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SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE TESORERÍA Alumno: Baca Pérez, Jorge Abrahán Agosto del 2012 Asesor: MBA. Carlos Zorrilla.

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1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE TESORERÍA Alumno: Baca Pérez, Jorge Abrahán Agosto del 2012 Asesor: MBA. Carlos Zorrilla

2 TEMARIO 1.RESUMEN EJECUTIVO 2.INTRODUCCIÓN 3.JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.1.OBJETIVOS HIPÓTESIS DIFERENCIACIÓN CON OTRAS INVESTIGACIONES 5.SITUACIÓN ACTUAL 5.1.FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 5.2.ALCANCES Y LIMITES DEL ESTUDIO 5.3.VARIABLES 6.MARCO TEÓRICO 7. SOLUCION PROPUESTA 8. IMPACTO ESPERADO 9. CONCLUSIONES

3 RESUMEN EJECUTIVO

4 INTRODUCCIÓN

5 En el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, se ha identificado, el problema relacionado con el Registro de Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual o en algunos casos semi-automático (Excel), por cuanto los procesos son lentos produciendo duplicidad de datos. La Transferencia de Fondos para el pago de obligaciones en las sedes aeroportuarias (provincias) son atendidas con retraso produciendo una cola de espera. En el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, se ha identificado, el problema relacionado con el Registro de Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual o en algunos casos semi-automático (Excel), por cuanto los procesos son lentos produciendo duplicidad de datos. La Transferencia de Fondos para el pago de obligaciones en las sedes aeroportuarias (provincias) son atendidas con retraso produciendo una cola de espera. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

6 OBJETIVOS Desarrollar un Sistema Informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A., eficiente amigable, moderno, funcional y competitivo que le permita el mejoramiento de los procesos y calidad de servicios de la Corporación para sobrevivir en un entorno competitivo donde los clientes demandan mayor calidad, menor plazo de entrega, mejora del servicio, atención personalizada reduciendo gastos. OBJETIVOS GENERALES Diseñar, modelar y programar un Sistema informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. Establecer diseñar, modelar y programar dentro del sistema informático la habilitación de un Modulo para Remesas y otro para Colocaciones para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. Comprobar la funcionalidad y calidad del Sistema de Administración de Fondos para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

7 HIPOTESIS

8 El equipo de investigación, no ha encontrado de manera específica un tema similar, que aborde la problemática investigada de CORPAC.S.A, no ha sido desarrollado o aplicado en otra situación ó circunstancia. DIFERENCIACIÓN CON OTRAS INVESTIGACIONES

9 SITUACIÓN ACTUAL SITUACION PROBLEMÁTICA Uno de los problemas encontrados en el Área de Tesorería de CORPAC S.A., está relacionada con el registro de la Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual y en algunos casos mediante un programa semiautomático (Excel), por lo que los procesos son lentos y con el riesgo de producirse duplicidad de remesas y perdida de información (data). Documentación adjunta (Contratos, Informe, facturas, proformas etc.) Ocasionando la devolución y retraso (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores con sobrecostos para la empresa. Digitación y mala asignación de partidas (Ingreso erróneo de datos) Asignación errónea de centros de costos (Gerencia de responsabilidad).

10 DATOS DE CARTA ORDEN DATOS DEL INFORME DATOS DE OBLIGACIONES MENSUALES JEFE AEROPUERTO INFORMACION DE CAJA Y BANCOS BD HABILITACI ON DE FONDOS INFORMACION DE OBLIGACIONES INGRESO DE INFORME AREA USUARIA REQUERIMIENTO DE LA REMESA DATOS SALDOS DE CAJA Y BANCOS JEFE AEROPUERTO REGISTRO DE OBLIGACIONE S JEFE AEROPUERTO EVALUAR INFORME PARTIDA ADECUADA RECHAZA EMITE CARTA ORDEN Y MEMORAND O AREA USUARIA ACEPTA DATOS DE CARTA ORDEN PRESUPUEST O PRESUPUEST O ANUAL APROBACION TESORERIA TESORERIA DISPONIBILID AD DE DINERO ACEPTA RECHA ZA MODIFICACION DE LA REMESA REGISTRO DE SALDOS DE CAJA Y BANCOS EVALUACION PRESUPUEST AL MODULO DE REMESAS

11 HABILITACIÓN DE FONDOS

12 REGISTRO DE COLOCACIONES

13 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA El Área de Tesorería de CORPAC S.A., la programación financiera (Cumplimiento con calendario de pagos y operaciones bancarias como Colocación de Fondos, Remesas a los aeropuertos de provincias) se realiza en forma manual o semiautomática con Hojas de Cálculo Excel por cuanto estos procesos son lentos y se corre el riesgo de duplicidad y pérdida de información. Las cuales se realizan diariamente y no se encuentra actualizada o en línea.Hojas de Cálculo Excel

14 PROCESO ACTUAL

15 PROCESO CON EL SISTEMA

16 ALCANCES Y LIMITACIONES

17 VARIABLES La falta de un sistema que automatice el proceso de Registros de Remesas y la hoja de Habilitación de Fondos VARIBALE DEPENDIENTE Demasiada documentación adjunta (Contratos, Informe, facturas, proformas etc.) Digitación y mala asignación de partidas (Ingreso erróneo de datos) Asignación errónea de centros de costos (Gerencia de responsabilidad). Ocasionando la devolución y retraso (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores con sobrecostos para la empresa. VARIABLES INDEPENDIENTES

18 MARCO TEÓRICO VISUAL STUDIO 2008 LENGUAJES DE CONSULTA (SQL SERVER- 2005) RATIONAL ROSE 2003 REMESAS COLOCACIONES HABILITACION DE FONDOS: Estará constituida por distintos rubros. Disponibles de Bancos Cancelación de depósitos Movimientos del día anterior Disponible CORPAC Requerimientos Colocaciones a Corto Plazo y Subasta Disponible o por Habilitar SIGA VISUAL STUDIO 2008 LENGUAJES DE CONSULTA (SQL SERVER- 2005) RATIONAL ROSE 2003 REMESAS COLOCACIONES HABILITACION DE FONDOS: Estará constituida por distintos rubros. Disponibles de Bancos Cancelación de depósitos Movimientos del día anterior Disponible CORPAC Requerimientos Colocaciones a Corto Plazo y Subasta Disponible o por Habilitar SIGA

19 SOLUCION PROPUESTA BENCHMARKING No se ha encontrado ningún software que de solución a la problemática investigada en CORPAC.S.A, no ha sido desarrollado o aplicado en otra situación ó circunstancia. El Sistema de Administración de Fondos es una herramienta que permitirá contar con información en línea de los Saldos en entidades financieras Bancos (Crédito, Continental, Scotiabank, Interbank, Citibank y Nación), Obligaciones por pagar y de las Colocaciones de Fondos en entidades bancarias que se realizan diariamente.

20 ANALISIS ESTRATEGICO La evaluación FODA se presenta a continuación: FORTALEZAS Capacidad de gestión y reconocida experiencia en la prestación de servicios de navegación aérea. Operación de sistemas y equipos especializados en navegación aérea, con niveles aceptables de confiabilidad, disponibilidad y continuidad. Personal capacitado, especializado y con experiencia en servicios de navegación aérea. Personal calificado y experimentado en sistemas de seguridad operacional, en los servicios de navegación aérea. Capacidad de gestión y reconocida experiencia en la prestación de servicios aeroportuarios.

21 ANALISIS ESTRATEGICO OPORTUNIDADES: Crecimiento sostenido de la actividad económica del país. Inversión nacional y extranjera en infraestructura y servicios. Modernización y descentralización del Estado que incrementará el potencial socio-económico del país. Líneas de créditos disponibles en el mercado de capitales. Apertura de mercados en el marco de los Tratados de Libre Comercio y convenios similares. Convenios de Régimen de Vuelos Amazónicos Perú- Brasil e Integración con Ecuador y Colombia.

22 ANALISIS ESTRATEGICO DEBILIDADES: Ausencia de una política organizacional que promueva el desarrollo del factor humano y un óptimo clima organizacional. Se carece de un Sistema de Gestión de Factores Humanos por competencias (habilidades, conocimientos y destrezas). Falta de investigación y desarrollo para mejorar los procesos operacionales. Insuficiente número de personal calificado en los Servicios de Navegación Aérea y Servicios Aeroportuarios. Limitada participación en planificación nacional e internacional en Navegación Aérea.

23 ANALISIS ESTRATEGICO AMENAZAS: Legislación y normatividad vigente inherente a las Empresas del Estado, retrasa la gestión y desarrollo de la Organización. Carencia de un Plan Nacional de Desarrollo de la Aviación Civil. Carencia de Planes Maestros actualizados de diversos aeródromos. Probables actos de terrorismo, vandalismo y delincuencia en los aeródromos. Ausencia de planificación urbana que posibilita la invasión de espacios y zonas libres de obstáculos de los aeropuertos.

24 OBJETIVOS ESTRATEGICOS GENERALES OBJETIVOS GENERALES SEGURIDAD 1.Lograr los más altos niveles de Seguridad en los Servicios de Navegación Aérea y Servicios Especializados inherentes a la Aviación Civil, minimizando los riesgos operacionales. CALIDAD 1.Lograr los más altos niveles de Calidad en los Servicios de Navegación Aérea y Servicios Especializados inherentes a la Aviación Civil, para satisfacción de nuestros clientes y usuarios. GESTION 1.Lograr el desarrollo sostenido de la Organización, ponderando principalmente los factores humanos, operacionales, tecnológicos, financieros y logísticos. RESPONSABILIDAD SOCIAL 1.Contribuir permanentemente al desarrollo e integración de los pueblos, en armonía con la preservación del medio ambiente.

25 ANALISIS FUNCIONAL MODULO DE REMESAS

26 ETAPAS DE SOLUCION Las etapas de desarrollo se establecieron de la siguiente manera: 1. Implantación – Desarrollo: En el Modulo de Remesas, Registro de Colocaciones, Habilitación de Fondos, el Sistema contara con una interfaz flexible, fácil utilización para los usuarios del sistema que se define a continuación: Usuarios para el Modulo de Remesas: Jefe de Aeropuerto - Jefatura de Aeropuerto Secretaria de Gerencia a la cual se dirige el informe Personal de Presupuesto Personal de Tesorería Usuario para el Registro de Colocaciones: Usuario de Tesorería encargado del proceso de colocaciones bancarias. Usuario para el Modulo de Habilitación de Fondos: Usuario responsable de tesorería del proceso de elaboración de la hoja de habilitación. El Gerente de Finanzas tendrá el privilegio de Administrador ya que él se encarga de verificar, modificar, actualizar y/o eliminar los procesos para los módulos mencionados. Los módulos en cuanto al ámbito Empresarial serán algunos centralizados como (registro de colocaciones, Habilitación de Fondos). El modulo de Remesas será centralizado y descentralizado.

27 ETAPAS DE SOLUCION 2. Entorno Tecnológico: La consola será (Cliente - Servidor): las aplicaciones clientes en oficinas intermedias y principales, el servidor en la sede central (Lima). La Base de Datos en SQL – SERVER 2005 estará en un servidor de la sede central. El sistema será desarrollado mediante Visual Studio 2008 y lenguaje de programación C# – SHARP. La portabilidad del sistema es totalmente eficaz por que puede ejecutarse en cualquier plataforma Windows, siempre y cuando la computadora a utilizar cumpla con los requisitos de hardware necesario y cableado para el acceso al servidor. Los colores usados en la interfaces del sistema no deben ser muy fuertes. El color de los textos debe combinar con el fondo y el tamaño fuente. El sistema será fácil de utilizar y será apropiado gracias a su interfaz amigable para el usuario, para usuarios con conocimientos bajos en SI e incluirá un manual impreso para que puedan revisarlo minuciosamente.

28 VIABILIDAD ECONOMICA HARDWARE SOFTWARE

29 VIABILIDAD ECONOMICA PERSONAL COSTO TOTAL DEL PROYECTO

30 VIABILIDAD OPERATIVA Facilidad de Uso: El sistema tendrá un interfaz muy amigable y su forma de manejo será muy sencilla, por lo que tiene interfaces gráficas muy intuitivas. Integridad: La integridad de este software es muy confiable puesto a que tiene diferentes perfiles, que se encargan de dar manejo adecuado a la información, se cuenta con estos perfiles para que se tengan ciertos privilegios al acceder al sistema y a la información. Eficiencia: La eficiencia es buena por lo que se cuenta con un servidor de Base de Datos (SIGA), que permite extraer los datos, para los procesos del Sistema. Corrección o Exactitud: La exactitud de sus requerimientos y necesidades es satisfactoria, por lo que el software llega a cumplirlas y se desenvuelve con suma normalidad a las órdenes del usuario.

31 VIABILIDAD TECNICA Facilidad de Prueba: Las pruebas que se realizaran serán fáciles por lo que utilizaremos las pruebas unitarias es decir las pruebas que verificaran la funcionalidad y estructura de cada componente individualmente una vez que ha sido codificada. Facilidad de Mantenimiento: Si se puede dar mantenimiento a las funcionalidades de cada componente, por lo que hay documentación, además que todo está codificado ordenadamente y también se encuentra comentada todas las funciones para poder saber cuál es su fin o que proceso cumple. Flexibilidad: La Flexibilidad se dará en el caso de dar opciones de privilegios a los usuarios para que puedan realizar otras funciones.

32 METODOLOGIA Se empleo el método de investigación exploratoria a través de entrevistas directas, dirigidas a los Gerentes o Jefes de Área involucradas para el desarrollo del sistema. En las entrevistas o reuniones del proyecto se establecían acuerdos, con los módulos ya establecidos con cada usuario. Resultados: El presente es el resultado del acuerdo en cada reunión establecida con cada usuario:

33 METODOLOGIA MODULO DE HABILITACION DE FONDOS: Definición: Determinación de prioridad de Módulos Usuarios: Miguel Moreno Ramírez, Felimon Cuya, Nelly Bolívar. Acuerdo: Con respecto a lo disponible en bancos se llego a la conclusión de que esta información va hacer ingresada manualmente La cancelación de las colocaciones será extraída automáticamente de la base de datos. Movimientos del día anterior Cheque en cartera por entregar, serán extraídos del siga según el estado (en cartera) del cheque. Los cheques no cobrados se agruparan en una lista con opción de ser chequeados para poder filtrar aquellos cheques que formaran parte de la habilitación de fondos Requerimientos Para el proceso de Requerimientos se llego al acuerdo que la información será agrupada por código Financiero, también se tendrá la opción de seleccionar aquellas obligaciones que no serán pagadas ese mismo día y pasaran para el día siguiente. En el caso de las colocaciones se llego al acuerdo que la información será registrada y extraída del modulo de Colocaciones. Disponible por Habilitar y Transferencia: Serán ingresado manualmente Para la ejecución de la Hoja de Habilitación se dio prioridades a los módulos: Modulo de Remesas Modulo de Colocaciones Hoja de Habilitación de Fondos

34 METODOLOGIA MODULO DE REMESAS: Definición: Remesas Acuerdo: Se llego a al acuerdo que el modulo de remesas será un medio de administración de los saldos de Caja- Bancos y obligaciones que presente cada aeropuertos (Provincias). Con el fin de administrar y supervisar dichas obligaciones así como también el control de los excedentes de fondos y los saldos en cada una de sus cuentas. Definición: Remesas Informe y Carta Orden Acuerdos: Se llego al acuerdo de que se debía permitir el ingreso de obligaciones de dicha provincia para el mes siguiente y se debe presentar un resumen por aeropuerto de las obligaciones ejecutadas y programadas del mes además estas obligaciones deben ser en forma detallada por concepto (Remuneraciones, Suministros, Inversiones, Local Incitador, Tributos, Remesas, Otros Egresos) Se acordó que una vez ingresado el informe por el aeropuerto se presenta la información del informe a un formato pre-establecido ingresando el Nº de expediente, el Nº CT. CTO (centro de costo) Definición: Obligaciones Programas y Remesas Acuerdos: En el caso de las obligaciones se estandarizara un formato para el llenado de saldos y obligaciones con sus fechas de pago.

35 METODOLOGIA MODULO DE COLOCACIONES Definición: Determinación de Colocaciones Cuadro de Obligaciones: Esta información es programada de acuerdo a histórico de años pasados el cual es mensualmente. Las obligaciones son registradas antes de provisionarlas, algunas son enviadas mediante memorando o por una llamada telefónica. Tabla de sondeo de intereses: Intereses recopilados con cada banco (Continental, Scotiabank, Crédito, BIF, Interbank Bancos más rentables). Carta Orden: La cual se emite una vez terminado el sondeo de intereses (de donde sale un banco ganador) al cual se emite dicha carta. Reporte de Obligaciones: Donde se elimina las colocaciones vencidas y se registran las nuevas colocaciones.

36 PROPUESTA DEL PROYECTO ANALISIS: El sistema de Administración de Fondos sustituirá el actual proceso manual (registro de datos en Excel). El registro de datos será evaluado en línea (un usuario registra los datos y otro lo evalúa después de ser grabado). El desarrollo del Sistema presenta las siguientes fases: Conocer el proceso de Saldos Disponibles en bancos. Obtención de la información sobre cancelación y vencimientos de las colocaciones.

37 PROPUESTA DEL PROYECTO DISEÑO: El Sistema de Administración de Fondos consta de tres paquetes: Colocaciones, Remesas y Habilitación de Fondos.

38 PROPUESTA DEL PROYECTO CASOS DE USO PAQUETE DE REMESAS

39 PROPUESTA DEL PROYECTO CASOS DE USO DEL PAQUETE DE HABILITACION DE FONDOS

40 PROPUESTA DEL PROYECTO CASOS DE USO REGISTRO DE COLOCACIONES

41 PROPUESTA DEL PROYECTO REGISTRAR CARTA ORDEN

42 PROPUESTA DEL PROYECTO DIAGRAMA DE CLASES DE DISEÑO

43 PROPUESTA DEL PROYECTO MENU PRINCIPAL

44 PROPUESTA DEL PROYECTO REGISTRAR SALDO DE CAJA Y BANCOS

45 PROPUESTA DEL PROYECTO REGISTRAR OBLIGACIONES

46 PROPUESTA DEL PROYECTO REGISTRAR OBLIGACIONES PROGRAMADAS

47 PROPUESTA DEL PROYECTO REGISTRAR INFORME

48 PROPUESTA DEL PROYECTO REPORTE DEL INFORME REGISTRADO

49 IMPACTO ESPERADO El impacto esperado por parte de los usuarios de las áreas involucradas y registrados en el sistema es que reduzca la cantidad de días que llevaba antes el Registro de Remesas y Colocaciones a un solo día. Que podrán ver el mejor el contenido para su respectiva toma de decisión.

50 CONCLUSIONES Los usuarios involucrados y registrados en el sistema no tienen el conocimiento tecnológico adecuado para poder manejar el Sistema de Administración de fondos, pero este inconveniente será resuelto entregándoles un manual de usuario ya elaborado para el entendimiento del sistema. Las Sedes Aeroportuarias a nivel nacional podrán efectuar sus solicitudes de remesas a través del referido programa, permitiendo agilizar el trámite de dicho requerimiento. Asimismo, en el programa, las sedes aeroportuarias ingresaran diariamente sus saldos que mantienen en las entidades financieras; por tal razón, permitirá a la sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la empresa.


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