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Abril del 2010. Quienes Somos? Somos la mas grande Asociación de Viajes Corporativos con mas de 4,500 miembros activos oTravel Managers oProveedores de.

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1 Abril del 2010

2 Quienes Somos? Somos la mas grande Asociación de Viajes Corporativos con mas de 4,500 miembros activos oTravel Managers oProveedores de la Industria oEstudiantes oPrensa 80% de la empresas en Fortune son miembros Basada en los Estados Unidos, con miembros de mas de 30 países

3 Por que NBTA? Información Herramientas de Administración Networking Educación

4 Informacion Investigación de la Industria Papeles de Trabajo oAviación oProtección de Información oDistribución oIndustria en General oHotel oAdministración Estratégica de Grupos (Strategic Meeting Management SMM) oTecnología NBTA Directorio de Miembros y Guía de Compradores

5 Herramientas de Administracion Solicitudes de propuestas (RFPs) oAerolíneas oTarjeta Corporativa oTransportación Terrestre oHotel oAgencia de Viajes Corporativa

6 Networking Interact Listserv NBTA Socios Globales oNBTA USA oNBTA México oNBTA Asia Pacifico oSocios de ABGEV oSocios de Paragon Convención Internacional y Exposición NBTA 2009 San Diego

7 Educacion Fundamentals of Business Travel Management (CTE) Certified Corporate Travel Executive Program (CCTE) Global Leadership Program (GLP) Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Houston

8 Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Huston El evento Premier de los Viajes de Negocio del año Mas de 5,600 participantes 35 países 400 expositores 40 sesiones educativas

9 Que es la Administracion de riesgo en Viajes?... Es un proceso bien definido para identificar los riesgos, preparar los viajeros antes del viaje, monitorear las amenazas y responder a incidentes que puedan surgir. Los beneficios incluyen: Empleados mas productivos y preparados – Reduccion del numero de costosos incidentes – Reduccion del costo de respuesta Reduccion de la responsabilidad

10 Introduccion a la administracion de riesgo Desde 911, las organizaciones han tenido que lidiar tanto con la percepción y la realidad de que hay mayores riesgos a sus empleados y operaciones de negocios en todo el mundo

11 Analisis de la realidad Morir en un accidente de avión = 1 en 10,871 millones (25 principales compañías aéreas) 1 Morir por ahogarse con los alimentos = 1 en 4,293 2 Morir por la exposición al humo o fuego = 1 en 1,167 2 Morir por ahogamiento accidental = 1 en 1,140 2 Morir en un accidente de vehículo de motor = 1 en 84 2 Morir en un ataque terrorista= 1 en 9,3 million 3 Cuales son las probabilidades? 1 OAG Aviation & PlaneCrashInfo.com accident database, National Safety Council (2004) – Riesgo en una vida 3 National Safety Council – Probabilidades historicas

12 Tipos de Riesgo Riesgo para el personal Riesgo de Operaciones / Productividad Riesgo para los datos / equipos Riesgo Financiero / Legal Riesgo para la reputación

13 Las Interrupciones impactan a toda la empresa Costos : Perdida de Ingreso Mitigacion Responsabilidad Respuesta/Recuperacion Control & Cumplimiento

14 Optimal Response Optimizacion del Tiempo de Respuesta Reduciendo el riesgo & el costo= competitividad

15 Definicion del Viaje de Negocio Aereo, hotel, renta de auto, tren, barco Ambos domestico e internacional Manejando de una oficina a otra Utilizando transporte publico Toda vez que un empleado sale de la oficina en comisión de servicio

16 Programa de Administracion de riego en viajes corporativos y grupos Proactiva Planeacion Reactiva Entrenamiento Respuesta a Incidentes Monitoreo 24x7 Retroalimentacion

17 Seguridad del viajero continua Training Todos los empleados Equipo de Gestion Proteccion personal Secuestros & riesgos Pais/Region especifica Pre-Trip Administracion de plan de crisis Politica/cumplimiento Comunicacion Interna Acceso a la informacion Viajeros Gestoria (push) Avaluar los Riesgos y establecer valoraciones Pre-viaje (pull) Durante el viaje Rastreo de Empleados Perfil del empleado Automatizado y verificado Alerta en Tiempo Real Opciones de comunicacion Servicios de Seguridad Proteccion Ejecutiva Acompanantes Guardias Evacuacion Servicio Medico En el pais, Evacuacion Hotline 24 x 7 Una sola llamada Protocolo Especifico Viajes, seguridad y salud

18 Soporte de funciones cruzadas critica para el exito Las unidades necesitan una plataforma operativa comun Viajes Consolidacion Globar de datos y reportes Monitoreo del cumplimiento Entrenamiento Pre-viaje HR/Legal Estandares de atencion Sistemas Auditables Divulgacion del riesgo Bajar la responsabilidad Politica y procedimientos Programas de seguros corporativos Seguridad Evaluacion del Riegos y la inteligencia predictiva Notificacion de Incidentes Planes de Crisis y evacuacion Respuesta Cordinada Medica Planeacion de la salud pre-viaje Vacunas Asistencia Medica y Evacuacion para viajeros internacionales

19 Definiendo TRM3 TM El modelo TRM3 TM establece una base para evaluar todos los riegos del programa de viajes a cualquier nivel. Este modelo ayuda a describir la madurez del programa de una organizacion basada en una seria de areas de proceso clabe (key process areas KPAs) que requieren para soportar e implementar una adecuada gestion del riesgo. Su proposito es proporcionar una orientacion estructurada sobre la manera de mejorar el programa de una organizacion a traves del tiempo. TRM3 is a trademark of iJET International, Inc. Travel Risk Management Maturity Model (TRM3)

20 Midiendo el nivel de madurez de su programa Reactivo (1) Pocas politicas. Existe caos en caso de una emergencia Gestion de riesgo de viaje basico politicas definidas y documentadas. El enfoque primordial es la respuesta a incidentes. Ejecucion consistente del proceso de gestionamiento de riesgo de viaje. Metricas recolectadas y revisadas por soporte cruzado de la organizacion. Programa integrado a traves de la organizacion. Definido (2) Proactivo (3) Administrado (4) Optimizado (5)

21 TRM3 TM – las 10 areas clave del proceso (KPAs) Administracion de datos Valoracio n del Riesgo Politicas/Procedimientos Entrenamiento Notificacion Comunicacion Divulgacion del Riesgo Mitigacion del Riesgo Monitoreo del Riesgo Respuest a KPAs Globales Administracion de los KPAs Infraestructura de los KPAs TRM3 is a trademark of iJET International, Inc.

22 Areas Clave del Proceso (Globales) Politicas & Procedimientos: El proceso de elaboración, implementación y mantenimiento de sus políticas y procedimientos Entrenamiento: Tres areas especificas deben ser consideradas – Entrenamiento del viajero, Entrenamiento del arreglador de viajes y entrenamiento al equipo de administracion de crisis

23 Areas Clave del Proceso (Administracion) Valoracion del Riesgo: Asegurarse que en cada viaje o asignacion sea evaluado el riesgo como parte del proceso de desicion Divulgacion del Riesgo: Asegúrese de que cada actor entiende la naturaleza de la amenaza, su impacto, y qué debe hacerse para mitigar el riesgo Mitigacion del Riesgo: Estrategias y soluciones que se traducirá en un nivel de riesgo que sea aceptable para todas las partes Monitoreo del Riesgo: todo el día (24 / 7) proceso para supervisar la actual amenaza el medio ambiente Respuesta: Proveer a los viajeros de un proceso para reportar problemas y obtener asistencia

24 Areas Clave del Proceso (Infraestructura) Notificacion: Asegúrese de que las personas apropiadas estén informados de cualquier información sobre el riesgo del viaje antes, durante e incluso después de un viaje Administracion de datos: En general el proceso de identificar, obtener, almacenar accesar y mantener la informacion de riesgos en los viajes Comunicacion: Asegurarse que cada componente entiende el programa y su papel en este

25 10 razones por la que las cosas fallan Como evitarlas?

26 #10 La compania no sabe que hacer en una emergencia No sea reactivo. Tenga un plan basico y este seguro de donde obtener ayuda.

27 #9 Datos de contacto no actualizados Obtenga los datos de contacto (celular, casa, oficina, , etc.) para las personas que necesite para una emergencia. Periodicamente solicite su verificacion y actualizacion.

28 #8 Persona de primer contacto no esta disponible Esto sucede frecuentemente. Trate de obtener varios contactos solicite datos de personas que normalmente esten disponibles.

29 #7 Los celulares no siempre sirven Nos estamos convirtiendo en totalmente dependientes de los teléfonos celulares. (Sólo trate de encontrar un teléfono público!) Los empleados deben tener una tarjeta telefonica, saber utilizar de texto (SMS) y disponer de un teléfono satelital para las tareas rurales.

30 #6 Los terceros no siempre saben lo que esta pasando Hable con sus proveedores involucrelos en su plan y haga ejercicios y simulacros

31 #5 No sabemos a quien recurrir ¿A quién le recurrir en busca de un secuestro? ¿Qué tal una amenaza contra uno los empleados? Una emergencia médica? Un accidente de coche? Un incidente durante las vacaciones? Haga una lista de tipos de incidentes y responder a la pregunta "¿Quién debo de recurrir?"

32 #4 Los protocolos no se mantienen Companias necesitan revisar periodicamente sus planes y protocolos, al menos una vez al ano.

33 #3 El Protocolo or procedimiento es muy complejo Muchas veces los planes y procedimientos son demasiado complejos. Mira para agilizar el proceso. En el caso de una emergencia, usted sólo tiene tiempo para los fundamentos.

34 #2 Inconsistente nivel de competencias dentro del equipo La gestion de Crisis emergencias no es la actividad primordial de las companias. Obtenga entrenamiento de equipos especializados que podran ser llamados en caso de una emergencia.

35 #1 La sensibilidad de los costos retraza la respuesta Averigue de donde vendran los costos y quien debera pagarlos ANTES del evento. Un retraso en la respuesta aumenta los costos e incluso pueden costar vidas.

36 En conclusion Identificar y evaluar el riesgo Identifique sus recursos Establezca un nivel aceptable de riesgo Desarrolle un plan para mitigar el riesgo Eduque y omunique el plan Monitore los resultados Su programa debe:

37 Fuente Travel Risk Management Maturity Model (TRM3 TM ) NBTA Foundations Managed Travel Index & Benchmarking Tool (includes travel risk management self-assessment) – now FREE to NBTA members Certified Corporate Travel Executive (CCTE) Core Week II module Webinars Further resources being developed by NBTAs Travel & Meetings Risk Management Committee TRM3 is a trademark of iJET International, Inc.

38 Q&A


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