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ORGANIZACIÓN y MÉTODOS “NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS DEL TRABAJO”

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Presentación del tema: "ORGANIZACIÓN y MÉTODOS “NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS DEL TRABAJO”"— Transcripción de la presentación:

1 ORGANIZACIÓN y MÉTODOS “NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS DEL TRABAJO”

2 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y están relacionadas con la administración en el planteamiento de políticas y diagnosticaran a la organización en las posibles soluciones a un problema volviéndose eficientes y eficaces. Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer necesidades y llegar a un objetivo común. Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.INTRODUCCION

3 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos, así como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

4 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Detectar las causas que producen conflictos en la organización llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño. Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real. Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos. Mejorar la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones. Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y mejorando el uso de los recursos.  OBJETIVOS

5 TIPOS DE ORGANIZACIÓN

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12 CONCEPTOS BASICOS

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17 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS Organización y Métodos, es una técnica de análisis administrativo que permite hacer investigaciones con fines de mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos. Organización y Método es “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”. y por extensión se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

18 Organización y Métodos, es el de asegurar al máximo la eficiencia y eficacia del personal, grupos de la organización mediante normas, procedimientos y técnicas que orientan a las entidades públicas para la determinación de políticas, formulación y actualización de documentos para la gestión institucional, diseñar modelos estructurales y la verdadera racionalización de procedimientos con la mayor economía y lograr los objetivos organizacionales. Organización y Métodos, es una ciencia que estudia la manera de obtener mayor productividad en las organizaciones, a través de la aplicación de una correcta y adecuada estructura orgánica, evitando el despilfarro de los recursos, mejorando los métodos de trabajo, economizando el tiempo y otros factores.

19 ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función de asesorar a los funcionarios o responsables de la gestión empresarial interesados en mejorar la organización que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos, es asegurar al máximo la eficiencia mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización.

20 OBSTACULOS Y LIMITACIONES DE OYM Los obstáculos y las limitaciones son el orden del día en las organizaciones en especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar. Carencia de un programa general de Organización Y métodos. Poca predisposición de los ejecutivos. Escases de personal idóneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos. La resistencia al cambio, este punto es el más perjudicial en las organizaciones ya que la gente que desconoce su propósito, no quiere, no puede y no conoce. La falta de recursos económicos, tecnológicos y humanos.

21 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE OYM Simplificación. No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a procedimientos que son: Eliminación.- Suprimir datos innecesarios. Adición.- Agregar procedimientos necesarios. Combinación o mixtos.- Aplicación de las dos anteriores. Automatización. Introducir nuevas tecnologías de comunicación e información que ayudan a reducir tiempos y espacios. Tercerización Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo de personas externas a la organización.

22 PASOS PARA UN ANALISIS DE OYM Conocer el hecho o la situación que se analiza y describirlo. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos. Examinarlo críticamente el hecho o situación. Ordenar cada en modo de prioridades. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. Clasificar la información mediante objetivos, estructuras, normas funciones y operaciones.

23 PASOS PARA UN ANALISIS DE OYM Para el análisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el después.  Antes a corto plazo.  Durante mediano plazo.  Después largo plazo. Este proceso va a tener una secuencia y técnicas inmensas como el:  cuestionario  Entrevistas  investigación.

24 PASOS PARA UN ANALISIS DE OYM ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION La información debe ser organizada bajo tres parámetros. Narrativa.- informes. Grafica.- en base a flujo gramas. Mixta.- verificación de los dos dando paso al surgimiento de análisis. El análisis debe ser rápido, conciso y consignarse por escrito como medio de un respaldo de su trabajo.

25 PASOS PARA UN ANALISIS DE OYM PRESENTACION DEL INFORME 1.- Tema. 2.- Introducción. 3.- Objetivo general de la interrogación. 4.- Desarrollo (Desarrollo directo e indirecto). (Encuestas (v, f) o (s, n)). (Entrevistas). (Análisis). (Tabulación de datos (suma de datos)). 5.-Analisis de la información. 6.- Conclusión. 7.- Recomendación

26 HERRAMIENTAS DE OYM Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

27 HERRAMIENTAS DE OYM Diagramas de Gantt Es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto. El objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.

28 HERRAMIENTAS DE OYM Método PERT Es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto. Indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las actividades que lo componen y determinando su ruta crítica, mediante una representación de red. también es conocido bajo otras denominaciones, como: actividad diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo, o método de la ruta crítica.

29 HERRAMIENTAS DE OYM Organigramas Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.

30 HERRAMIENTAS DE OYM Diagramas de Proceso Es una representación tipo diagrama que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema. Diagramas de Flujo Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

31 HERRAMIENTAS DE OYM Manuales Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene: la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

32 DIAGRAMA DE GANTT

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42 LOS ORGANIGRAMAS ¿Qué es un organigrama? Los organigramas no son otra cosa que la representación grafica de la estructura normal, cuyo objetivo es plasmar y transferir en forma grafica y objetiva como está compuesta una organización en base a los modelos antes mencionados. ¿Qué es un organigrama? Los organigramas no son otra cosa que la representación grafica de la estructura normal, cuyo objetivo es plasmar y transferir en forma grafica y objetiva como está compuesta una organización en base a los modelos antes mencionados. Clasificación: Por su objetivo: Estructurales y funcionales Por el área: Generales y departamentales Por su conocimiento: Esquemáticos o analíticos

43 LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Es aquel que esta representado jerárquicamente ósea por el cargo que ocupan el la compañía

44 LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA FUNCIONAL Es aquel que esta determinado según las funciones que realizan cada uno por diagramas de bloques, etc

45 LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA GENERAL Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina

46 LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA DEPARTAMENTALES Nos da una visión de la forma en que se compone una Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejar áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades comunes dentro de la organización

47 LOS ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA ESQUEMATICOS contienen sólo los órganos principales de una organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visión simplificada de la organización.

48 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

49 PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN VERTICAL Relacionan a las personas que se encuentran en diferentes niveles de organización

50 PRINCIPIO DE JERARQUÍA Es un principio formal que relaciona coordinadamente a todos los individuos que integran una organización. Hace fluir la autoridad y responsabilidad desde el nivel más alto hasta su base. El subordinado de una determinada posición es el superior de la inmediatamente inferior. Hay dos clases de hombres que nunca alcanzarán grandes éxitos: aquellos que no pueden hacer lo que se les manda y aquellos que no pueden hacer si no lo que se les manda. Cyrus H,K. (1850-1933)

51 PRINCIPIOS DE AUTORIDAD Es un principio informal que viene determinado por un conjunto de características personales como la edad, la antigüedad, la experiencia, los conocimientos, las habilidades, los contactos personales, la posesión de información privilegiada. En la actualidad el concepto de autoridad se puede asimilar al de liderazgo. Los jefes deberían ser, al mismo, tiempo líderes. Saber quién detenta la jerarquía es fácil, sólo hay que observar el organigrama de una empresa. Saber quién posee la autoridad es más complejo.

52 Nos quedaban pendientes los principios derivados de la jerarquía y la autoridad... 1. UNIDAD DE DIRECCION… las bicefalias no funcionan, las empresas sólo pueden tener una misión. 2. UNIDAD DE MANDO… en principio, no se debe tener más de un jefe. Organizaciones que lo aplican claramente: Iglesia/ Ejército. Otras organizaciones no pueden aplicarlo de forma clara. 3. ANGULO DE AUTORIDAD… la dirección tiene un límite, el que marca el ángulo de autoridad. La libertad debe ser limitada para poder ser poseída. Edmund Burke (1729 – 1797)

53 4. RESPONSABILIDAD…la responsabilidad, que nunca se delega, queda perfectamente delimitada en organizaciones que tienen bien definidos sus puestos de trabajo; aunque cuando la actividad se realiza sobre la base de diferentes aportaciones, ésta se diluye en diferentes puestos. 5. DELEGACION… cuando la situación lo requiere, las tareas son delegables entre dos personas, no así la responsabilidad. Si delegásemos la responsabilidad junto con la tareas, actividades importantísimas para la organización, acabarían siendo responsabilidad de empleados que carecen, quizá, de la preparación o experiencia adecuadas. Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja. Marco Aurelio (121 – 180)

54 6. DESCENTRALIZACION… se produce cuando la organización distribuye tareas (incluyendo la responsabilidad de las mismas) formalmente entre dos o más departamentos o áreas. Se incrementa en épocas de bonanza. 7. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS… la complejidad de las tareas de un mismo nivel jerárquico debe ser homogénea Cuando los hombres están reunidos, pierden el sentido de su debilidad. Charles Louis de Secondant, barón de Montesquieu. (1689 – 1755)

55 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

56 PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN HORIZONTAL Relacionan a las personas que se encuentren en los mismos niveles de la organización

57 Principio de división del trabajo Conceptualmente consiste en la división de un proceso complejo en pequeñas tareas más elementales. El objetivo perseguido reside en la agregación o desagregación de funciones, actividades o tareas. Posteriormente se formarán unidades homogéneas para recoger las agrupaciones.

58 PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN Es el principio responsable de que cada persona realice un número reducido de esas tareas en las que previamente se ha dividido el trabajo. La división del trabajo no es lo mismo que la especialización. En una organización con una tareas perfectamente divididas, es posible encontrar personas muy especializadas y personas con escasa especialización.

59 FUNCIONALIDAD El principio de funcionalidad trata de agrupar en una misma unidad organizativa a las personas que realizan actividades con características homogéneas; que tienen un nexo común de unión. Variables para establecer funciones: Actividades Procesos Conocimientos/habilidades Tiempo

60 DEPARTAMENTALIZACION Cuando las empresas crecen, tratan de agrupar en una misma unidad organizativa las personas o actividades que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos o metas similares, formalizando más estas agrupaciones, con independencia de la naturaleza de dichas actividades. La departamentalización es la formalización de la funcionalidad. Las grandes empresas necesitan departamentalizar según unas variables que dependerán de sus prioridades organizativas o de mercado.

61 DIVISIONALIZACIÓN Las divisiones son cuasi empresas dotadas de una gran autonomía en la toma de decisiones, excepto las de tipo estratégico. Una empresa puede divisionalizarse por productos, por clientes, por áreas geográficas o por funciones

62 COORDINACIÓN Consiste en concertar y ordenar unos recursos determinados para la consecución de un objetivo común. AUTOMATISMO Y MECANIZACIÓN La mecanización permite que las tareas se desarrollen por máquinas El automatismo implica que las máquinas pueden llegar a suplantar parte de las decisiones que efectúan las personas

63 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

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