I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud 3 y 4 de Octubre, Sitges. Gabriel Antoja Consultor de Health IT Miembro de Forum CIS Ingeniero.

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1 I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud 3 y 4 de Octubre, Sitges. Gabriel Antoja Consultor de Health IT Miembro de Forum CIS Ingeniero Industrial en Organización Industrial con más de 12 años de experiencia en TIC. Proyectos en Sanidad con diferentes consultoras para Hospital Clínic de Barcelona, Institut Català de la Salut, Servicio Extremeño de Salud, proyecto eTEN Europeo, entre otros. Presento como Miembro de Forum CIS. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

2 Introducción a la Gobernanza de las TIC Definición de gobernanza
La Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comités que una organización desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecución de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) Típicamente cada persona tiene su propia definición de gobernanza, no hay una definición estándar universalmente aceptada (hay ISO, COBIT ITGI, …) En la definición presentada destacar “tomar decisiones”. Estas decisiones incluyen temas como: establecer prioridades, determinar presupuestos, definir esquemas de gestión de proyectos y enfocar los problemas de TIC. La Gobernanza de TIC es la responsabilidad del consejo de administración, como una parte integral del gobierno de la empresa, y consiste en el liderazgo y las estructuras y procesos organizativos que aseguran que una organización de TIC implementa las estrategias y objetivos de la organización. Gobernanza es un proceso a Alto nivel de la organización, alineado y harmonizado con standares y buenas prácticas de gestión (COBIT), de gestión de IT (ITIL) y de tecnología (TOGAF) … además de ISO … I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

3 Introducción a la Gobernanza de las TIC Ejemplo de entendimiento de Gobernanza
La Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comités que una organización desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecución de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) Mostrar el video descargado de: Por qué es creíble el falso trader? Pone en duda los mecanismos de gobierno, ya que no tienen las características de un buen gobierno: percibidos como justos, deben ser oportunos (timely) y clarifican la autoridad. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

4 Introducción a la Gobernanza de las TIC Características de los mecanismos de Gobernanza TIC
La Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comités que una organización desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecución de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) Una gobernanza bien desarrollada tiene unos mecanismos con las siguientes características: Deben ser percibidos como objetivos y adecuados (“justos”) Deben ser eficientes y oportunos Deben dejar la autoridad clara. Deben evolucionar con la organización y su entorno, y con su comprensión de los avances de la tecnología. Referencia: Wager, Wickham & Glaser, 2009 Comentar “autoritas vs potestas” en organización médica. Además las TIC añaden a la gobernanza la característica de “Evolucionar con la comprensión de la tecnología”. En algunos casos la tecnología en Sanidad se adopta con mayor velocidad que en otros sectores y en otros casos, con menor velocidad pero posteriormente tiene mayor impacto. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

5 Introducción a la Gobernanza de las TIC Matriz RACI
A = Accountable R = Responsible C = Consulted I = Informed Tener en cuenta que un aspecto principal es la distribución de Responsabilidad y Accountability en los ejemplos que veremos a continuación y que, normalmente, la gobernanza utiliza matrices RACI para su definición. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

6 Business Intelligence
Caso I: Gobernanza Intraorganización Impacto de un proyecto en modelo operacional (1/2) Proyecto ARGOS Asistencial consiste en la implantación de una solución SAP Sanidad para la Gestión Clínica y Administrativa a partir de la definición de un modelo común para 8 hospitales del Institut Català de la Salut. Solución integrada con los sistemas departamentales de cada hospital y corporativos. H. Josep Trueta H. Arnau de Vilanova H. Germans Trias i Pujol H. Vall d’Hebrón H. Viladecans H. Bellvitge H. Joan XXIII H. Verge de la Cinta HUGT HVC HJXXIII HUVH HV HUBV HUAV Gestión Pacientes Gestión Clínica Farmacia Diagnóstico por Imagen Intranet Comunicacion Soporte micro Business Intelligence Soporte funcional Cribage Cancer Enfermería HUJT Por Imagen Prmaria Cita online Laboratorio ARGOS ASISTENCIAL …. Responsable IT Hospital Proyecto ARGOS Asistencial, tradicional proyecto en el que los sistemas son la palanca del cambio para un cambio organizacional. Un sistema basado en un modelo común pero integrado a nivel local implica cambios en la gobernanza de IT en los hospitales (=“unidades de negocio locales”) El consultor es el “portador de malas noticias” ya que explica que hay responsabilidades que las organizaciones locales pierden. Los departamentos de IT de los hospitales disponen del “human relationships asset”. Disponen de profesionales de IT con un conocimiento del negocio y, sobre todo, con habilidades maduras de relación con los usuarios. Implica una oportunidad para “reinventarse” (citar a Dr. Murgui) y enfocar las actividades del IT local hacia los proyectos IT que aportan valor en corto/medio plazo de forma directa. Sin embargo, faltan los mecanismos de gobernanza a nivel corporativo, y que permitan que las actividades de IT local y corporativa dispongan de principios, procedimientos, tecnologías, estándares, arquitecturas, cuadros de mando, y arquitectura de la información que les ayuden a realizar esta “reinvención” de forma sostenible. (continua con Gobernanza es convencer internamente) I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

7 Caso I: Gobernanza Intraorganización Impacto de un proyecto en modelo operacional (2/2)
En el proyecto ARGOS Asistencial, el despliegue del sistema a los diferentes hospitales conlleva un cambio de modelo de gobierno para la organización de TIC de cada centro y del rol de sus profesionales. Descentralizada Cada unidad de negocio (hospital) puede definir sus estrategias y hojas de ruta para TIC. Implica el uso de aplicaciones diferentes para funciones similares permitiendo una fuerte vinculación de TIC con la organización. Federal Las unidades (hospitales) depositan parte de la responsabilidad para realizar planes de sistemas en una organización superior. Permite desarrollar capacidades como integración pero alcanzar decisiones mayores requiere consenso. Centralizada Unificación de todas las iniciativas de IT. Creación de un centro fuerte de “accountability” funcional para sus necesidades. Facilidad de implementar pero desconocimiento de particularidades. (…) “Gobernanza es convencer” del nuevo modelo internamente. El modelo de gobernanza refleja el modelo operativo de TI, algunas responsabilidades pasan de un modelo descentralizado a modelo federal o incluso centralizado. Las necesidades de negocio de la aplicación de gestión de pacientes y clínica (ARGOS SAP Asistencial) son recogidas por los nuevos referentes (normalmente médicos de referencia o, por los consultores) y no por los referentes de IT de cada centro. Comentar decisión del proyeto NHS de parar el proyecto NPfIT Nuevamente, comentar que la unidad local de IT se centra en aquello que aporta valor directo y ... Se dejan de tomar algunas decisiones de priorización de IT e inversiones en infraestructura y equipamientos porque dejan de estar en los servicios responsabilidad del hospital para pasar al modelo operativo central. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

8 Infrastructure management
Caso II: Gobernanza TIC Intraorganizacional Evolución del modelo operacional (1/2) Modelo operacional o modelo de gobernanza: ¿el huevo o la gallina? Permitir que la organización madure primero en las áreas de mayor valor. Aprender de las buenas prácticas de otras organizaciones similares y empresas proveedoras. Modelo Gobierno de TI Demandmanagement Applications management Business needs management Strategy Resources management Infrastructure management Service management Modelo Operacional de TI Consultor Externo Interno Centro desarrollo Usuarios Comite Operativo ISH Comite Operativo RRHH BI MM-PM PI / CE FI-CO Comitè Seguimiento Responsable Aplicaciones Gerente Servicio Comite Dirección Dirección Sistemas Proveedor Hospital Clínic Para cambiar el modelo operacional hay que cambiar el modelo de gobierno. Qué va antes? No se puede acometer todo a la vez: mostrar lo de empujar frontalmente o con los brazos abiertos. En HClínic se hizo de forma que los objetivos clave del modelo operativo nuevo fuesen los primeros objetivos de gobernanza. Objetivo de negocio: Conocer mejor y priorizar mejor los esfuerzos en IT. => Objetivo TIC: es tener mejor conocimiento de la demanda de usuarios, es decir, para quién se está realizando cada desarrollo o proyecto y por qué, tener las peticiones categorizadas. Cambio del modelo operativo: responsabilidad de gestión de la demanda de cada área en los consultores SAP. Gobernanza: informar y explicar a los consultores los principios para esta gestión de la demanda, los procedimientos que deberían seguir, las decisiones que pueden tomar y cuales no, la estructura organizativa para los proyectos a lanzar en la que serán los “jefes de proyecto” y tendrán que cumplir con las responabilidades de un jefe de proyecto. Nuevamente, Gobernanza es convencer (en este caso a los consultores SAP del Clínic) de las nuevas formas de tomar decisiones para que estén alineadas con el hospital. Recordar que la gobernanza de IT es una actividad diaria, y que hay que entender bien el modelo operacional -el modelo actual o el que se haya definido que se debe alcanzar- para poder definir el modelo de gobierno y así crear los elementos (gobernanza) necesarios. Es muy importante la aproximación que se escoja para alcanzar la gobernanza porque no se puede empujar todo a la vez (movimiento de brazos). I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

9 Caso II: Gobernanza TIC Intraorganizacional Evolución del modelo operacional (2/2)
Informar y explicar implica también compartir los principios de liderazgo y cultura con el equipo. Repetir el mensaje de Informar y Explicar el nuevo modelo operacional y para ello implica compartir la CULTURA como puede ser la cultura de liderazgo y gestión de los directores (en este caso yo con mi equipo y los 7 habitos que expliqué en las sesiones de brown bag y wrap up) I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

10 Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacional Plataforma de integración en Barcelona-Esquerra (1/5)
El proyecto de Reforma de Atención Especializada (RAE) implica un nuevo modelo organizativo de relación entre primaria y especializada ejecutado mediante Áreas Integrales de Salud. AIS-BE desarrolla una plataforma tecnológica de integración que soporte los procesos asistenciales entre los proveedores de atención primaria y los hospitales. Comité de AIS-BE define liderazgo tecnológico fundamentado en un Grupo de Trabajo “Central”: Hospital Medico de Familia Especialista Recursos de diagnóstico y tratamiento Ciutadano Organismo central toma las decisiones relativas a estándares, priorización de procesos, presupuestación e infraestructuras de la plataforma. Atención primaria Resumir proyecto RAE y necesidad de Barcelona Esquerra. Actualmente, los proveedores de salud de Barcelona Esquerra están integrados mediante esta plataforma tecnológica. Elementos directores de las áreas de atención integral: Proponer mejoras en la coordinación de los circuitos entre los diferentes proveedores de la red asistencial. Proponer mejoras en el uso de los Sistemas de Información, enfocados a potenciar la conexión entre proveedores. Proponer mejoras organizativas alineadas con las mejoras de los Sistemas de Información y que potencien el uso correcto y nuevos usos de las Tecnologías de la Información en el soporte de la continuidad asistencial. Objetivos del proyecto: mejora de calidad asistencial, mejora el proceso (reducción de tiempos), mejora de la información, disminución de costes (imágenes radiología, visitas innecesarias) … En el actual modelo de salud catalán el territorio se convierte en un eje clave para el gobierno y la gestión de la salud. Sin embargo, los comités no se formaron hasta que la iniciativa TIC ya estaba en marcha. Es interesante como desde tecnología en ocasiones se hacen propuestas que tienen a la organización aún detrás … es difícil entonces simplemente alinearse con las necesidades del negocio. En este caso el líder tecnológico tuvo que aplicar lo de Gobernanza es convencer. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

11 AIS Barcelona Esquerra
Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacional Plataforma de integración en Barcelona-Esquerra (2/5) AIS Barcelona Esquerra Comité Grupo de Trabajo Técnico (GTT): Representantes del Consorcio Sanitario de Barcelona (CSB) y de la Direcció General de Sistemas d’Informació del Dpt Salut (DGSTIC). Responsables de TI de los proveedores de salud de Barcelona Esquera. Responsables de TI y organización proveedoras de salud de otras áreas. Responsables de departamentos de Organización, Planificación y Gestión de Pacientes de los centros de especializada y atención primaria. Representantes de los proveedores de tecnología de las entidades participantes y plataforma de integración. Hospital Clínic SAP IS-H*MED CAPSE / Gesclínic 3 EAPs OMI-AP ICS 13 EAPs eCAP Hospital Plató SYNCRHOS Hospital Sagrat Cor SIEMENS SELENE Recursos IT internos Recursos IT externos Aplicaciones Infrastructura CAP Les Hortes 1 EAP CAP Sarrià-Vallplasa 2 EAPS Describir el GTT y como este grupo no tiene autoridad para tomar decisiones sobre los planes de sistemas de las organizaciones participantes, sino que los planes de sistemas de las diferentes organizaciones siguen diferenciados. Sin embargo, ha ido influyendo en la forma de gobernar de los diferentes participantes. Describir a los participantes (hospitales, centros de atención primaria) y qué sistemas tienen y como estaban conectados. Si hay tiempo comentar los arquetipos de gobierno de IT: Monarquía de negocio Monarquía de IT Feudal Federal Duopolio IT Anarquía (Referencia Weill & Ross, 2004) I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

12 Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacional Plataforma de integración en Barcelona-Esquerra (3/5)
Checklist de Gobernanza de la plataforma de integración Maduro Por progresar Los sponsors y gerentes de las organizaciones participantes están identificados. Se ha establecido un comité operativo con reuniones de frecuencia. El consejo de gobierno está identificado y creado, con reuniones mensuales establecidas. La estructura de gobierno está diseñada. Se han definido procesos de toma de decisiones y los responsables han sido definidos y comunicados. Los estándares y políticas han sido identificadas. Los procesos de escalado de problemas han sido puestos en marcha. Las responsabilidades para la toma de decisiones han sido transmitidas. Se han definidos principios para las métricas y cuadros de mando de seguimiento. Se ha descrito el estado actual y futuro de la gobernanza. Se han definido las responsabilidades y autorizaciones para la toma de decisiones. Se ha definido el mecanismo para la monitorización y comunicación de las iniciativas del programa RAE. Conocí el proyecto en 2 fases temporales de mi carrera profesional y haciendo una valoración rápida se podría decir que el proyecto y GTT tenía un gobierno maduro en algunos aspectos. Cuando la organización no define algunos de estos puntos, es responsabilidad de IT pedir que se concreten … en lugar de simplemente asumir unas responsabilidades que en organizaciones maduras no corresponden. Sin embargo, factor positivo de TIC en Sanidad es que las iniciativas TIC avanzan y definen su gobierno a pesar de que el gobierno no esté claramente definido a nivel del negocio, como pasó en Barcelona-Esquerra. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

13 Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacional Plataforma de integración en Barcelona-Esquerra (4/5)
Goles y resultados para controlar y mejorar la eficiencia de las TIC. Métricas de servicio Métricas de proyecto / iniciativa Métricas de gobernanza Contribución de la plataforma a los diferentes objetivos de los diferentes programas … difícil de establecer unas métricas y menos de evaluar si están bien gobernados … Explicar los níveles de métricas. Metricas de servicio: monitorización de los procesos detallados (gestión de interconsultas) que proporciona medidas para nivels de servicio. Métricas de proyecto / iniciativa: procesos colaborativos necesitan métricas de negocio también. Métricas de gobernanza: mensajes claros y resumidos de la calidad del servicio / proyectos de IT y su aportación al negocio Nota Gabriel: este modelo está un poco verde, habría que definir mejor. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

14 Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacional Plataforma de integración en Barcelona-Esquerra (5/5)
Importancia para la plataforma tecnológica de integración en Barcelona Esquerra de 2 elementos de gobernanza: Arquitectura de la información Arquitectura tecnológica Para guiar en temas clave como: Estándares de comunicación Estándares de interoperabilidad semántica Alineación con proyectos y estrategia de Dpt Salut Escalabilidad y evolución Infraestructura y recursos necesarios. Privacidad Confidencialidad Integridad Calidad Seguridad Arquitectura de tecnologías para que los proyectos TIC sean eficientes en cuanto a recursos y conocimientos requeridos. Arquitectura de la información en Sanidad para que los proyectos de integración estén alineados con estrategias de organizaciones superiores. Normalización del catálogo de servicios: es el ejemplo del “Mestre de mestres” en proyecto SISBE … el contenido era funcional, por qué lo tiene que definir y mantener el líder tecnológico (mencionar a Xavier Pastor). Se mantiene la independencia tecnológica de cada participante del proyecto. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

15 Priorización y Presupuestación en IT: Implicaciones de una gobernanza madura
Iniciativas Estratégicas (nuevas y en curso) Presupuesto de TIC Presupuesto TIC para soporte de sistemas actuales Iniciativas de soporte a las operaciones actuales (nuevas y en curso) Objetivos del presupuesto de TIC Los proyectos de TIC se deben priorizar y presentar en las reuniones de negocio por parte de funcionales! Por ejemplo, el proyecto ACOs lo tiene que presentar y defender los médicos y no los responsables de TIC, si bien, estos deberían estar presentes para facilitar la comprensión del proyecto en lo que los usuarios no alcancen. IT también tiene un papel como soporte a la innovación. Las herramientas de colaboración pueden facilitar el gobierno en todas las fases de implementación de gobierno TIC. Finalizar con “GOBERNANZA ES CONVENCER”: informar y explicar de los mecanismos y elementos de gobierno puestos tanto internamente como externamente y que implican tanto el alineamiento con la estrategia como las decisiones de la gestión de recursos, necesidades y presupuestación de IT. I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

16 Muchas gracias. Gabriel Antoja linkedin: gabriel.antoja GOBERNANZA ES CONVENCER … I Reunión Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja