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Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Estructuras y Control MBA Caniggia, Norberto Presentador: Errecalde, Esteban Cátedra: Vazquez.

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1 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Estructuras y Control MBA Caniggia, Norberto Presentador: Errecalde, Esteban Cátedra: Vazquez

2 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

3 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Definición de Estructura Organizacional Denominamos Estructura Organizacional al modo en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades dentro de una organización. Se utiliza para regular la actividad diaria y las relaciones entre los distintos miembros que conforman la Organización con el fin de cumplir con los objetivos organizacionales. El Diseño Organizacional brinda una clara y rápida imagen de cómo está estructurada la empresa, sus funciones, y sus procesos internos.

4 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

5 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Definición de Estructura Organizacional Los parámetros de diseño organizacional dependen de la naturaleza de la Organización y del Mercado en el que está inmersa: Mercado e Industria en el que se encuentra la empresa: determina el nivel de flexibilidad requerido por la Organización. Alcance Internacional y Variedad de Productos: el alcance de una Organización puede requerir de una organización más especializada por zona geográfica o por producto para llevar un mayor nivel de especialización. Nivel de Capacitación de los miembros de la Organización: determina el nivel de control y estandarización de los procesos y funciones internas de una Organización.

6 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Definición de Estructura Organizacional CEO LATAMEMEAAPAC NORAM OCTG ENERGY OFFSHORE COILED IT SUPPLY CHAIN PROD COBRANZAS LAMINADO ROLLINGHEATINGIT ARGENTINA COLOMBIA MEXICOBRASIL Por Zona Geográfica Por Producto Por Área Por Planta Por Proceso

7 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Definición de Estructura Organizacional CEO COBRANZAS PAGOSIT SUPPLY CHAIN DEPÓSITO VENTAS COMPRAS Por Área

8 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos El Diseño Organizacional siempre se encuentra supeditado a los objetivos organizacionales y a la estrategia a implementar. Especialización: grado en que las actividades de la organización se dividen en tareas especializadas Especialización Horizontal: Amplitud del puesto. Define la cantidad de actividades que una persona realiza dentro de un mismo nivel jerárquico. Especialización Vertical: Control del trabajo. Define la cantidad de actividades que una persona realiza de forma vertical (planificación, ejecución, control).

9 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Especialización Horizontal: Empleado Cobranzas Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas. Emisión de Recibos. Contabilización de la cobranza. Generación de Reportes de Flujos de Fondos Alta Baja Empleado Cobranzas Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas. Emisión de Recibos. Contabilización de la cobranza. Generación de Reportes de Flujos de Fondos

10 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Especialización Vertical: Proceso De Cobranzas Alta Baja Gerente de Cobranzas Agente de Cuenta Registrador de Cobranzas Proceso De Cobranzas Registrador de Cobranzas Único encargado de Cobranzas Encargado de contactar Clientes Planificación de Cobranzas

11 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Formalización: permite definir el grado de normalización de los procesos de trabajo en la organización y el uso de reglas dentro de la misma. Organizaciones Burocráticas: presentan como característica fundamental la formalización de los procesos. Organizaciones Orgánicas: Presentan una mejor fluidez en los procesos internos, característico por la falta de formalización. El control es manejable en empresas pequeñas. Excepción a la regla:

12 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Formalización: Alta Baja Cómo registrar una cobranza Cómo contactar Un cliente Cómo declarar Un moroso Cómo contabilizar Un moroso Cómo registrar Una regularización Cargar los datos en un Excel y darle seguimiento

13 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Capacitación: permite lograr la estandarización del conocimiento dentro de la organización. De esta manera, la Organización se caracteriza por tener los puestos marcados de acuerdo al conocimiento de las personas que los ocupan. Adoctrinamiento: permite que todos los miembros de la organización compartan una misma cultura organizacional y se desempeñen en base a la misma.

14 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 CEO LATAMEMEAAPAC NORAM OCTG ENERGY OFFSHORE COILED IT SUPPLY CHAIN PROD COBRANZAS LAMINADO ROLLINGHEATINGIT ARGENTINA COLOMBIA MEXICOBRASIL Formalización Parámetros de Diseño y Objetivos Especialización Vertical Especialización Horizontal

15 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 CEO COBRANZAS PAGOSIT SUPPLY CHAIN DEPÓSITO VENTAS COMPRAS Formalización Parámetros de Diseño y Objetivos Especialización Horizontal Especialización Vertical

16 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Comportamiento de la Formalización en base al crecimiento Organizacional Tiempo Crecimiento Organizacional: Número de Miembros Número de Actividades Tiempo Formalización

17 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos Comportamiento de la Especialización en base al desarrollo Organizacional. Tiempo Crecimiento Organizacional: Número de Miembros Número de Actividades Tiempo Especialización Horizontal y Vertical Cantidad de Puestos

18 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Parámetros de Diseño y Objetivos La cantidad de personal por área o grupo de trabajo también es un fiel reflejo de la estructura organizacional, de la actividad a llevar a cabo y de la estrategia de la Organización.

19 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

20 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño ¿Qué lleva a que una Organización se estructure de una manera y no de otra? COSTOSACTIVIDADESTRATEGIAS CONTROL CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

21 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño Costos La limitación presupuestaria afecta directamente a la posibilidad de incorporar personal y, de esta manera, ampliar la estructura organizacional con el objetivo de aumentar los niveles de control y de estructurar una organización orientada al cliente (interno o externo). Control Existen Organizaciones que requieren altos niveles de control de los procesos internos debido a regulaciones externas o aspectos de calidad a cumplir. Formalización de Procesos (generación de tickets para pasajes a producción. Fijación de estándares de producción.

22 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño Actividad La actividad define el nivel de flexibilidad de la organización, afectando la burocratización. Clientes Externos El nivel de respuesta a los Clientes Externos impacta en los procesos internos de la organización, obligando a la empresa a ser más flexible y adaptativa. La estructura se orienta hacia los clientes. Las estructuras se orientan hacia los clientes, al igual que sus procesos. A mayor flexibilidad requerida, menor estandarización y rigidez. A menor flexibilidad requerida, más niveles de jerarquía.

23 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño Estrategias La estrategia organizacional impacta en la estructura al definir las funciones y la cultura organizacional. Clientes Internos Existen áreas Core dentro de una organización que requieren de una especial atención por parte de las áreas complementarias. Esto afecta el nivel de respuesta y las funciones de estas últimas. Estructuración con alto nivel de respuesta hacia el área Core. Una estrategia orientada hacia la innovación constante, requiere una estructura flexible y adaptativa, impactando en la formalización y la burocratización.

24 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño Clientes Corporate = 70% de la Facturación Clientes Consumer = 30% de la Facturación

25 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Factores de Diseño Estructura orientada por Agrupación de clientes: Corporate y Consumer. Mayor partida presupuestaria al área de Corporate. Estructura de Tecnología orientada, en mayor medida, hacia los clientes Corporate.

26 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

27 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Las organizaciones cuentan con distintos mecanismos de control que se ajustan a sus necesidades para cumplir con las funciones y actividades del día a día. Tales actividades regulan las relaciones entre los miembros de la Organización, limitando su capacidad de acción. Mecanismos Existentes Adaptación Mutua Supervisión Directa Estandarización del proceso de trabajo Estandarización de los Resultados Estandarización de las Habilidades Estandarización de las Normas

28 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Adaptación Mutua Consiste en acuerdos informales entre los miembros de una organización que se encuentran en un mismo nivel jerárquico. Suele implementarse en Organizaciones sencillas que no requieren mayores niveles de control o en altos niveles jerárquicos en donde el contacto entre los miembros es continuo e informal.

29 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Supervisión Directa Consiste en la coordinación del trabajo a partir del uso de órdenes de parte de una persona, hacia uno o más subordinados. Es necesaria la presencia de un jefe o supervisor que, a través de instrucciones, coordine el trabajo de uno o más miembros.

30 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Estandarización de Procesos Uso de la especialización, la programación del contenido del trabajo, y la definición de los procedimientos a seguir, con el objetivo de coordinar las actividades entre los miembros de la organización..

31 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Estandarización de los Resultados Uso de los resultados esperados como herramienta para coordinar el trabajo entre los distintos miembros de la organización. Se deben fijar los objetivos y comunicarse de forma efectiva a las personas que estarán a cargo del cumplimiento de los mismos para que se efectúe la asignación de recursos correspondientes y su ejecución.

32 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Estandarización de las Habilidades Se trabaja sobre el miembro de la organización a través de un proceso de capacitación, o a través del proceso de contratación (previa definición de las tareas a efectuar y de las habilidades necesarias por parte del contratado). Se controla al individuo a través de los conocimientos que éste tiene y de cómo los aplicará una vez incorporado en la organización.

33 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mecanismos de Control Estandarización de las Normas Se definen las normas que rigen el comportamiento organizacional y, a través de las mismas, los individuos que conforman la Organización se coordinan mutuamente. Es imprescindible que las normas sean de conocimiento general y que sean compartidas por los miembros de la Organización.

34 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

35 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Nuevas Tendencias Estructuras Celulares FINANZAS CORE PRODUCCIÓN MarketingI & D ComprasIT Calidad Supply Chain

36 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Índice Definición de Estructura Organizacional. Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional. Mecanismos de Control. Nuevas Tendencias. Conclusión: El diseño como estrategia

37 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Conclusión No existe una única respuesta en materia de Estructuración Organizacional La distribución Organizacional se encuentra deilmitada por el Core del negocio y por factores tales como Actividad, Estrategia, Costos, Clientes Externos, Clientes Internos y el nivel de Control que se espera. La estructura de una Organización brinda un buen diagnóstico de cómo opera la misma y cuál es el nivel de interacción de los miembros que la componen en el día a día.

38 Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 MUCHAS GRACIAS Finalización


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