Tabla de contenido Objetivos Definiciones Planificación

Planificación, Ejecución y Contabilización de los Presupuestos-Programas.
Auditorias de los Proyectos Financiados por los Fondos FED 22 de Junio de 2011

Tabla de contenido Objetivos Definiciones Planificación
Tabla de contenido Objetivos Definiciones Planificación -Los presupuestos programas -Planificación presupuestaria - Disposiciones Técnicas y Administrativas - Estructura de Gestión - Organigrama del PAIGFP - Elaboración de presupuesto-programas - Resumen de hallazgos significativos - Observaciones y recomendaciones

Tabla de contenido Ejecución - Ejecución de los presupuestos-programas. - Hallazgos recurrentes. - Observaciones y recomendaciones. Contabilización - Contabilización presupuestos-programas. - Hallazgos en el proceso de contabilización - Observaciones y recomendaciones. - Mejoras Observadas Preguntas y respuestas

Objetivos

Objetivos de la Capacitación
Analizar el proceso de los presupuesto-programas. Revisar los procedimientos aplicables a los a los presupuestos-programas. Reflexionar sobre las lecciones aprendidas en las auditorias realizadas.

Definiciones

Definiciones El presupuesto-programa puede definirse como un documento por el que se fija: El programa de las acciones que se van a ejecutar Medios materiales y los recursos necesarios Presupuesto correspondiente y las disposiciones técnica y administrativas que deben aplicarse para la ejecución de un proyecto.

Presupuestos-Programas
Principales Características: Destinado a la ejecución de un tramo del proyecto o programa. Incluye un programa de acción, un presupuesto, un plan de financiación. Es periódico. Consta de dos partes que incluyen: régimen de gestión administrativa y compromisos presupuestarios específicos. Deber ser preparado y firmado por los entes competentes (beneficiarios) Deber ser aprobado y firmado por el país beneficiario y el jefe de la Delegación. Debe ejecutarse por un equipo coordinador. Está prohibida la creación de Sub-administraciones

Planificación Presupuestaria
Las disposiciones concretas para la utilización de los recursos del FED son las siguientes: Definir claramente las competencias y objetivos de la institución beneficiada. Seleccionar las acciones que deban financiarse, la adjudicación de los contratos y la dirección del programa. Separación efectiva de las funciones de ordenación y de pago. Mantener un sistema de control interno eficaz de las operaciones de gestión. Contabilizar las operaciones de gestión y procedimientos de rendición de cuentas que permitan justificar el uso de los recursos.

Disposiciones Técnicas y Administrativa
Estas disposiciones incluyen como mínimo los siguientes elementos: Nombre y apellidos del administrador y del contable, así como, de sus suplentes. Periodo que abarca el presupuesto-programa. Referencias de la cuenta o cuentas bancaria. Determinación de la dotación inicial. Disposiciones para la presentación de los justificantes de los gastos. Procedimientos para la adjudicación de contratos. Procedimientos de desembolso. Definición de las monedas para efectuar los pagos. Normas de gestión del personal. Contenido y periodicidad de los informes de ejecución. Cierre de presupuesto, controles internos, así como la gestión administrativa.

Estructura de Gestión La estructura general de gestión del proyecto debe estar constituida de la siguiente forma: Entes Tutelares Coordinadora de la Reforma/PAIGFP Unidades de Gestión de los PP Suscritos Sub-Coordinador/a de la Reforma. Unidad de Gestión de la Coordinación del Programa ATI Y ATN Corto Plazo

Organigrama – Apoyo Institucional al Sistema de Gestión de las Finanzas Públicas
Delegación de la Comisión Europea Dirección General Cooperación Multilateral Secretaría Estado Administración Pública Secretaría Estado de Hacienda y Sus dependencias Oficina Nacional de Estadística

Planificación

Estructura de Gestión Funciones del administrador
Preparar los presupuestos desde el punto de vista técnico y operativo, y a su vez presentarlo para su aprobación. Comprobar, respecto a la documentación soporte, que las obras previstas han sido realizadas y los suministros entregados de conformidad a lo establecido. Enviar los documentos y justificantes al contable para efectuar los pagos. Firmar junto al contable, los cheques, las ordenes de transferencias y las autorizaciones de desembolso.

Estructura de Gestión Funciones del contable
Preparar los presupuestos-programas desde el punto de vista financiero y contractual, junto al administrador. Verificar la ejecución de los pagos y cobros después de la ordenación del administrador. Comprobar la aplicación correcta de los procedimientos . Comprobar la existencia de justificantes que respalden los compromisos y los pagos, así como los posibles cobros. Firmar junto con el administrador todos los cheques y autorizaciones de desembolso. Elaborar y actualizar la lista del personal y sus remuneraciones, los inventarios de materiales y de equipos. Preparar y extender las solicitudes de pago de la dotación inicial, reposición de fondos y de cierre.

Estructura de Gestión Funciones del comité de dirección
Ejercer la dirección y coordinación general de los proyectos y programas . Comprobar y aprobar las propuestas de programación anual. Analizar los informe de ejecución de los proyectos y programas , así como los informes de seguimiento del control de las actividades. Ejercer los arbitrajes necesarios y decidir posibles reorientaciones. Se reúne cada 6 meses

Estructura de Gestión Conformación del Comité de Dirección
El comité de dirección lo conforman las distintas instancias implicadas que incluyen: Representante del país (Ordenador Nacional). Entes tutelares (Secretarías y/o Ministerios beneficiado). Representante de la Delegación en calidad de observador.

Elaboración del presupuesto-programa
Tipos de compromisos Los presupuestos incluyen gastos que pueden ser administrados de dos maneras diferentes: Compromisos en régimen de gestión administrativa: corresponde a la estimación de los importes destinados a cubrir el conjunto de los gastos: - Necesarios para la ejecución del programa. - Referentes al periodo cubierto por el presupuesto-programa. - Cuya ejecución debe realizarse por el administrador y el contable. - Deben pagarse por medio de la cuentas bancarias de estos signatarios.

Tipos de compromisos Compromisos específicos: corresponde a contratos que apliquen dentro del convenio de financiación, pero que no podrán ejecutarse por el administrador y el contable. La Comisión Europea efectuara los pagos relativos a estos contratos.

Los tipos de gastos autorizados incluyen: Contratos de servicios (excepto auditorias). Contratos de suministros. Contratos de obras. Gasto de personal (remuneraciones). Gasto de funcionamiento (alquileres de oficinas, alojamientos,etc). Gastos de viáticos (personal que esta en la implementación del proyecto)

Etapas del presupuesto Fase de Inicio Fase de Ejecución Plena Fase de Cierre

Fase de inicio El presupuesto-programa de inicio tiene por objeto permitir, una vez designados los responsables de la ejecución financiera del proyecto o programa la puesta en marcha de este. Características: Esta fase se refiere a la elaboración del primer presupuesto-programa de ejecución plena. El periodo nunca deberá ser superior a los 6 meses. Su importe será escaso. Las acciones financiadas se limitarán a tareas de preparación del primer presupuesto-programa.

Fase de ejecución plena Corresponde a preparar un presupuesto-programa con una duración no superior a 18 meses con el objetivo completar el programa de acción que no se haya podido alcanzar en la fase inicial. Características: Esta fase no podrá ser superior a 18 meses. Deben trasladarse las acciones del presupuesto anterior que no hayan podido realizarse. Debe abarcar los plazos vinculados a la ejecución de los contratos celebrados durante el periodo cubierto.

Fase de cierre Tiene por objetivo cerrar los plazos prescritos en el último presupuesto-programa, el cual debe incluir: Calculo final de los gastos incurridos. Comprobación por el represéntate del país beneficiario. Revisión por el Jefe de Delegación. Para el presupuesto y el noveno FED esta deberá incluirse dentro del periodo de ejecución ( sin contar el periodo de cierre de 6 meses). Para el séptimo y octavo FED deberá estar incluido en el periodo de ejecución del ultimo presupuesto.

Contenido del presupuesto-programa Programa de acción. El presupuesto. Plan de financiación. Disposiciones técnicas y administrativas de ejecución.

Programa de acción Describe el contexto, el marco lógico, los objetivos perseguidos, los resultados esperados y las actividades que deban emprenderse durante el periodo cubierto por el presupuesto-programa. El programa de acción se combina con un calendario provisional de ejecución. Las acciones se presentan individualizadas o de unidades de obra que permiten la valorización en el presupuesto estimado, como el seguimiento de los gastos.

El presupuesto Es la estimación detallada que Incluye la valorización de las actividades y sub-actividades previstas en el programa de acciones, así como, la estimación del costo de la inversión y del funcionamiento para la ejecución de este. El presupuesto detalla la división de las actividades y los distintos elementos que lo componen. El presupuesto estimado no podrá ser objeto de reasignación de las rúbricas presupuestarias entre si sin la autorización escrita previamente del Ordenador nacional quien lo comunicará al Jefe de Delegación.

Plan de financiación Este plan deberá describir, de manera recapitulativa, todas las fuentes de fondos, necesarias para la ejecución del presupuesto-programa. Disposiciones técnicas y administrativas de ejecución. Define todo lo que debe incluir el presupuesto-programa y las disposiciones que debe cumplir de acuerdo al convenio de financiación

Procedimientos involucrados en la planificación del presupuesto-programa Deposito de las firmas autorizadas Apertura de una cuenta bancaria Definir periodo cubierto Importe del presupuesto Dotación inicial Cumplimiento con las normas de ejecución FED Solicitud de reposición de fondos y justificación de los gastos.

Resumen de hallazgos significativos
Hallazgos mas recurrentes relativos a la planificación de los presupuestos programas Presupuestos sobregirados: estos casos se presentaron al comparar el total presupuestado versus lo ejecutado siendo este ultimo mayor a lo estimado por las instituciones. Casos observados: - Línea de Experto Senior Nacional Corto Plazo. - Salario del personal de las unidades coordinadora por encima del mínimo requerido contemplado en el presupuesto programa. 2. Cargos bancarios no presupuestados: estos no fueron contemplados como parte del funcionamiento de la unidad coordinadora. 3. Honorarios del contable del PP no estimados en el presupuesto programa.

Observaciones y recomendaciones
1- Recomendamos que para futuros presupuestos-programas considerar todos y cada uno de los gastos en los cuales se incurrían durante la ejecución, de modo que no altere la planificación previamente realizada. (Utilizar la experiencia adquirida) 2- Definir las líneas presupuestarias de forma tal que no se presenten errores de segregación al momento de la distribución de los gastos.

Ejecución

Ejecución de los presupuestos-programas
La ejecución de los presupuesto-programa puede implicar dos tipos de gastos: Los gastos previstos en la parte del presupuesto en régimen de gestión administrativa. Como son: - Preparación del presupuesto. - Ejecución de las actividades programadas. - Funcionamiento de las unidades coordinadoras Los gastos que deberán ejecutarse mediante adjudicación de contratos públicos, en el marco de los compromisos específicos. Estos pueden ser: - Contratos de servicios. - Contratos de obras. - Contratos de suministros.

Para que pueda efectuarse la transferencia de la dotación inicial deberán cumplirse las siguientes condiciones previas: Apertura de la cuenta o cuentas bancarias. Aprobación y firma del presupuesto-programa por todas las partes. Las fichas de descripción financiera debidamente completadas y firmadas por el administrador, el contable y el representante del banco. La responsabilidad financiera de la ejecución de los presupuestos-programas corresponderá al representante del país beneficiario.

Circuito de aprobación de la solicitud de transferencia de la dotación inicial y pago correspondiente Comprobación de la DIGECOOM de las condiciones previas para la transferencia de la dotación inicial. Extensión y firma por el representante del país beneficiario (Ordenador Nacional). Envío al Jefe de la Delegación. Comprobación de la orden de pago y de los justificantes por los servicios de la Delegación.

La solicitud de reposiciones de fondos de la cuenta requiere que la unidad coordinadora presente lo siguiente: La solicitud de reposición de fondos. La memoria de los gastos incurridos, junto con los justificantes requeridos. La relación de gastos justificativa de la dotación inicial. Cuadro de los flujos de tesorería relativos a la cuenta bancaria, incluyendo cobros.

Documentos constitutivos de las memorias de gastos Estos documentos y justificantes deberán referirse al mismo periodo de justificación de los gastos y tener la misma fecha de aprobación. Estos deben incluir lo siguiente: Caratula informativa de la memoria de gasto. Documentos de seguimiento presupuestario que detallamos a continuación: - Cuadro recapitulativo y detallados del seguimiento de los consumos. - Balance analítico. Documentos de seguimiento financiero.

Justificantes Estos permiten comprobar fácilmente la regularidad y la pertinencia de los gastos efectuados. Los justificantes deberán incluir como mínimo lo siguiente: Extractos bancarios del periodo cubierto. Libro de banco. Contratos firmados por el administrador. Expedientes de pago, firmado por el administrador y por el contable, que evidencie que se comprometió de forma valida, se liquidó , se pago debidamente la factura.

Ejecución de los contratos públicos (Licitaciones) La ejecución de los contratos públicos, tanto financiados como con cargo a la parte del presupuesto, se regulan con arreglo a los pliegos de condiciones generales relativos a los siguientes tipos de contratos: Contratos de suministros. Contratos de obras. Contratos de servicios.

Contratos de suministro Tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, incluyendo obras de instalación y mantenimiento. Los procedimientos realizados para este tipo de contratos son los siguientes: Licitación internacional abierta: es aquella en la cual se publica en el Diario Oficial de la Unión Europea actuando como Órgano de Contratación. Licitación local abierta: esta solo se pública exclusivamente en el país beneficiario. Procedimiento simplificado: es un régimen competitivo, donde se invita a los candidatos a que presenten sus ofertas seleccionándose la mas económica. Adjudicación directa: es aquella que es realizada directamente por la unidad coordinadora.

Contratos de obras Tienen por objeto la ejecución de los trabajos asumidos que respondan a los criterios exigidos por un órgano de contratación determinado, en el marco de un convenio de financiación. Para la adjudicación de un contrato de obras de contratación pública los procedimientos realizados son los siguientes: Procedimiento abierto: cuando cualquier agente interesado puede presentar oferta. Procedimiento restringido: cuando los operadores económicos pueden solicitar participar pero únicamente se recibirán las ofertas de los candidatos que reúnen los criterios de selección.

Contratos de servicios Estos contratos incluyen, en particular, estudios para la determinación y preparación de proyectos, estudios de viabilidad, estudios económicos y de mercado, estudios técnicos, evaluaciones y auditorias. Los procedimientos para la adjudicación de estos son los siguientes: Contratos por un importe igual o superior a 200,000 euros, mediante licitación restringida. Contratos por un importe inferior a 200,000 euros , mediante procedimiento simplificado.

Escala para la elección de los procedimientos de adjudicación de contratos Contratos Rangos para licitaciones Suministros Mayor o igual a 150,000 € Licitación Internacional abierta Menor a 150,000 € Licitación nacional abierta Menor a 60,000 € Procedimiento simplificado Menor o igual a 10,000 € Adjudicación directa Obras Mayor o igual a 5,000,000 € Licitación internacional abierta Menor a 5,000,000 € Menor a 300,000 € Servicios Mayor o igual a 200,00€ Licitación Internacional restringida Menor a 200,000 €

Informes de ejecución El administrador y el contable de cada PP debe redactar y presentar breves informes de ejecución intermedios, así como, un informe de ejecución final completo. Los informes intermedios deberán elaborarse cada tres meses como mínimo. El informe final de ejecución completo deberá presentarse a más tardar 30 días después del final del período cubierto por el presupuesto-programa correspondiente.

Requerimientos mínimos de los informes técnicos, financieros y de seguimiento Síntesis de las acciones realizadas, incluyendo problemática y soluciones, y la comparación calendario provisional y el ejecutado. Ficha financiera con la síntesis de los gastos efectuados con las rubricas presupuestarias correspondientes. Seguimiento de las actividades previstas, incluida la comparación de los objetivos asignados y los resultados obtenidos.

Resumen de Hallazgos Significativos
Incidencias Una incidencia es una situación que establece que un hecho NO está en consonancia con los criterios y condiciones pertinentes. Las incidencias emergen de: Hechos y pruebas observadas a través de la información proporcionada. Criterios, que son las normas, las medidas y los términos y condiciones aplicables al presupuesto programa. Identificamos el motivo o la causa de la diferencia entre la normativa proporcionada y las informaciones mantenidas por las instituciones.

Categorías principales de las incidencias Incidencias financieras. Incidencias de control de gestión. Otras incidencias relativas a la obligación de conformidad.

Incidencias financieras Son aquellas relativas a gastos no admisibles y a ingresos no declarados, ya que tienen un impacto financiero directo con una recuperación de fondos. Esta a su vez se dividen en dos: Incidencia financiera patentes. Ejemplos de posibles casos: - Viáticos en horarios fuera de lo establecido. - Presupuesto sobregirados Incidencia financiera que la Comisión debería reexaminar. Ejemplos de posibles casos que también pueden considerarse como cuestionables: - Desembolsos emitidos posterior a la finalización del PP.

Incidencias del control de gestión. Abarca cuestiones de control interno de las cuales es responsable la Entidad y en las que ésta puede tomar medidas recomendadas por el Auditor. Estas incidencias implican: Carencias estructurales que tienen que ver con el organigrama o las personas que dirigen el presupuesto. Carencias sistemáticas son aquellas relativas a la ejecución y cumplimiento de los Términos y Condiciones aplicables al presupuesto.

Otras incidencias relativas a la obligación de conformidad Son problemas de conformidad con los Términos y Condiciones del Acuerdo, siempre que no se haya incluido en los mismos como incidencias financieras o del control de gestión.

Hallazgos Recurrentes
Incidencias Financieras: Carencia de presentación de evidencias de reuniones: las instituciones no mantenían un listado de asistencia que sirva de soporte de las reuniones realizadas y los gastos incurridos por cantidad de personas. Acuse de recibo equipos comprados: No encontramos acta de recepción provisional, y después de los 12 meses, el acta de recepción definitiva.

Incidencias Financieras: Incorrecta aplicación de adjudicación: en los procedimientos de compra de equipos o de contratación no se tuvo en cuenta la escala de los contratos para las adjudicaciones. Calculo inadecuado de proporción salarial: para determinar el pago de proporción salarial no se puso en práctica lo establecido en el Código Laboral para la realización de dicho cálculo.

Incidencias Financieras: Gastos de jornada de trabajo extendida: observamos jornadas de tiempo extra pagadas en los presupuestos- programa, y que no se encontraban consideradas en los mismos.. Facturas sin documentación soporte (ej. Listados de asistencias, copia de trabajos de imprenta, etc.) Almuerzos en las instituciones: estos no son contemplados en los presupuestos programas. Desembolsos emitidos posterior a la finalización del PP: corresponden a pagos realizados a los empleados fuera de las fechas establecidas.

Incidencias Financieras: Pago de ITBIS en desembolsos mayores a €5,000 euros: no observamos la comunicación de la Delegación de fecha 11 de febrero del 2008 que explica que los pagos de ITBIS que excedan los €5,000 euros deben presentar la carta de exención que autoriza la exoneración para los contratos de servicios, suministros y obras. Pago de viáticos para talleres en hoteles que incluían almuerzo. Gasto de viáticos sobreestimados : observamos casos donde los pagos fueron realizados en base a categorías que no se corresponden a la posición de las personas que consumieron los viáticos. Carencia de facturas anexas al expediente de pago.

Incidencias Financieras: Gasto pasaje aéreo con estadía innecesaria para propósito fuera del proyecto. Diferencia entre factura y pago realizado: corresponde a diferencias entre lo presentado en algunos cheques y lo facturado por los proveedores , dichos pagos fueron realizados por encima de lo facturado. Oferta más económica no adjudicada: dentro de todas las presentadas en el proceso de adjudicación directa, en el análisis de cotizaciones no se selecciono la mas económica.

Incidencias de control de gestión: Diferencia entre baremos salariales y salarios por posiciones: los salarios observados con relación a los baremos no se encontraban en los rangos establecidos incluido en los presupuestos. Rubricas y firmas faltantes en contratos de servicios por el personal competente: al momento de la firma de los contratos no observamos todas las hojas con las iniciales de las partes como es requerido. Contratos no notarizados: dentro de los contratos revisados observamos varios casos que se encontraban sin la firma del abogado correspondiente. Procedimiento de adjudicación incorrecta: se presentaron casos que se realizaron adjudicaciones por procedimiento simplificado cuyos montos se encontraban fuera de lo requerido para este tipo de procedimiento.

Incidencias de control de gestión: Carencia de términos de referencia: verificamos contratos de trabajo los cuales no se encontraban con los términos de referencia correspondientes. Actividades planificadas y no ejecutadas en el marco del presupuesto: los calendarios de ejecución elaborados no fueron cubiertos durante los periodos correspondiente de los presupuestos. Retrasos en el calendario de ejecución: las actividades programadas se realizaron en periodos posteriores Deficiencia en ejecución de presupuesto según desembolsos realizados: las dotaciones recibidas para los presupuestos-programas en sus diferentes periodos no eran totalmente utilizadas en el tiempo establecido presentando porcentajes de ejecución mínima.

Incidencias de control de gestión. Calculo errado del bono vacacional: este calculo no fue realizado de acuerdo a lo establecido en el código de trabajo. Inconsistencia en cotizaciones: no se presentaron cotizaciones comparables que permitieran determinar si se realizo la mejor elección del proveedor. Pagos menores realizados mediante emisión de cheques: estos pagos pudieron ser realizados a través de caja chica. Cheques emitidos a nombre del personal sobre transacciones del PP: se presentaron casos que los pagos correspondían a reembolsos por servicios recibidos de proveedores quienes debieron realizar los cheques a nombre de las instituciones que y debió pagarse directamente al proveedor del servicio.

Incidencias de control de gestión: Cheque devuelto por sobregiro en cuenta. Carencia de autorización de entrada de diario: observamos entradas de diario que no se encontraban firmadas por los funcionarios correspondientes. Pago a consultores a través de cheques: se presentaron situaciones en que los pagos a consultores no se realizaron transferencia bancaria. Asignación errada en línea presupuestaria: observamos casos que se cargaron desembolsos en una línea diferente al gasto al cual correspondían.

Incidencias de control de gestión: Carencia de declaración de conflicto de intereses por parte del candidato de licitación: Incumplimiento a las cláusulas deontológicas , párrafo 4, donde especifica que: “En el momento de entregar su candidatura o su oferta, el candidato o el licitador debe declarar que no existe ningún conflicto de intereses potencial y que no tiene ningún tipo de relación equivalente al respecto con otros licitadores u otras partes interesadas en el proyecto.” Pago anticipado de la nómina: realizado antes de la fecha prevista.

Incidencias de control de gestión: Aprobación del Comité de evaluación de licitaciones: Miembros del Comité de Evaluación sustituidos sin ser notificados a la Comisión Europea para su aprobación, según el acápite no , párrafo 3, el cual establece: “Los miembros del Comité de Evaluación (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a título personal por el Órgano de Contratación. La composición del Comité de Evaluación debe someterse a la Comisión Europea para su aprobación.” Viáticos asignados al personal: observamos el caso de una Institución que creó su propia escala de viáticos, sin utilizar los provistos por la Delegación.

Incidencias de control de gestión: Déficit en asistencia en eventos programados: en las convocatorias realizadas para los talleres y formaciones que se encuentran dentro del presupuesto, se sobrestiman gastos que al final no se utilizaron por inasistencia. Costos elevados en la realización de los eventos: observamos que para algunas de las capacitaciones realizadas no se realizaba una búsqueda para seleccionar localidades mas económicos. Presentaciones artísticas en eventos de los presupuestos-programas: los eventos artísticos no agregan ningún valor a las actividades realizadas en el marco del presupuesto y adicionalmente estas no se estimaron en las líneas creadas.

Incidencias de control de gestión: Declaración de imparcialidad no firmada: algunos miembros del Comité de Evaluación no firmaron la declaración de imparcialidad según como establece el acápite no.2.82 párrafo No. 1: “Todos los miembros del Comité de Evaluación y los posibles observadores deben firmar una Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad.” Suministros dañados: durante la toma física de los activos fijos observamos fotocopiadoras dañadas. Contrataciones de personal para culminar trabajos correspondientes a otros PP .

Incidencias de control de gestión: Carencia de listado asistencia de los talleres ofrecidos: pagos realizados a proveedores de servicios sin la evidencia necesaria. Gastos de reservaciones en hoteles para impartir talleres sobreestimados: la cantidad de asistentes no se correspondía a la cantidad pagada para la reservación. Pago de viáticos sin autorización: las solicitudes no se encontraban firmadas. Carencia de firmas en las conciliaciones bancarias y solicitudes de cheques.

Incidencias de control de gestión: Carencia de firma y verificación de los análisis de cotizaciones. Carencia de autorización del departamento que solicita las requisiciones de materiales gastables. Reutilización de solicitudes de cheques que correspondían a de cheques anulados. Segregación de funciones en la entrega de cheques.

Incidencias de control de gestión: Retrasos en la entrega de los Informes Técnicos Financieros: estos informes deben ser remitidos al final de cada trimestre, y no cumplieron con el limite establecido cuando se elaboraron los presupuestos. Partidas conciliatorias con más de 5 meses en tránsito: incumplimiento de la Ley de Cheques No que en su Artículo 29 establece que: “El cheque emitido y pagadero en la República Dominicana, debe ser presentado para su pago dentro de un plazo de dos (2) meses”. Porcentajes elevados de cheques nulos: observamos mal manejo de los recursos utilizados para la emisión de los cheques de la instituciones.

Incidencias de control de gestión: Saltos en secuencia numérica de cheques, sin explicación de la entidad. Carencia de evidencia sobre los cheques de administración no utilizados, estos cheques no pudieron ser observados. Listado de asistencia no correspondiente según monto facturado y cheque de la actividad.

Incidencias de control de gestión: Pago anticipado de los servicios: estos pagos fueron realizados antes de la recepción de la factura. Carencia de aprobación de la Delegación para entidad adjudicada por contrato de suministro, no observamos la carta correspondiente. Reportes de misiones no completado por el responsable: en esto observamos el reporte de viáticos y fueron firmados todos por la misma persona no por el beneficiario correspondiente. Inadecuada presentación de las conciliaciones bancarias.

Incidencias de control de gestión: Adjudicación de contrato mediante modelo híbrido: realizado por la combinación de dos tipos de contratos, el cual no se corresponde a los modelos de contratación establecido según las guías de la Delegación. No exclusión de participante en licitación por violación al acápite literal d) según lo establecido en las guías de la Delegación para contratos de servicios, suministro u obras que establece: “Los candidatos o licitadores serán excluidos de no estar al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estén establecidos, del país del Órgano de Contratación o del país donde deba ejecutarse el contrato”.

Incidencias de control de gestión: Revisión adecuada de los expedientes sometidos a licitación: los casos observados no presentaban toda la documentación requerida que se exigen de acuerdo a los términos de la licitación (evaluación de la capacidad técnica y profesional de los participantes) Adquisición innecesaria de activos fijos: se realizaron compra de activos no agregan ningún valor a los objetivos para el cual fue creado el proyecto (ej. Compras excesivas de teléfonos) Pago anticipado de la nómina: observamos varios casos en que desembolsó anticipadamente las nóminas que correspondientes a los empleados de las unidades coordinadoras sin cumplir el mes completo para el pago de las mismas.

Incidencias de control de gestión: Candidatos no validos para contratación: observamos la existencia de candidatos que se encontraban trabajando en instituciones gubernamentales, incumpliendo con las cláusulas deontológicas párrafo 5: “Los funcionarios públicos y demás personal de la administración pública del país beneficiario, cualesquiera que sea su estatuto administrativo, no podrán ser contratados como expertos por parte de los licitadores, salvo en caso de acuerdo previo de la Comisión Europea”. Carencia de copia de títulos académicos en expediente de adjudicación directa: observamos la carencia de copia de títulos académicos anexos, en cumplimiento con la Guía de procedimientos 9no FED Acápite No a) “(a) La presentación de los títulos académicos y profesionales del proveedor o del contratista o de los cuadros de la empresa y, en particular, del responsable o responsables de la prestación o la dirección de las obras.”

Incidencias de control de gestión: Carencia de sistema computarizado: en la inspecciones realizadas observamos algunos casos de instituciones que no mantiene un sistema para el manejo de la contabilidad del presupuesto programa. Carencia de ejemplar de material entregado a empresas encuestadas: en los pagos realizados por imprenta se presentaron casos que no se anexaron los ejemplares al cheque como evidencia de que los trabajos de impresión y diseño se realizaron para cubrir los objetivos del proyecto.

Incidencias de control de gestión: Características de adjudicaciones en desacuerdo con TDRs: estas características se refieren al grado académico de los adjudicados las cuales se observaron en desacuerdo en algunos expedientes observados Desayuno no aplicable: observamos casos de desayunos consumidos fuera del horario estipulado. Errores en las tablas de evaluación de los procedimientos de adjudicación: observamos errores matemáticos en las suma de las tablas en los procedimientos de evaluación.

Incidencias de control de gestión: Formato inadecuado de solicitud de cheques: esta no presenta la petición de firma “contabilizado por”. Carencia de fechas convenidas y firmas en los contratos. Carencia de nota explicativa para selección de oferta económica: existen casos de selección de proveedores únicos en los cuales no se agregó nota explicativa.

Incidencias de control de gestión: Carencia de detalle de cantidad facturada para almuerzo en taller realizado. Incongruencia e inadecuada documentación en listados de asistencia: observamos listados de asistencia incompletos y en los cuales no se identificaban los talleres correspondientes. Inconsistencia en firmas de autorización para la emisión de cheques. La firma observada no correspondía a la del Administrador del PP. Excedente de almuerzo y refrigerio en capacitación: observamos excedente de almuerzos y refrigerios para las contrataciones de servicios al comparar con los listados de asistencia.

Incidencias de control de gestión: No observación de cheques cancelados: se presentaron caso que no se pudo evidenciar que los cheques se encontraban cancelados. Carencia de firmas en cheques observados (copias de cheques, los originales no estaban disponibles) Pago a proveedores de servicios a través de la nomina: observamos pagos realizados a través de la nomina a proveedores de los presupuestos. Carencia de la retención impositiva correspondiente al 10% por servicios ofrecidos.

Incidencias de control de gestión: Carencia de cotización o nota explicativa para selección de proveedor. Factura posterior a emisión de pago: observamos emisiones de cheques realizados antes de facturación por parte del proveedor. Factura informal: esta no presentaba secuencia numérica. Almuerzo en capacitación no aplicable: se presentaron casos que no se pudo evidenciar si los participantes pertenecían a las instituciones pertenecientes a los presupuestos-programas.

Incidencias de control de gestión: Carencia de formulario IR-17: en algunos pagos realizados al colector de impuestos internos no se encontraban los formularios que avalan estos pagos. Sello de cancelado en cheques cobrados: observamos casos de cheques fueron cobrados por sus beneficiarios y posteriormente marcados con los sellos de “Pagado” y “Cancelado”. Subestimación de participantes en capacitación: se presentaron situaciones en que la cantidad estimada se encontraba por debajo de las que participaban en las capacitaciones.

Algunas Observaciones y Recomendaciones
Las entidades deben utilizar los recursos recibidos para actividades que estén estrictamente relacionadas con los presupuestos-programas. Deben establecer un esquema de organización de la documentación soporte que incluya todos los documentos requeridos por la Delegación de forma tal que se evidencie claramente el uso de los fondos. Para las capacitaciones adoptar las medidas correctivas necesarias que permitan determinar las estadísticas de inasistencia, minimizando desembolsos innecesarios por participantes faltantes.

Se requiere definir claramente las funciones de las personas involucradas en la ejecución del presupuesto-programa de forma tal que estos tengan presente sus obligaciones y cuales son las asignaciones que deben poner mas atención en el proceso del proyecto. La unidad coordinadora debe velar por el cumplimiento del calendario de acción del presupuesto-programa para alcanzar altos porcentaje en la ejecución de este. Segregar los pagos a proveedores y empleados del presupuesto-programa, considerando que las formas de pago y las retenciones a realizarse son diferentes.

El Comité Director debe supervisar con mas frecuencia la orientación global y la estrategias del proyecto definidas en la planificación del presupuesto-programa. El administrador y el contable debe verificar que la documentación soporte cumplan con todos los requisitos requeridos para ser considerados como justificantes de los gastos incurridos. La unidad coordinadora dentro del proceso de ejecución del presupuesto-programa realizar su propia autoevaluación para fortalecer los controles internos previamente diseñados para el cumplimiento de las disposiciones técnicas del presupuesto-programa.

Para los procedimientos de adjudicación de contratos las entidades deben poner en practica las nomas y procedimientos vigentes, para que no se presenten fallas y se apliquen los parámetros establecidos para los diferentes tipos de contratos. Las entidades beneficiadas por el presupuesto-programa deben cumplir con las disposiciones fiscales vigentes en la República Dominicana. Para el cumplimiento con el calendario de ejecución se deben crear medidas administrativas adecuadas que permitan una ejecución oportuna y eficiente de todas las actividades presupuestadas.

Contabilización

Contabilización de los Presupuestos-Programas
Puntos a considerar en la aplicación de la contabilidad por parte de las unidades coordinadoras: Garantizar el cumplimiento de las norma contables vigentes. Aplicar las legislaciones establecidas en el país beneficiario. Establecer un sistema general de contabilidad por partida doble, presupuestaria y analítica. Permitir a través del sistema de contabilidad el inventario permanente de las inversiones y bienes de equipo financiados en el marco del proyecto o programa.

Contabilización de los Presupuestos-Programas
Normas relativas a la utilización de las monedas para la elaborar los presupuestos programas , abrir la cuenta bancaria y llevar la contabilidad. El presupuesto-programa deberá elaborarse en moneda nacional. La contabilidad deberá llevarse en moneda nacional. Solo se abrirá una cuenta bancaria en moneda nacional, para efectuar los pagos relativos a la ejecución del presupuesto. Para la conversión de la moneda nacional de los pagos efectuados en otra divisa se aplicara el tipo que el banco aplique a cada transacción.

Durante el proceso de las auditorias observamos que alguna de las instituciones no cumplían con lo siguiente: 1- Carencia de sistema de contabilidad por partida doble: observamos varios casos que no se mantiene un sistema de registro contable por partida doble de los fondos recibidos por los beneficiarios. 2- Carencia Inventario de activo fijos: se presentaron situaciones en las cuales no se pudieron identificar cuales eran los activos fijos recibidos en el proceso del presupuesto-programa. 3- Calculo inadecuado de proporción salarial: observamos casos de incumplimiento en la aplicación de las regulaciones laborales vigentes.

1- Para el buen manejo de los presupuestos y control de los gastos incurridos por las instituciones beneficiadas se requiere tener un sistema de contabilidad por partida doble que permita manejar adecuadamente los fondos recibidos. 2- Las unidades coordinadoras al momento de realizar los registros y cálculos de salarios deben auxiliarse de las regulaciones vigentes y los parámetros en ellas definidos, de forma tal que puedan cumplir con estas.

Mejoras Observadas En la realización de las ultimas auditorias observamos las siguientes mejoras: Documentación soporte organizada de acuerdo a lo requerido. Distribución adecuada en las líneas presupuestarias. Informes técnicos remitidos en el tiempo requerido. Cumplimiento en los calendarios de ejecución.

MUCHAS GRACIAS

Detalles del Presentador
Ysrael Santana. Senior Manager, Audit KPMG

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