DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización

Presentación del tema: "DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización"— Transcripción de la presentación:

1 DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización

2 DIGITALIZACIÓN QUE ES LA DIGITALIZACIÓN
Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.

3 P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N
DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN Planeación y Programación Auditoría Publicación Inicio Final 2 4 6 P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N 1 3 5 7 Órganos de control Seguimiento de procesos instaurados Recepción de la Cuenta Pública Cédula de Notificación Informe a la Legislatura

4 DIGITALIZACIÓN 1 PROCESO DE FISCALIZACIÓN Recepción de la
1.- Recepción de cuenta pública 1 Recepción de la Cuenta Pública Digitalización

5 DIGITALIZACIÓN 2 PROCESO DE FISCALIZACIÓN Planeación y Programación
Oficio, informando a Directores Digitalización

6 Cédula de Notificación y
DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 3.- Cédula de Notificación 3 Cédula de Notificación y Orden de Auditoría Entidad Fiscalizada Digitalización

7 YA ES UN PROCESO DIGITAL
DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 4.- Auditoría 4 Auditoría YA ES UN PROCESO DIGITAL EN EL SISTEMA RALI Inicio Final

8 DIGITALIZACIÓN 5 PROCESO DE FISCALIZACIÓN Digitalización
5.- Informe a la legislatura 5 Digitalización Acuse de recibido Informe a la Legislatura

9 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos. 

10 El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo.
DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo. 

11 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.

12 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.

13 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.

14 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ?
En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal archivados.

15 DIGITALIZACIÓN D I G I T A L I Z A C I Ó N Archivo histórico
Cuenta Pública Correspondencia

16 ARCHIVO HISTÓRICO

17 ARCHIVO HISTÓRICO Proceso Almacén físico Caja de documentos
Digitalización de documentos Almacenamiento en Base de Datos Preparar documento para digitalizar Caja de documentos

18 C U E N T A P U B L I C A

19 C U E N T A P Ú B L I C A Proceso Almacenamiento
en Base de Datos Digitalización de documentos Recepción de Cuenta Pública en la ESFE Entidad Fiscalizada entrega Cuenta Pública

20 CORRESPONDENCIA Interior de la ESFE Diversas Instituciones

21 Digitalización de documentos
CORRESPONDENCIA Proceso Almacenamiento en Base de Datos Correspondencia Digitalización de documentos

22 CUANTO HEMOS DIGITALIZADO
DIGITALIZACIÓN 2.8 Millones fojas

23 DISPONIBILIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN EN TODO MOMENTO EN CUALQUIER LUGAR
Cuenta Pública Archivo Histórico Correspondencia EN TODO MOMENTO EN CUALQUIER LUGAR

24 DE DOCUMENTOS INSTANTANEA
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN BUSQUEDA DE DOCUMENTOS INSTANTANEA a) Ahorro de dinero b) Aumenta la productividad c) Mejora el servicio de consulta d) Cero papel

25 Alimentación Múltiple
TIPOS DE ESCANER Cama Plana Alimentación Múltiple Mixto Para planos y mapas grandes dimensiones Aéreos para libros Para Transparencias

26 PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU
Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTech Se ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)