Los Sistemas de Información en la Empresa

Presentación del tema: "Los Sistemas de Información en la Empresa"— Transcripción de la presentación:

1 Los Sistemas de Información en la Empresa
Sistema encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su estrategia de negocio Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia Funciones y procesos de negocio Estrategia de negocio ACTIVIDADES DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Definición de objetivos Diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos CONTROL - De resultados de acciones contra objetivos Sistemas de información Registro de transacciones Transacciones ENTORNO

2 Cadena de Valor – Esquema genérico del concepto
El SI influye no sólo en el funcionamiento de la empresa, sino también en el diseño de su estructura. INFRAESTRUCTURA EMPRESA DIRECCION RECURSOS HUMANOS MARGEN DESARROLLO TECNOLOGIA COMPRAS Logística Entrada Operacio- nes Logística Salida Comercialización y Ventas Servicio MARGEN Interrelaciones Producción Interrelaciones Mercado

3 El SI en el contexto de la Cadena de Valor
Todas las actividades de la cadena de valor (ya sean básicas o de soporte) necesitan y generan información. El SI recopila la información que, generada por las distintas actividades, es luego necesaria para el funcionamiento de otras.  COORDINACION ENTRE ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR INFRAESTRUCTURA EMPRESA SI DIRECCION RR HH MARGEN DESARROLLO TECNOLOGIA COMPRAS Logística Entrada Operacio- nes Logística Salida Comercialización y Ventas Servicio MARGEN Interrelaciones Producción Interrelaciones Mercado

4 Coexistencia del SI básico y otros específicos
Cuando los subsistemas utilicen o generen información relevante para otras actividades, tendrán interfases claras con el SI básico INFRAESTRUCTURA EMPRESA SI DIRECCION RR HH MARGEN DESARROLLO TECNOLOGIA COMPRAS Logística Entrada Operacio- nes Logística Salida Comercialización y Ventas Servicio MARGEN Interrelaciones Producción Interrelaciones Mercado

5 Los sistemas específicos como parte del SI básico
Cuando los subsistemas se solapan coordinándose entre sí (o influenciándose vía interrelaciones) su conjunto puede considerarse parte del SI básico INFRAESTRUCTURA EMPRESA SI DIRECCION RR HH MARGEN DESARROLLO TECNOLOGIA COMPRAS SI MARGEN Logística Entrada Operacio- nes Logística Salida Comercialización y Ventas Servicio Interrelaciones Producción Interrelaciones Mercado

6 Los sistemas específicos y el SI básico
Cuando los subsistemas se solapan coordinándose entre sí (o influenciándose vía interrelaciones) su conjunto puede considerarse parte del SI básico INFRAESTRUCTURA EMPRESA SI DIRECCION RR HH MARGEN DESARROLLO TECNOLOGIA COMPRAS SI Logística Entrada MARGEN Operacio- nes Logística Salida Comercialización y Ventas Servicio Interrelaciones Producción Interrelaciones Mercado

7 El SI y los demás sistemas de la empresa
EL SI DEBE SER COHERENTE Y COORDINARSE CON EL RESTO DE LOS SISTEMAS YA QUE EN CONJUNTO FORMAN LA INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA DISEÑADA EN FUNCIÓN DE LOS OBJETIVOS QUE SE PRETENDEN ALCANZAR SISTEMA DE PLANIFICACIÓN SISTEMA DE CONTROL ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN/ COMUNICACIÓN SISTEMAS DE COMPENSACIÓN E INCENTIVOS NIVELES ESTRATÉGICO Y OPERACIONAL Creación de un clima que permita: obtener los objetivos de la organización satisfacer las necesidades individuales ASPECTOS HUMANOS: INDIVIDUALES GRUPO CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

8 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - TI
PROPORCIONAN SOLUCIONES CLARAS A DETERMINADOS PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN, EN MAYOR O MENOR GRADO, EN LA IMPLEMENTACIÓN DE TODO SI ES IMPRESCINDIBLE CONOCER CLARAMENTE LAS POSIBILIDADES DE LA TECNOLOGÍA EN TÉRMINOS DE LO QUE PUEDE APORTAR AL SI ES IMPORTANTE QUE LOS RESPONSABLES DIRECTOS DE LAS DISTINTAS FUNCIONES Y PROCESOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA SE INVOLUCREN ACTIVAMENTE EN EL DISEÑO DE LA BD. BASE DE DATOS como conjunto de datos de la empresa DSS – SISTEMAS DE SOPORTE DE DECISIONES TABLEROS DE COMANDO O CONTROL REINGENIERÍA DE PROCESOS INFLUENCIA DE TI EN SI Aplicar soluciones basadas en SI / TI para conseguir mejoras radicales, tanto en eficiencia como en eficacia Conjunto estructurado y medible de tareas relacionadas que se desarrollan en una organización con el objetivo de conseguir un resultado concreto para algún cliente o mercado específico

9 BASE DE DATOS EN EL CONTEXTO DEL SI
AGRUPAR LOS DATOS RELEVANTES PARA EL SI EN UN UNICO LUGAR EVITAR REDUNDANCIAS  FUTURAS INCONSISTENCIAS ESTRUCTURAR LOS DATOS DE UNA ÚNICA MANERA PROPORCIONAR ACCESO A LOS MISMOS A TRAVÉS DE LENGUAJES LO MÁS NATURALES POSIBLES Funciones y procesos de negocio Estrategia de negocio ACTIVIDADES DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Definición de objetivos Diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos CONTROL - De resultados de acciones contra objetivos BASE DE DATOS Sistemas de información Registro de transacciones Transacciones ENTORNO

10 DESCENTRALIZACIÓN A PARTIR DE LA BD
Funciones y procesos de negocio Estrategia de negocio ACTIVIDADES DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Definición de objetivos Diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos CONTROL - De resultados de acciones contra objetivos DISTINTOS USUARIOS FINALES PUERTA DE ENTRADA BASE DE DATOS Sistemas de información Registro de transacciones Transacciones ENTORNO

11 LAS TI / SI Y LA DIRECCIÓN
LA ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL SI DE UNA EMPRESA DEBEN SER COHERENTES CON SU ESTRATEGIA LA PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UN SI DEBEN TENER ACCESO A LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS EL SI QUE SE PLANIFIQUE, DISEÑE E IMPLEMENTE DEBE GUARDAR UN EQUILIBRIO OPERATIVO CON EL RESTO DE SISTEMAS INTEGRANTES DE LA INFRAESTRUCTURA ORGANIZATIVA. LA PLANIFICACIÓN Y EL DISEÑO DEL SI DEBE GESTIONARSE DESDE UNA PERSPECTIVA AMPLIA  LA DIRECCIÓN DEBE INVOLUCRARSE ACTIVAMENTE LA BD ES UN NODO CENTRAL DE LA ESTRUCTURA DEL SI  VISIÓN CONSENSUADA DE LOS USUARIOS = PARTICIPACIÓN DIRECTA Y ACTIVA EN EL DISEÑO. LOS INTERVALOS DE DECISIÓN Y LAS SECUENCIAS DE PROCESO IMPLICAN SOLUCIONES DIFERENTES.  LA PARTICIPACIÓN DE LOS DECISORES ES IMPRESCINDIBLE REINGENIERÍA DE PROCESOS: UTILIZAR LAS TI PARA PLANTEAR MEJORAS SUSTANCIALES EN LA FORMA DE HACER DE LA EMPRESA. TI  APOYO DE RESTO DE ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR = PLANIFICACIÓN DEL TI / SI

12 Planificación de SI FASE 1 – Introducción de la informática en la organización FASE 2 – “Expansión anárquica” de las aplicaciones FASE 3 – Coordinación SI – Objetivos de la empresa FASE 4 – Interdependencia estrategias – TI/SI EVOLUCIÓN HISTÓRICA FASE 1 – INTRODUCCIÓN DE LA INFORMÁTICA EN LA ORGANIZACIÓN ESTRATEGIA / NECESIDADES CORPORATIVAS Solicitudes de aplicaciones por parte de usuarios finales ESTRATEGIA / NECESIDADES de cada UNIDAD DE NEGOCIO PLAN de SISTEMAS DE INFORMACIÓN Proceso de asignación de prioridades y recursos generalmente bajo el control de SI (PD)

13 FASE 2 – “EXPANSIÓN ANÁRQUICA” DE LAS APLICACIONES
ESTRATEGIA / NECESIDADES CORPORATIVAS Prioridades de la Dirección para la Asignación de recursos Solicitudes de aplicaciones por parte de usuarios finales ESTRATEGIA / NECESIDADES de cada UNIDAD DE NEGOCIO PLAN de SISTEMAS DE INFORMACIÓN Proceso de asignación de prioridades y recursos con la intervención de la Alta dirección

14 FASE 3 FASE 4 COORDINACIÓN SI – OBJETIVOS
INTERDEPENDENCIA ESTRATEGIAS – TI/SI ESTRATEGIA / NECESIDADES CORPORATIVAS TI / SI ESTRATEGIA / NECESIDADES CORPORATIVAS ESTRATEGIA / NECESIDADES de cada UNIDAD DE NEGOCIO PLAN de TI / SI ESTRATEGIA / NECESIDADES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO TI / SI

15 Lista de los proyectos a desarrollar a 3-5 años
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE TI / SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIO PLAN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN – CONTENIDO Lista de los proyectos a desarrollar a 3-5 años Juicio crítico de la situación inicial (actual) para soportarlo Prioridad de cada proyecto Del primer año: detalle suficiente para evaluar recursos necesarios e incluirlos en el presupuesto anual correspondiente Mecanismos de evaluación Lista de actividades donde la TI pueda utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o su eficiencia El procedimiento debe integrar las necesidades de información emanadas del cruce de las directrices estratégicas de la empresa con las funciones y procesos de negocio de las distintas unidades organizativas.

16 GRPOS DE TRABAJO EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
COMITÉ DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN, Integrado por: Director General (o máximo responsable de la compañía) Director (Gerente) de Sistemas de Información Directores (Gerentes) de todas las áreas funcionales Responsabilidades: Explicitar el compromiso de la organización con el plan en desarrollo Proporcionar los criterios estratégicos para la fijación de prioridades y la asignación de recursos Supervisión del proyecto de planificación. EQUIPO DE TRABAJO Responsabilidades Lleva a cabo el trabajo operativo Director de Sistemas Director operativo del proyecto (DOP) Personal de los departamentos usuarios asignados al proyecto GRUPO BASE Subdirector general a cargo de sistemas de información Director de sistemas de información Consultores externos (eventual) Facilitar la negociación entre usuarios Asegurar la consistencia de los desarrollos y supervisar el equipo de trabajo

17 PROCEDIMIENTO DE ALINEAMIENTO DEL PLAN DE TI/SI
Comité de Tecnologías y Sistemas de Información ESTRATEGIA DE LA EMPRESA Necesidades de información se integran en Elaborado por equipo de SI Coordinado por el director de SI Aprobado por Comité ejecutivo Establece prioridades Marca políticas Acciones estratégicas PLAN DE TECNOLOGÍAS Y SI Responsabilidad de la Dirección de SI DEPARTAMENTOS Funciones de negocio PLAN INFORMÁTICO Necesidades internas de Informática PLAN DE HARD Y SOFT DE BASE PROYECTOS A DESARROLLAR Deben servir a los departamentos Dirigidos por SI Con colaboración de los usuarios Mecanismos de control responsabilidad de las subdirecciones generales Comité de Tecnologías y Sistemas de Información

18 PROCEDIMIENTO DE ALINEAMIENTO DEL PLAN DE TI/SI
FASE I: Presentación y compromiso del equipo Es responsabilidad de la Dirección General y tiene como objetivo convencer a sus colaboradores directos de la necesidad de elaborar un Plan de SI/TI y de la necesidad de su apoyo. FASE II: Descripción de la situación actual La elaboración es responsabilidad del Equipo de Trabajo. El grupo base es responsable de la homogeneidad de las estructuras que se vayan elaborando y la coherencia entre los datos comunes en distintas estructuras. Objetvo: identificar funciones y procesos de negocio por área de análisis. Obtener una descripción de los subsistemas de información existentes para elaborar una crítica de los mismos tanto desde el punto de vista técnico como de negocio. Debe contener los datos manejados (inputs y outputs) y los procesos. Documentar los intervalos de decisión. Evaluación de los sistemas existentes desde una perspectiva: Tecnológica: Grado de soporte a la función o proceso de negocio Necesidad de mejora y por qué Puntos fuertes y débiles del negocio Tecnología utilizada en cada subsistema y sus procesos correspondientes Interrelaciones Rendimientos. Volúmenes y frecuencias

19 PROCEDIMIENTO DE ALINEAMIENTO DEL PLAN DE TI/SI (Cont.)
FASE III: Elaboración del Plan de SI/TI Objetivo: identificar y documentar las necesidades de información de cada función y proceso de negocio que los sistemas existentes no cubren o cubren mal. Analizar las descripciones elaboradas en los pasos anteriores para identificar la estructura global de SI que las mismas implican. Recomendaciones: Identificar los procesos de negocio fundamentales en la empresa (F C deExito) Si se detectan entidades en las estructuras de datos que parezcan nuevas, identificar si se trata de una nueva manera de organizar los datos. Evitar definiciones de subsistemas que interaccionen con otros de modo complejo o poco claro. Identificar especialmente los subsistemas que parecen aislados. Catalogar las necesidades de información vagas o poco claras, es probable que se refieran a procesos de toma de decisiones que deban ser apoyados por subsistemas casi personalizados. Preparar planes alternativos con presupuestos y plazos y prioridades. La estructura elaborada debe ser discutida en: Reuniones departamentales Reunión del comité de TI/SI en pleno. Las decisiones que se tomen deberán reflejar las grandes líneas estratégicas. FASE IV: Programación de actividades Es en su mayor parte responsabilidad de los técnicos. Elabora la lista de proyectos Asigna recursos

20 PROCEDIMIENTO DEPLANIFICACIÓN DE SI/TI EN PARALELO CON LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
Planificación estratégica integrando los conceptos y posibilidades de SI/TI. Objetivo: Asegurar que el potencial competitivo alcanzable a través de las TI/SI sea tenido explícitamente en cuenta durante todo el proceso de planificación estratégica, de modo que la estrategia de negocio resultante contenga ya los ingredientes de TI/SI que puedan contribuir a la consecución de ventajas competitivas sostenibles. La metodología de planificación propone la integración de (ver pág 98): Misión: Debe incluir las singularidades de la empresa que se consideren relevantes para distinguirla de sus competidores Análisis de los factores externos: Oportunidades y amenazas. Tener en cuenta las 5 fuerza de Porter Análisis de los factores internos: considerar la cadena de valor. Identificación de puntos fuertes y débiles. Considerar las tendencias tecnológicas. Integración de los elementos anteriores utilizando ITSGAs: Imitar acciones que han sido fuente de ventaja competitiva en el pasado y aplicarlas aprovechando en lo posible los puntos fuertes y generar un listado de posibles ITSAs. ITSGAs: Acciones Estratégicas Genéricas basadas en TI/SI obtenibles a partir de casos y ejemplos. El resultado de dicha integración es un conjunto de Acciones Estratégicas basadas en TI/SI (ITSAs).