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Mapa Procedimientos Recibidas por : Mesa de Entrada RESUMEN PROCESO DE TRABAJO Recepción-Registro-Archivo y Distribución Gestión Despacho Fax

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Presentación del tema: "Mapa Procedimientos Recibidas por : Mesa de Entrada RESUMEN PROCESO DE TRABAJO Recepción-Registro-Archivo y Distribución Gestión Despacho Fax"— Transcripción de la presentación:

1 Mapa Procedimientos Recibidas por : Mesa de Entrada RESUMEN PROCESO DE TRABAJO Recepción-Registro-Archivo y Distribución Gestión Despacho Fax Correspondencia y Documentos Externos Registro Codificación Archivo Distribución (Mesa de Entrada) ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS Recepción Consulta Instrucción Tramitación Funcionario 1 Recepción Consulta Elabora Respuesta Despacha Funcionario 2 Recepción Toma Acción Remisión Transferencia Funcionario 4 Recepción Consulta Archivo Funcionario 5 Mesa de Entrada Bandeja de Correspondencias Pesonales Seguridad de Correspondencia Registro Despacho Externo Corresp. Interna Corresp. Externa Elabora. Doc Transfiere Funcionario 3 Recibe Toma conocimiento Toma acción Tramita Funcionario 6 Recibe Toma conocimiento Dar por Finalizada Funcionario 7

2 Procedimientos Mapa Procedimientos RESUMEN PROCESO DE TRABAJO Mapa Procedimientos Recepción-Registro-Archivo y Distribución Gestión Despacho Correspondencia y Documentos Externos Registro Codificación Archivo Distribución (Mesa de Entrada) ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS Recepción Consulta Instrucción Tramitación Funcionario 1 Recepción Consulta Elabora Respuesta Despacha Funcionario 2 Elabora. Doc Transfiere Funcionario 3 Recibe Toma conocimiento Toma acción Tramita Funcionario 6 Recepción Toma Acción Remisión Transferencia Funcionario 4 Recepción Consulta Archivo Funcionario 5 Recibe Toma conocimiento Dar por Finalizada Funcionario 7 Corresp. Interna Corresp. Externa Mesa de Entrada Bandeja de Corrspondencias Pesonales Seguridad de Correspondencia Registro Despacho Externo Fax Mesa de Entrada

3 Pantallas Procedimientos Mapa Procedimientos Recibidas por : RESUMEN PROCESO DE TRABAJO Mapa Procedimientos Recepción-Registro-Archivo y Distribución Gestión Despacho Correspondencia y Documentos Externos Registro Codificación Archivo Distribución (Mesa de Entrada) ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITES DOCUMENTARIOS Recepción Consulta Instrucción Tramitación Funcionario 1 Recepción Consulta Elabora Respuesta Despacha Funcionario 2 Recepción Toma Acción Remisión Transferencia Funcionario 4 Recepción Consulta Archivo Funcionario 5 Corresp. Interna Corresp. Externa Mesa de Entrada Bandeja de Corrspondencias Pesonales Seguridad de Correspondencia Registro Despacho Externo Fax Elabora. Doc Transfiere Funcionario 3 Recibe Toma conocimiento Toma acción Tramita Funcionario 6 Recibe Toma conocimiento Dar por Finalizada Funcionario 7 Mesa de Entrada

4 Recepción y Registro de Correspondencia Externa Registro de Emisor Registro de Correspondencia

5 Elaborar Documento Nuevo (Agregar destinatario a la correspondencia) Registro del Destinatario Datos Principales del Destinatario

6 Nueva Correspondencia Datos Principales de la Correspondencia Documento de Correspondencia

7 Recepcion, Acción y Tramite de correspondencia

8 Recepcion, Acción y Tramite de correspondencia Interna

9 Archivo de Correspondencia Búsqueda en Todo, Externa e Interna Pantalla de búsqueda (Corresp. Interna) Criterios de búsqueda en el Archivo

10 CORRESPONDENCIA De correspondencia – –Medios de llegada – –Papeles – –Fax – – – –Volumen total ingresado – –Documentación externa =xxxx aprox. – –Documentación interna = xxxx aprox. De llamadas telefónicas – –Medios de llegada – –Extensiones = xxx – –Líneas directas = xxx – –Microondas = xxx – –Internos =xxx – –Volumen total ingresado – –Nº de llamadas = xxxx aproximadamente (xx cada 10 minutos durante 12 horas) De la comunicación informal ( ) Registro

11 Recepción y Registro (Mesa de Entrada) Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS Mesa de Entrada RRHH INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE FISICOSTECNOLÓGICOS Correspondencia Externa Dos (2) capacitadas y exclusivamente dedicadas a esto. Personal capacitado en (organización y temas) Lugar exclusivo y fuera del ante- despacho. 2 PC en red y conectado a Internet Líneas telefónicas 1. Seleccionar del 100% de la correspondencia y dividirlas en (personales, inseguras e Institucionales) Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada. 2. Enviar las Corresp.: Las personales para la bandeja de Corresp. Personal. Las inseguras para su a Seguridad para su aprobación. Las Institucionales aprobadas cargar en el sistema de registro. 2. Registrar en el sistema (nombre, apellido, institución, objeto de la ) 3. Impresión de listado (2 diarios)

12 Recepción y Registro Correspondencia Interna INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Documentaciones Instrucciones Solicitudes (Internas) PC en red y conectado a Internet 1) CARGA O REGISTRO DE DATOS DE LA CORRESPONDENCIA Destinatario Asunto o descripción Fecha de origen Número de Origen: Código y Número de radicación de origen Grado de reserva: Normal o Reservado Prioridad o Tipo: Tutela de 8, 24, 48 horas. Petición, Derecho de Petición 10 días hábiles. Requerimiento según lo solicitado Medio de Recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, Correo, Fax, , Courrier, Mensajero, por mano, etc. Documento Referencia: Articulación de referencia con comunicaciones ingresadas o enviadas o internas que hacen referencia al objeto de la comunicación permitiendo generar la estructura relacionada y posibilitando la conformación del legajo o carpeta. Esta articulación se realiza ubicando el codificador con lo que fue radicado la comunicación y el número correspondiente Responsable: Nombre del funcionario que se hace responsable de la gestión de la comunicación. Resumen del Texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de la comunicación. Digitalizar Imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la mesa de entrada toda comunicación debe ser digitalizada, hasta 20 páginas. Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por medio de o archivo magnético. 2) TRANSFERIR CORRESPONDENCIA Transfiere la correspondencia al despacho del funcionario destinatario. Transfiere al destinatario la correspondencia Institucional que fue aprobada.

13 Seguridad de Correspondencia Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS Mesa de Entrada RRHH INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS FISICOSTECNOLÓGICOS Correspondencia Externa Clasificada como Insegura Personal de seguridad exclusivamente dedicado a esto. Lugar exclusivo y fuera del edificio de la Institución. Detector de metales, otros. 1. Seleccionar del 100% de la correspondencia clasificada como insegura para su verificación. 2. Todo sobre, paquete o envío postal, será revisado por el detector de metales. 3. Se procederá con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas, entre otras: Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre. 4. Enviar correspondencia aprobada a la mesa de entrada.

14 Archivos Archivo de Correspondencia INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia Interna y Externa Registradas PC en red En el Archivo de Correspondencia, iniciara su trabajo realizando la búsqueda y consulta del documento directamente en: Todo el archivo: La búsqueda y consulta podrá hacerlo de acuerdo al origen del documento ( Correspondencia Interna, Correspondencia Externa, Correspondencias Interna/ Externa ). En este caso la pantalla le desplegará un listado de toda la correspondencia, pudiendo usted seleccionar individualmente la que quiera consultar. Correspondencia Externa: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen fuera de la institución. Correspondencia Interna: La búsqueda y consulta será solo de documentos que tuvieron origen dentro de la institución. Ejecuta la búsqueda dentro del archivo, obteniendo un resultado de acuerdo con los criterios establecidos.

15 Recepción y Gestión de Correspondencia Externa Recibida Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia EXTERNA PC en red Ver comentarios de trasferencias Ver Recorrido Ver Resoluciones Buscar y Asociar Documentos Ver documento Ver documentos anexos y digitalizados Ver clasificación del Documento Elaborar documento derivado Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones Transferir Dar por finalizada la gestión sobre el documento Imprimir Permite la recepción y gestión de la documentación recibida.

16 Elaborar Respuesta Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia EXTERNA PC en red El documento derivado es una nueva correspondencia que sea elabora a partir de otra. Ingresar a una correspondencia Externa Seleccionar la función Elaborar Documento Derivado ( le permite elaborar un nuevo documento, a partir del que esta gestionando) Seleccionar un formato para el documento Determinar el destinatario Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si la correspondencia es una respuesta de la correspondencia precedente) Tramitar Documento Permite elaborar documentos derivados de las correspondencias tanto internas como externa, en el caso de que la correspondencia es del tipo externa nos permite realizar la respuestas de las correspondencias.

17 Elaborar Documento Correspondencia Interna INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Necesidad de documentar las decisiones Internas de la Institución (Por Instrucción Verbal, por disposiciones de la Institución, por iniciativa propia, etc) PC en red Dentro del módulo de correspondencia Seleccione Seleccionar un formato para el documento Determinar el destinatario Cargar los datos de la nueva correspondencia (Especifica si la correspondencia es una respuesta de la correspondencia precedente) Transfiere el Documento Permite la elaboración de documento oficiales de la Institución, para su posterior gestionamiento. (Transferencias de copias, documentación derivada, etc)

18 Recepción de Correspondencia Interna Recibida Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia INTERNA PC en red Ver comentarios de trasferencias Ver Recorrido Ver Resoluciones Buscar y Asociar Documentos Ver documento Ver documentos anexos Ver clasificación del Documento Elaborar documento derivado Dejar Pendiente y/o escribir anotaciones Transferir Dar por finalizada la gestión sobre el documento Dar por finalizada la gestión sobre el documento y asignarle un código Imprimir Permite la recepción y gestión de la documentación recibida y las que están en elaboración.

19 Finalizar Documento Correspondencia Externa INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia Interna y Externa PC en red RECIBIR, encuentra la correspondencia en su despacho TOMAR CONOCIMIENTO, verifica la correspondencia (ve comentarios de transferencia, si es una copia, si es interna o externa etc.) GESTIONAR, según el tipo de correspondencia que sea puede informarse, adicionar datos, elaborar documentos derivados, etc) FINALIZAR, según el tipo de documento podrá finalizar y asignarle un código y/o quitar de su despacho. Si es una correspondencia externa o si es una copia, permite indicar que la correspondencia ya ha sido gestionada, quitando dicha correspondencia del despacho del funcionario responsable y dejando un registro en el archivo. Si es una correspondencia en elaboración o no finalizada permite finalizar la gestión del documento y se le asigna un código.

20 Despacho Correspondencia Externo Correspondencias INPUTS RECURSOS REQUERIDOS INFRAESTRUCTURA PROCEDIMIENTOSSOFTWARE TECNOLÓGICOS Correspondencia INTERNAPC en Red 1. Seleccionar Datos de la correspondencia a ser enviada, para realizar la búsqueda de la misma. 2. Ejecutar Búsqueda en el Archivo. 3. Verificar Resultados, Ingresar a la correspondencia, Imprimir 4. Etiquetar, empaquetar y enviar. Permite tener archivada toda la correspondencia oficial de la Institución, pudiendo así realizar la búsqueda del documento que desee imprimir para enviar.


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