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Abril de 2014 Digitalización con Valor Legal Retos y Desafíos de la Administración Inteligente Ing. Héctor Saravia, Gerente de Línea.

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2 Abril de 2014 Digitalización con Valor Legal Retos y Desafíos de la Administración Inteligente Ing. Héctor Saravia, Gerente de Línea

3 Reto de la Información Creación Colaboración Workflow Control del Autor Administración de Documentos Control de la Corporación Almacenar / Transferir Eliminar Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones Reglas de Negocio Control de Acceso Retención Disposición final Tiempo Actividad Clasificación Administrar, almacenar y acceder, trabajando colaborativamente para una rápida toma de decisiones El Gran Reto

4 Desafíos de la Administración de Información Cheques Documentos Solicitudes Audio y Video Facturas Manuales Reclamos Contratos Formularios Legajo Personal 70-90% No Estructurada 10-30% Estructurada La información crece en 200% anualmente El contenido atraviesa las aplicaciones –Múltiples aplicaciones utilizan la misma información –Existen distintas copias de la información, que no están sincronizadas La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital para los procesos de negocios; y no administrada eficientemente y Adjuntos

5 ¿Porqué administrar la Información? Niveles de jerarquía y accesos, seguimiento de auditoria, integridad de datos. Cumplimiento de normas (SOX, SMV, etc.) políticas de retención e integridad de datos. Reducción de costos y crecimiento de rentabilidad Disponibilidad, Distribuido, Correcto, Integrado

6 Papel: Problema de Productividad Almacenando y encontrando documentos en papel El Papel es voluminoso: + Papeles = + Archivos = + m2 = +$$ Es difícil de manejar y controlar Acceso lento, ineficiente a la información. Es un medio riesgoso (y no tenemos una copia de respaldo). Acceso de un solo usuario por vez.

7 Digital: Problema de Productividad? Almacenando y encontrando documentos en formato digital Cuál es la última versión? El documento en papel firmado no coincide con la última versión del documento digital. Trabajo colaborativo?. Lo tenía, pero no recuerdo donde… (PC, USB, DVD, PST…) Quienes trabajaron este documento? Difícil administración de la seguridad (copias, fuga de información, …)

8 Microformas: Solución al Problema Archivo de Papeles 01 Recepción de documentos ORCINEA y AP02 Preparación de Documentos03 Digitalización de Documentos04 Doble Digitación de Índices 05 Control de Calidad al 100% físico y lógico06Revisión Muestral07 Valor legal de la microforma08 Devolución de documentos 0910MicroarchivosGeneración de Medios Línea Certificada con Valor Legal Sistema Integrado de Gestión y Operación técnicos especializados Capacidad para operar 24 horas Producción + 150,000 folios diarios Alta compresión de imágenes a color Fedatarios Informáticos Juramentados Bóveda de Microarchivo Certificada

9 Explotación de Información Proceso de Micrograbación LIBROS Microformas LIBROS Documentos electrónicos (firmados Digitalmente) Custodia de Microformas LIBROS Microduplicados Copias Fieles Almacén de Microarchivo Micrograbación Explotación de Información Trabajo colaborativo LIBROS Sede 01 Intranet/Extranet Gestor de Contenidos BD negocio Procesos BPM Aplicativos de Consulta Clientes Proveedores Sede 02Sede 03Sede 04

10 Procesos inteligentes Capturar Faxes Escaners eForms Directorios de red MF Tipos de contenidos Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms Acme Products 30 January 2008 $ 6, $ 6, Net 30 Days Capturar Controlar Indizar Validar y Firmar Validar y Firmar Entregar Proceso de Firma Digital a cada documento le da valor legal y seguridad. La digitalización permite la población del gestor de contenidos. Posibilita el uso de flujos de trabajo o BPM. Controlar Indizar Validar y Firmar Validar y Firmar Entregar PDF Autenticación Integridad. No Repudio Time Stamping

11 Integración con Procesos Los documentos pueden ser entregados al gestor de la empresa o ser alojados en Data Center externo. Data Center externo con ISO Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms Acme Products 30 January 2008 $ 6, $ 6, Net 30 Days Capturar Clasificar Extraer Validar y Firmar Validar y Firmar Entregar

12 Convirtiendo proceso de Papel a Digital PROCESO DIGITAL PapelRecibido Captura PROCESO BASADO EN PAPEL

13 Acelera el procedimiento de documentos PROCESO DIGITAL PapelRecibido PROCESO BASADO EN DOCUMENTOS DIGITALES Captura Captura Captura de documentos antes. Transformar documentos en información de negocio. Simplificar la integración entre la captura y el proceso de negocio.

14 Camino al File Digital PDF

15 Tomamos el Reto Creación Colaboración Workflow Control del Autor Administración de Documentos Control de la Corporación Almacenar / Transferir Eliminar Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones Reglas de Negocio Control de Acceso Retención Disposición final Tiempo Actividad Clasificación Administrar, almacenar y acceder, trabajando colaborativamente para una rápida toma de decisiones Conseguimos

16 Solución: Combinación Perfecta Microformas Digitales Gestores de Contenidos (ECM) Gestores de Procesos (BPM) Firmas Digitales (PKI)

17 Beneficios Incremento en la productividad de los trabajadores. Aumento de la ventaja competitiva. Simplicidad y ahorro de tiempo. Reducción de riesgos (SOX). Socialmente responsables con el medio ambiente. Ahorros monetarios y operativos.

18 Casos de Éxito Micrograbación de documentos del Archivo ORCINEA y Planillas por la cantidad de 6O MM imágenesONP Micrograbación de documentos por la cantidad de 5 MM imágenes.SMV Digitalización de Documentos con Valor LegalMovistar Digitalización de expedientes relacionados a la Ley Nº del MTPE Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo Digitalización con Valor Legal de 5 MM de documentos Ministerio de Salud Digitalización con Valor Legal de 8MM de documentosSAT

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21 Hector Saravia Gerente de Línea BPO Soluciones de Outsourcing de procesos de negocios GRAÑA Y MONTERO - GMD


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