Transferencia del Control Previo la Experiencia Venezolana

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1 Transferencia del Control Previo la Experiencia Venezolana
CONFERENCIA III Congreso de Fiscalización sobre Rendición de Cuentas Transferencia del Control Previo la Experiencia Venezolana Panamá, Cuidad de Panamá 4-5 de octubre de 2011 Arq. Marcelo Cartaya

2 ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL

3 Marco Constitucional Poder ejecutivo Poder Legislativo Poder Judicial
CRBV 2001 Poder Electoral Poder ciudadano

4 Marco Constitucional Poder Ciudadano Ministerio Público
Defensoría del Pueblo Contraloría General de la Republica Poder Ciudadano

5 CGR Marco Constitucional Rectoría del SNCF Control externo Cont
estados Municip CGR Control Interno UAI SUNAI

6 Competencias CGR Potestad Auditora Potestad Investigativa
Determinación de sanciones administrativas Potestad asesora Control Previo de Gastos Control Previo de pagos Registro y control de empleados públicos Centralización de cuentas Balance de la Hacienda Pública Habilitación de libros

7 Transferencia de Competencias
Control Previo de Gastos Control Previo de pagos Registro y control de empleados públicos Centralización de cuentas Balance de la Hacienda Pública Habilitación de libros

8 Transferencia de Competencias
Objetivos Cumplir con lo establecido en la LOCGR Transferir a la administración activa funciones que le son propias y el control de calidad de sus procesos Facilitar nuevo enfoque auditor de la función contralora

9 Transferencia de Competencias
En dos fases 1ª fase: Transferencia de la CGR a los OCF de la administración Ley Orgánica de la CGR, año 1995 2ª fase: Transferencia de los OCF a la administración activa Ley Orgánica de la CGR y SNCF, año 2001

10 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ra fase
El control previo será ejercicio por los órganos de control interno de los entes de la administración pública La CGR realizará el Control Previo hasta el 31/12/96 OCIs: aplicación de los artículos 21 y 23 relacionado con el control previo de gastos y pagos a partir del 01/01/97 LOCGR Diciembre 1995

11 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ª fase
VERIFICAR, ANTES DE LA CELEBRACION DE LOS ACTOS QUE IMPLIQUEN COMPROMISOS FINANCIEROS PARA LA REPUBLICA O DE LA EJECUCION DE PAGOS CORRESPONDIENTES: QUE EL GASTO Y PAGO ESTEN CORRECTAMENTE IMPUTADOS QUE EXISTA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA QUE SE DEN LAS GARANTIAS NECESARIAS QUE LOS PRECIOS SEAN JUSTOS Y RAZONABLES QUE SE APLIQUE LA LEY DE LICITACIONES Y OTRAS DISPOCISIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS QUE LOS PAGOS REALIZADOS CORRESPONDAN A GASTOS EFECTUADOS Y COMPROBADOS, ASI COMO A CREDITOS PROPIOS DE SUS TITULARES Extremos del control previo Se podría definir la misión del control previo como el cumplimiento de los extremos del 21 y 23 anteriormente comentados simplemente, con lo cual estarían cumpliendo con la ley de la contraloría y por lo tanto con el mínimo necesario para el control, no obstante con estos parámetros solamente solo se estaría ejerciendo el control previo como un tamiz que no permite que pase lo que esta malo y permite el paso de lo que esta bien. O.C.F.

12 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase
LOCGRSNC establece: Artículo 125. “Los órganos de control fiscal externo señalado en los numerales 2 al 4 del artículo 43 de esta ley, se abstendrán de practicar actividades de control previo cuando se aseguren previa evaluación, que el sistema de control interno del respectivo ente territorial garantiza el cumplimiento de los requisitos señalados en él artículos 38 de esta Ley”.

13 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase
LOAFSP, en su artículo 190 establece: “Las unidades de control interno de los órganos de control interno de los organismos del poder ejecutivo y de los entes de la administración nacional descentralizada enumerados en el articulo 6 de esta Ley, deberán reestructurarse como órganos de auditoría interna dentro del lapso previsto en el artículo 187 y las funciones de control interno serán integradas a los procesos y resignadas a los órganos administrativos competentes” En su artículo 187 prevé como fecha de la reestructuración el 31de diciembre de 2002

14 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase
LOCGRSNCF establece: Artículo 38. “El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos,… deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes…”

15 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fase
LOCGRSNCF establece: Artículo 39. “Los gerentes, jefes, jefas o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, así como de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.…”

16 16 EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA

17 Que la transferencia no origine daños en el patrimonio publico
CRITERIOS Que la transferencia no origine daños en el patrimonio publico Suficiencia y eficacia de las dependencias receptoras. Mejoramiento y estandarización de los procesos a transferir. Garantía de información confiable y oportuna a través de sistemas de información. Implementación consorciada. Cumplimiento de los extremos previstos en el control previo OTRAS CONSIDERACIONES

18 INTERPRETACION DE CONTROL PREVIO
TAMIZ EVITA: SOBREPRECIOS. MALVERSACIÓN DE FONDOS. CONTRATAR SIN GARANTÍAS SUFICIENTES PARA LA REPÚBLICA. INCUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD EN ADQUISICIONES DE COMPROMISOS FINANCIEROS. SOBREGIROS PRESUPUESTARIOS. PAGOS INDEBIDOS. CONTROL DE CALIDAD PERMITE: DETECTAR FALLAS EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS (AGRUPANDO MOTIVOS DE OBJECIÓN) FORMULAR RECOMENDACIONES QUE INTRODUZCAN MEJORAS EN DICHOS PROCESOS. GENERADOR DE INFORMACION CONFIABLE Y OPORTUNA DETECTAR DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. como tamiz se pueden evitar sobreprecios, malversación, contratar sin garantías, etc., por lo que se cumple con los extremos de la ley, pero el control previo debe hacer algo mas que evitar. La contraloría general como órganos de control externo muchas veces se tuvo que limitar a este aspecto por su carácter de control externo, pero no tiene sentido que un órganos de control interno se limite a ello. Debe el control previo en los órganos de control interno ser un sistema de control de calidad de los procesos administrativos, por cuanto a través de las objeciones y observaciones que se realizan a las tramitaciones, si se verifican de manera sistemica se puede obtener la información necesaria y contundente para verificar las fallas de los procesos administrativos y hacer por tanto las recomendaciones pertinentes en el momento y lugar oportuno, propiciando mejoras de los procesos, es por tanto muy importante la buena relación del contralor interno con los diferentes administradores. Por otra parte, al no haber excepciones al control previo, si el mismo se lleva de manera sistémica y se guarda registro actualizado, si es posible computarizado, de las diversas actuaciones, podrá llevar estadísticas que permitan al alto jerarca de la organización conocer lo que esta pasando en su gestión, al día y no con los traumáticos procesos que significan en la administración verificar lo que esta pasando. Generalmente la información no se lleva al día. el Órganos de control interno tiene la oportunidad de ejercer este importante papel de apoyo.

19 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PROCESO
SITUACION DE TRANSICION SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA DESCONGELAMIENTO RECONGELAMIENTO (DOLOR) (CURA) NUEVO EQUILIBRIO EQUILIBRIO INICIAL VALLE DE DESESPERACION

20 METODOLOGIA CGR ADMON EVALUACIÓN DIAGNÓSTICO DEBILIDADES FORTALEZAS
DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA PROCESOS MEJORADOS Y ESTANDARIZADOS INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EVALUACIÓN DEBILIDADES FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS CGR ADMON DIAGNÓSTICO POSIBLES ESTRATEGIAS CRITERIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE COMPETENCIA

21 PLAN DE ACCION METODOLOGIA ACTIVIDADES ESTRATEGIAS TACTICAS
DIAGNÓSTICO INCIDENCIAS INTERNAS INCIDENCIAS EXTERNAS

22 Requerimientos mínimos
Legales Reglamento interno Organizativos Manuales de procedimientos Recursos Humanos Infraestructura Tecnología sistemas

23 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS DE CONTROL INTERNO
Existencia prevista en instrumento jurídico adecuado (Reglamentos Orgánico e Interno) 2. Estructuralmente adscrito al órgano que ejerza la máxima autoridad del organismo (Ministro)

24 3. Competencias prescritas en el instrumento normativo adecuado
TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS DE CONTROL INTERNO 3. Competencias prescritas en el instrumento normativo adecuado (Reglamento Interno) 4. Reglamento interno refleje las competencias que le atribuyen los artículos 21, 23 y 126 de la LOCGR.

25 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS DE CONTROL INTERNO
5. Dotado de personal en cantidad y perfil para el ejercicio de las funciones atribuidas al OCI, de acuerdo al volumen y tipo de tramitaciones 6. Mecanismos adecuados para garantizar el control integral de la contabilidad del presupuesto de gastos del ente.

26 8. Dotado de espacio físico adecuado para su funcionamiento.
TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS DE CONTROL INTERNO 7. Sistemas y procedimientos apropiados para garantizar respuesta oportuna a asuntos sometidos e información confiable para la evaluación de la gestión del ente. 8. Dotado de espacio físico adecuado para su funcionamiento.

27 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS DE CONTROL INTERNO
9. Normas de personal para regular la relación de empleo publico del auditor interno, con disposiciones relativas a su designación 10. Procedimientos de personal para garantizar al auditor interno administrar con eficiencia y eficacia el recurso humano

28 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASES
Situación actual Transición deseada Fase 1: Acuerdo y estrategia Fase 2: Diagnóstico Fase 3: Plan de transferencia Fase 4: Transferencia Fase 5: Seguimiento

29 29 FASE 1 ACUERDO Y ESTRATEGIA

30 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA
Reuniones o jornadas de trabajo Acordar y definir competencias Definir procesos Acordar y definir líderes del ente que transfiere y del que recibe la competencia Establecer compromisos Acordar fases de la transferencia

31 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA
Definir procesos Misión y objetivos Insumos o entradas Proveedores Actividades o tareas del proceso Producto Valor agregado Destinatario, cliente o usuario

32 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA
Acordar y definir equipos con líderes del ente que transfiere y el que recibe Responsable por parte del ente que transfiere Responsable por parte del ente que recibe Equipo interdisciplinario e inter organización

33 33 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 2 DIAGNÓSTICO

34 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO
Fase 2-1: Recopilación de información Factores internos Factores del entorno De la experiencia del control previo Tipificar problemas y fallas recurrentes Evaluar causas de los mismos

35 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO
Recopilación de información Del ente que recibe la competencia Factores internos Factores del entorno que inciden en la toma de decisiones del ente Del ente que transfiere la competencia Conocimiento en control previo Sistemas/normas/instrumentos Experiencia en el ejercicio del Control Previo

36 INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS
2.- PROCESOS FACTORES INTERNOS 3.- ESTRUCTURA 1.- GENTE 4.- CULTURA 5.- SISTEMAS

37 INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS
ENTORNO DE LA ORGANIZACION 2.- CLIENTES 1.- SOCIAL 8.- CONDICIONES ECONOMICAS 7.- POLITICA 6.- SUMINISTROS 5.- AGENTES REGULADORES 4.- COMPETIDORES 3.- APOYO FINANCIERO 9.- MERCADO LABORAL 10.- CIENCIA -TECNOLOGIA

38 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 2: DIAGNÓSTICO
Fase 2-2: Análisis e interpretación de la información Análisis DOFA y plan de estrategias Evaluación de fallas - análisis de causas Determinación de competencias y responsables

39 INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROCESOS SUBSTANTIVOS SISTEMA DE CONTROL INTERNO RECURSOS HUMANOS TECNOLOGIA CONOCIMIENTOS RECURSOS ECONOMICOS CULTURA DIAGNOSTICO INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

40 Situación de Recepción
INSTITUCIONES RECEPTORAS A MEJORES CONDICIONES B CONDICIONES MEJORABLES C CONDICIONES CRÍTICAS

41 FASE 3 PLAN DE TRANSFERENCIA Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
41 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 3 PLAN DE TRANSFERENCIA

42 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA
Evaluar porqués y tomar medidas programando acciones para la transición: Que mejorar Acción para mejorar Quien Cuando Cómo

43 ANALISIS ESTRATEGICO GENTE ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS SISTEMAS

44 PROCESOS ESTRUCTURA ANALISIS ESTRATEGICO
ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS PROCESOS ESTRUCTURA

45 ANALISIS ESTRATEGICO ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS CULTURA

46 ANALISIS ESTRATEGICO FUERZAS IMPULSORAS FUERZAS RESTRICTIVAS GENTE
SISTEMAS CLIENTES REGULACIONES POLITICAS NACIONALES ORGANIZACIONALES LEYES Y REGLAMENTOS CONDICIONES ECONOMICAS APOYO FINANCIERO MERCADO LABORAL TECNOLOGIA CULTURA ORGANIZACIONAL FUERZAS IMPULSORAS FUERZAS RESTRICTIVAS

47 CONTROL INTERNO : ESTRUCTURA
J K L 1.-AMBIENTE DE CONTROL: J K L 4.-PROCEDIMIENTOS DE CONTROL J K L A B C D SISTEMAS DE CONTROL CLARIDAD EN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARTICIPACION DE OPERATIVOS EN LA PLANIFICACION SEGREGACION DE FUNCIONES DE CONTROL CLIMA ORGANIZACIONAL DE CONTROL DOCUMENTACION DE LAS ACTUACIONES DE CONTROL DISTRIBUCION DE CARGAS DE TRABAJO DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD 2.- ENFOQUE DIRECTIVO 3.- REGISTRO DE INFORMACION 5.- PLANIFICACION Y CONTROL 6.- ORGANO DE CONTROL INTERNO J K L J K L J K L J K L A B C D E F G H I J K ACTITUD DE LA DIRECTIVA: POLITICAS CONTABLES PLANES Y PRESUPUESTOS SOLICITUDES DE AUDITORIA DELEGACION DE COMPETENCIAS SISTEMAS CONTABLES FLEXIBILIDAD EN LA ORGANIZACION SEGUIMIENTO A PLANES OBJETIVOS O METAS FLUJO INFORMACION AL NIVEL OPERATIVO VOLUMEN DE REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACION FORMULACION DE RECOMENDACIONES FLUJO INFORMACION DEL NIVEL OPERATIVO TECNOLOGIA INFORMATICA INFORMES DE AUDITORIA INFORMACION AL NIVEL DIRECTIVO RAPIDEZ RESPUESTA AL NIVEL OPERATIVO GENERACION DE ALERTAS ESTUDIOS Y DIAGNOSTICOS PLANIFICACION INTERNA INTERELACION DE LOS CONTROLES ESTABLECIMIENTO DE PERIODOS DEFINICION DE MISION Y OBJETIVOS INTERACCION CON PLANIFICACION RELACION CON LA AUDITORIA INTERNA CALIDAD DE LOS REPORTES CLARIDAD DE METAS VINCULACIÓN CON EL CIRCUITO PRODUCTIVO PROPORCION DE SUPERVISORES CLARIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENTE INFORMADA DE PLANIFICACION SISTEMA DE INDICADORES AGILIDAD SISTEMA DE AUTORIZACIONES: DOCUMENTOS DE RESPALDO CONTROL AVANCES POR OBJETIVOS ACCESO INFORMACION ESTADISTICA CLIMA LABORAL CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION CAPACIDAD DEL PERSONAL ESPIRITU DE CONTROL INTERNO NORMATIVIDAD REGISTRO SIMULTANEO INFRAESTRUCTURA MEDIDAS CORRECTIVAS

48 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA
Que mejorar Según las causas de las fallas evaluadas Acción para mejorar Estrategia de acuerdo al DOFA realizado Quien Definir responsable de la acción Cuando Definir el lapso para ejecutar la acción programada Cómo Definir estrategias y tácticas para lograr las mejoras previstas: cursos, manuales, modificaciones legales…

49 ANALISIS ESTRATEGICO OPORTUNIDADES AMENAZAS FORTALEZAS DEBILIDADES
UNIDAD DE ANALISIS : ________________________________________________________ ALCANCE:_____________________________________________________________________ CODIGO DE ACTUACION:______________________ ELABORADO POR: ____________________________ FECHA: ______________________________________ CONTROL DE GESTION CA.4.01

50 50 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 4 TRANSFERENCIA

51 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 4: TRANSFERENCIA
Acuerdo de fecha de la transferencia, con los requisitos mínimos para transferir Programar acciones o mejoras pendientes por realizar Resolución para transferir Ejecución de acciones pendientes

52 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA
52 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA

53 Implementación de la transferencia
INSTITUCIONES RECEPTORAS A MEJORES CONDICIONES B CONDICIONES MEJORABLES C CONDICIONES CRÍTICAS A B C Acciones

54 FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA POSIBLES ACCIONES (antes del 01-07)
TALLERES O CURSOS CON LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS RASTREO Y REDISEÑO DE PROCESOS DE LA DEPENDENCIA RECEPTORA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DEL ENTE RECEPTOR ELABORACIÓN DE MANUALES TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y TECNOLOGIA ADAPTACIONES ESTRUCTURALES O NORMATIVA

55 Implementación de la transferencia
INSTITUCIONES RECEPTORAS A MEJORES CONDICIONES B CONDICIONES MEJORABLES C CONDICIONES CRÍTICAS Acciones Piloto A Pruebas piloto B Pruebas piloto C

56 FASE 4: TRANSFERENCIA POSIBLES ACCIONES PENDIENTES (piloto)
CAPACITACIÓN VERIFICACIÓN DE PROCESOS VERIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS PRUEVA Y VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS DEL ENTE ASISTENCIA TECNICA ADAPTACIÓN DE MANUALES TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y TECNOLOGIA COMISIONES DE SERVICIO EQUIPOS INTERINSTITUCIONALES MEDICIONES DE EFECTIVIDAD Y CALIDAD PASANTIAS

57 Implementación de la transferencia
INSTITUCIONES RECEPTORAS A MEJORES CONDICIONES B CONDICIONES MEJORABLES C CONDICIONES CRÍTICAS Acciones Piloto Seguim. A Pruebas piloto seguimiento B Pruebas piloto seguimiento seguimiento C

58 58 Tipo de actividad NOMBRE DE LA ACTIVIDAD FASE 5 SEGUIMIENTO

59 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 5: SEGUIMIENTO
Control posterior al ejercicio del Control Previo al gasto y al pago Seguimiento a las acciones pendientes a la fecha de la transferencia

60 ACCIONES PENDIENTES Ente contralor ACCIONES PENDIENTES Ente receptor

61 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO RESULTADOS
Difusión del nuevo sistema propuesto por la CGR Asesoría técnica y jurídica a 23 entes Estructura organizativa Procedimientos Recursos humanos y tecnológicos infraestructura

62 TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO RESULTADOS
Adiestramiento y capacitación a 608 funcionarios Pasantías de 110 funcionarios de 18 ministerios en la CGR Evaluaciones de 21 órganos de control interno de la administración central

63 Gracias