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TEMA 7: EL CONTROL 1. Concepto. Tipos de control. 2. Diseño de un sistema de control. Técnicas. 3. El proceso de control. Instrumentos de medición.

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1 TEMA 7: EL CONTROL 1. Concepto. Tipos de control. 2. Diseño de un sistema de control. Técnicas. 3. El proceso de control. Instrumentos de medición.

2 CONCEPTO El Control es EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. El Control es EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. También puede definirse como la REGULACIÓN DE ACTIVIDADES de acuerdo con los requisitos de los PLANES. También puede definirse como la REGULACIÓN DE ACTIVIDADES de acuerdo con los requisitos de los PLANES.

3 EL CONTROL PARA: Organizaciones: Físico, Material, Simbólico. Organizaciones: Físico, Material, Simbólico. Administración: 1) Normas. 2) Comparación de los resultados. 3) Acciones correctivas. Administración: 1) Normas. 2) Comparación de los resultados. 3) Acciones correctivas. Cibernética: envío de mensajes que cambian la conducta de quienes los reciben. Cibernética: envío de mensajes que cambian la conducta de quienes los reciben. Teoría de sistemas: es una función del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de acuerdo a un plan. Teoría de sistemas: es una función del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de acuerdo a un plan.

4 ELEMENTOS DEL CONTROL 1) Una característica o atributo o condición a controlar. (Relevante o Significativa). 2) Un mecanismo o sistema sensor, que pueda medir, a intervalos determinados, el atributo controlado. 3) Una red de comunicación que vincule al instrumento de control con el grupo de control. 4) Una Unidad de Control, que compare lo planeado con lo ejecutado, y detecte magnitud y sentido de los desvíos e informe a la Dirección.

5 REQUISITOS DEL CONTROL Reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y cada tipo de empresa. Reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y cada tipo de empresa. Reflejar rápidamente los desvíos detectados e informar a los responsables de tomar decisiones correctivas. Reflejar rápidamente los desvíos detectados e informar a los responsables de tomar decisiones correctivas. Ser flexible: adaptable en caso de cambios en los planes. Ser flexible: adaptable en caso de cambios en los planes. Reflejar el modelo de organización: respetar la estructura. Reflejar el modelo de organización: respetar la estructura. Ser económico: debe justificar lo que cuesta implantarlo. Ser económico: debe justificar lo que cuesta implantarlo. Ser comprensible: sin complicaciones para los dirigentes. Ser comprensible: sin complicaciones para los dirigentes. Asegurar una acción correctiva: indicar el camino para la toma de decisiones adecuadas. Asegurar una acción correctiva: indicar el camino para la toma de decisiones adecuadas.

6 TIPOS DE CONTROL 1 -El Simple o interno: Se realiza sobre las operaciones rutinarias en el Núcleo operativo. El Sistema de Control Interno requiere la aplicación de tres tipos de normas: 1. El Control por Oposición de Intereses distribuye la responsabilidad de un proceso total en tramos, por los intervinientes. 2. El Control por Procesos en puntos específicos de la tarea total por el superior. 3. Las Normas de Procedimientos detalladas para ejecutar determinadas tareas.

7 TIPOS DE CONTROL 2 - El Operativo o por Realimentación Es el realizado por la Gerencia Intermedia o por las jefaturas departamentales. Es el realizado por la Gerencia Intermedia o por las jefaturas departamentales. Se establecen pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se toma una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados. Se establecen pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se toma una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados.

8 TIPOS DE CONTROL 3- El Superior o Gerencial Manual de Control Superior: Contenido: Cinco ítems o posiciones 1. Comercial: niveles de Ventas, Clientes, Costos de comercialización. 2. Operativa: Actividad Industrial, Comercial o de Servicios. Costos de operación. 3. Económica: Ganancias y Pérdidas, índices de rotación, evolución de actividad. 4. Financiera: Disponibilidades monetarias, Origen y Aplicación de Fondos. Liquidez. Deudas. 5. Patrimonial: Activos y Pasivos de la Empresa. Solvencia. Balances de períodos intermedios.

9 Técnicas o Canales de Control 1. Contacto Personal: Inspección ocular. Rutinaria o visita sorpresiva. 2. Unidades Especializadas: Las Auditorías. Tradicional o externa u operativa o interna. 3. Vía Jerárquica: cada supervisor recibe del subalterno, la información para control. 4. Vía Funcional: unidades departamentales auxiliares utilizando canales funcionales. 5. Vía Informal: canales no estructurados, secundarios. Información a confirmar.

10 CÓMO SE CONTROLA El Nivel Inferior : Contacto personal y ayudado en canales informales, según la personalidad del supervisor. El control ahí es del tipo revisión-rechazo. La presencia física del supervisor es permanente en el lugar de trabajo. El Nivel Medio o jefatura departamental: ajusta su comportamiento a los parámetros fijados por la Dirección Superior, a través de información por la vía jerárquica. Con margen de discrecionalidad para ajustar la actividad al estándar fijado. El jefe departamental recorre periódica y brevemente. En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA. La Dirección Superior utiliza: 1) Los informes periódicos, globales, agrupados por categorías o posiciones. 2) Las reuniones con sus jefes departamentales, generalmente semanales. 3) El contacto personal por visitas o por asuntos importantes. 4) Informes de auditoría operativa sobre el cumplimiento de las normas de control patrimonial y de eficiencia.

11 QUÉ SE CONTROLA 1. Los Bienes: Son todos los Recursos Materiales e Inmateriales, que posee la Empresa. 2. Las Personas: integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos. 3. Las Actividades: principales y secundarias, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos.

12 Control sobre Bienes : Todos los susceptibles de tener valor económico. Se necesitan: Normas de Control Interno obligatorias para los que tengan bienes a su cargo que aseguren los recaudos mínimos de custodia y seguridad. Normas de Control Interno obligatorias para los que tengan bienes a su cargo que aseguren los recaudos mínimos de custodia y seguridad. Un Sistema Informativo con datos sobre los tipos, cantidad, rendimiento previsto y real de cada una de las categorías de bienes existentes Un Sistema Informativo con datos sobre los tipos, cantidad, rendimiento previsto y real de cada una de las categorías de bienes existentes

13 CONTROL SOBRE PERSONAS Normas sobre la Cantidad y Calidad del personal necesario y sobre la forma en que será incorporado. Su elaboración es facultad del Área de Organización y su cumplimiento controlado por la Auditoría. Normas sobre la Cantidad y Calidad del personal necesario y sobre la forma en que será incorporado. Su elaboración es facultad del Área de Organización y su cumplimiento controlado por la Auditoría. Reglamento interno para regular la relación entre la Organización y su personal. Control por toda la línea jerárquica, con apoyo del Dpto. de Personal. Reglamento interno para regular la relación entre la Organización y su personal. Control por toda la línea jerárquica, con apoyo del Dpto. de Personal. Sistema de evaluación individual del desempeño basado en información de los supervisores sobre: asistencia, dedicación, sugerencias, rendimiento, etc. que permita un mejor control sobre la eficiencia del personal en su puesto de trabajo. Sistema de evaluación individual del desempeño basado en información de los supervisores sobre: asistencia, dedicación, sugerencias, rendimiento, etc. que permita un mejor control sobre la eficiencia del personal en su puesto de trabajo.

14 1.ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 1.ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, en lo referente a: Cantidad de personas necesarias por puesto y categoría Capacitación requerida Cualidades y calificaciones personales Necesidades temporarias de personal Previsión de ampliaciones y reemplazos. 2.SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL: Métodos y etapas de selección Cursos de entrenamiento y capacitación Promoción y transferencias 3.CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FORMALES: Horario Presencia Cuidado de instrumentos 4.RENDIMIENTO Y EFICIENCIA Productividad individual y colectiva Iniciativas e ideas puestas al servicio de la organización 5.DISCIPLINA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Sanciones correctivas Separación de personal

15 CONTROL SOBRE ACTIVIDADES Las principales Actividades sujetas a control serían las siguientes: Operaciones de Comercialización: Ventas, facturación, reclamos y service, devoluciones, solicitudes de crédito de clientes. Operaciones de Comercialización: Ventas, facturación, reclamos y service, devoluciones, solicitudes de crédito de clientes. Operaciones de Compra: requerimientos, selección de proveedores, recepción y almacenamiento. Operaciones de Compra: requerimientos, selección de proveedores, recepción y almacenamiento. Operaciones de consumo de materiales y mano de obra: Transporte y puesta en la línea de producción, identificación de tiempos de trabajo, liquidación de sueldos. Operaciones de consumo de materiales y mano de obra: Transporte y puesta en la línea de producción, identificación de tiempos de trabajo, liquidación de sueldos. Operaciones de Ingresos y Egresos de Dinero: cobranzas, rendiciones de cuentas, Cuentas a pagar, Planificación de pagos. Operaciones de Ingresos y Egresos de Dinero: cobranzas, rendiciones de cuentas, Cuentas a pagar, Planificación de pagos. Operaciones de Procesamiento de la Información: sistemas de registración y contabilización de todas las operaciones relevantes para controlar. Operaciones de Procesamiento de la Información: sistemas de registración y contabilización de todas las operaciones relevantes para controlar. Para controlar serán necesarios diseñar e instrumentar: 1. Normas de control interno para cada una de las operaciones en forma individual, a fin de evitar perjuicios patrimoniales y propender al uso más eficiente de los recursos. 2. Un sistema informativo que reúna datos sobre el resultado del conjunto de operaciones, su ajuste o desajuste respecto a los planes.

16 INSTRUMENTOS DE CONTROL 1. CONTROL DE PROGRESO O TEMPORALES: La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información. Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información. Las Planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite. Las Planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite. Los Gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar. Los Gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar.

17 2 - Los instrumentos informativos de control propiamente dichos Los reportes diarios o informes de actividad diaria: Son datos referidos a una actividad determinada para controlarla durante un corto período de tiempo. (Saldos de Caja, de Recaudación, Pagos, etc.) Los reportes diarios o informes de actividad diaria: Son datos referidos a una actividad determinada para controlarla durante un corto período de tiempo. (Saldos de Caja, de Recaudación, Pagos, etc.) Las planillas o formularios informativos: con datos homogéneos sobre UN aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario. Las planillas o formularios informativos: con datos homogéneos sobre UN aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario. Los gráficos: para una rápida visualización de las series bajo control. Dentro del nombre se incluyen a: Los gráficos cartesianos, los gráficos de barras, los gráficos circulares. Los gráficos: para una rápida visualización de las series bajo control. Dentro del nombre se incluyen a: Los gráficos cartesianos, los gráficos de barras, los gráficos circulares. Los informes de auditoría operativa: para mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organización Los informes de auditoría operativa: para mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organización Se utilizan planillas o gráficos, pero se hace hincapié en la rutina de recepción de informes estructurados según un patrón o modelo a través de los cuales se conocen los hechos anormales, los procesos o cosas revisadas, su intensidad y recomendaciones de cambio.

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