 ISEL Gestión de los equipos de trabajo para implementar planes estratégicos José Carlos Quadrado Universidad de Costa Rica San José, 25 maio 2011.

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1  ISEL Gestión de los equipos de trabajo para implementar planes estratégicos José Carlos Quadrado Universidad de Costa Rica San José, 25 maio 2011

2 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIÓN SECTORES O GRANDES ÁREAS UNIDADES PERSONAS HERRAMIENTAS Para planificar: PLAN ESTRATÉGICO Deming flexibilidad vs. rigidez CÍCLICA Para ejecutar: PLAN ESTRATÉGICO Para evaluar: PLAN ESTRATÉGICO

3 EJES ESTRATÉGICOS Y VALORES

4 ISEL José Carlos Quadrado Cada institución “hace camino al andar”

5 ISEL José Carlos Quadrado ¿Por qué los planes estratégicos? Para CAMBIAR ! N O S E

6 ISEL José Carlos Quadrado ¿Por qué hablar de CAMBIO?  Cambio es la tónica hoy  Siempre ha existido  Sus características hoy difieren El propio Cambio ha cambiado

7 ISEL José Carlos Quadrado Todos parecen buscar cambios  Empresas  Gobiernos  Bancos  Hospitales Comunicaciones Veloces Globales Baratas Fieles Efecto Integrador

8 ISEL José Carlos Quadrado La verdad es que hoy...  La vida misma es cambio  Cambio es renovación En esta civilización, quién no cambia, vegeta, decae, obsolece, y al fin muere

9 ISEL José Carlos Quadrado El cambio actual es distinto...  Es menos predecible  Es más complejo  Es más veloz Amplitud de ámbito Interdependencia Velocidad de reacción El cambio actual es más fragmentario y sorprendente

10 ISEL José Carlos Quadrado ¿Qué ocurre con el largo plazo en estos escenarios?  La volatilidad y turbulencia ambiental tornan obsoleta cualquier planificación de Largo Plazo  Los beneficios de una rigurosa planificación se escurren entre los dedos a medida que el entorno se desajusta.  Y dirigir un gran proyecto de cambio en una organización así estructurada es muy difícil.

11 ISEL José Carlos Quadrado ¿Por qué fracasan tantos planes estratégicos ?  Visión tradicional:  Falta Planificación  Falta Control  Falta Comunicación Según esto, todo plan estratégico bien planificado, controlado y comunicado cumpliría con todos los criterios de éxito...

12 ISEL José Carlos Quadrado...¿y, qué hay de... ... los imprevistos? ... la turbulencia ambiental? ... los efectos de la Globalización? ... la complejidad ambiental producida por la interdependencia?

13 ISEL José Carlos Quadrado Especificaciones Y... ¿qué hay de los... clientes?  Visión clásica del Éxito Éxito Costo Tiempo Calidad Beneficio Oportunidad Usuario final Cliente

14 ISEL José Carlos Quadrado Pero hay otros que comentan...  Quienes patrocinan el plan estratégico (y han dado una batalla política por él)  Los “Contables” (orden y apego normas)  Otros “Directivos” (¿El proyecto afecta su poder, seguridad, estatus, prestigio?)  El “Equipo” (que trabaja en el plan estratégico) La pregunta es: ¿Tienen derecho?

15 ISEL José Carlos Quadrado La visión actual es que hay muchos “interesados”  Y todos tienen distintos criterios sobre cómo evaluar el éxito del plan estratégico. Contribución financiera Ventajas competitivas Logro de objetivos específicos Motivación Aprendizaje Relaciones Tareas y resultados tangiblesSentimientos personalesAmbos Fondo Forma

16 ¿QUÉ FALLA EN MUCHOS PLANES ESTRATÉGICOS? Los Equipos de Trabajo ¿El liderazgo? ¿El DAFO / FODA? ¿La visión de futuro? ¿El sistema de indicadores? ¿La participación? ¿Las personas? ¿La motivación? ¿Los sistemas de gobierno? ¿La estructura organizativa? ¿La ambición? ¿La coherencia del proceso? ¿La formulación de estrategia? ¿Los sistemas de información?¿El marco político? ¿El despliegue?¿Los recursos? ¿El seguimiento? ¿El compromiso?...

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18 ISEL José Carlos Quadrado ¿Son todos los cambios iguales?  Hay varios tipos de planes estratégicos, atendiendo a su:  Grado de estructuración  Observabilidad  Origen y desarrollo Todos presentan distintos desafíos

19 ISEL José Carlos Quadrado Tipo Objetivo conocido Metodología conocida Problema esencial AbiertoNo Moverse, aprender Semi abierto NoSíEncontrar buen guión Semi cerrado SiNo Fomentar y compartir experiencias CerradoSi Mejorar eficiencia / costos Grado de estructuración

20 ISEL José Carlos Quadrado Observabilidad TipoProblema esencial Visible Conocer rendimientos y costos InvisibleControlar su evolución Reportar su progreso

21 ISEL José Carlos Quadrado TipoOrigenDesarrolloProblema esencial Interno Manejo político ContratadoInternoExternoSupervisión ComercialExternoInterno Identificación y coordinación de intereses Joint Venture Mixto Tienen los problemas de los tres Origen y desarrollo

22 ISEL José Carlos Quadrado De este modo...  Que dirigir uno: Se requiere distintas habilidades Cerrado Visible Comercial Abierto Invisible Interno Es muy distinto dirigir un plan estratégico:

23 ISEL José Carlos Quadrado Habilidades gerenciales  La visión clásica:  Comunicación  Liderazgo  Trabajo en Equipo  Negociación  Ética

24 ISEL José Carlos Quadrado Habilidades gerenciales  La visión propuesta:  Aprender a aprender  Reconocer a los interesados  Planificar y coordinar  Organizar

25 ISEL José Carlos Quadrado Aprender a aprender  Todo plan estratégico implica cambio. Algo nuevo.  Los interesados no siempre tienen claros los objetivos al comienzo del proyecto.  Es imposible para el equipo conocer los métodos aplicables a todos los escenarios. Es necesario que el equipo experimente, junto con los interesados, las novedades de cada plan.

26 ISEL José Carlos Quadrado Reconocer a los interesados  Los interesados son la energía que impulsa o frena el proyecto.  Es imprescindible reconocer y mantener a los interesados en sus posiciones.  Es esencial mantener el equilibrio entre:  las expectativas de los interesados y  la evolución del proyecto Quienes definen los criterios de éxito de un proyecto son únicamente los interesados

27 ISEL José Carlos Quadrado Planificar y coordinar  En un escenario turbulento,  Planificar es: ganar y mantener constantemente la perspectiva  Coordinar es: extender y utilizar dicha perspectiva entre todos los interesados. DESARROLLAR Y EXTENDER LA PERSPECTIVA Dos hábitos a ser constantemente perfeccionados

28 ISEL José Carlos Quadrado Organización  En proyectos abiertos: orientación a las personas. Asignación de “roles”.  En proyectos cerrados: orientación a la tarea. Asignación de tareas específicas. Aunque según las últimas publicaciones, autores de moda identifican otros parámetros, es necesario considerar a la hora de asumir esta decisión

29 Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos Acciones Responsables Indicadores Metas Calendario Recursos Evaluación CUADRO DE MANDO de un EJE OEOOARIMCRE

30 A ser posible, uno solo. No más de 2 acciones por responsable. Debe aceptar el encargo con entusiasmo. Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el diseño hasta la rendición de cuentas. Con nombres y apellidos o el cargo concreto. Mejor que no sean siempre los jefes. RESPONSABLE Para que pueda sentirse propietario hay que negociar con él un pequeño proyecto, en el que Él propone las actividades que va a desarrollar. Las personas que participarán en las mismas. Los indicadores con que podrá medirse el avance. Las metas que pretende alcanzar. Los recursos que necesitará. El calendario que aplicará. El sistema de seguimiento del proceso. El sistema de evaluación de resultados....aceptar el encargo con entusiasmo.

31 ISEL José Carlos Quadrado Habilidades gerenciales En resumen Entorno global volátil, interdependiente Cambios Imprevisibles complejos rápidos Estructura Observa bilidad Origen Dificultades esperables Planes estratégicos bien dirigidos Estrategias directivas

32  ISEL ¿ Y como eso funciona en las Universidades?

33 ISEL José Carlos Quadrado Un conocido modelo de la Universidad Rector Docentes Estudiantes

34 ISEL José Carlos Quadrado La perspectiva del Rector ? Z

35 ISEL José Carlos Quadrado La perspectiva de los estudiantes ♪ Chas!!

36 ISEL José Carlos Quadrado Conocemos el mundo mediante percepciones  Las percepciones son ficciones de la realidad  Son errores cometidos por nuestra mente  Son alteradas por  Las emociones  Los estados de ánimo  La cultura

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39 ISEL José Carlos Quadrado Percepción del Cambio por quién lo experimenta  Percepción negativa  Me perjudica Percepción positiva Me beneficia

40 ISEL José Carlos Quadrado Percepción Negativa  Me produce temor  Entro en conflicto

41 ISEL José Carlos Quadrado El Temor  Es una de las emociones más poderosas  Entra en acción cuando nuestra integridad y supervivencia se ven amenazadas  Prepara el cuerpo para la lucha o la fuga  Exacerbación de los sentidos  Excitación nerviosa  Palidez  Adrenalina  Evacuación intestinos  Era la que antaño nos protegía. Hoy no. Pero, podemos aprovechar su energía

42 ISEL José Carlos Quadrado Dominar el Temor Conocer nuestro Temor  No existe el Ejecutivo o Directivo que no haya experimentado una situación de apremio, de riesgo, de dificultad.  Es en las situaciones difíciles cuando se obtiene ventaja.  Todos sabemos celebrar – no hay ventajas competitivas en ello.  No todos saben sortear los momentos difíciles.  Allí es cuando los adultos son separados de los niños.

43 ISEL José Carlos Quadrado Definición de conflicto  Proceso que comienza cuando una parte percibe que otra ha afectado negativamente algo que le interesa a la primera, o que está a punto de afectarlo. Requiere Percepción mutua de la situación. Oposición o incompatibilidad Interacción

44 ISEL José Carlos Quadrado Transiciones el pensamiento acerca del conflicto  Enfoque tradicional (1930 – 1940): Evitarlo porque es indicio de mal funcionamiento del grupo.  Enfoque de relaciones humanas (1940 – 1970): Es natural dentro del grupo. Tiene potencial para ser fuerza positiva.  Enfoque interaccionista (1970 a hoy): Es absolutamente necesario para el desempeño eficaz del grupo.

45 ISEL José Carlos Quadrado El proceso del conflicto  Oposición o incompatibilidad potencial  Cognición y personalización  Intenciones  Comportamiento  Resultados

46 ISEL José Carlos Quadrado Etapa I - Oposición o incompatibilidad potencial  Condiciones creadoras de la oportunidad de conflicto:  Comunicación: (cantidad, calidad, forma)  Estructura: (obligaciones de la actividad o profesión)  Variables personales: (primeras opiniones, etc)

47 ISEL José Carlos Quadrado Etapa II - Conocimiento y personalización  Aspectos importantes del conflicto:  Importancia de la definición del conflictivo:  Delimita el conjunto de soluciones posibles  Importancia de las emociones  Modelan las percepciones, actúan como catalizadores Condiciones del conflicto: Afectación negativa de algún factor de interés Percepción y conciencia

48 ISEL José Carlos Quadrado Etapa III Intenciones  Es necesario estimar las intenciones de otra persona a fin de responder a su comportamiento Percepciones y Emociones Comportamiento explícito Intenciones

49 ISEL José Carlos Quadrado Dimensiones de la intencionalidad No cooperativo Cooperativo Cooperación No asertivo Asertivo Asertividad Evasor Competidor Arreglo con concesiones Complaciente Colaborador Las personas generalmente tratan sus conflictos basándose persistentemente en una de estas formas

50 ISEL José Carlos Quadrado Etapa IV Comportamiento  Fase visible del conflicto.  Intentos francos de forzar la implantación de las intenciones de cada parte.  Puede producirse una diferencia entre las intenciones y el comportamiento, por:  Percepción errónea de las intenciones del otro  Representación desviada de las propias intenciones.

51 ISEL José Carlos Quadrado Comportamiento Evolución del conflicto Esfuerzos abiertos para destruir a la otra parte Ataques físicos agresivos Amenazas y ultimátum Ataques verbales asertivos Cuestionamiento abierto o desafío de otros Desacuerdos menores o malos entendidos Grados de conflicto

52 ISEL José Carlos Quadrado Etapa V Resultados  Resultados funcionales  Mejora la calidad de las decisiones  Estimula la creatividad e innovación  Alienta la curiosidad  Fomenta la autoevaluación  Resultados disfuncionales  Fomenta el descontento  Disuelve lazos comunes  Retrasa la comunicación  Reduce la cohesión del grupo  Subordina las metas del grupo a las luchas internas  Creación del conflicto funcional

53 ISEL José Carlos Quadrado Administración del conflicto Técnicas de resolución  Solución  Metas superordinales  Ampliación de recursos  Evasión  Allanamiento  Arreglo con concesiones  Mando autoritario  Modificación de la variable humana  Modificación de las variables estructurales Técnicas de estimulación Comunicación Incorporación de personas externas Reestructuración de la organización Nombramiento de abogado del diablo.

54 ISEL José Carlos Quadrado Percepción Positiva  Me motiva  Entro al Equipo de trabajo

55 ISEL José Carlos Quadrado El Equipo vs. el Grupo El Equipo  Trabaja por un objetivo común  Satisface colateralmente objetivos individuales  Hay interdependencia entre los miembros  Hay compromiso El Grupo Se reune para compartir activos Satisface esencialmente objetivos individuales Hay independencia entre los miembros Hay involucramiento

56 ISEL José Carlos Quadrado Para materializar un plan estratégico... ... es imprescindible contar con un equipo. ... es imprescindible pertenecer a un equipo. Hoy, la capacidad de trabajar en equipo es una habilidad social imprescindible en los trabajadores de todas las empresas

57 SEGUIMIENTO Atención a unas determinadas señales de alerta que nos informan de cómo van las cosas, para corregir el rumbo, o la velocidad, si es necesario. Hay que precisar qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará, cómo lo hará, a quién informará. SEGUIMIENTO / EVALUACIÓN EVALUACIÓN Valoración de los resultados. Hay que precisar qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará, cómo lo hará, a quién informará. No sólo datos, sino indicadores. No sólo indicadores, sino análisis crítico. Hay que reaccionar y tomar decisiones para el próximo futuro....señales de alerta

58 ISEL José Carlos Quadrado PLANLIDERES PLAN PERSONAS LIDERES PERSONAS RECURSOS PERSONAS RECURSOS ACCION RECURSOS ACCION RECURSOS ACCION RECURSOS No olvidar

59 ISEL José Carlos Quadrado Sólo así una organización producirá cambios en el entorno que le hagan relevante y justifiquen su existencia FIN Muchas Gracias ! jcquadrado@isel.pt