Cierres de Compromisos Individuales (PPs y Contratos) y Proyectos Presentado por: Carmen PEREZ y Jorge MEJIA DIGECOOM/DELEG UE.

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1 Cierres de Compromisos Individuales (PPs y Contratos) y Proyectos Presentado por: Carmen PEREZ y Jorge MEJIA DIGECOOM/DELEG UE

2 2 Indice 1. Cierres de Presupuestos-Programa 2. Cierres de Contratos 3. Cierres de Compromisos Globales (Proyectos)

3 3 1. Cierres de Presupuestos-Programa

4 4 Todo Presupuesto Programa (PP) tiene plazos de vigencia, en los cuales se deben realizar todas las actividades enmarcadas dentro de los mismos. Las actividades realizadas antes de la firma de los Entes Tutelares o posterior a la fecha de ejecución del PP pudieran considerarse no elegibles. Todo Presupuesto Programa (PP) tiene plazos de vigencia, en los cuales se deben realizar todas las actividades enmarcadas dentro de los mismos. Las actividades realizadas antes de la firma de los Entes Tutelares o posterior a la fecha de ejecución del PP pudieran considerarse no elegibles. Reglas Generales para validar el cierre de un PP:

5 5 Una buena gestión financiera de un Proyecto implica un buen inicio, ejecución y final satisfactorio, lo cual está estrechamente ligado con los cierres de los Compromisos Individuales (C.I.) y finalmente de los Compromisos Globales. Una buena gestión financiera de un Proyecto implica un buen inicio, ejecución y final satisfactorio, lo cual está estrechamente ligado con los cierres de los Compromisos Individuales (C.I.) y finalmente de los Compromisos Globales. CIERRES de PP

6 6 La Guía Práctica de PP, establece que la solicitud de cierre debe someterse a mas tardar 3 meses después de la fecha de finalización del Presupuesto Programa, teniendo la DIGECOOM y la Delegación UE los 3 meses subsiguientes para cerrar dicho compromiso (6 meses entre ambos). La Guía Práctica de PP, establece que la solicitud de cierre debe someterse a mas tardar 3 meses después de la fecha de finalización del Presupuesto Programa, teniendo la DIGECOOM y la Delegación UE los 3 meses subsiguientes para cerrar dicho compromiso (6 meses entre ambos). Guías Práctica de PP, 4.1.5 – Cierre de un Presupuesto-Programa Guías Práctica de PP, 4.1.5 – Cierre de un Presupuesto-Programa CIERRES de PP

7 7 Los gastos realizados deben ser auditados por una firma de auditores externos reconocida, la cual será contratada por la Delegación UE, quien aprueba el informe final emitido por dichos auditores. Los gastos realizados deben ser auditados por una firma de auditores externos reconocida, la cual será contratada por la Delegación UE, quien aprueba el informe final emitido por dichos auditores. Si existen gastos inelegibles estos deberán ser reembolsado a la cuenta FED o GOB. El ON debe asegurar el reembolso efectivo del crédito constatado (no puede cerrarse un PP sin dicho reembolso). Si existen gastos inelegibles estos deberán ser reembolsado a la cuenta FED o GOB. El ON debe asegurar el reembolso efectivo del crédito constatado (no puede cerrarse un PP sin dicho reembolso). CIERRES de PP

8 8 La cuenta abierta para los fondos FED, en el marco de un PP, deberá ser utilizada exclusivamente para tales fines, por lo cual los recursos de otras fuentes deben ser manejados a través de otra cuenta bancaria. La cuenta abierta para los fondos FED, en el marco de un PP, deberá ser utilizada exclusivamente para tales fines, por lo cual los recursos de otras fuentes deben ser manejados a través de otra cuenta bancaria. Los recursos deberán programarse en actividades propias del proyecto y someterse a los procedimientos del FED. CIERRES de PP

9 9 ¿Qué debe contener la Memoria de Gastos final para procesar un cierre de un PP? (Anexos 10 y 11 de la Guía Práctica de PP)

10 10 Prácticamente las mismas informaciones utilizadas para el reaprovisionamiento de fondos:Prácticamente las mismas informaciones utilizadas para el reaprovisionamiento de fondos: 1.Conciliaciones bancarias. 2.Libro de banco (con los montos acreditados/debitados dentro de la cuenta, con su beneficiario, concepto y línea presupuestal bajo la cual se realizaron los gastos). CIERRES de PP

11 11 3.Reconciliación de los prefinanciamientos y/o reaprovisionamientos recibidos. 4.Una ejecución presupuestaria, la cual debe reflejar las modificaciones presupuestarias (si las hubiesen). Los balances de estos informes deberán estar debidamente conciliados entre sí. Los balances de estos informes deberán estar debidamente conciliados entre sí. CIERRES de PP

12 12 5.Cierres de las cajas chicas (si las hubiesen). 6.Listado de activos fijos (con el costo, No. del cheque bajo el cual se ejecutó la compra, así como su localización). 7.Certificación de descargo de cualquier tipo de compromiso pendiente en el marco del PP en cierre y de no existencia de conflictos legales con contratos adjudicados. Se deberá verificar la Memoria de Gastos final con el Informe de la auditoria realizada al PP. Se deberá verificar la Memoria de Gastos final con el Informe de la auditoria realizada al PP. CIERRES de PP

13 13 Una vez validadas las informaciones del Cierre por el ON, éste deberá someterlas a la Delegación UE junto con las Ordenes de Cierre, las cuales indicarán el valor final de gastos justificados y los saldos de los remanentes de fondos (si los hubiesen) que deberán ser reintegrados a la cuenta del siguiente PP o de la UE. Una vez validadas las informaciones del Cierre por el ON, éste deberá someterlas a la Delegación UE junto con las Ordenes de Cierre, las cuales indicarán el valor final de gastos justificados y los saldos de los remanentes de fondos (si los hubiesen) que deberán ser reintegrados a la cuenta del siguiente PP o de la UE. El cierre del C.I. podría implicar el descompromiso de recursos que serán liberados hacia el Compromiso Global correspondiente, lo que aumentaría los fondos disponibles para proseguir la ejecución Proyecto. El cierre del C.I. podría implicar el descompromiso de recursos que serán liberados hacia el Compromiso Global correspondiente, lo que aumentaría los fondos disponibles para proseguir la ejecución Proyecto. CIERRES de PP

14 14 La Delegación NO puede firmar un nuevo PP si aún no se ha cerrado el PP N-2. La Delegación NO puede firmar un nuevo PP si aún no se ha cerrado el PP N-2. CIERRES de PP

15 15 Finalmente, todos los justificantes originales de los gastos (documentos financieros y contractuales) del PP finalizado, deberán transferirse mediante inventario a la Delegación de la UE, a través de la DIGECOOM. Finalmente, todos los justificantes originales de los gastos (documentos financieros y contractuales) del PP finalizado, deberán transferirse mediante inventario a la Delegación de la UE, a través de la DIGECOOM. La Delegación UE deberá conservar los documentos durante un plazo de 7 años después del cierre del Compromiso Global. La Delegación UE deberá conservar los documentos durante un plazo de 7 años después del cierre del Compromiso Global. CIERRES de PP Guías Práctica de PP, 4.1.8 – Conservación de los justificantes

16 16 2. Cierres de Contratos

17 17 Se podrá proceder al cierre de un contrato cuando, entre otras cosas: Se podrá proceder al cierre de un contrato cuando, entre otras cosas: o El contrato se ha ejecutado técnicamente en su totalidad o Cuando se ha elaborado, recibido y aprobado el informe final de los servicios o de la ejecución de la acción. o La liquidación definitiva, la liquidación final o la solicitud de clausura ha sido elaborada, se ha recibido y aprobado. o No existen conflictos con el contratista. CIERRES de CONTRATOS

18 18 o Se han emitido, recibido y pagado todas las facturas y solicitudes de pago de los bienes o servicios entregados (incluyendo intereses de retraso). o La recepción definitiva de las obras, suministros o servicios se ha realizado correctamente. o Se han liquidado las prefinanciamientos. o Se han pagado las retenciones. o Se han reembolsado los gastos no aceptados o compensado los créditos devengados. o Se han contabilizado los pagos y cobros CIERRES de CONTRATOS

19 19 o Cuando un contrato no ha dado lugar a ningún pago durante los 3 años siguientes a su firma puede ser rescindido automáticamente. CIERRES de CONTRATOS Guías de Proced. Financieros del 10º FED, 6.2 – Clausura de compromisos financieros individuales

20 20 3. Cierres de Compromisos Globales (CG) - Proyectos

21 21 Se podrá cerrar un proyecto y liberar el saldo de los fondos comprometidos cuando: Se podrá cerrar un proyecto y liberar el saldo de los fondos comprometidos cuando: o Se terminen los compromisos jurídicos asumidos por el Estado ACP o por la Unión Europea (cuando actúa en nombre de aquel), y los pagos y cobros hayan sido contabilizados. o Cuando concluye el periodo de ejecución del CF. o Haya incumplimiento por parte del Estado ACP o una causa de fuerza mayor. CIERRES de CG

22 22 o No se haya firmado ningún C.I. o no se haya realizado ningún pago durante 3 años luego de la firma del CF. o El CF no se haya firmado al 31 de diciembre del próximo año en el que se adoptó el compromiso global. CIERRES de CG El ON debe dar su acuerdo para el cierre del CG si el mismo es realizado antes de finalizar el período de ejecución previsto en el CF, en los otros casos no es requerido.

23 23 Al finalizar el CG es necesario realizar la transferencia del material y de los bienes del Proyecto en buena y debida forma, por lo que es necesario preverlo en el último Presupuesto-Programa. Al finalizar el CG es necesario realizar la transferencia del material y de los bienes del Proyecto en buena y debida forma, por lo que es necesario preverlo en el último Presupuesto-Programa. Se cederán los mismos, en principio, al ON o Autoridad Contratante, de acuerdo con el JdD. Se cederán los mismos, en principio, al ON o Autoridad Contratante, de acuerdo con el JdD. Podrán destinarlos igualmente a otros proyectos financiados por el FED (previas actas de transferencias firmadas por el Administrador, el Contable y los beneficiarios). Podrán destinarlos igualmente a otros proyectos financiados por el FED (previas actas de transferencias firmadas por el Administrador, el Contable y los beneficiarios). CIERRES de CG

24 24 Excepcionalmente, podrán venderse a terceros, previo acuerdo del ON y del JdD, debiendo ser contabilizados los fondos obtenidos como recursos propios del Proyecto. Excepcionalmente, podrán venderse a terceros, previo acuerdo del ON y del JdD, debiendo ser contabilizados los fondos obtenidos como recursos propios del Proyecto. Transferencia/descargo al ON/UE de los Docs. Justificantes Transferencia/descargo al ON/UE de los Docs. Justificantes Realización de todas las auditorias y evaluaciones finales al Proyecto (deseable) Realización de todas las auditorias y evaluaciones finales al Proyecto (deseable) CIERRES de CG Las condiciones de cesión o venta deben especificarse en las DTA del último PP.

25 25 Guía de Procedimientos Financieros del 10º FED (versión 2.0) Guía de Procedimientos Financieros del 10º FED (versión 2.0) Guía Práctica de Gestión de Contratos en Régimen de Gestión Administrativa y de PP (versión 2.0) Guía Práctica de Gestión de Contratos en Régimen de Gestión Administrativa y de PP (versión 2.0) Nota de Referencia No.3, firmada por la JdD (Ref.162/2011 del 07.04.2011). Nota de Referencia No.3, firmada por la JdD (Ref.162/2011 del 07.04.2011). GUÍAS DE CONSULTAS

26 26 Gracias por su atención Delegación de la Unión Europea en Republica Dominicana 22 de Junio de 2011