Gestión de flujos de trabajo y análisis del puesto de trabajo

Presentación del tema: "Gestión de flujos de trabajo y análisis del puesto de trabajo"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión de flujos de trabajo y análisis del puesto de trabajo
2 Gestión de flujos de trabajo y análisis del puesto de trabajo

2 Objetivos Describir estructuras organizativas burocráticas, planas, sin fronteras, y los entornos empresariales en que resultan más apropiados. Hacer una lista de los factores que influyen sobre la motivación de los trabajadores y que están bajo el control de los directivos. Realizar un análisis de los puestos de trabajo y preparar las descripciones y especificaciones para tales puestos. Aplicar diseños de trabajo flexibles para aquellas situaciones en las que a los empleados se les plantea un conflicto entre el trabajo y su familia, o aquellas otras en las que el empresario se encuentra ante una demanda variable para sus productos. Desarrollar políticas y procedimientos para proteger el sistema de datos de recursos humanos y así garantizar el derecho a la intimidad de los empleados.

3 Estructuras organizativas
En el Ejército General Coroneles Comandantes Capitanes y tenientes subtenientes Esta figura representa una estructura organizativa burocrática clásica, que se caracteriza por: un enfoque directivo de arriba abajo, tareas muy especializadas, una descripción muy detallada de las tareas, y por los individuos debido a que trabajan de forma independiente. La organización militar es un buen ejemplo para este tipo de estructura organizativa. Sargentos Cabos Soldados

4 Estructuras organizativas
Un bufete de abogados típico Socio principal Socios Esta figura representa una estructura organizativa plana, que se caracteriza por: un enfoque de dirección descentralizado, trayectorias de desarrollo profesional horizontales entre distintas funciones, tareas definidas en términos generales, fronteras flexibles entre tareas y unidades, énfasis en los equipos y fuerte atención al cliente. Observe que hay mucha menos jerarquía y menos niveles de dirección que en una organización burocrática. Asociados

5 Estructuras organizativas
Alianza de tres empresas que juntan sus recursos para producir un nuevo producto, como un microprocesador. Empresa A Esta figura representa una estructura organizativa sin fronteras que se caracteriza por: empresas conjuntas (joint ventures) con los consumidores, proveedores y competidores, y un énfasis en los equipos, cuyos miembros pueden cambiar de lugar dentro de las fronteras de la organización. Esta estructura organizativa comparte muchas características de las estructuras organizativas planas. Empresa B Empresa C

6 Análisis del flujo de trabajo
El proceso de analizar cómo se crea o añade trabajo en los procesos actuales de una empresa.

7 Reingeniería del proceso empresarial
Una reflexión fundamental y un nuevo diseño drástico de los procesos empresariales para lograr importantes mejoras en costes, calidad, servicios y velocidad.

8 Procesamiento de una solicitud de crédito en IBM Credit Corporation, antes y después de la RPP
Flujos de trabajo utilizando especialistas Recepcionista del servicio de consumidores Controlador de créditos Especialista en prácticas empresariales Al consu- midor Fijador de precios Administrador Llama al representante de ventas Verifica los créditos del consumidor Modifica el crédito estándar en función de las necesidades del consumidor Fija el tipo de interés del crédito Convierte la información en cláusulas En esta figura se muestran las grandes ventajas que se obtienen a través de una reingeniería del proceso productivo. Antes de reflexionar sobre el proceso, para el proceso de crédito se necesitó una media de seis días para completarlo, lo que daba a los consumidores la oportunidad de buscar financiación en otros sitios. Una parte importante de este tiempo, la solicitud estaba en tránsito entre los especialistas o esperando sobre la mesa de alguno de ellos. La RPP intengró las cinco tareas de los especialistas en una sola, que podía ser desarrollada por un generalista denominado estructurador de acuerdos. Con el nuevo proceso, las solicitudes de crédito podían realizarse en cuatro horas en lugar de seis días. Flujos de trabajo tras la reingeniería del proceso productivo Estructurador del acuerdo Al consumidor Utiliza un sofisticado programa informático para procesar toda la solicitud del crédito

9 Sugerencias para la dirección de un grupo de solución de problemas
Si se espera que el equipo ponga en práctica nuevas ideas, es necesario incluir miembros de los distintos niveles de la organización. Establecer mecanismos de control para garantizar el libre intercambio de ideas y que la creatividad no se vea obstaculizada cuando el equipo está integrado por directivos y empleados. Seleccionar a los miembros en función de su experiencia y de sus distintas espectativas, pero sin olvidar su capacidad de negociar para resolver problemas en un entorno de colaboración. Conceder al equipo tiempo suficiente para que desempeñe su tarea. Coordinación con otros directivos para conseguir más tiempo para los demás miembros. Los directivos deberían ser capaces de utilizar equipos con objetivos específicos formados por empleados con distintas cualidades funcionales para resolver las cuestiones que afectan a la organización. Esta diapositiva presenta algunos de los puntos importantes que hay que considerar a la hora de diseñar y dirigir estos equipos.

10 Motivación Todo lo que impulsa, dirige y sostiene el comportamiento humano. En gestión de RRHH, el deseo de una persona por hacer su trabajo lo mejor posible o por hacer el máximo esfuerzo para realizar las tareas asignadas.

11 La teoría de las características del trabajo como motivadoras laborales
Características esenciales del trabajo Estados psicológicos críticos Resultados personales y laborales Variedad de cualificación Identidad de la tarea Relevancia de la tarea Significativad del trabajo Alta motivación laboral interna Alta calidad del rendimiento laboral Anatomía Responsabilidad Alta satisfacción en el trabajo La teoría de las características del trabajo, desarrollada por Richard Hackman y Greg Oldham, afirma que los empleados estarán más motivados y más satisfechos con su trabajo siempre que el trabajo tenga determinadas características esenciales. Estas características esenciales del trabajo contribuyen a crear las condiciones que permiten a los empleados experimentar estados psicológicos críticos relacionados con resultados laborales beneficiosos, incluyendo una gran motivación laboral. La fortaleza de este vínculo entre características del trabajo, estados psicológicos y rendimiento laboral está determinada por la intensidad de la necesidad de crecimiento individual del empleado. Conciencia de los resultados de las actividades laborales Retroalimentación Baja rotación y absentismo laboral La fortaleza de estas relaciones depende de la intensidad de la necesidad de crecimiento del empleado

12 Las técnicas del análisis del trabajo
Grupo de empleados centrados en Método de recopilación de datos Resultados del análisis Técnica Descripción 1. Análisis del inventario de trabajo Un gran número de trabajadores Cuestionario Clasificación de tareas Las tareas se clasifican en función de la persona envuelta en el trabajo*, el supervisor, o el analista. Las clasificaciones pueden ser en función de características tales como la importancia de la tarea o el tiempo para realizarla. 2. Técnica de las incidencias críticas El análisis del inventario de trabajo es de hecho una recopilación de métodos. La ténica se utiliza para definir los conocimientos, cualidades y habilidades (CCHs) necesarias para desempeñar correctamente un trabajo. El análisis consta de tres etapas: (1) entrevistas, (2) encuestas, y (3) generación de una tarea por medio de la matriz CCH. La técnica de los incidentes críticos (TIC) se utiliza para desarrollar descripciones del comportamiento en un trabajo. Con la TIC, los supervisores y trabajadores crean incidentes de comportamiento en el desarrollo de un trabajo. La técnica se compone de los siguientes cuatro pasos: (1) creación de dimensiones, (2) creación de incidentes, (3) traslado de incidentes y (4) asignación de valores de eficacia. Cualquiera Entrevista Para cada dimensión del trabajo, se identifican los incidentes de comportamiento que son malos para un rendimiento excelente. Descripción de comportamientos * El término involucrado hace referencia a la persona que ocupa el trabajo en cuestión.

13 Las técnicas del análisis del trabajo
Grupo de empleados centrados en Método de recopilación de datos Resultados del análisis Descripción Técnica 3. Cuestionario de Análisis de Posiciones (CAP) Cualquiera Cuestionario Clasificación de 194 elementos de trabajo Los elementos se clasifican según seis escalas (por ejemplo, grado de utilización, importancia del trabajo). Las clasificaciones son analizadas por una computadora. 4. Análisis del Trabajo Funcional (ATF) Cualquiera Entrevista de grupo/ Cuestionario Clasificación del afectado y su relación con la gente, los datos y las cosas Originalmente diseñado para mejorar la asesoría y el empleo de los inscritos en la oficina local de empleo. Se generan definiciones de los trabajos y se presentan a los involucrados*para que cualifiquen dimensiones tales como la frecuencia y la importancia. El CAP es un cuestionario de análisis del trabajo que contiene 194 elementos distintos. Utilizando una escala de cinco puntos, el CAP intenta determinar el grado en el que cada uno de los distintos componentes, o elementos del trabajo, están implicados a la hora de realizar una determinada tarea. El análisis funcional de trabajo, es una técnica utilizada en el sector público que puede realizarse mediante una entrevista o un cuestionario. Esta técnica recopila información sobre varios aspectos del trabajo, entre los que se incluyen: qué hace el trabajador respecto a las personas, los datos y las cosas; los métodos y técnicas que utiliza el trabajador para realizar su trabajo; las máquinas, herramientas y equipos que utiliza el trabajador ; los materiales, proyectos o servicios producidos por el trabajador.

14 Las técnicas del análisis del trabajo
Grupo de empleados centrados en Método de recopilación de datos Resultados del análisis Descripción Técnica 5. Análisis de métodos (estudio de movimientos) Manufacturas Observación Tiempo por unidad de trabajo Medio sistemático para determinar el tiempo estándar de diversas tareas laborales. Basado en la información y cronometraje de las tareas. El análisis de métodos es un medio sistemático para determinar el tiempo estándar de diversas tareas laborales. Basado en la información y cronometraje de las tareas. En un análisis del trabajo orientado por líneas directrices, los involucrados en un trabajo identifican las obligaciones, así como los conocimientos, cualificación, habilidades físicas y otras características necesarias para realizar el trabajo. 6. Análisis del trabajo orientado por líneas directrices Cualquiera Entrevista Calificación y conocimientos necesarios Los involucrados en un trabajo identifican las obligaciones, así como los conocimientos, cualificación, habilidades físicas y otras características necesarias para realizar el trabajo.

15 Las técnicas del análisis del trabajo
Grupo de empleados centrados en Método de recopilación de datos Resultados del análisis Descripción Técnica 7. Cuestionario de Descripción de la Posición directiva (CDPD) Dirección Cuestionario Lista de 197 elementos Los directivos comprueban cuestiones descriptivas de sus responsabilidades. Se entrevista a los directivos en cuestiones relacionadas con su responsabilidad. Las respuestas se analizan en función de cuatro dimensiones:objetivos, dimensiones, naturaleza y alcance, y responsabilidad. 8. Plan Hay Dirección Entrevista Impacto del trabajo sobre la organización Un cuestionario de Descripción de la Posición Directiva (CDPD) es un cuestionario que se centra en la acción directiva. Los directivos comprueban cuestiones que describen sus responsabilidades. Un Plan Hay es también una técnica que se utiliza para evaluar la acción directiva. Se entrevista a los directivos en cuestiones relacionadas con su responsabilidad. Las respuestas se analizan en función de cuatro dimensiones: objetivos, dimensiones, naturaleza y alcance, y responsabilidad.

16 Análisis del inventario de tareas
Esta técnica se utiliza para definir los conocimientos, cualidades y habilidades (CCHs) que se necesitan para realizar correctamente un trabajo. El análisis implica tres etapas: Entrevistas. Encuestas. Generación de una tarea mediante la matriz CCH. Como técnica utilizada para definir el conocimiento, las cualidades y habilidades, el análisis del inventario de tareas tiene dos grandes ventajas: es un medio sistemático para analizar las tareas en una determinada situación y utiliza cuestionarios personalizados en vez de cuestionarios genérico.

17 Técnica de los incidentes críticos
La técnica de los incidentes críticos (TIC) se utiliza para desarrollar descripciones del comportamiento en un trabajo. Con la TIC, los supervisores y trabajadores crean incidentes de comportamiento en el desarrollo de un trabajo. La técnica se compone de los siguientes cuatro pasos: Creación de dimensiones. Creación de incidentes. Traslado de incidentes. Asignación de valores de eficacia. La TIC proporciona una descripción detallada del comportamiento en el trabajo. Suele utilizarse como punto de partida de los sistemas de evaluación del rendimiento y para los programas de formación, así como para desarrollar preguntas de evaluación del comportamiento en las pruebas de selección.

18 Líneas maestras para realizar el análisis del trabajo
Determinar las aplicaciones deseadas del análisis del trabajo. Selección de los trabajos para analizar. Recopilación de la información del trabajo. Verificación de la precisión de la información del trabajo. Documentación del análisis del trabajo mediante una descripción por escrito del mismo. Esta diapositiva muestra los pasos críticos para llevar a cabo el análisis del trabajo. Como regla general, cuanto más concreta y evidente sea la información tanto mejor. Puesto que el análisis del trabajo puede ser el punto de partida para que una empresa gane o pierda un juicio sobre la forma de seleccionar o evaluar a sus empleados, es importante que las empresas se esfuercen en documentar cuidadosamente el análisis de los trabajos.

19 Descripción del puesto de trabajo
Un documento escrito que identifica, describe y define un puesto de trabajo en función de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones.

20 Selección de aplicaciones del sistema de información de recursos humanos
Localización de candidatos Información básica sobre el empleado Administración de prestaciones Gestión de primas e incentivos Desarrollo/Planificación de la carrera profesional Presupuestación de retribuciones Cumplimiento de la legislación laboral Historial de empleo Salud y seguridad Utilización de seguros médicos Planificación y previsión de RRHH Análisis/descripción del puesto de trabajo Evaluación del puesto de trabajo Asignación de puestos de trabajo Planificación de relaciones laborales Nómina Pensiones y jubilaciones Gestión del rendimiento Incapacidad temporal a corto o largo plazo Inventario de cualificación Planificación de la sucesión Tiempo y asistencia Análisis de rotación del personal Existe una gran variedad de aplicaciones especializadas en sistemas de información de recursos humanos. Los sistemas de información de recursos humanos (SIRH) son sistemas utilizados para recopilar, grabar, almacenar, analizar y recuperar datos relativos a los recursos humanos de la organización.