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Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA Marzo de 2004 Taller No. 2 Administración de cuentas por cobrar y pagar.

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1 Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA Marzo de 2004 Taller No. 2 Administración de cuentas por cobrar y pagar

2 ¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un punto crítico en el análisis de negocios? ¿?

3 Efectivo Inventario de mercancias Cuentas por cobrar Ventas Cobranzas Compras C iclo de negocio – empresas comerciales Al crédito Pedido Al contado

4 Compra de materias primas o mercaderías a un proveedor Venta del producto Pagos a los proveedores Cobranza a clientes Días que faltan para cobrarDías en existencia Días que faltan para pagar Ciclo del efectivo

5 MERCADO DE BIENES DE CAPITAL MERCADO DE CAPITALES MERCADO DE PROVEEDORES MERCADO DE MANO DE OBRA MERCADO DE CLIENTES EFECTIVO ACTIVO FIJO ACTIVO CIRCULANTE (Materias Primas) PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS ACTIVO CIRCULANTE (Deudores) EFECTIVO GASTOS SUMIDERO TRANSFORMACIONES FINANCIERAS TRANSFORMACIONES COMERCIALES ACTIVO CIRCULANTE TRANSFORMACIONES COMERCIALES TRANSFORMACIONES FINANCIERAS PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL INDICA TRANSFORMACIÓN FLUJOS INTERNOS RETROALIMENTACIÓN POSITIVA FLUJOS DE INTERCAMBIO CON EL MEDIO E l proceso de negocio – el proceso primario

6 ¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de Empresas respecto a deudores y acreedores? Ley

7 Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un Acuerdo de Transacción, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley. Ley #2495 de 4 de agosto de 2003 La reestructuración voluntaria

8 Administración de cuentas por cobrar Primera parte

9 C ontenido primera parte.. 1.Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar.Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar. 2.Indicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrar Indicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrarIndicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrar 3.Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrables Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrablesContabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrables 4.Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditos Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditosGestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditos

10 1 C lasificación de las cuentas por cobrar en la situación financiera La Salvadora S.R.L. Balance al 31/12/X3 Activo Activo corriente Disponibilidades Inversiones (CP) Créditos o exigible Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar no comerciales

11 1 C uentas por cobrar comerciales - cuentas de control y cuentas relacionadas con el proceso - Cuentas por cobrar (crédito simple) - Documentos por cobrar (documentario) - Estimación de incobrables (Previsión) Cuenta por cobrar comerciales Cuentas de control - Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT) - Descuentos comerciales - Descuentos por pronto pago - Devoluciones en ventas OUT - Caja o Bancos (entrada de efectivo) Cuentas relacionadas

12 Cuentas por cobrar no comerciales Descuento de documentos Documentos en cobranza Deudores con cargo de cuenta Anticipos y prestamos al personal Dividendos por cobrar Acciones suscritas pendientes de pago Crédito Fiscal IVA, etc 1 C uentas por cobrar No Comerciales - Composición

13 Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios. ¿Q ué es una cuenta por cobrar ? ¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso? Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro. 1

14 Cuentas por cobrar Vigentes Vencidas Incobrables Clasificación de control en cuentas por cobrar 1 Por antigüedad: Por su vigencia: Partidas abiertas a: - 30 días - entre 31 y 60 días - entre 61 y 90 días - mayores a 90 días Por tipo de cliente: Tipo A Tipo B Tipo C Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago Clientes rentables, y buena voluntad de pago Clientes no rentables y baja voluntad de pago (-) Riesgo (+)

15 Ley de Pareto 80% 20% Número de clientes Rentabilidad del negocio Dependencia estratégica En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto". Relación 1

16 Los ratios se comparan con: Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución. Ratios presupuestados por la empresa. Ratios de tipo ideal. Ratios de tipo sectorial Ratios de los principales competidores de la empresa. Ratio A = ____ B (Cociente) Rentabilidad de los capitales propios Utilidad neta = Patrimonio Ejemplo: Concepto y uso de ratios Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra Razón aclara que proviene del latin Ratio 2

17 2 Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar Días de venta en la calle a) El período en el que se completa en promedio la cobranza Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días Ventas anuales + IVA Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta Para: Diás de venta en la calle = Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas Significado ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE

18 US$ US$ Saldo Cuentas por cobrar (+) Ventas netas a crédito Cuentas por cobrar totales (-)Saldo cuentas por cobrar al final Cobranzas C aso de ejemplo Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no existieron perdidas por incobrables

19 Cuentas por Cobrar Promedio C aso de ejemplo (Cont.) (CxC al inicio + CxC al final) / US$ US$ x 365 días US$ (( /87) x 13) Diás de venta en la calle = = 65 días Rotación de cuentas por cobrar: Rotación CxC 2003 = US$ US$ = 5.23 veces /año ÓPTIMO = LO MAYOR POSIBLE

20 Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME Saldo periodo anterior Ventas de crédito Notas de cargo Intereses Otros (+) Cobranza parcial o total Reclasificación del crédito con garantía de documentos Devoluciones y descuentos Bonificaciones Castigo de incobrables Cierre (-) Aspecto contable Debe Haber 3

21 Flujo contable – Venta a crédito y cobranza Cuentas por cobrar Sr. Juan Perez Ventas Debe Haber La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs según factura de venta No Haber Bs (1) Bs 8.700(1) Débito Fiscal IVA DebeHaber Bs (1) I.T. DebeHaber Bs 300(1a) IT por pagar DebeHaber Bs 300(1a) Caja DebeHaber Bs (2) Bs (2) (1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total (2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa. 3

22 Factores a considerar para determinar la previsión: Estado de antigüedad de saldos Informes de la oficina de asesoria legal Correspondencia cursada con el cliente Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo. 3 Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables)

23 Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada el año /12/1997 Resultados 1997 Ajustes de Cierre Objetivos: Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar PCGAs: Exposición y Prudencia 3 Estimación de pérdida ¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre? Resultados 1998

24 Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión) Legislación Boliviana D.S Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar) Porcentaje sobre ventas al crédito Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos Método combinado 3

25 Previsión para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes. (Egresos) (Reg. Activo) Pérdida en cuentas incobrables Previsión para cuentas incobrables - Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad - Cierre - Castigos - Recuperaciones - Cierre - Saldo inicial - Estimación de incobrabilidad del periódo. (+) (-) Aspecto contable – Previsión para incobrables 3 ABC Ltda. Balance al 31/12/20XX Activo Activo corriente.... Cuentas por cobrar Menos: Previsión para incobrables (300) (3) Cuentas por cobrar neto de incobrables US$% 97

26 Control interno e.Comprobación de facturas, notas de contabilidad. f.Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos. g.Identificación de cuentas atrasadas. h.Concialiación periódica de registros principales y auxiliares. i.Circularizaciones de saldos períodicas a clientes a.Autorización de extensión de créditos b.Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados. c.Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados. d.Control sistemático de devoluciones, descuentos y bonificaciones. 3

27 Venta a Crédito - Capacidad de pago - Voluntad de pago Dinero en efectivo Gestión de cuentas por cobrar 4 RIESGO Factores determinantes al otorgar crédito al cliente: - Antecedentes en el negocio - Solvencias en el negocio - Garantías del cliente - Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente - Seguimiento del riesgo - Otros aspectos Tiempo del crédito: Al contado = COD A treinta días = N/ 30 (neto 30) Descuentos por pronto pago: 2% si se paga en 10 días = 2/10 COD = Cash on delivery (pago contra entrega) CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

28 Administración de cuentas por pagar Segunda parte

29 C ontenido segunda parte.. 1.Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar.Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar. 2.Indicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagar Indicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagarIndicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagar 3.Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagar Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagarContabilidad y control interno de compras y cuentas por pagar 4.Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivo Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivoGestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivo

30 Q ué son los pasivos? Los Pasivos son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina acreedores. En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última. Pasivos por su origen.. Pasivo Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones) Servicios personales por pagar (deudas y provisiones) Impuestos y aportes por pagar Prestamos bancarios Otras cuentas por pagar 1

31 Pasivos por su exigibilidad.. Pasivo Hasta un año de plazo = Pasivo corriente A más de un año de plazo = Pasivo no corriente Pasivo Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo) Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares) Pasivos por su naturaleza.. Clasificación de pasivos? 1

32 Cuentas del Pasivo Por pago de deudas al vencimiento de plazo Por amortizaciones Por traspaso a otras cuentas de pasivo Por cierre de gestión (+) Por el saldo inicial Por deudas contraidas en el período Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor (-) Aspecto contable Debe Haber 1

33 Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias18 23 ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO Exigible a corto plazo4558 Exigible a largo plazo1013 Capital Social2229 TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO Y PATR U.M. %_ Activo fijo45 58 Capital Social2229 Conclusiones: d Disponible 6 8 e Capital Social = 40% – 50% del pasivo CORRECTO: Empresa capitalizada OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del pasivo = 29% ; = 100% 29% < % del total del pasivo d e NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas. Ratio de endeudamiento 2

34 Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias18 23 ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO Exigible a corto plazo4558 Exigible a largo plazo1013 Capital Social2229 TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO Y PATR U.M. %_ Activo fijo45 58 Capital Social2229 Conclusiones: d Disponible 6 8 e Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa endeudada Capital Social > 50% del total del pasivo ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos (continuación) NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas. Ratio de endeudamiento 2

35 Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias18 23 ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO Exigible a corto plazo4558 Exigible a largo plazo1013 Capital Social2229 TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO Y PATR U.M. %_ Activo fijo45 58 Capital Social2229 d Disponible 6 8 e Conclusiones sobre el ejemplo: = 29% ; = 100% 29% < % del total del pasivo d e Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada. DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO (continuación) NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas. Ratio de endeudamiento 2

36 PROBLEMAS DE LIQUIDEZ DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO PARA EVITAR UNA SUSPENSIÓN DE PAGOS Aumentar los capitales propios Vender activos fijos no imprescindibles Mejorar el activo circulante y exigible a corto plazo Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores 2

37 Análisis del balance general. ¿Está la empresa capitalizada? ¿Se pueden atender los pagos? Activo CorrienteDeudas a corto plazo Capitales propios suficientes (40 – 50% del pasivo) > Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen 2

38 3 Control interno – cuentas por pagar 1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección 2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados 3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control. 4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas. 5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.

39 3 Riesgos – compras y cuentas por pagar - Efectuar compras no autorizadas - Pagar en efectivo a personas no autorizadas - Adquirir material de baja calidad - Efectuar compras a precios excesivos - Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias - Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos - Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.

40 CICLO DE MADURACIÓN Plazo de pago a proveedores CICLO DE CAJA Días de stock de materias primas Días de stock de productos en curso Días de stock de producto acabado Plazo de cobro a clientes Compra materias primas ProducciónAlmacenamientoVenta Cobro clientes Pago de materias primas Pago de mano de obra y gastos de fabricación Pago gastos de venta Ciclo de maduración del efectivo

41 Nº de días de stock de materia prima Plazo de pago a proveedores Nº de días de stock de producto en curso Nº de días de stock de producto acabado Plazo de cobro de clientes días15 días20 días30 días60 días 123 días = EJEMPLO EMPRESA A Ciclo de maduración del efectivo

42 Calculo de RATIOS: Plazo de cobro a los clientes = Clientes + efectos Ventas + IVA x 365 Plazo de pago a los proveedores = Proveedores Compras x 365 Plazo de stock de las materias primas = Stock materias primas Compras Anuales x 365 Plazo de stock de los productos en curso = Stock de prod. en proceso Compras Anuales x 365 Plazo de stock de los productos acabados = Stock de prod. acabados Costo de ventas anual x 365 Ratios - ciclo de maduración del efectivo


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