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BIENVENIDOS Digitar el mes y año de la planeación estratégica.

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1 BIENVENIDOS Digitar el mes y año de la planeación estratégica

2 CAPACITACION Digitar el mes y año de la planeación estratégica Caja y Bancos Versión 6.1

3 CONTENIDO Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. W Agenda W Objetivos W Alcance W Procedimientos W Sistema de Información W Beneficios

4 AGENDA Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Sesión 1 HORARIO 8:00 a 10:00 10:00 a 10:15 10:15 a 12:00 ACTIVIDAD Presentación Alcance Procedimientos Descanso Maestros

5 AGENDA Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Sesión 2 HORARIO 8:00 a 10:00 10:00 a 10:15 10:15 a 11:45 11:45 a 12:00 ACTIVIDAD Maestros Casos Prácticos Descanso Casos Prácticos Beneficios

6 DESCRIPCION GENERAL La unidad de Caja y Bancos es el área de la institución que se encarga de administrar los recaudos realizados, controlar los movimientos en los bancos y realizar el control del flujo de caja. El sistema de Caja y Bancos tiene el objetivo de manejar la información de las cuentas bancarias y similares, sus movimientos y en general la composición del dinero en la caja general de la institución. Las aplicaciones de Cuentas por Cobrar, Facturación, Ayudas Diagnósticas, Liquidación de Terceros y Cuentas por Pagar proporcionan información al Módulo de Caja y Bancos con el fin de que se tomen los datos de los movimientos que afectan la caja y los bancos. Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo.

7 Características Fundamentales del Módulo OBJETIVOS Manejar la información de las cuentas bancarias y similares (cuentas de ahorro), sus movimientos y en general la composición del dinero en la Caja de la empresa. Permitir interactuar con los otros módulos del Sistemas de Información, tanto para recibir datos como para enviar. Agilizar los diferentes procesos generados en el área, maximizando la productiva y generando seguridad y control.

8 Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Características Fundamentales del Módulo ALCANCE Permitir la identificación y control de los distintos movimientos que se realizan con los bancos que opera la institución. Generar control y registrar todos los movimientos que se presentan en el flujo de caja de la institución. Recibos de Caja Ordenes de Pago Cambio de Composición de la Caja Notas Bancarias Consignaciones Doctos Postfechados Extracto Bancario

9 Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Características Fundamentales del Módulo ALCANCE Traslado de Caja Entrega de Caja Presupuesto de Flujo de Caja Saldos de Conciliación Entrega de Cheques Traslado de rubros de Caja Permitir conciliación entre la información de bancos de la institución y la información del extracto de los bancos.

10 Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Características Fundamentales del Módulo Como Apoya el Modulo al Area Financiera y Contable ? Mediante el suministro de información oportuna para la toma de decisiones, ya que el sistema permite obtener en tiempo real a medida que se registran los ingresos y egresos por los diferentes conceptos el valor de los saldos en bancos, adicionalmente el sistema permite generar reportes que facilitan hacer un seguimiento a los estados de las cuentas bancarias y permite realizar de manera ágil la conciliación bancaria.

11 FUNCIONES ESPECIFICAS Manejo de la información sobre las transacciones de la caja y los bancos: Registrar las diferentes transacciones que afectan el estado de las cuentas bancarias y el estado de la caja, estas transacciones conforman los documentos de entrada o movimientos de la aplicación. Control de Cajeros: Administrar y controlar diferentes cajeros, para ello se ofrece el esquema de tener un caja central la cual puede recibir dinero de las cajas satélites, a través de movimientos de Traslados de caja, adicionalmente se permite registrar las entrega de caja que realizan cada uno de los cajeros cuando terminan el turno y por lo tanto generar reportes relacionados con faltantes y sobrantes, arquero y cuadre de caja. Realizar la Conciliación Bancaria: El modulo permite registrar el extracto bancario de las distintas entidades

12 FUNCIONES ESPECIFICAS bancarias, para luego generar una serie de procesos e informes que permiten realizar la conciliación bancaria. Estos pueden ser grabados manualmente o ser importados. Controlar el Flujo de Caja: Permite identificar rubros de flujo de caja de Ingresos y Egresos, para los cuales podrá registrar el presupuesto de Flujo de Caja de cada año, y mensualmente realizar un control de este flujo de caja con el fin de detectar con anticipación variaciones que den lugar a tomar decisiones oportunamente. Administrar cheques elaborados y no entregados: Maneja efectivamente el dinero que posee en los bancos, para ello permite conocer el valor de los cheques girados y no entregados, incluso puede permitir administrar estados de pendientes y autorizados. Documentos Postfechados: Registra los documentos postfechados con el fin de controlar su vencimiento y

13 FUNCIONES ESPECIFICAS de esta forma realzar oportunamente su ingreso a la caja. Para complementar permite generar comprobantes contables a cuentas de orden. Manejo de Comprobantes Contables: La filosofía de trabajo se basa en que todos los documentos emitidos por el Módulo de Caja y Bancos se pasa su información a contabilidad, no en línea, si no a elección del usuario mediante un proceso periódico. Interfaces: Recibe información de los módulos de Cuentas por Cobrar, Facturación, Ayudas, Liquidación de Terceros y Cuentas por Pagar, y genera información a Contabilidad. Generación de Información a nivel institucional que sirve de soporte para el seguimiento y control organizacional.

14 FUNCIONES ESPECIFICAS Manejo de Documentos no consignables: El modulo permite realizar recibos de caja donde se relacionen documentos consignables y documentos no consignables, es decir que no se consignan en una entidad bancaria pero la institución los recibe para efecto de cancelación de cualquier concepto. Consignar documentos de diferentes períodos: El modulo permite realizar el recibo de documentos que posteriormente se consignan en alguno de los bancos o entidades bancarias donde se posea cuenta, puede suceder que al terminar un período todos los documentos recibidos no se alcancen a consignar, por lo anterior dentro del cierre del período se genera un saldo con los documentos pendientes de consignar para luego permitir realizar su consignación en el siguiente período.

15 Manejo de documentos no consignables, el Modulo de Caja y Bancas permite realizar recibos de caja donde se relacionen documentos consignables y documentos no consignables, es decir que no se consignan en una entidad bancaria pero la institución los recibe para efecto de cancelación de cualquier concepto. Consignar documentos de diferentes períodos, en el Módulo de Caja y bancos se permite realizar el recibo de documentos que posteriormente se consignan en alguno de los bancos o entidades bancarias donde se posea cuenta bancaria, puede suceder que al terminar un período todos los documentos recibidos no se alcancen a consignar, por lo anterior dentro del cierre del período se genera un saldo con los documentos pendientes de consignar para luego permitir realizar su consignación en el siguiente período. Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. FUNCIONES ESPECIFICAS

16 MODELO DEL MODULO Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Ayudas Diagnóstica s Contabilidad Liquidación de Terceros Cuentas por Cobrar Comprobantes Contables Recibos Terceros Recibos Cheques Terceros Cuentas por Pagar Facturación Entidades Bancarias Consignaciones Consignacion es y Notas Bancarias Comprobante s Contables Recibos de Caja Documento s Postfechad os Cambio de Composició n de Caja Conciliación Bancaria Ordenes de Pago Recibos Ordenes de Pago Ordenes de Pago Notas Bancarias Extracto Bancarias

17 PROCEDIMIENTO EN MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Para agilizar la prestación del servicio y realizar un control mas efectivo del modulo, se requiere establecer ciertos parámetros y codificaciones que facilitaran la gestión del área. Los Maestros obedecen a las codificaciones institucionales establecidas para identificar la información que se maneja como son:

18 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Bancos:

19 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Bancos: Los bancos corresponden a cada una de las entidades bancarias en las cuales la institución posee cuenta o recibe como parte de pago documentos de estas entidades. El maestro de bancos permite dar un mantenimiento a la información de las entidades bancarias que maneja la compañía, ya sea que tenga cuentas en ellas o no. Este último caso se contempla ya que, al recibir un ingreso en cheque, por ejemplo, es importante identificar el banco al cual pertenece. Se recomienda utilizar la codificación de la superintendencia bancaria, pero como este código sólo tiene dos dígitos el tercero se usa para indicar si la compañía tiene cuenta bancaria en esa institución o no; si no tiene debe colocar siempre 0, de lo contrario, debe colocar un dígito que, a su vez, sirve para identificar la cuenta.

20 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Bancos: El indicador de activo en C permite identificar los bancos en los que se pueden generar cheques por valor en 0, esta funcionalidad es útil en la aplicación de Liquidación de terceros donde se puedan generar movimientos con este comportamiento, ya que se realizan cruces de cuentas y es necesario elaborar una orden de pago y se desea asociar a un determinado banco con el fin de controlar estos movimientos. Por definición de la aplicación se debe crear el banco 999 al cual se le debe asignar el nombre de Caja general y la cuenta contable de Caja general, de este banco no se deben girar cheques ni realizar consignaciones en él, es un banco de control que utiliza la aplicación.

21 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Formas de Recibo: Permite codificar las diferentes formas de recibo en que se puede recaudar dinero en la caja.

22 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Formas de Recibo: Las formas de recibo más utilizadas son: Efectivo: Por definición de la aplicación se le debe asignar el código 99 Cheque: Es un código genérico, no se tiene que crear uno para cada banco ya que al momento de detallar en un recibo las formas de recibo se solicita el código del banco en un campo independiente. Tarjeta de Crédito: Se recomienda crear una por cada tipo: Credencial, Credibanco, Diners. El indicador de pedir banco debe estar en S para todas las formas de recibo que se emiten de un banco como son los cheques y las tarjetas de crédito, con excepción del efectivo (99) que se debe colocar en N. El porcentaje/valor de comisión tiene efecto en el momento que se realiza la consignación, de tal forma que causa menor valor al banco y lleva esta diferencia como comisión.

23 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Formas de Recibo: La cuenta de la forma de recibo o comisión es el código de la cuenta en contabilidad que es afectada por esta forma de recibo. Debe tener el siguiente manejo: Si la forma de recibo se lleva a Caja general, es consignable, y no tiene asociado porcentaje o valor de comisión, se debe colocar la cuenta de caja general. Si la forma de recibo se lleva a Caja general, es consignable, y tiene asociado porcentaje o valor de comisión, se debe colocar la cuenta donde se contabiliza la comisión en el momento de realizar la consignación. Si la forma de recibo no se lleva a Caja general, no consignable, se debe colocar la cuenta que se debe causar en el momento de recibir esta forma de recibo.

24 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Formas de Recibo: Por cada forma de recibo en la que cobren comisión, es necesario pagar retención en la fuente sobre un porcentaje del valor de la comisión, así como se debe pagar también iva sobre el valor de la comisión. Para las formas de recibo que requieren calcular un valor fijo de la comisión, como la retención en la fuente que se debe causar sobre el valor total del documento que se consigna, se debe especificar el porcentaje de la base de retención Porcentaje-Base y el porcentaje de retención correspondiente en el campo Porcentaje. El concepto bancario de la comisión, retención e iva se utiliza con el fin de poder realizar la conciliación bancaria de la comisión, retención e iva de la comisión en la consignación de las tarjetas de crédito.

25 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Formas de Recibo: Si el banco donde se consignan estos documentos informa en el extracto bancario estos valores en un concepto bancario independiente al valor de la consignación, debe llenar estos campos, si no, no es necesario especificarlos.

26 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Poblaciones: Se utiliza para codificar las diferentes poblaciones de las cuales se reciben cheques de otras plazas.

27 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Rubros de Flujo de Caja: Permiten codificar los diferentes rubros de ingreso o egreso con el fin de poder realizar el control del flujo de caja. En estos se va clasificar los diferentes movimientos que se registren en la aplicación.

28 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Rubros de Flujo de Caja: El maestro de rubros de flujo de caja se tiene con e fin de poder realizar un presupuesto de flujo de caja. Este se define clasificando los ingresos y egresos según se desee realizar el presupuesto. Los rubros de flujo de caja de ingreso pueden ser, entre otros: Cartera Arrendamientos Ingresos financieros Préstamos bancarios Los rubros de flujo de caja de egreso pueden ser, entre otros: Proveedores de Droga Servicios Públicos

29 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Rubros de Flujo de Caja: Impuestos Inversiones Honorarios Adicional a estos se debe definir un código para el rubro de saldo inicial de caja que corresponde al valor con el cual va a comenzar cada año la caja. Los rubros serán utilizados cada vez que se realice un Recibo de Caja, Orden de Pago o una Nota Bancaria, movimientos que afectan el Flujo de Caja.

30 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Conceptos Bancarios: Estos son la base para realizar la conciliacion bancaria, por lo tanto corresponden a los cptos que son informados en el extracto bancario pero codificados al interior de la institución.

31 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Conceptos Bancarios: El maestro de Conceptos Bancarios permite codificar la información de los diferentes conceptos bancarios que son reportados por el banco en el extracto bancario y se utilizan para realizar la conciliación bancaria, tales como Consignaciones, Cheques girados, Gastos bancarios, entre otros. La cuenta contable a la cual se lleva el concepto en contabilidad, se debe llenar para los conceptos que se reportan en las notas bancarias, para los conceptos de Consignaciones y Cheques girados se puede dejar en blanco ya que la cuenta en estos dos conceptos está relacionada con el banco donde se consigna o de donde se está girando el cheque, entonces para estos se recurre a la cuenta contable del maestro de bancos. El Módulo de Caja y Bancos permite realizar la conciliación bancaria de los cheques girados en la aplicación de Nómina del Sistema de Información

32 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Conceptos Bancarios: HIPOCRATES, los cuales no son grabados en el movimiento del Módulo de Caja y Bancos. Para ello en el reporte de conciliación bancaria se va a tomar la información del movimiento de cheques de nómina y como generalmente se graba una nota bancaria para reportar el movimiento global de la nómina en el banco, esta nota NO se puede tener en cuenta al conciliar porque se tendría un doble efecto, con el fin de no considerarla en la conciliación bancaria, se utiliza el indicador de afecta conciliación S/N, que determina si el concepto afecta conciliación y por lo tanto al registrar la nota bancaria se debe reportar por un concepto que no afecte la conciliación bancaria.

33 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Relación Conceptos Bancarios con Bancos: Este maestro permite establecer la relación de los conceptos bancarios definidos por la institución en la aplicación, con los de cada uno de los bancos en los cuales se tiene cuenta bancaria con el fin de realizar la conciliación bancaria.

34 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Cajas: Se utiliza para definir las diferentes cajas donde se recibirá dinero. La aplicación ofrece la facilidad de manejar varias cajas, con el objetivo de poder recibir dinero en diferentes lugares y poder cuadrar cada una en forma independiente.

35 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Cajas: Pueden tenerse los siguientes manejos: Recibir dinero en una sola terminal: se tendrá una sola caja la cual se le asigna a la terminal. Recibir dinero en varias terminales pero no se desean tener varias cajas: Se matricula cada terminal en este maestro asignándole el mismo código de caja. Recibir dinero en varias terminales y se desean manejar varias cajas: Se matricula cada terminal en este maestro asignándole su código de caja correspondiente. Cuando se tiene este manejo se pueden tener dos situaciones:

36 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Cajas: 1) Cada caja recibe el dinero y lo consigne desde la misma caja 2) Cada caja recibe el dinero pero lo traslada a la caja principal para que sea consignado. Las dos situaciones se pueden manejar en la aplicación la diferencia está en que la segunda debe realizar un movimiento adicional que se denomina Traslado de Caja para pasar el dinero de una caja a otra. Todos los movimientos que se realicen en la aplicación quedan registrados al código de caja que tenga la terminal asociada. Cada que se desea grabar un movimiento se verifica si la terminal esta activa como caja para permitir realizar el movimiento.

37 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Cajas: En el detalle de usuarios se matriculan los usuarios que pueden utilizar la terminal para realizar los respectivos movimientos a la caja, cada usuario debe estar previamente registrado en la aplicación mediante el programa de Usuarios que se tiene en el menú de Administración. Cada que se realiza un movimiento se verifica que el usuario tenga permiso de utilizar la terminal.

38 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable: Se utiliza para parametrizar la codificación contable de los documentos de recibos y ordenes de pago que son elaborados en la caja, con el fin de garantizar una correcta definición y aplicación de los movimientos en contabilidad. En el detalle del movimiento contable se especifican las posibles Cuentas contables que se causan en el Recibo u Orden de pago, estas aparecen en forma automática al grabar el movimiento que se relacione con este Concepto, se deben definir las posibles cuentas que se utilizarán al momento de grabar el movimiento.

39 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable:

40 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable: De todas las cuentas que tenga este detalle, se debe colocar como última la cuenta del valor Neto, la cual se debe especificar de la siguiente forma: En los recibos: la cuenta asociada con el valor neto dependerá de sí los documentos que se reciben son o no consignables. Como esta situación sólo se define en el momento de elaborar el recibo, se puede colocar la Cuenta de caja general en este maestro y el programa que graba el movimiento de recibos hará el reemplazo correspondiente a la Cuenta del valor neto. En las órdenes de pago: la cuenta del valor neto corresponde a la cuenta del banco por el cual se gira el cheque. Para ésta se debe colocar en el código de la cuenta la letra B, lo que indica al programa de movimiento grabar órdenes que debe colocar la cuenta del banco.

41 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable: La formula de las cuentas contables consta de 16 casillas, en las cuales se puede expresar la fórmula que el programa utilizará para calcular el valor de la línea del detalle. En cada una de estas casillas se pueden entrar números enteros entre el uno (1) y el diecisiete (17), positivos o negativos. Estos números indican que se tomará el valor de la línea del detalle identificada con el número digitado. El signo determinará si el valor se suma (en caso de ser positivo) o si se resta (sí es negativo). La fórmula no puede incluir el número de la línea donde se encuentra ubicado ni tampoco números de líneas posteriores. No se puede incluir en la fórmula un número, cuya línea no tenga cuenta contable.

42 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable: La formula se evalúa teniendo en cuenta el tipo de valor entrado en esa línea y si tiene cuenta o no. Para los tipos de valor A, R y N se requiere fórmula, para el tipo M no se necesita. Si el tipo es R (retención), la fórmula determina el valor de la base a la cual se le aplica el porcentaje asociado al concepto tributario (cocon), que tiene relacionado la cuenta contable del asiento en el maestro de Cuentas contables (cocue) y la base por el porcentaje será el valor del asiento. Para los conceptos de tipo O (Orden de pago), se permite en el campo Nit del detalle el valor A con el fin de generar el asiento contable con el nit del banco por el cual se genera la orden de pago.

43 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Conceptos para Movimiento Contable: Siempre debe entrar una línea con el tipo de valor NETO, si no es así, se muestra el mensaje de error indicándolo. Si entra un tipo de valor NETO y ya existe una línea con este tipo, aparece el mensaje correspondiente indicando el error.

44 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: Permite definir para cada banco la información necesaria para realizar la impresión de su cheque en la Orden de pago, así cada vez que se abra una nueva cuenta bancaria no se tiene la necesidad de modificar los programas de impresión de cheques, sino únicamente se matricula el nuevo formato en este maestro. Este manejo permite tener para todos los bancos de donde se giren cheques el mismo formato de orden de pago y diferenciarlas por el cheque.

45 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques:

46 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: Para definir un formato se debe definir el número de líneas que corresponden al cheque dentro de la orden de pago y la posición (fila y columna) donde se imprimirá cada uno de los datos que posee el cheque, como son:

47 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: En el detalle del maestro se especifican las partes del cheque. El sistema muestra por defecto los códigos de los tipos de datos posibles en el cheque, con su respectiva descripción. El programa se encarga de validar que al menos se digite una línea de detalle completa. El formato se debe especificar de acuerdo al tipo de dato que se esta definiendo, los posibles formatos son: Para fechas:Ejemplo : julio 31 de 2001 FormatoExplicaciónResultado ddDía del mes en forma numérica31 dddDía de la semana en letrasWed

48 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: FormatoExplicaciónResultado ddDía del mes en forma numérica31 dddDía de la semana en letrasWed mmMes del año en forma numérica07 mmMes del año en letrasJul yyyyAño expresado en cuatro dígitos2001 yyAño expresado en dos dígitos01 yy/mm/dd01/07/31 yy-mm-dd yyyy mmm ddd2001 Jul Wed yyyy mmmm dd 2001 Jul 31 mmm dd de yyyyJul 31 de 2001 dd de31 de

49 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: Los formatos posibles que se pueden utilizar para la impresión de los valores son: Ejemplo : 234, FormatoExplicaciónResultado ****,***,***.**Llena con asteriscos lo que de*****234, otra forma serían espacios en blanco. $$$$,$$$,$$$.$$Coloca el signo de pesos en forma$234, flotante. <<<<,<<<,<<<.<

50 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: FormatoExplicaciónResultado ####,###,###.##No cambia los espacios en blanco.234, ,---,---.--Coloca el signo menos (-) en forma-234, flotante si el valor es negativo. ++++,+++,+++.++Coloca el signo del valor en forma+234, flotante ya sea positivo o negativo. ((((,(((,(((.(()Usado para mostrar paréntesis cuando(234,315.89) el valor es negativo. Se debe tener cuidado al utilizar la coma y el punto así: La coma separa las cifras enteras en unidades de mil y el punto, las cifras decimales.

51 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: También se pueden realizar combinaciones para los formatos de impresión de valores, así: CombinaciónResultado $***,***,***.**$****234, $(((,(((,(((.(()$ (234,315.89) (&&&,&&&,&&&.&&)( ,315.89) ($**,***,***.**)($***234,315.89) Puede generar las combinaciones que desee y en la parte inferior de la pantalla se muestra en el campo VALOR, el valor de prueba entrado en el encabezado, utilizando el formato ingresado para que usted pueda visualizar como va a salir impreso.

52 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formatos para la Impresión de Cheques: Si el formato es tan pequeño que no puede expresar el valor, entonces aparece una cadena con tantos asteriscos como símbolos tenga el formato con el cual se desea imprimir el número. Ejemplo : Si se tiene el número 352,456,920 para expresarlo con los siguientes formatos, resulta una cadena de asteriscos: FormatoResultado $###,###.##*********** ---,---,---.--************** Al estar en el campo del formato se tiene una ventana de ayuda donde puede consultar la información de los formatos que pueden ser utilizados.

53 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formato de Rep. de Verificación de Conciliación: Con el fin de complementar el proceso de conciliación bancaria se genera un reporte que compara los saldos de conciliación con los saldos del extracto, este maestro permite parametrizar la información que se imprime en este reporte.

54 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Formato de Rep. de Verificación de Conciliación: El objetivo del reporte es detallar los conceptos bancarios que se deben considerar en cada una de las líneas que serán impresas en el reporte. Debe existir al menos un registro válido en el detalle de conceptos bancarios. Una línea válida es aquella que tiene información en todos los campos del detalle. No se permiten conceptos bancarios repetidos en el detalle. El valor del movimiento del concepto bancario se puede sumar o restar al total de la línea, ya que todo movimiento donde se relaciona un concepto bancario tiene un efecto débito o crédito sobre el banco, con base en este concepto se determina si sumará o restará al valor total de la línea.

55 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Por cada uno de los tipos de documentos que maneja la aplicación se debe asignar un código de fuente (Recibos, Ordenes de pago, Consignaciones, entre otros), en este maestro se definen una información básica que controla la generación de los movimientos.

56 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Para tener en cuenta al momento de crear un nuevo Fuente: En el Módulo de Caja y Bancos se tienen los siguientes tipos de documentos: 60 a 62: Recibos de caja por otros conceptos 63 : Notas Débito Bancarias 65 : Notas Crédito Bancarias 66 : Consignaciones 67 : Cambio de composición de la caja 68 : Recibos de documentos postfechados 70 : Órdenes de pago por otros conceptos 80 : Traslado de caja 81 : Entrega de caja

57 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Si la institución posee las aplicaciones de Cuentas por cobrar, Facturación, Ayudas Diagnósticas o Cuentas por Pagar, debe tener creados los siguientes fuentes: 30 a 34:Recibos de caja de Cuentas por Cobrar, recibos de abonos de Facturación o Ayudas Diagnósticas o recibos de Facturas de Ayudas Diagnósticas. 47 : Anticipos de Proveedores en Cuentas por Pagar 50 : Órdenes de pago por cuentas causadas en Cuentas por Pagar Los códigos han sido previamente definidos ya que son utilizados en cada uno de los programas de movimiento desarrollados en esta aplicación. Este maestro se utiliza para mantener la secuencia de cada uno de los fuentes, además de sus conexiones con el sistema de Contabilidad.

58 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Para las Ordenes de pago por otros conceptos, Anticipos y Ordenes de pago causadas, que son fuentes relacionados con cheques, se manejan dos secuencias, una por este maestro la cual está relacionada con la orden de pago como tal y otra asociada al número del cheque que esta controlada a través del maestro de Bancos. Por cada movimiento de Caja y Bancos se genera un comprobante contable que está identificado por un Fuente y Documento, estos hacen referencia al Fuente contable y Documento contable. Este puede ser detallado o resumido, así:

59 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Detallados: indica que cada documento de Caja y Bancos será otro documento en Contabilidad identificado por el Fuente contable definido en este maestro de fuentes y por el documento asignado en el movimiento de Caja y Bancos. Resumidos: indica que todos los documentos del movimiento de Caja y Bancos serán un único documento en Contabilidad identificado por el Fuente contable y Documento contable definido en este maestro de fuentes.

60 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: El efecto contable que tendrá el fuente sobre la cuenta de la caja general o el banco, será así:

61 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: El campo de fuente para la secuencia se tiene porque en algunos fuentes, como es el caso de las Ordenes de pago que se tienen varios tipos, Ordenes por Anticipos, Ordenes causadas y Ordenes por otros conceptos, se desea utilizar una única secuencia ya que comparten los documentos, para lograr un único consecutivo se deben crear estos fuentes de la siguiente forma (por ejemplo): CódigoFuente para la secuencia Orden de pago por Anticipo4770 Orden de pago Causada5070 Orden de pago otros conceptos7070 Lo cual indica que cada vez que se gire una orden de pago de cualquiera de éstos fuentes la secuencia se va a tomar del valor que tenga en la secuencia el código de fuente 70.

62 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Si lo que se quisiera es secuencias independientes se colocarán fuente para la secuencia propia de la siguiente forma: CódigoFuente para la secuencia Orden de pago por Anticipo4747 Orden de pago Causada5050 Orden de pago otros conceptos7070 La secuencia del documento se incrementa en el momento en que se graba el documento en el movimiento. La abreviatura se utiliza en algunos reportes en lugar del código del fuente para mayor claridad.

63 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: El tipo de documento se utiliza para identificar claramente los fuentes que realmente afectan la aplicación de Caja y Bancos y poderlos diferenciar de los que pertenecen a las demás aplicaciones. Los valores que pueden tomar son:

64 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Cuando el tipo de documento es "RE", "OP", "CO" y "CC", se obliga ingresar el concepto bancario interno, ya que es importante para realizar la conciliación bancaria. Los fuentes a los cuales se les debe especificar rubro de caja son:

65 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Fuentes: Los conceptos bancario se utilizan en la conciliación bancaria y debe contener la siguiente información:

66 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Causas de Anulación: Permitir definir las posibles causas por las cuales se requiere anular un movimiento.

67 MAESTROS Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. Maestro de Causas de Anulación: Se implementa el maestro para matricular las posibles causas de anulación y en el momento de anular un movimiento, se ofrece la posibilidad de relacionar la causa correspondiente y una justificación de 10 líneas en la que se podrán ingresar las observaciones de la causa por la cual se presenta la anulación del documento.

68 INQUIETUDES Indicar uno a uno los temas a tratar, teniendo como base el ejemplo. SOLUCIÓN DE INQUIETUDES

69 GRACIAS Digitar el mes y año de la planeación estratégica


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