L OS S ISTEMAS D ENTRO D E U NA O RGANIZACIÓN T EMA 1 : Materia: Ingeniería de Sistemas en las Organizaciones Catedrático: Mtro. Gabriel Alfonso Buenfil.

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1 L OS S ISTEMAS D ENTRO D E U NA O RGANIZACIÓN T EMA 1 : Materia: Ingeniería de Sistemas en las Organizaciones Catedrático: Mtro. Gabriel Alfonso Buenfil Monsreal 1

2 LA ORGANIZACIÓN. ¿Cómo se va hacer? 2

3 Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" será necesario determinar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a través de la organización. 3

4 La eficiencia solo se logra con el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos de la empresa. La palabra organización tiene 3 acepciones: 1.Etimológica 2.Entidad o grupo social 3.Proceso Las tres involucran la idea de una estructura aunque con diferentes implicaciones. 4

5  AGUSTÍN REYES PONCE: Es la estructuración de las relaciones que deben existir en un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia y objetivos.  EUGENIO SISTO VELASCO: Organizar es agrupar y ordenar para alcanzar los objetivos mediante partes administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y las relaciones que deben existir entre ellas.  ISAAC GUZMÁN VALDIVIA Es la coordinación de las actividades de todos los individuos de una empresa, para el aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los objetivos. DEFINICIONES MAS RECONOCIDAS 5

6  JOSEPH L. MASSIE: La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.  HAROLD KOONTZ Y CYRILO’DONNELL: Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar objetivos, asignar a cada grupo un administrador y coordinar toda la estructura de la empresa.  LYNDALL URWICK: Disposición y correlación de las actividades de una empresa.  MARIO SVERDLIK: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa. 6

7 Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo Sistemas cerrados y abiertos  Sistemas cerrados: aquellos cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.  Sistemas abiertos: aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir. 7

8 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Entre el año de 1950 y 1968; se desarrollo una teoría interdisciplinaria con los trabajos de Ludwing Von Bertalanffy. Dice que dicha teoría es capaz de transcender los problemas de cada ciencia y de proporcionar principios y fue conocida como Teoría General de Sistemas, que tiene una visión orientada hacia todo, es decir, está más interesada en unir las cosas que en separarlas. El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones; las cuales están constituidas por personas y estos son seres humanos que constan de varios órganos y miembros que funcionan de manera coordinada, de este modo se puede decir que se encuentra frente a un sistema. En la actualidad el enfoque sistémico es tan común que prácticamente se usa en todo momento. 8

9 L A O RGANIZACIÓN  La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta. 9

10 O RGANIZACIÓN Y S ISTEMAS  Según la teoría de sistemas la organización se concibe como un conjunto de subsistemas relacionados, entre los cuales existen interconexiones clave que permiten explicar el funcionamiento de la organización en términos de relaciones entre las partes, causas y efectos, estímulos y respuestas, así como vínculos permanentes con el exterior. 10

11 O RGANIZACIÓN Y S ISTEMAS  Las personas que integran una organización interactúan, se relacionan unas con otras, colaboran y se coordinan para lograr una finalidad o propósito común: generar valor económico, producir bienes, prestar servicios a clientes, etc. para lo cual a menudo trabajan en equipo. 11

12  La organización cuenta con una estructura y unos procesos o cadenas de producción y normalmente establecen una división del trabajo entre sus miembros. O RGANIZACIÓN Y S ISTEMAS 12

13  Las organizaciones son sistemas abiertos en constante interacción con el entorno y, como los organismos vivos, deben adaptarse al mismo para garantizar su supervivencia y continuidad. O RGANIZACIÓN Y S ISTEMAS 13

14 M ODELO DE S ISTEMA A BIERTO INPUTS TRANSFORMACION OUPUTS Procesos Áreas de contacto con el exterior Administración Áreas de contacto con el exterior Subsistemas Entorno 14

15 15

16 Entrada Salida Factores Económicos Factores Tecnológicos Factores Político / Legales Factores Socio Culturales Medio Ambiente Medio Subsistema Administrativo Subsistema Técnico Subsistema Estructural Subsistema Personal Subsistema Obj. y Valores S ISTEMA DE O RGANIZACIÓN 16

17  ESTRUCTURA: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos  SISTEMATIZACIÓN: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. E LEMENTOS DEL CONCEPTO DE O RGANIZACIÓN 17

18  AGRUPACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.  JERARQUÍA: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.  SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. E LEMENTOS DEL CONCEPTO DE O RGANIZACIÓN 18

19 IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN 1)Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). 2)Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. 3)Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. 4)Evita lentitud e ineficiencia. 5)Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. “LA ESTRUCTURA DEBE REFLEJAR LOS OBJETIVOS Y PLANES DE LA EMPRESA, LA AUTORIDAD Y SU AMBIENTE” 19

20 Así, podemos decir que la organización es una estructura donde opera un grupo social, mediante jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos. 20

21 PRINCIPIOS  OBJETIVO: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.  ESPECIALIZACION: Se afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.  JERARQUÍA: Este principio establece que la organización es un jerarquía. 21

22 PRINCIPIOS  PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: A cada grado de responsabilidad conferida, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.  UNIDAD DE MANDO: Establece que cuando se determina un centro de autoridad y decisión para cada función, debe designarse un solo jefe.  DIFUSIÓN: deben establecer las obligaciones de cada puesto y publicarse y ponerse por escrito. 22

23 PRINCIPIOS  AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: el ejecutivo debe terne un numero limite de subordinado.  COORDINACIÓN: las unidades de un organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.  CONTINUIDAD: una vez que se a establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. 23

24 MODELO DE KAST Y ROSENZWEIG  Conciben a la organización como un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales con el medio, el cual influye en la forma de efectuar sus actividades. Los factores ambientales que influyen en la organización son:  Culturales: Ideales, valores y normas prevalecientes en la sociedad.  Tecnológicos: Grado y perspectivas del avance científico y tecnológico.  Políticos: Sistema político y situación política general.  Legales: Legislación que afecta diversos aspectos de la interacción de las organizaciones con el medio. 24

25  Recursos naturales: Disponibilidad y condiciones climáticas, orográficas, hidrográficas, etc...  Demográficos: Edad, sexo, número y distribución de recursos humanos.  Sociológicos: Estratificación y movilidad social, definición de los roles sociales y características de las instituciones.  Económicos: Estado de la economía y acción de los agentes económicos. MODELO DE KAST Y ROSENZWEIG 25

26 Según estos autores las organizaciones son sistemas sociales que constan de los siguientes subsistemas:  Subsistemas de metas y Valores Este subsistema comprende los fines que persigue las organizaciones para satisfacer las demandas que le impone el medio ambiente.  Subsistema técnico Este subsistema es el que se integra o se compone por el conjunto de conocimientos requeridos para llevar acabo las tareas, las técnicas mediante las cuales los insumos son transformados en productos. 26

27  Subsistema estructural Este subsistema esta conformado por la manera en que se dividen y coordinan las tarea y también proporcionando las bases para la interacción de los subsistemas técnicos y psicológicos.  Subsistema Psicosocial Este subsistema es el conjunto de conductas individuales, motivación, relaciones de status y de roles entre los integrantes.  Subsistema Administrativo Señala Kast y Rosenzweig que este componente del sistema organizacional es el medio que une a los demás subsistemas. 27

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29 MISIÓN Y VISIÓN 29

30 La Misión es una declaración duradera de la razón de ser y del objetivo central de la unidad de negocio que la distingue de otras similares. MISIÓN Es una afirmación que describe el concepto de la empresa, la naturaleza del negocio, la razón para que exista la empresa, la gente a la que le sirve y los principios y valores bajo los que pretende funcionar. 30

31 La Visión es el conjunto de ideas generales, que proveen el marco de referencia de lo que una unidad de negocio quiere ser en el futuro. Señala el rumbo y da dirección. VISIÓN Es una representación de cómo creemos que deba ser el futuro para nuestra empresa ante los ojos de:  Los clientes  Los proveedores  Los empleados  Los propietarios 31

32  La visión se plantea para inspirar y motivar a quienes tienen un interés marcado en el futuro de la empresa.  Al igual que la misión, la definición de lo que es una visión es simple: Cristalización de lo que los líderes desean que sea la empresa, en un periodo de tiempo especifico. La visión nos ayuda a definir a que nos vamos a dedicar.  Se focaliza en lo que usted quiere convertirse, no necesariamente en lo que usted es ahora. Y es consecuencia de los valores y convicciones de los directivos de la organización. VISIÓN 32

33  Permite la toma de decisiones estratégicas coherentes entre sí, al apuntarse objetivos comunes.  En la mayoría de los casos, rompe con el paso al establecer un nuevo fundamento competitivo para las empresas.  Cohesiona los equipos gerenciales al generar motivación y sentido de urgencia.  Enfoca los esfuerzos de las distintas unidades/empresas hacia una meta específica conocida por todos. ¿Por qué una Visión? 33

34 I MPACTO DE UNA V ISIÓN ¿Cual es el objetivo? ObjetivoObjetivo Sin Visión Con Visión 34

35 M ARCO CONCEPTUAL  Captura la razón de ser de una organización  Describe una realidad que perdura en el tiempo  Captura la razón de ser de una organización  Describe una realidad que perdura en el tiempo  Expresa una aspiración de la organización  Describe un cambio que motiva al personal  Se desarrolla en un lapso de tiempo especifico  Motiva a actuar  Expresa una aspiración de la organización  Describe un cambio que motiva al personal  Se desarrolla en un lapso de tiempo especifico  Motiva a actuar  Misión Visión 35

36 D IFERENCIAS ENTRE MISIÓN, VISIÓN Y ESTRATEGIA Descripción del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organización Describe una realidad duradera Útil para entes internos y externos Su logro puede ser infinito Cristalización de lo que los lideres desean que sea la empresa Guía el desarrollo de la estrategia y organización Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un periodo especifico Se usa primordialmente al interior de la empresa Cristalización de lo que los lideres desean que sea la empresa Guía el desarrollo de la estrategia y organización Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un periodo especifico Se usa primordialmente al interior de la empresa Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy y mañana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa Cambia constantemente en respuesta a análisis, prueba y error, experiencias MisiónEstrategiaVisión + 36

37 A T ODOS, M UCHAS G RACIAS POR SU A MABLE A TENCIÓN. 37