Interfases Contables en CIO con XML

Presentación del tema: "Interfases Contables en CIO con XML"— Transcripción de la presentación:

1 Interfases Contables en CIO con XML
Tekhne Interfases Contables en CIO con XML Curso CIO Interfases Contables XML

2 Tekhne Introducción Las opciones descritas en este documento solo están disponibles en la versión 7 o posterior de CIO Milenio. El documento supone conocimiento básico del formato XML de parte del usuario. CIO Milenio esta habilitado para la integración con sistemas contables por medio del formato XML. CIO puede exportar todo el detalle de las Ordenes de Pago y de sus movimientos. Para integrar con un sistema contable en particular, hay dos pasos que hay que completar. Primero, es necesario que cada movimiento en cada orden de pago en CIO tiene definido a que cuenta contable corresponde. Para esto debe ingresar cuentas contables del plan de cuentas de su empresa a CIO. Segundo, es necesario saber cual es el formato exacto de archivo que su programa contable puede importar. Luego debe configurar a CIO para que pueda generar archivos de este formato con los datos de las ordenes de pago y sus movimientos. Curso CIO Interfases Contables XML

3 Configurando Cuentas Contables - 1
Tekhne Configurando Cuentas Contables - 1 Se pueden configurar las cuentas contables a utilizar aparte para cada Presupuesto o Proyecto, y CIO aplicará estas cuentas a cada Orden de Pago de manera automática. Para configurar CIO, se debe ingresar los códigos contables en varias fichas en CIO : la ficha del Presupuesto (para manejar códigos particulares para cada presupuesto) o en la ficha del Proyecto (para codificación a nivel de Proyecto), en la ficha de los subcontratos, en la ficha de las cuentas bancarias, y en la tabla de retenciones. Las siguientes diapositivas muestran los campos disponibles. Curso CIO Interfases Contables XML

4 Configurando Cuentas Contables - 2
Tekhne Configurando Cuentas Contables - 2 Códigos de cuenta para el Proyecto y/o Presupuesto. Curso CIO Interfases Contables XML

5 Configurando Cuentas Contables - 3
Tekhne Configurando Cuentas Contables - 3 Códigos de cuenta para cuentas bancarias y retenciones en la fuente. Códigos de cuenta para cada subcontrato. Curso CIO Interfases Contables XML

6 Configurando Cuentas Contables - 4
Tekhne Configurando Cuentas Contables - 4 El sistema para interfases contables en CIO esta hecho para manejar una contabilidad globalizada para las obras, con una cuenta contable para el Almacén de la obra, otra para Gastos Generales, otra para Subcontratos, etc. Si necesita ver mas detalle, los reportes normales de control de CIO presentan información muy detallada de movimientos individuales de materiales o actividades particulares del presupuesto. CIO no esta diseñado para exportar información contable detallada para cada actividad del presupuesto. Pero si es probable que necesita separar contablemente subcontratos de mano de obra de subcontratos a todo costo. Esto se puede hacer ingresando los códigos en la ficha de cada subcontrato, en lugar de un solo código en la ficha del presupuesto o proyecto. Curso CIO Interfases Contables XML

7 Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 1
Tekhne Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 1 Una vez configuradas las cuentas en las varias fichas en CIO, CIO las utiliza cada vez que un usuario crea una Orden de Pago. CIO busca para ver cual cuenta debe utilizar en cada situación. Entonces en el caso de un pago a un proveedor, al Valor Bruto CIO colocará la cuenta del campo “Almacén” de la ficha del Presupuesto, al valor de IVA colocará la cuenta del campo correspondiente a IVA, y así sucesivamente. Si hay mas que una cuenta disponible (por ejemplo a nivel de presupuesto y a nivel del proyecto), CIO empieza desde la mas especifica hasta la mas genérica. Como ejemplo, si es un pago a un subcontratista, CIO primero busca la ficha del subcontrato para ver si una cuenta esta definida ahí. Si no, CIO busca el campo de “Subcontratos” en las cuentas contable de la ficha del Presupuesto. Si no hay cuenta ahí, finalmente va a la ficha del Proyecto. Curso CIO Interfases Contables XML

8 Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 2
Tekhne Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 2 Una vez configuradas las cuentas, CIO las utiliza automáticamente para codificar cada Orden de Pago. Estos códigos también se pueden editar manualmente si es necesario. Solo hay que hacer un doble-clic con el mouse sobre la columna para ajustar una cuenta. Obviamente esta técnica también se puede utilizar para cualquier situación que CIO no puede manejar automáticamente. Curso CIO Interfases Contables XML

9 Creando la Interfase - 1 Tekhne
Para exportar la información contable, se debe crear una interfase con la combinación y formato de información requerida por el software de contabilidad. Para hacer esto, es necesario tener información detallada de los requerimientos que su sistema contable tiene para archivos de importación XML. Normalmente un programa contable tendrá capacidad de “Importar Movimientos” o similar, y en la documentación de esta función especificará el formato exacto que debe tener el archivo para importar. Recreamos esta estructura en el editor de interfases contables XML que tiene CIO. Curso CIO Interfases Contables XML

10 Creando la Interfase - 2 Tekhne
Hay varios datos para ingresar en la ficha básica de la interfase XML. Debe nombrar la interfase, para poder identificarla después, y también dar el nombre por defecto del archivo que CIO debe crear cuando exporta datos. En “Tipo de Exportación” hay una sola opción disponible - “Detalles de ordenes de pago”. A diferencia de los archivos de exportación tipo texto, en la exportación XML se puede definir mas precisamente el detalle a exportar adentro de la especificación de la interfase. Marcando “Valores de cheques sin decimales” causa CIO redondear los valores de los cheques a números completos. Curso CIO Interfases Contables XML

11 Creando la Interfase - 3 Tekhne
Ahora debe pasar a la hoja “Campos”. Aquí vamos a indicar a CIO como debe ser el formato del archivo XML de datos contables. Un archivo XML contiene una secuencia de “tags” o elementos, cada uno opcionalmente con su valor y con algunos atributos. El sistema contable debe tener una explicación precisa de la secuencia de elementos y atributos requeridos. Es necesario recrear esta estructura en el editor de interfases XML en CIO. Así, cuando CIO exporta la información, puede configurarla en este formato, y así el programa contable la puede entender. Curso CIO Interfases Contables XML

12 Creando la Interfase - 4 Tekhne
Como comentamos anteriormente, cada elemento XML puede tener un valor y uno o mas atributos. En el contexto de CIO, un elemento puede ser un Orden de Pago, y sus atributos pueden ser datos sobre la orden de pago, como su fecha, número de identificación, etc. Cada elemento tiene un nombre, y puede tener mas elementos a un nivel inferior en el formato XML. Otra vez como ejemplo, tal vez hay un elemento principal para las datos básicos de cada orden de pago, y este elemento en su turno contiene mas elementos, uno para cada movimiento adentro de la orden de pago y con los datos correspondientes, tal vez la cuenta contable, valor del asiento, etc. El formato se repite para cada orden de pago, y cada movimiento en cada orden de pago. Este tipo de información debe estar en la especificación de la interfase en la documentación del programa contable. Curso CIO Interfases Contables XML

13 Creando la Interfase - 5 Tekhne
De esta manera, a la medida que identificamos cada elemento de la interfase, utilizamos el botón “Crear” para ir agregando y configurando elementos y atributos en la interfase. Cada elemento o atributo se puede configurar. En nuestro ejemplo, el elemento “lote” no contiene ningún valor, y se debe utilizar una sola vez en el archivo de exportación. Para esta parte, debe seguir las especificaciones dadas por el sistema contable. A continuación están documentadas todas las opciones del editor de campos. Curso CIO Interfases Contables XML

14 Editor de Campos - 1 Tekhne
El Editor de Campos nos permite definir cada elemento y atributo para incluir en la interfase, y configurarlo de acuerdo con la especificación que requiere el programa contable. ID Elemento - cada elemento o atributo debe tener un número de identificación única. Posición - el orden del elemento o atributo en la exportación. Como XML es un formato totalmente jerárquico, es critico que los elementos están presentados en el orden correcto. Tipo - definir si la definición corresponde a un elemento (o “tag”), que tendrá el formato <nombre> para abrir y </nombre> para cerrar, o un atributo de un elemento ya definido, que tendrá el formato nombre_atributo=“valor”. Curso CIO Interfases Contables XML

15 Editor de Campos - 2 Tekhne
Descripción - una descripción del elemento o atributo que permite identificarlo claramente. Elemento Padre - en el caso de un elemento, esto será el elemento encima del nuevo elemento en la jerarquía del XML. El primer elemento (o raíz) no tendrá padre. En el caso de un atributo, será el elemento que contiene el atributo. Ahora, dependiendo de si la definición es de un elemento o atributo, debe llenar los datos correspondientes. Estos campos permiten un mayor control sobre los datos del elemento o atributo a exportar. Curso CIO Interfases Contables XML

16 Editor de Campos - 3 Tekhne
Nombre Elemento - este es el nombre del “tag” que se utilizará en el archivo XML. Cuando se debe utilizar - hay tres opciones. “Una vez” es para un elemento único, como el elemento raíz, que no se repite. “Para cada Orden de Pago” es para elementos que se deben repetir para cada orden de pago a exportar. “Para cada movimiento” es para elementos que se repiten para cada movimiento adentro de cada orden de pago. Un formato típico tendrá uno o mas elementos de tipo único al principio, con datos generales para la importación en el sistema contable, seguido por un elemento que se repite para cada orden de pago, y uno o mas elementos para los movimientos. Curso CIO Interfases Contables XML

17 Editor de Campos - 4 Tekhne
La orden de elementos es muy importante. Como el formato XML es estrictamente jerárquica, no tiene sentido tener elementos únicos después de haber definido elementos repetidos por orden de pago, por ejemplo. Campo - si el elemento tiene valor, se puede definir el valor acá, seleccionando de los campos de datos disponibles. No se debe confundir el valor del elemento con sus atributos, o sub-elementos. Los campos disponibles dependen de si el elemento es único, repetido por orden de pago, etc. Valor definido por el usuario - en la mayoría de casos el valor del elemento, si lo tiene, va a ser algún valor de la base de datos de CIO, como el numero de la orden de pago, por ejemplo. Si es necesario incluir un valor definido por el usuario, aquí se puede ingresar. Curso CIO Interfases Contables XML

18 Editor de Campos - 5 Tekhne
Para definir un atributo, debe llenar los campos en la segunda sección de la ventana. Nombre atributo - este es el nombre del atributo que se utilizará en el archivo XML. Campo - atributos normalmente tienen un valor, y esto se puede definir acá, seleccionando de los campos de datos disponibles. Exactamente cuales campos están disponibles depende de la naturaleza del elemento dueño del atributo (si es único, o para cada orden de pago, etc.). Valor definido por el usuario - si es necesario incluir un valor definido por el usuario, aquí se puede ingresar. Curso CIO Interfases Contables XML

19 Editor de Campos - 6 Tekhne
Los campos al pie de la ventana son para definir como se debe presentar los datos elegidos, y en el caso de atributos o elementos definidos a nivel de movimiento, se puede definir cuando se debe utilizar. Tamaño y Decimales - para definir el tamaño físico de los datos, en particular para datos numéricos. Se pueden dejar en blanco. Formato de Fecha - para campos tipo fecha, se puede indicar su formato utilizando la letra “D” para días, “M” para mes y “Y” para año. Por ejemplo con el patrón MM-DD-YYY, CIO exportará las fechas así Utilizar para movimientos de tipo - permite exportar atributos o elementos condicionalmente, dependiendo del tipo de movimiento. Curso CIO Interfases Contables XML

20 Editor de Campos - 7 Tekhne
Las opciones disponibles para “Utilizar para movimientos de tipo ” son : Todos - siempre exporta la información. Cuenta por Pagar - solo exporta si el movimiento es una cuenta por pagar. Valor Bruto - exporta si es el valor bruto. IVA - exporta si es el valor de IVA. IVA sobre Utilidad - exporta si es el valor de IVA sobre Utilidad. Retención Predefinida - exporta si es una retención predefinida (en la tabla de retenciones en CIO). Retención del Usuario - exporta si es una retención definida por el usuario en la orden de pago. Descuento Financiero - exporta si es un descuento financiero. Retención de Garantía - exporta si es la retención de garantía. Amortización del Anticipo - exporta si es la amortización de un anticipo. Descuento o Préstamo - exporta si es un préstamo o descuento a un subcontratista. Débitos - exporta si es un débito. Créditos - exporta si es un crédito. Curso CIO Interfases Contables XML

21 Editor de Campos - 8 Tekhne
La ultima opción para este campo es “Definido por el Usuario” - en este caso, solo exporta cuando el movimiento ha sido seleccionado en la ficha de la orden de pago. Aquí, dos movimientos han sido seleccionados. Esto permite selecciones controlados totalmente por el usuario Utilizando estas opciones se puede crear el efecto, por ejemplo, de solo exportar el atributo con el numero de NIT (identificación tributaria) del tercero si el movimiento corresponde al valor bruto, o que solamente exporta el valor base para una retención si el movimiento corresponde a una retención. Curso CIO Interfases Contables XML

22 Documentación de Campos - 1
Tekhne Documentación de Campos - 1 Esta tabla explica cada campo disponible para exportar. Las tres columnas a la derecha indican si el campo esta disponible para los diferentes tipos de elemento. Curso CIO Interfases Contables XML

23 Documentación de Campos - 2
Tekhne Documentación de Campos - 2 Curso CIO Interfases Contables XML

24 Documentación de Campos - 3
Tekhne Documentación de Campos - 3 Curso CIO Interfases Contables XML

25 Documentación de Campos - 4
Tekhne Documentación de Campos - 4 Curso CIO Interfases Contables XML

26 Exportando Datos Contables - 1
Tekhne Exportando Datos Contables - 1 Con la interfase creada, ya se puede utilizar la opción de Exportar/Datos Contables para sacar información hacia el programa contable. Debe seleccionar el rango de fechas a exportar (mínimo un día), la interfase, y la ubicación y nombre del archivo para crear. Curso CIO Interfases Contables XML

27 Exportando Datos Contables - 2
Tekhne Exportando Datos Contables - 2 CIO procesa la información y genera un archivo con los datos organizados de acuerdo con el formato dado en la interfase. Ahora puede llevar este archivo e importarlo al sistema contable. Es probable que en el proceso de crear la interfase, va a ser necesario hacer varios intentos, ajustando y corrigiendo la especificación de la interfase. Igualmente, es importante revisar como esta especificado su plan de cuentas contables, teniendo en cuenta que CIO esta hecha para trabajar con una contabilidad tipo globalizado para cada obra. Pero esto no debe ser un impedimento, dado que los reportes de control de CIO muestran la información de ejecución en todo detalle. Curso CIO Interfases Contables XML