Sesión 5 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

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1 Sesión 5 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA A CORTO PLAZO MTRA. MA. DEL CARMEN LÓPEZ MUNIVE Sesión 5 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

2 CUENTAS POR COBRAR Representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. Para conservar los clientes (actuales) y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas manufactureras encuentra que es necesario ofrecer crédito Son las ventas a crédito Las empresas del mismo ramo industrial ofrecerán condiciones de créditos similares. Las excepciones que existen, a menudo ofrecen condiciones más favorables para traer a ciertos clientes Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crédito, La mayoría se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año. En consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa Se debe prestar especial atención para su administración eficiente. A continuación veremos que lo que hay que tomar en cuenta es: 1. Políticas de crédito 2. Condiciones del crédito y, 3. Políticas de cobro

3 Políticas de crédito Dan la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no solamente debe ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Lo anterior es importante para una administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.

4 Definen el criterio mínimo para conceder un crédito a un cliente.
Estándares de crédito Definen el criterio mínimo para conceder un crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, períodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito. Conociendo las variables fundamentales que deben considerarse cuando una empresa esté pensando en hacer más flexible o más rigurosos sus estándares de crédito se da una idea del buen manejo al tomar decisiones óptimas para la empresa

5 Las principales Variables fundamentales son:
Gastos de oficina Inversión de cuentas por cobrar Estimación de cuentas incobrables Volumen de ventas

6 1. Gastos de oficina Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, se conceden más créditos y crece el departamento de crédito para atender las cuentas adicionales. Aumentan los costos de oficina. Si los estándares de crédito se hacen más rigurosos, se concede menos crédito y se necesita un departamento de crédito más pequeño. Disminuyen los costos de oficina.

7 2. Inversión de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar. En tanto que las restricciones en los estándares de crédito deben disminuir el nivel promedio de cuentas por cobrar. Estándares de crédito flexibles = costos de manejo más altos. Las restricciones de crédito en los estándares = costos menores de manejo.

8 Continuación Inversión de cuentas por cobrar
Las modificaciones en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de 2 factores: Variaciones en las ventas, y Variaciones en los cobros.

9 Aumento en ventas da como resultado un Aumento de cuentas por cobrar,
Aumento en ventas si hay estándares flexibles de crédito En tanto que, los estándares de crédito más rigurosos den como resultado una disminución en las ventas Aumento en ventas da como resultado un Aumento de cuentas por cobrar, Y la disminución en ventas da como resultado un promedio menor en cuentas por cobrar.

10 Estimación de cuentas incobrables
La probabilidad (riesgo) de adquirir una cuenta mala … aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y … disminuye a medida que los estándares de crédito se hacen más restrictivos. En consecuencia las pérdidas por cuentas malas se espera que… aumenten a medida que los estándares de crédito se hagan más flexibles y … que disminuyan a medida que los estándares de crédito se hagan más rigurosos

11 Volumen de ventas. Los estándares de crédito modifican el volumen de ventas.
A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que… aumenten las ventas… se prevé que las restricciones en los estándares de crédito reduzcan las ventas Los efectos de estos cambios en las ventas y utilidades dependerá de su efecto en los COSTOS e INGRESOS de la empresa.

12 Evaluación de estándares de crédito alternativos. EJEMPLO:
COMPAÑÍA XYZ Vende a razón de $10 por unidad Las ventas (todas a crédito) en el año anterior fueron de 60,000 unidades El costo variable por unidad es de $ 6 pesos El costo promedio por unidad, dado el volumen de ventas de 60,000 es de $ 8 PASO 1 La diferencia entre el COSTO PROMEDIO Y COSTO VARIABLE por unidad es de: $ 2 Lo anterior representa la Contribución de cada unidad a los COSTOS FIJOS de la empresa. 2 En pesos contribuye a los costos fijos totales de la empresa con: $ 120,000

13 Actualmente la empresa proyecta hacer más flexibles sus estándares de crédito, lo que se espera que dé como resultado: Aumento del 15% en ventas unitarias Aumento en el periodo promedio de cobros del nivel actual de 30 días a 45 días. Ningún cambio en la estimación de cuentas incobrables. Aumento en gastos de oficina insignificante. El rendimiento que necesita la empresa es del 15%

14 Utilidades Marginales sobre ventas (ingresos adicionales por ventas)
Los COSTOS FIJOS los absorben las primeras 60,000 unidades Cualquier unidad adicional que se venda cuesta solo lo correspondiente al COSTO VARIABLE por unidad.

15 UTILIDADES MARGINALES SOBRE VENTAS
Los COSTOS FIJOS de la empresa lo absorven las primeras 60,000 unidades El nivel por arriba de las unidades anteriores solo pagan lo referente a los COSTOS VARIABLES POR UNIDAD El 15% de aumento de ventas es de : 9,000 Las UTILIDADES MARGINALES por unidad son la diferencia entre el PRECIO DE VENTA menos COSTO VARIABLE : $ 4 Las UTILIDADES MARGINALES en pesos del total de unidades adicionales vendidas es de: $ 36,000 pesos

16 MÉTODO CONVENCIONAL PARA CALCULAR UTILIDADES MARGINALES SOBRE LAS VENTAS DE LA COMPAÑÍA XYZ
PLAN PROPUESTO INGRESOS POR VENTAS (69,000*$10) $ 690,000 MENOS: COSTOS VARIABLES (69,000*$6) $ 414,000 MENOS COSTOS FIJOS (60,000*$2) $ 120,000 UTILIDADES SOBRE VENTAS $ 156,000 PLAN ACTUAL INGRESOS POR VENTAS (60,000*10) $ 600,000 MENOS: COSTOS VARIABLES (60,000*$6) $ 360,000 MENOS COSTOS FIJOS (60,000*$2) UTILIDAD MARGINAL CON EL NUEVO PLAN = $ 36,000

17 Costo de Inversión Marginal en Cuentas por Cobrar
Se calcula estableciendo la diferencia entre el costo de manejo por cuentas por cobrar antes y después de la implantación de los estándares de crédito más flexibles.

18 El costo de la inversión en cuentas por cobrar se calcula:
Estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles. Ventas anuales a crédito / rotación de CxC PASO 1. CALCULAR EL PROMEDIO EN CUENTAS POR COBRAR Programa Actual Rotación de CxC = 360/30 = 12 Ventas = ($10/u) * (60,000u’s)= 600,000 Por lo tanto : $600,000 / 12 = $50,000 Programa propuesto Rotación de CxC = 360/45 = 8 Ventas = ($10/u) * (69,000u’s)= 690,000 Por lo tanto : $690,000 / 8 = $86,250

19 Porcentaje en moneda corriente de acuerdo a los volúmenes de ventas:
PASO 2. CALCULAR LA INVERSIÓN PROMEDIO EN CXC Calcular el costo de las cuentas por cobrar determinando cuál es el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicar este porcentaje por el Promedio de CxC Costo total del PROGRAMA PROPUESTO= $8 * 60,000 u + $6 * 9,000 u = $480,000 + $54,000 = $534,000 Costo promedio por unidad = Costo Total de Ventas = 534,000 = $7, # unidades vendidas ,000 Lo anterior es menor que $8 debido a que mientras más unidades (arriba de 60,000) se vendan, disminuirá el costo promedio por unidad. Porcentaje en moneda corriente de acuerdo a los volúmenes de ventas: PROGRAMA ACTUAL = $8 u / $10 u = 80% PROGRAMA PROPUESTO = $7.74 u / $10 u = 77.4% INVERSIÓN PROMEDIO = CxC Promedio * Porcentajes de cada costo PROGRAMA ACTUAL = 80% * $50,000 = $40,000 PROGRAMA PROPUESTO = 77.4% * $86,250 = $66,750 Los $40,000 y $66,750 para la inversión promedio en CxC para los programas representan el promedio del monto en moneda corriente que debe invertir la empresa en CxC de cada programa. Una forma directa para calcular sería: PROGRAMA ACTUAL = $480,000 / 12 = $40,000 PROGRAMA PROPUESTO = $534,000 / 8 = $66,750

20 PASO 3. CALCULAR EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARIGNAL EN CxC
Es la diferencia entre la inversión promedio en CxC con el programa propuesto y actual INVERSIÓN PROMEDIO CON EL PROGRAMA PROPUESTO = $66,750 INVERSIÓN PROMEDIO CON EL PROGRAMA ACTUAL = $ 40,000 = 66,750-40,000 = $26,750 La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobra si hace más flexible su estándar de crédito. Puede encontrarse el costo de invertir $ 26,750 adicionales en CxC multiplicándola por 15%, que es el rendimiento en la inversión que necesita la empresa. Por lo tanto, El costo para inversión marginal en CxC = $26,750 * 15% = $4,012.50 Es un costo que representa el monto máximo que podría haberse ganado sobre $26,750 si se hubiera invertido en la mejor alternativa de inversión disponible, (por ejemplo invertir los $ 26,750 en CETES)

21 Toma de decisión Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito… deben compararse las UTILIDADES MARIGNALES sobre las ventas con el COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL DE CxC Si las utilidades marginales son MAYORES que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito… De otra manera, los estándares de crédito actuales deben PERMANECER SIN MODIFICACIÓN.

22 Para la Compañía XYZ las utilidades marginales en el aumento de ventas serían de $36,000, que es mucho más que el costo de inversión marginal en cuentas por cobrar de $4,012.50, la empresa DEBE hacer más flexibles sus estándares de crédito en la forma propuesta. La adición neta a las utilidades totales que resultan de tal unión sería de = 36,000 – 4, = $31,987.50

23 Análisis de Crédito Una vez fijados los estándares de crédito…
Se deben establecer Procedimientos para evaluar a los solicitantes. Deberá establecer el Monto por el cual el solicitante pueda responder. A continuación la empresa deberá establecer una LÍNEA DE CRÉDITO (monto máximo de que puede disponer el solicitante)

24 Los pasos para obtener una investigación de crédito son:
1. Obtener información de crédito 2. Analizar la información para tomar en cuenta la decisión del crédito

25 1. Obtener información de crédito
Solicitud de Crédito Para evaluarlo será necesario que llene algunos formularios Solicitando información financiera y referencias de crédito. Obtener información de otras fuentes Fuentes internas, si es que el solicitante ya ha sido cliente. Y a través de fuentes externas, como Buró de Crédito o solicitando información a otra empresa con la cual haya tenido algún historial crediticio.

26 Análisis de la información de crédito
Los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar, lo que nos indica las condiciones de crédito que la empresa OFRECE. El plazo de las cuentas por pagar nos da una idea mejor de sus normas de pago. Para clientes grandes o que solicitan líneas de crédito muy amplias, deberá hacerse un análisis de razones de: Liquidez Rentabilidad, y Deuda de la empresa Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.

27 Para calcular la línea máxima de crédito que puede concederse, según Dun and Bradstreet, sea del 10% de la capacidad financiera estimada. Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estándares de crédito. La experiencia da una idea de los aspectos no cuantificables de la calidad de las operaciones de una empresa, deberá agregar conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa.

28 Muchas veces las decisiones no las toma una sola persona, sino un comité de revisión de créditos.
Las técnicas cuantitativas se utilizan para tomar decisiones referentes a cambios en los estándares de crédito. No se puede dar un énfasis excesivo a la política de créditos de una empresa.

29 Condiciones de crédito.
Las condiciones de crédito de una empresa especifican los “términos de pago” que se estipulan para todos los clientes a crédito. Por ejemplo, las condiciones se pueden indicar como 2/10 n/30, que significa que el comprador recibe un descuento del 2% si paga su factura dentro de los 10 días siguientes a la iniciación del periodo de crédito, si no aprovecha deberá de pagar la suma total dentro de los 30 días siguientes a la iniciación del periodo de crédito. Las condiciones de crédito cubren 3 aspectos: El descuento por pronto pago si se estipula (2%) El periodo de descuento por pronto pago (10 días) Periodo de crédito (30 días)

30 Descuentos por pronto pago
Cuando una empresa establece o AUMENTA un descuento por pronto pago puede esperarse lo siguiente: Disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Renglón Tendencia o cambio (aumento o disminución) Efecto sobre venta (positivo o negativo Volumen de ventas Incremento + Periodo promedio de cobro Disminución Estimación de cuentas malas Utilidades por unidad -

31 Ejemplo Compañía XYZ Suponga que la empresa con sus datos anteriores piensa establecer un descuento por pronto pago del 2% por pagos con anterioridad al día 10 después de una compra. El periodo medio de cobros de la empresa es de 30 días. Se efectúan ventas de 60,000 unidades El costo variable por unidad es de $6 El costo promedio por unidad es normalmente de $8 La empresa espera que si establece el descuento por pronto pago, el 60% de sus ventas serán con descuento y las ventas aumentarán en un 15%, o sea 69,000 unidades. Se espera que el periodo promedio de cobros baje a 15 días y que la decisión no afecte la estimación de cuentas incobrables. La firma necesita un 15% de rendimiento de la inversión.

32 2. Disminución en el periodo medio de cobros.
Para la empresa las ventajas del programa de descuentos por pronto pago son: 1. Aumento en ventas, y 2. Disminución en el periodo medio de cobros.

33 Se venden 9,000 unidades adicionales cuya contribución a las utilidades es de $36,000
Esto es debido a que el costo de estas unidades es $6 en tanto que el precio de venta es de $10 (10-6=4) La inversión promedio en cuentas por cobrar: PROGRAMA ACTUAL=($8*60,000u)/12 =$40,000 PROGRAMA PROPUESTO=[($8*60,000U)+($6*9,000U)/24 = $22,250 $40,000-$22,250 = $17,750, es decir, hay una disminución en la inversión en cuentas por cobrar de $17,750. El ahorro que resulta de esta reducción es de (15% * $17,750) =$2,662.50 El ahorro total o aumento en las utilidades es de ($36,000+$2,662.50) = $38,662.50

34 El costo de descuento por pronto pago se calcula multiplicándolo por el monto total de ventas sobre el cual se toma: 2% * (60% * $690,000) = $8,280 La comparación del ahorro de $38, que resulta del aumento en ventas y de la menor inversión en cuentas por cobrar con el costo del descuento de $8,280, indica que la empresa totaliza una utilidad de: $38, $8,280 = $30,382.50 Este tipo de análisis también puede aplicarse a decisiones relacionadas con la reducción o eliminación de descuentos por pronto pago.

35 El periodo de descuento por pronto pago: si aumenta entonces…
Renglón Tendencia o cambio ( I o D) Efecto sobre utilidades ( + ó - ) Volumen de ventas I + Periodo promedio de cobro debido a que quienes no toman descuentos pagan con mayor prontitud D Estimación de cuentas malas Utilidades por unidad - Periodo promedio de cobro debido a que los que toman el descuento aún obtienen descuento por pronto pago, pero pagan más tarde

36 Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse los siguientes efectos en las utilidades por un AUMENTO en el periodo de crédito: Renglón Tendencia o cambio (aumento o disminución) Efecto sobre venta (positivo o negativo Volumen de ventas Incremento + Periodo promedio de cobro - Estimación de cuentas malas

37 El aumento en el periodo de crédito debe aumentar las ventas,
Pero es probable que tanto el periodo promedio de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten. Así pues, el efecto neto en las utilidades puede ser negativo. Una disminución en le periodo de crédito es probable que tenga efectos opuestos en las utilidades.

38 Ejemplo Supóngase que la Compañía XYZ esté considerando aumentar su periodo de crédito de 30 a 60 días. Su periodo promedio de cobros, normalmente de 45, días, se espera que aumente a 75. La estimación de cuentas incobrables, actualmente de 1% de las ventas, se espera que aumente al 3% debido a una alta probabilidad de cuentas malas relacionadas con un periodo de crédito más largo. Las ventas (todas a crédito) son de $60,000 u´s y se espera que aumenten en un 15%, o sea a $69,000 u´s. El costo promedio por unidad al nivel actual de ventas es de $8. El precio de venta y el costo variable por unidad son de $10 y $6 respectivamente. La empresa necesita un rendimiento en la inversión del 15%

39 Estimación de cuentas incobrables.
La única diferencia en el sistema que se utiliza para analizar esta decisión la decisión sobre estándares de crédito que se ilustró anteriormente es la inclusión de la estimación de cuentas incobrables. El factor principal que debe tenerse en cuenta cuando se incluye en el análisis la estimación de cuentas incobrables, es que el costo por unidad de una cuenta mala es igual al precio de venta por unidad. Se pierde la totalidad del precio de venta y debe deducirse para compensar el hecho de que las utilidades marginales sobre las ventas se calculan suponiendo que se vaya a recibir el precio total de venta.

40 Enfoque cuantitativo en el problema del Periodo de Crédito
Analizando la tabla que a continuación se presenta. Indica que las utilidades marginales sobre las ventas de $36,000 son más que suficientes para cubrir el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar de $7, y el costo de las cuentas malas marginales de $14,700 La ganancia prevista que resulta al poner en ejecución el cambio propuesto en el periodo de crédito, es de $13, Esto sugiere que debe hacerse el cambio. Si la empresa estuviera contemplando una disminución en su periodo de crédito, el análisis sería similar al que se presenta en la tabla siguiente, pero los factores negativos y positivos se invertirían.

41 Utilidades marginales sobre ventas (9,000 u)($10-$6)=
$36,000 Costo de inversión marginal en cuentas por cobrar Inversión con el periodo de crédito propuesto ($8*60,000)+($6*$9,000)/4.8 $111,250 360 Inversión con el periodo de crédito actual = ($8*60,000)/8 $60,000 Inversión marginal en cuentas por cobrar = $51,250 Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar = (0.15*51,250) $7,687.50 15% Costo marginal de cuentas malas Cuentas malas con el periodo de crédito propuesto = (3%*$690,000) $ 20,700 3.0% Cuentas malas con el periodo de crédito actual =(1%*600,00) $ 6,000 1% $ 14,700 GANANCIA NETA PONIENDO EN EJECUCIÓN EL PLAN PROPUESTO $13,612.50

42 Políticas de Cobro Son los procedimientos que la empresa sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.

43 A los gastos de cobro adicionales no reducen suficientemente las pérdidas por cuentas malas de la empresa para justificar la erogación de fondos. La empresa debe determinar cuál es el nivel ÓPTIMO de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio. Renglón Tendencia o cambio (aumento o disminución) Efecto sobre venta (positivo o negativo Estimación de cuentas malas Decremento + Periodo promedio de cobro Volúmen de ventas 0 (cero) ó D 0 ó - Gastos de cobranza Incremento -

44 El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia pueden incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso. En otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, éstos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.

45 La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros.
Si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. Las alternativas básicas que se describen arriba pueden evaluarse cuantitativamente de manera similar a la que se utiliza para evaluar las alternativas de estándares de crédito y condiciones de crédito.

46 Modalidades de procedimientos de cobro:
Cartas Llamadas telefónicas Visitas personales Utilización de agencias de cobros Procedimiento legal A medida que envejece más una cuenta la gestión de cobro se hace más personal y más estricta: Realizar un cuadro sinóptico de cómo se lleva a cabo este procedimiento en tu empresa. Puede ser en equipos y es tomado como una actividad.

47 Ejercicio 9.7 SIGUIENTE CLASE EXPOSICIÓN DEL COMIENZO DE CARACTERÍSTICAS DEL INVENTARIO POR EQUIPOS: Tipos de inventario Materias primas Producción en proceso Productos terminados Puntos de vista funcionales con respecto a los niveles de inventario Finanzas Comercialización Producción Compras