CONSTRUCCIÓN DE ESCENARIOS FUTUROS

Presentación del tema: "CONSTRUCCIÓN DE ESCENARIOS FUTUROS"— Transcripción de la presentación:

1 CONSTRUCCIÓN DE ESCENARIOS FUTUROS
ETAPA UNO Marzo 10 de 2007

2 Construcción de Escenarios
Planeación Estratégica Predecir y Pronosticar El Futuro El Presente y El Pasado ¿Dónde estamos hoy? ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo llegar allá? Prospectiva Construir futuro El Futuro El Presente Conocerlo, manipularlo y cambiarlo El Futuro Ser Humano El futuro: Nos atrae, nos convoca y nos intriga a todos

3 Construcción de Escenarios futuros
Adivinos, futurólogos, astrólogos, elaboradores de horóscopos. Los lectores del café, del tabaco, del agua y de la palma de la mano. Los adivinos, las premoniciones y las predicciones. La magia, la brujería, ritos y leyendas En el antiguo y nuevo testamento de la Biblia: premoniciones y profecías del evangelio. Ha dado éxito a: Los juegos de azar, apuestas permanentes, loterías, peleas de gallos, carreras de caballos, etc. Proyecciones: Datos presentes o pasados los llevamos a futuro Predicciones: Visiones deterministas. Predecir qué pasará: “predecir el futuro”. Previsión: Acciones del presente para resolver anticipadamente problemas del futuro. “Si no se corrige esto pasará aquello” Pronóstico: Juicios razonados sobre un asunto. “Agotamiento del petróleo”

4 Construcción de Escenarios
Prospectiva La prospectiva es un acto de “imaginación” y creación. Una toma de conciencia y reflexión sobre el futuro. La Prospectiva tiene una visión sistémica del contexto futuro y de la organización, con una actitud creativa, innovadora, dinámica y adaptativa. Es decir, hace un análisis completo del entorno. La prospectiva no pretende adivinar el futuro, lo que busca es construirlo. “El futuro no se adivina, se construye”. Se preocupa más por brindar alternativas de futuro La prospectiva se interesa por la evolución, el cambio y la dinámica de los sistemas sociales La Planeación estratégica visiona el futuro con base en las experiencias pasadas y en el presente. La prospectiva construye el futuro deseado

5 Construcción de Escenarios
Prospectiva: ¿Qué es un Escenario? Es una construcción consistente y coherente que enfoca una situación futura, dentro de un marco de tiempo específico, donde es posible identificar variables críticas, definir tendencias y su impacto sobre el comportamiento de una organización. Son descripciones del futuro presentadas en forma coherente, que sirven de marco de referencia para definir la actuación organizacional.

6 Construcción de Escenarios
Para qué sirve un Escenario? Para examinar comportamientos posibles e incertidumbres que permiten ampliar la creatividad en el pensamiento de las personas. Para comprender interrelaciones y articulaciones de las variables internas, externas, tendencias e incertidumbres. Para analizar la realidad, sus tendencias y enfocar hechos posibles, si las condiciones permanecen más o menos constantes. Para buscar alternativas, diferentes criterios de expertos y para construir posibles hechos con base en acciones de futuro.

7 Construcción de Escenarios
El Escenario de futuro puede ser: Futuro deseable pero no probable, ni posible: Futurable. Futuro deseable y posible: Futurible. Futuro probable y posible pero no deseable: “futurible” “El futuro es la categorización de un estado de cosas que aún no es, pero que sabemos que de alguna manera, inexorablemente va a ser y que en prospectiva queremos que sea de determinada manera”. Agustín Merello

8 Construcción de Escenarios
Un Escenario está compuesto por 3 elementos esenciales: 1. Las Variables Críticas Son los elementos básicos que componen el escenario, son variables por que “varían” o cambian y es posible medirlas. Son críticas porque son importantes para el negocio. Impactan positivamente o negativamente el negocio. Son de diferente tipo, entre otras: Políticas, Legales, Económicas, Socio-Culturales, Tecnológicas, Ambientales. 2. Las Tendencias de las Variables Son los comportamientos posibles que pueden tener las variables en el futuro. Son las alternativas que se pueden presentar dadas unas condiciones del entorno. Son los argumentos de análisis técnico o justificado que se prospectan de acuerdo a criterios de comportamientos, registros, hechos, datos y realidades presentes en el entorno. 3. El Impacto de las tendencias sobre la organización o elemento de análisis. Impacto de las tendencias a la organización: Positiva, Negativa o Neutral. El criterio neutral debe tener mayor rigurosidad en el análisis.

9 Construcción de Escenarios
Los Escenarios deben: Ser ESCENARIOS POSIBLES. Tener en cuenta TODAS las variables y TODAS las tendencias posibles. Tener Ubicación del contexto real. Partir de PREVISIONES de la proactividad. Ser CONSISTENTES y COHERENTES con la realidad del contexto (nacional e internacional).

10 Construcción de Escenarios
METODOLOGÍA APLICACIÓN PRÁCTICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS ESCENARIOS FUTUROS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

11 Construcción de Escenarios.
METODOLOGÍA Los Escenarios futuros se construyen con base en la prospectiva Se fundamenta en el análisis de variables externas, su contexto, su relación, impacto y priorización, para luego redactar en tiempo pasado los escenarios futuros que se convierten en resultados claves para las acciones de la Institución.

12 Construcción de Escenarios.
Paso 1. Definición del Sector/Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario. Sector: Se hizo un análisis del sector público y la adscripción de la Superintendencia de Notariado y Registro al Ministerio del Interior y de Justicia. Negocio: Se analizó la SNR, como un negocio público que vende productos tangibles, por los cuales recibe ingresos significativos, que le permiten cubrir el costo del desarrollo de las actividades institucionales y hacer transferencias de ley al Ministerio del interior y de Justicia. Ley 55 de 1985. Marco de Tiempo del Plan: Se había definido el período , por razones reales de período de Gobierno y del Plan de Desarrollo Nacional. Pero dadas las condiciones financieras y la proyección de ingresos hasta el 2011, marco de gasto de mediano plazo, se consideró que el plan debe ser para el período Asunto del Escenario: Se hizo un primer ejercicio de creación futura para visualizar en el año 2011, en qué condiciones estará el negocio en Colombia. Diligenciar Formato 1

13 Construcción de Escenarios. Paso 1. Formato 1
Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa. Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública. Marco de Tiempo: Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones: Con Excelente imagen institucional Con un sistema de servicio al ciudadano basado en la racionalización de trámites Con un Talento humano capacitado, comprometido, reconocido y satisfecho. Con Infraestructura física inteligente para garantizar la prestación del servicio. Con efectividad, competencia y transparencia en la prestación de los servicios. Con tecnología para brindar seguridad, confiabilidad, celeridad y fidelidad en la información. Con sistemas de información integrales, confiables y seguros, para la guarda de la fe pública Con procesos homologados, estandarizados y con tecnología adecuada. Con presupuestos autosostenibles y con planeación a largo plazo. Con políticas de manejo de excedentes financieros.

14 Construcción de Escenarios. Paso 1. Formato 1
Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa. Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública. Marco de Tiempo: Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones: Con alto impacto social y mínimo impacto ambiental. Con pacto de buen gobierno y probidad. Garantizando accesibilidad a todos los ciudadanos. Cobertura Con parámetros, políticas y estudios técnicos y de investigación para la creación, supresión o modificaciones de círculos registrales y notariales y con tarifas apropiadas. Con Normatividad registral y notarial actualizada y codificada integralmente Con fortalecimiento de las relaciones internacionales. Con una estructura organizacional dinámica que responda a las expectativas de los ciudadanos Con servicios certificados según la norma NTCGP: Con políticas de inversión que permitan una administración funcional de los recursos.

15 Construcción de Escenarios.
Pasos 2 y 3. En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente. 1. POLITICO – LEGALES: Se analizaron los impactos de las leyes, Regulaciones, Normatividad, Influencia del entorno político, situación de orden público: Paras, guerrilla. 2. ECONOMICO: Se analizaron elementos como tarifas, distribución del ingreso por ley 55, incremento del PIB, austeridad del gasto público, incremento de las transacciones inmobiliarias y el crecimiento financiero de la Institución. 3. SOCIAL – CULTURAL: Se analizaron situaciones como el orden público, la mayor exigencia del servicio público por parte del ciudadano, percepción de ciudadano frente al servidor público, Cambios culturales dados por la carrera notarial, la evasión y la elusión. 4.TECNOLOGICO: Se analizó unificación de tecnologías para sistema integrado, capacitación en tecnología, necesidad de sostenibilidad de los sistemas de información, actualización de la infraestructura tecnológica, interrelación catastro registro, página WEB- portal de la SNR 5.AMBIENTAL: Riesgo por el peso de los archivos, oficinas de registro que no cumplen con estándares de seguridad, grados de humedad, normas antisísmicas, políticas de reciclaje, manejo de inservibles, programas de higiene y seguridad industrial 6. GEOGRAFÍCA: Distribución de los círculos notariales y regístrales Diligenciar Formato 2

16 Construcción de Escenarios. Pasos 2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable. Variables Político-Legales: 1. Plan de Desarrollo nacional , determina lineamientos generales para el sector público. 2. Ley de justicia y paz y de desplazamiento forzado. 3. Sentencia C421 corte constitucional sobre concurso de notarios. Acuerdos 1-4 de 2006 y 1-7 de 2007 del Consejo superior de la carrera notarial. 4. Proyectos de ley sobre tenencia de la tierra. 5. Proyecto de ley sobre niñez y adolescencia. 6. Marco legal de la Superintendencia de Notariado y Registro- SNR- Variables Económicas: 1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR, ley 55 de 1985. 2. Tarifas de notariado y registro con aspectos sociales 3. Incremento de PIB 4. Austeridad del gasto público. 5. Incremento de las transacciones inmobiliarias. 6. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial.

17 Construcción de Escenarios. Pasos 2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable. Variables socio-culturales: 1. Orden Público, desplazamiento forzado y saneamiento de títulos de la propiedad. 2. Exigencia del servicio por parte de ciudadano. 3. Gestión del conocimiento. 4. La percepción del ciudadano frente al servidor público. 5. Cambio cultural sobre la forma de selección de notarios. 6. Evasión y la elusión tributaria. Variables tecnológicas: 1. Unificar tecnología para la prestación del servicio 2. Falta de cultura y capacitación en el manejo tecnológico 3. Sostenibilidad e integración del sistema de información SNR 4. Actualización de la infraestructura tecnológica (Física) 5. Buscar alternativas de contratación de medios tecnológicos 6. Interrelación registro catastro. 7. Portal Web de la SNR.

18 Construcción de Escenarios. Pasos 2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable. Variables Ambientales 1. Alto riesgo por el peso de los archivos en las oficinas de registro. 2. Las instalaciones de las oficinas de registro no cumplen con los estándares de seguridad. 3. Grado de humedad, refuerzos antisísmicos. 4. Preservación y custodia del protocolo notarial. 5. Política de reciclaje y destrucción de inservibles. 6. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial Variable geográficas 1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales

19 Construcción de Escenarios. Paso 4
Selección de las Variables Críticas (10 en total): De las 36 variables identificadas se priorizaron y sólo se dejaron las 16 más significativas, haciendo una excepción con lo establecido en la metodología. El Criterio de selección se basó en escoger aquellas variables que según el conocimiento de los participantes generaban más cambios sustanciales a las condiciones del negocio actual; es decir que generaban cambios significativos al negocio. Igualmente, otro criterio de selección fue tener en cuenta aquellas variables que se relacionan con tendencias que impactan significativamente el negocio (positiva o negativamente) Diligenciar Formato 3

20 Construcción de Escenarios. Paso 4. Formato 3
Selección de Variables Críticas: Variables Político-Legales: 1. Marco legal de la Superintendencia de notariado y Registro 2. Ingreso a la carrera notarial 3. Ley de justicia y paz Variables Económicas: 1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55 de 1985 2. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial 3. Tarifas de notariado y registro. 4. Incremento de las transacciones inmobiliarias. Variables Socio-Culturales: 1. Orden público 2. La percepción del ciudadano frente al servidor público 3. Evasión y la elusión tributaria.

21 Construcción de Escenarios. Paso 4. Formato 3
Selección de Variables Críticas: Variables Tecnológicas: 1. Unificar tecnología para la prestación del servicio 2 Sostenibilidad e integración del sistema de información 3. Portal Web de la Superintendencia de Notariado y Registro Variables Ambientales: 1. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral 2. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial (Salud ocupacional) Variable geográfica: 1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales

22 Construcción de Escenarios. Paso 5
Análisis Prospectivo de las Variables Seleccionadas: Se analizaron las tendencias probables de cada una de las variables, para identificar: ¿Qué puede ocurrir a futuro con cada una de ellas?. Se evalúan tendencias Pesimistas, Normales y Optimistas. Diligenciar Formato 4.

23 Construcción de Escenarios. Paso 5. Formato 4
Variables Tendencia Pesimista Normal Tendencia Optimista 1. Marco legal No hay voluntad política para cambiar la normatividad (1 M-) Siguen las normas tal como están ( 1 M- ) Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio (1 A+) 2. Ingreso a la carrera notarial Se cae el concurso de notarios (1 A-) No hay termino normal (0 B-) Se realiza el concurso de notarios (0.6 A+) 3. Ley de justicia y paz No tengamos capacidad de respuesta inmediata a los usuarios (Estado) (0.5 A-) No pasa nada, sigue igual (0 B-) Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+) 4. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55/85 Que se incremente las transferencias a mas del 50% (0.3 A-) Seguimos transfiriendo el 50% de los recursos (1 M-) Certificados de libertad queden por fuera de la ley 55/85 (aprobado por Consejo Directivo SNR) (0.2 B+) 5. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial No haya incremento financiero (0.2 A-) No haya incremento salarial (0 A-) Que haya incremento financiero y salarial permanente (0.6 A+) 6. Tarifas de notariado y registro Que se incrementen las exenciones (0.2 A-) Continuar como estamos (0.8 M+) Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+)

24 Construcción de Escenarios. Paso 5. Formato 4
Variables Tendencia Pesimista Normal Tendencia Optimista 7. Incremento de las transacciones inmobiliarias Caída del sector inmobiliario (0.5 A-) Crecimiento moderado del sector inmobiliario (0.5 M+) Crecimiento sostenido del sector inmobiliario (1 A+) 8. Orden público. Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-) Incumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo por el deterioro del orden público (0.2 A-) Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+) 9. La percepción del ciudadano frente al servidor público Mayor deterioro de los servicios que se prestan (0.5 A-) Seguir prestando el servicio en las condiciones actuales (0.2 A-) Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+) 10. Evasión y elusión tributaria Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-) Continuar con la situación actual. (0.3 M-) Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+) 11. Unificar la tecnología para la prestación del servicio (física) No lograr unificar los sistemas de información (0.2 B-) Continuar con los sistemas que tenemos actualmente (0.3 M-) Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+) 12. Sostenibilidad e integración del sistema de información No contar con recursos para el sostenimiento de tecnologías (0.2 M-) Estancamiento tecnológico (0 A-) Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8 A+)

25 Construcción de Escenarios. Paso 5. Formato 4
Variables Tendencia Pesimista Normal Tendencia Optimista 13. Portal Web de la SNR. No contar con portal Web. (0 A-) Continuar con la pagina Web que tenemos actualmente (0.2 A-) Contar con un portal Web. (0.8 A+) 14. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral Que siga deteriorando los archivos y se pierda la información (0.2 A-) Mantener los sistemas de archivos actuales (0.2 A-) Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+) 15. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial No tener plan de contingencia (0.1 A-) Seguir sin programas de higiene y seguridad industrial (0.3 A-) Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+) 16. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales No facilitar al usuario la prestación del servicio (0.4 A-) Seguir con los mismos círculos notariales y registrales actuales (0.3 A-) Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+)

26 Construcción de Escenarios. Paso 6
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto: Se definió la probabilidad de ocurrencia (entre 0 y 1), siendo 0 la probabilidad nula o que no ocurra y 1 la probabilidad que ocurra muy seguramente. Se define además si el impacto es alto, medio o bajo y si es positivo o negativo sobre la organización. Se calificó directamente en el formato 4 Diligenciar Formato 5 y 6

27 Se calificó en formato 4 Variables
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto Paso 6. Formato 5 Se calificó en formato 4 Variables Impacto Tendencia Pesimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo- Probabilidad Tendencia Pesimista (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Normal (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Normal (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Optimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Optimista (Entre 0 y 1) 1. Marco Legal 2. Ingreso a la carrera notarial 3. Ley de Justicia y Paz 4. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR – Ley 55/85 5. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Negativos, es decir, A+ y A- Se calificaron directamente en el formato 4

28 Variables Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto Paso 6. Formato 5 Variables Impacto Tendencia Pesimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Pesimista (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Normal (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Normal (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Optimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Optimista (Entre 0 y 1) 6. Tarifas de notariado y registro 7. Incremento de las transacciones inmobiliarias 8. Orden público 9. La percepción del ciudadano frente al servidor público 10. Evasión y elusión tributaria NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Negativos, es decir, A+ y A- Se calificaron directamente en el formato 4

29 Variables Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto Paso 6. Formato 5 Variables Impacto Tendencia Pesimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Pesimista (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Normal (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Normal (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Optimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Optimista (Entre 0 y 1) 11. Unificar la tecnología para la prestación del servicio (física) 12. Sostenibilidad e integración del sistema de información 13. Portal WEB de la SNR NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Negativos, es decir, A+ y A- Se calificaron directamente en el formato 4

30 Variables Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto Paso 6. Formato 5 Variables Impacto Tendencia Pesimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Pesimista (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Normal (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Normal (Entre 0 y 1) Impacto Tendencia Optimista (A: Alto, M: Medio, B: Bajo). Positivo: + y Negativo: - Probabilidad Tendencia Optimista (Entre 0 y 1) 14. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral 15. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial 16. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Negativos, es decir, A+ y A- Se calificaron directamente en el formato 4

31 Construcción de la Matriz de Impacto. Paso 6 (Continuación). Formato 6
Impacto Positivo Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio. (1 A+) Se realiza el concurso de notarios. (0.6 A+) Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+) Que haya incremento financiero y salarial. permanente. (0.6 A+) Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+) Crecimiento sostenido del sector inmobiliario. (1 A+) Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+) Se cae el concurso de notarios (1 A-) Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-) Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-) Impacto Alto Impacto Bajo Impacto Negativo

32 Construcción de la Matriz de Impacto. Paso 6 (Continuación). Formato 6
Impacto Positivo Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+) Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+) Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+) Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8 A+) Contar con un portal Web. (0.8 A+) Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+) Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+) Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+) Impacto Alto Impacto Bajo Impacto Negativo

33 Construcción de la Matriz de Impacto. Paso 6 (Continuación). Formato 6
Una vez calificadas las tendencias se escogen solamente aquellas variables de probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Altamente Negativos: A+ y A- Quedando el cuadro así:

34 Análisis de la Consistencia y Coherencia de las Tendencias
Construcción de Escenarios. Paso 7 Análisis de la Consistencia y Coherencia de las Tendencias Se verificó: La coherencia (frente al tiempo de prospección, es decir, que no haya tendencias para más allá del 2011) La consistencia (que no exista una tendencia que contradiga otra) para cada una de las tendencias dentro del marco de tiempo dado. Diligenciar Formato 7

35 Tendencia Coherencia Consistencia si No más allá 2011
Construcción de Escenarios. Paso 7 Formato 7 Tendencia Coherencia No más allá 2011 Consistencia No contradictoria 1.Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio (1 A+) si 2. Se realiza el concurso de notarios (0.6 A+) 3. Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+) 4. Que haya incremento financiero y salarial permanente (0.6 A+)

36 Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7 Tendencia Coherencia No más allá 2010 Consistencia No contradictoria 5. Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+) si 6. Crecimiento sostenido del sector inmobiliario (1 A+) 7. Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+) 8. Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+)

37 Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7 Tendencia Coherencia No más allá 2010 Consistencia No contradictoria Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+) X . No depende de exclusivamente de la SNR. X. Son condiciones reales del mercado 9. Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+) si 10. Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (Física) (0.8 A+) 11. Contar con un portal Web. (0.8 A+)

38 Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7 Tendencia Coherencia No más allá 2010 Consistencia No contradictoria 12. Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+) si 13. Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+) 14. Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+) Se cae el concurso de notarios (1 A-) x. Es incierto. Depende de factores externos X. Está definida por la normatividad vigente

39 Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7 Tendencia Coherencia No más allá 2010 Consistencia No contradictoria Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-) No depende de la SNR X. Por la política de seguridad democrática Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-) X. Por sistemas de control fiscal DIAN - MUISCA

40 Construcción de Escenarios. Paso 8
8. Revisión de Tendencias con Expertos: Se utilizó el método Delphi, para examinar con expertos las variables críticas definidas. Se remitió cuestionario a más de 20 servidores públicos; utilizando como medio la red, las preguntas enviadas obedeció a criterios técnicos de la metodología, se recibieron las respuestas que corroboran las tendencias definidas por el equipo de direccionamiento ampliado. La metodología utilizada tomó como base:

41 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Técnica Delphi Consenso de la “opinión”, conceptualización de expertos. Descripción: Es una técnica interactiva para arribar a un consenso en un grupo de expertos. Es una manera simple de llegar al consenso grupal. Discusión: Los expertos reciben el tema sobre las tendencias. No discuten entre sí, envían sus respuestas al facilitador (al equipo). Todos los comentarios se anotan y se distribuyen al grupo de expertos. El proceso continua hasta que se logra el consenso. Es muy útil para eliminar conflictos de personalidad en áreas de responsabilidad. Diligenciar Formato 8 y 9

42 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Técnica Delphi. Proceso: Definir la tarea: Definir los objetivos, preparar los cuestionarios, clasificar los resultados que esperamos sobre el análisis de las tendencias. EJ: Analizar la importancia estratégica de la tendencia relacionada con la inversión. Definir cuestionario, máximo tres preguntas. Ej.: ¿Considera que la Superintendencia de Notariado y Registro debe hacer alta inversión en tecnología para el ? Establecer criterio de selección: Establecer un criterio para seleccionar las múltiples alternativas. Ej.: La inversión menos costosa NO es siempre la mejor alternativa. Identifique a los expertos: Por áreas, por profesión, por liderazgo, por antigüedad, etc. Ej.: Registradores, Notarios, Abogados y funcionarios en general, etc. Primera ronda de sugerencias: Consolidar las sugerencias, se prefiere que haya anonimato. Se debe repetir hasta el consenso. Diligenciar Formato 8 y 9

43 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Formato 8 La Superintendencia de Notariado y Registro, esta elaborando su Plan Estratégico Institucional para el período Actualmente, estamos analizando las variables y tendencias externas que tienen un alto impacto Positivo o Negativo para el logro de nuestros propósitos estratégicos para el Dado su conocimiento técnico, estamos interesados en conocer sus conceptos sobre las siguientes tendencias: Tendencia Preguntas Criterio Respuesta 1.Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio. Normatividad 2. Se realiza el concurso de notarios 3. Cumplimiento de la ley sin traumatismos 4. Que haya incremento financiero y salarial permanente Financiera Ver documento en Word

44 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Formato 8 Tendencia Preguntas Criterio Respuesta 5. Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. Tarifas y legal 6. Crecimiento sostenido del sector inmobiliario Económico y financiero 7. Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público. Orientación, supervisión, vigilancia y control 8. Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan. Mejoramiento del Servicio al ciudadano, mejoramiento de procesos Ver documento en Word

45 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Formato 8. Continuación Ver documento en Word Tendencia Preguntas Criterio Respuesta 9. Tener un sistema de información integral para todos los servicios. Adquisición de tecnología 10. Mantener y actualizar a nuevas tecnologías Inversión 11. Contar con un portal Web. 12. Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.

46 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Formato 8. Continuación Ver documento en Word Tendencia Preguntas Criterio Respuesta 13. Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad Mejoramiento de procesos 14. Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario. Cobertura, legal y procesos

47 Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertos
Formato 9 Conclusiones Tendencia Preguntas Criterio Conclusión Los expertos validaron las tendencias

48 Construcción de Escenarios. Paso 9. Formato 10
9. Redacción del Escenario: Partiendo de las tendencias calificadas y seleccionadas con un puntaje mayor de 0.60 y con alto impacto positivo o negativo, con cada una de ellas se procedió a redactar los escenarios futuros. Y se complementó o mejor se validó con las respuestas de los expertos. Los escenarios futuros se redactan en tiempo pasado para generar mayor impacto y compromiso con la construcción del futuro deseado. Y para medirlos como hechos cumplidos. Finalmente, el escenario redactado por el equipo se revisa y se constituye en insumo para la siguiente etapa. Diligenciar Formato 10

49 Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: En el período : La Superintendencia de Notariado y Registro actualizó la normatividad, lo que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó los concursos de la carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad vigente, sin traumatismos y en acato a las normas legales. La Superintendencia de Notariado y Registro incrementó sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores. La Superintendencia de Notariado y Registro modificó e incrementó las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios. Se presentó en Colombia un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, lo que generó un incremento en los ingresos de la Superintendencia de Notariado y Registro

50 Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: En el período : 7. La Superintendencia de Notariado y Registro cumplió con los objetivos de orientar, inspeccionar, vigilar y controlar los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional. 8. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló acciones para generar un mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano. 9. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, generando un sistema de información integral que brinda mayor accesibilidad de los ciudadano a los servicios registral y notarial. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su propio portal Web, que brinda una mayor accesibilidad a la información. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.

51 Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10. Redacción de los escenarios futuros: En el período : 12. La Superintendencia de Notariado y Registro elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, mitigando el riesgo a que están sometidos los servidores públicos y ciudadanos. 13. La Superintendencia de Notariado y Registro redistribuyó geográficamente los círculos regístrales y notariales e incrementó la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial. 14. La Superintendencia de Notariado y Registro estandarizó y documentó sus procesos (procedimientos), generando optimización de recursos, racionalización de trámites y en general, una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano. 15. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó las tecnologías requeridas para ofrecer al ciudadano acceso oportuno a los servicios públicos registral y notarial, garantizando calidad, seguridad y fe pública en el manejo de la información para satisfacción del ciudadano-usuario del servicio.