. Nivel de coste y personal Tiempo 1.2. Gestión de proyectos 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

8 FASES PREVIAS Planificación y selección de ideas Priorización de ideas (criterios) (Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) FASES PROYECTO Diseño del proyecto Planificación (recursos/medios…) Fase de información, consenso Fase de ejecución Fase de seguimiento y revisión Difusión y comunicación ¿Y vosotros? ¿Qué ciclos de vida tienen vuestros proyectos? 1.2. Gestión de proyectos 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

9 ÍNDICE ÍNDICE 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

10 2. Presentación del caso de trabajo CASO : Ruta de compras

11 2. Presentación del caso de trabajo CASO : Ruta de compras Antecedentes Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares. Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios. D.1

12 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación ÍNDICE ÍNDICE

13 3. La gestión de proyectos Sec. 1: Diseño del proyecto 1.1 Análisis de los requisitos del proyecto 1.2 Definición del alcance 1.3 Definición de los objetivos 1.4 Identificación y segregación de tareas 1.5 Gestión de riesgos

14 REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIÓN REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS REQUISITOS DEL SERVICIO REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO REQUISITOS COMERCIALES REQUISITOS DE MARKETING REQUISITOS DEL PROYECTO REQUISITOS DE LA JUNTA REQUISITOS DE APROVISIONAMIENTO 3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto F.06

15  Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito. Alcance del Proyecto: Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas.  Procesos  Lugar  Participantes 3.1.2. Definición del alcance F.07

16 Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser: S pecific* específico: definición M easurable* medible: control A ssignable* asignable: responsabilidades R ealist* realista: recursos T ime related*relacionado con tiempo: plazos 3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto F.07

17 1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo 2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a: Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo 3.1.4. Identificación y segregación de tareas

18 Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo. Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto. Actividades: – Sencillas – Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos – Completas: gestión autónoma – Asignadas a un responsable único – Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.) 3.1.4. Estructura del proyecto

19 PREPARACIÓN DEL MATERIAL INFORMACIÓN, CONSENSO PRUEBA PILOTO EJECUCIÓN DIFUSIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE DISEÑO DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN RECURSOS/COSTES/PLAZOS ADQUISICIÓN MATERIALES/SERVICIOS Paquetes de trabajo 3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

20 ¿ A qué llamamos riesgo? Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado. E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas. Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa. Efectos positivos  oportunidades Efectos negativos  amenazas 3.1.5. El riesgo

21 1. Identificación y caracterización de riesgos. 2. Cuantificación de riesgos. 3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas) 4. Supervisión y Control de los riesgos.  Herramientas: Cuantificar riesgos Matrices de priorización. Árbol de decisión Check list DAFO OBJETIVO PROY. I MUY BAJO I BAJOI MEDIOI ALTO I MUY ALTO Coste----< 5%5 – 10 %10 – 20 %> 20 % Tiempo----< 5%5 – 10 %10 – 20 %> 20 % Plazos----< 5%5 – 10 %10 – 20 %> 20 % 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos F.09

22 Aceptables y no aceptables Evitables e inevitables A corto y largo plazo Positivos y negativos Gestionables y no gestionables Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles) PERSONALCOSTESCALENDARIO Personal desmotivado Coste externos no planificados Inadecuada planificación Responsabilidad toma de decisiones indefinida Mayores costes subcontratas Retraso en financiación 3.1.5. Tipos de riesgos

23 El control y prevención de los riesgos consiste en: Descripción del riesgo y objetivos afectados Definir Acciones (Plan de acción) -Preventivas (para evitar que suceda) -Correctivas (para subsanar lo sucedido) “Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si” 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos “Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo” F.09

24 3. La gestión de proyectos 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

25 3. La gestión de proyectos Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo 2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables 2.2 Reuniones de trabajo 2.3 Conflictos

26  Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.  Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificación con los objetivos de la asociación, una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa. 3.2.1. Equipos de trabajo

27  Planificación del equipo : identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto. - Funciones (quién hace qué) - Responsabilidades (quién decide qué) Pueden ser asignadas a personas internas o externas  Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.  Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones. 3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

28  El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfacción de los individuos.  Todo ello orientado a los objetivos. 3.2.1. El consenso de objetivos

29 Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información. Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceñirse al orden del día Puntualidad Talante adecuado Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables 3.2.2. Reuniones de proyecto

30 Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de una organización. ¿Qué es un conflicto ? Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida. “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”. Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto. 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

31 Cómo reaccionar ante una situación de conflicto Habilidades para resolver conflictos Enfrentar el conflictoOfrecer alternativasNegociar las solucionesNo ser negativoPrever las consecuenciasSer asertivosNo amenazarEscuchar 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

32  Cada conflicto implica dos aspectos: Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya deteriorado su relación. ¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto? 3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

33 3. La gestión de proyectos 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

34  Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos: Definición de actividades Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones. Estimación de la duración Desarrollo del cronograma Control del cronograma Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para la primera hora!!!! 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma F.08

35 TIEMPO DE EJECUCIÓN TAREAS DEL PROYECTO 1 er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible. 2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos. 3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..) 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

36  Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto; Planificar las adquisiciones: qué, cuándo Búsqueda y selección de proveedores Comparativa de proveedores y servicios Contratos y gestión de la relación con el proveedor Evaluación del servicio prestado 3.3.3. Planificación del aprovisionamiento F.10

37 3. La gestión de proyectos 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

38 3. La gestión de proyectos Sec. 4:Presupuesto y financiación 4.1 Gestión de costes. Presupuesto. 4.2 Financiación

39  Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado. 1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos 2.Estimación de costes 3.Presupuesto 4.Planificación tesorería 5.Control del presupuesto y tesorería 3.4.1. Gestión de costes Planificación del Aprovisionamiento Costes subvencionables Costes no subvencionables Riesgos Costes financieros (Tesorería) Provisiones contingencias “Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones” F.11

40 Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES PROVISIONES CONTINGENCIAS Y CRONOGRAMA PRESUP. DE PROYECTO COSTE OBJETIVO PROYECTO COSTE FINAL PROYECTO COSTES FINANCIEROS 3.4.3. Elaboración del presupuesto Presupuesto interno : dedicación del personal Presupuesto externo : servicios externos contratados PROVISIONES CONTINGENCIAS RIESGOS

41 FASE 1FASE 2FASE 3TOTAL COSTES TEORICOS COSTES REALES DESVIACIÓN 3.4.4. Control de costes

42 1.Presupuesto propio 2.Financiación regional 2.1Departamento de Industria, Comercio y Turismo 2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía 2.1.2Dirección General de Industria y de PYMES Innoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50% - Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido 3.Financiación nacional 4.Financiación europea 5.Esponsors 6.Financiación bancaria 3.4.5. Financiación

43 3. La gestión de proyectos 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

44 3. La gestión de proyectos Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto 5.1 Gestión de cambios 5.2 Cierre del proyecto

45 El control de cambios debe: Asegurar que los cambios sean beneficiosos Detectar los factores que ocasionan los cambios Determinar cuándo se produce un cambio Gestionar los cambios reales cuándo ocurren Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas Los cambios pueden ser; En el alcance En los plazos En los costes En los riesgos 3.5.1. Control de cambios El control de cambios se identifica en:  Los estados de revisión de los formatos del proyecto  Un archivo ordenado de todos los registros  Un Histórico del proyecto (de cambios)  Reuniones de seguimiento. Actas de reunión F.12F.13

46 El cierre del proyecto tiene como objeto principal:  Analizar económicamente el resultado del Proyecto Recursos iniciales –Recursos consumidos  Diagnosticar la actividad desarrollada Identificar desviaciones y las causas  Corregir las actuaciones inadecuadas OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua 3.5.2. Cierre del proyecto

47 Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones. Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas. Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) ¡ Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…  Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora  Se exijan sobre-esfuerzos al personal  Ahorro en materiales, equipos, etc. 3.5.2. Informe de cierre

48 Motivos del fracaso de un proyecto 3.5.2. Análisis del proyecto

49 3. La gestión de proyectos 1.INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO 3.GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

50  Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto: Planificación de las comunicaciones:  QUIÉN necesita la información  QUÉ tipo de información  CUÁNDO la va a necesitar  CÓMO le será enviada Distribución – difusión: ¡en el momento preciso! 3.6.1. Difusión y comunicación

51 COMUNICACIÓN EFICAZ Origen idea Emisor codifica Receptor descodifica Mensaje Código Destino idea Canal de comunicación 3.6.1. Difusión y comunicación Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

52 Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación: 1.La periodicidad de la comunicación 2.El filtrado de la información 3.El lenguaje 4.La indefinición de los objetivos de la comunicación 3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

53 Gracias por su atención Vea Qualitas, s.l. Pº Fernando el Católico, 35 Pral. dcha. Zaragoza Tel.976 30 11 13 alaguna@veaqualitas.com lartola@veaqualitas.com