PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2016 DIRECTIVA Nº 001 - 2015 – MPH/GPP-SGPyCTI   ”Directiva metodológica para la formulación, aplicación, modificación, seguimiento y evaluación PEI POI” Lic. Yuri Bernie Flores Vilcapoma ybfv1982@gmail.com Formulación y Evaluación POI MPH – Sub Gerencia de Planes y CTI

¿Qué es el Plan Operativo Institucional? Es el documento elaborado por las entidades de la Administración Pública que toma como base la información generada en el Plan Estratégico Institucional y se elabora para un período de un año. Este documento desagrega las acciones estratégicas identificadas en el PEI en actividades para un periodo determinado. Esta información contribuirá a la gestión de la entidad para el logro de sus objetivos estratégicos. Asimismo, las acciones estratégicas deben vincularse con el Sistema de Presupuesto Público a través de la cadena programática. Directiva N° 001-2014-CEPLAN (Art.18)

CORRELACION CAUSAL DE PEI Y POI EN BALANCED SCORECARD OBJETIVO ESTRATEGICO ACTIVIDAD PRESUPUESTO (S/.) PRODUCTO ACTIVIDAD PRESUPUESTO (S/.) Acción Estratégica 1.1 ACTIVIDAD PRESUPUESTO (S/.) PRODUCTO ACTIVIDAD PRESUPUESTO (S/.) 3° CALCULO DE INDICADOR ESTRATEGICO(*) 2° CALCULO DE INDICADOR OPERATIVO 1° CALCULO DE CUMPLIMIENTO METAS (ACTIVIDADES y PPTO) (*) Calculo automático, realizado en base a la información proporcionada por usuarios.

FORMATOS PARA FORMULACION DE POI 2015

FORMATO 1.1 VISION Se toma en cuenta el PDPC 2013-2021 MISION “FORMATO UNICO DE INFORMACION GENERAL” PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2016 CADENA FUNCIONAL Programa   Prod-Pry Act-Obra funcion Divis_Fun Grupo_Fun Meta Finalidad Secuencia Funcional (Sec - Fun) Rubro Unidad Orgánica VISION (PDPC 2013-2021) Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía. Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestra y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales‖. MISION (PEI 2016-2018) OBJETIVO ESTRATEGICO (PEI 2016-2018) ACCION ESTRATEGICA (PEI 2016-2018) PRODUCTO DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEBILIDADES (A inicios del período) FORTALEZAS AMENAZAS OPORTUNIDADES estratei _________________________________ Responsable Unidad Orgánica Elaboración: ______________ VISION Se toma en cuenta el PDPC 2013-2021 MISION Se tomara en cuenta el PEI 2016-2018 OBJETIVOS ESTRATEGICOS, ACCIONES ESTRATEGICAS Se tomara como referente el PEI 2016-2018, que se puede revisar en la pagina web de la MPH PRODUCTOS Se tomara en cuenta los productos asignados para cada unidad orgánica, de acuerdo al alineamiento estratégico subido a la pagina web MPH.

VISION A CONSIDERAR VISION (PDPC 2013-2021) Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía. Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestral y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales.

MISION A CONSIDERAR MISION PEI 2016-2018: Generar condiciones para el desarrollo armónico e integral de la Provincia de Huancayo a través de la eficiente prestación de servicios públicos a los ciudadanos con un gobierno local moderno, inclusivo, transparente, sostenible y efectivo.

FORMATO 1.2 Indicador de producción física SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESTRATEGICO PEI 2016-2018 PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015 (9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 ______________________________________________________________________ _________________________________________________ Responsable de Elaboración: Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: ______________________  DNI.:_________________________ Indicador de producción física Es la medida que provee información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega del producto (bien o servicio). Se expresa en variables cuantificables y ayuda a demostrar el avance acumulativo del producto a cargo de la unidad orgánica. Se utilizara como referencia el indicador de la AE del PEI 2016-2018.

FORMATO 1.2 Formula: Indicador de producción física: SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESTRATEGICO PEI (1) PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015(9) META DE PRODUCCION FISICA 2015 (10) RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 ____________________________________________________________________________  ____________________________________ Responsable de Elaboración  Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: _______________________________________    DNI.:________________________________________ Formula: Se debe expresar las variables a considerar en el cálculo del producto, en algunos casos se tomara en cuenta las actividades que coadyuvan de manera directa a la obtención del producto; y de no ser así se mencionara la fuente del calculo

ESPECIFICACIONES PARA EL CALCULO DEL PRODUCTO : FORMULA CASO 1 Unidades en que el producto se calcula a partir de la suma de las actividades: Área Producto Indicador Formula Indicaciones DEMUNA Defensa de los derechos de los niños y del adolescentes Actas de conciliación entregadas Actividad 1.1. + Actividad 3.1. + Actividad 3.6…etc En este caso se tomara en cuenta todas las actividades en que se emitan actas de conciliación CASO 2: Unidades en que el producto se calcula de forma aparte de las actividades: Área Producto Indicador Formula Indicaciones Unidad de Alumbrado Publico Centros de recreación pasiva, activa y cívica administrada por la municipalidad con adecuado alumbrado ornamental Puntos de alumbrado con mantenimiento preventivo y correctivo “Es resultado de las actividades realizadas” Las actividades no tienen una unidad de medida directamente relacionada con el producto pero coadyuvan a su obtención.

FORMATO 1.2 Descripción del indicador: SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESTRATEGICO PEI (1) PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015 (9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 __________________________________________________ _____________________________________ Responsable de Elaboración: Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: _________________________________________  DNI.:_______________________________________ Descripción del indicador: Expresa de manera literal cual es el dato que resulta del cálculo del indicador, se sugiere que sea breve en su redacción.

FORMATO 1.2 Meta del producto: SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESTRATEGICO PEI (1) PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015 (9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 __________________________________________________ _____________________________________ Responsable de Elaboración: Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: _________________________________________  DNI.:_______________________________________ Meta del producto: Se usara de referencia la meta de la acción estratégica del PEI 2016-2018.

FORMATO 1.2 Acciones Estratégicas SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESTRATEGICO PEI 2016-2018 PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015(9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 ____________________________________________________________  ___________________________________________________ Responsable de Elaboración: Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: _____________________________  DNI.:___________________________________ Acciones Estratégicas Estas planteadas en el PEI 2016-2018 junto con los objetivos estratégicos

SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1) PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015(9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 _________________________________________________________________  _____________________________________________  Responsable de Elaboración  Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: ________________________________________  DNI.:_______________________________________________ Las actividades son planteadas a partir de las acciones estratégicas La unidad de medida será expresada de forma literal

ACTIVIDAD POI: define las condiciones necesarias para el logro de la Acción Estratégica. Las actividades cuentan con unidad de medida y meta física. Paso 1 Paso 2 Paso 3 Identificación de las Actividades según Acción Estratégica seleccionada Identificación de la Unidad de Medida de las Actividades Identificación de la Meta de la Actividad ¿Qué Actividades son las mínimas necesarias para el desarrollo de la Acción Estratégica? Unidad de medición de la magnitud física del avance en el cumplimiento y desarrollo de la Actividad. Se determina según los criterios de alcance y cobertura que la Entidad defina para la Acción Estratégica. Actividades POI

Para identificar cada actividad se debe identificar los elementos críticos Descripción Entradas Insumos necesarios para llevar a cabo la actividad: recursos materiales, información, recursos humanos, etc. Salidas Resultados de la actividad (información, documentación, etc.). Controles Objetos que gobiernan o regulan la actividad: normas, guías, políticas, calendarios, presupuestos, etc. Mecanismos Infraestructura necesaria y características del ambiente de trabajo para el adecuado desarrollo de la actividad.

Elementos Descripción Ejemplo: Para la actividad “Distribución de raciones de alimentos” Elementos Descripción Entradas Raciones de alimentos. Personal encargado de la distribución. Salidas Raciones de alimentos a los beneficiarios de programas sociales. Controles Supervisión de las condiciones de entrega. Entrega de raciones a tiempo. Conocimiento de logística de distribución. Mecanismos Sistema de almacenaje de las raciones. Transporte para la distribución.

FORMATO 1.2 Indicador de producción física: Formula: SEC. FUN.   FORMATO 1.2 CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1) PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO 2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE MEDIDA (8) EJECUCION FISICA 2015(9) META DE PRODUCCION FISICA 2016 (10) RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11) META PRESUPUESTAL (12) Indicador de producción física: 1 1.1. 1.2. 1.3. Formula: 2 2.1. 2.2. 2.3. Descripción del indicador: 3 3.1. 3.2. 3.3. PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00 _________________________________________________________________  _____________________________________________  Responsable de Elaboración  Responsable Unidad Orgánica NOMBRE Y AP.: ________________________________________  DNI.:_______________________________________________ Los resultados deberán ser proyectados hasta fin de año, tomando en cuenta que estos serán evaluados a lo largo del año con el aplicativo BSC POI

ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DE AÑO: Resultados que pueden considerarse a partir de la entrega de los productos en el caso de los órganos de línea: ¿Existe evidencia que nos ayude a identificar los impactos logrados a partir de los productos entregados a la población? ¿Como se puede mejorar el proceso de entrega (en tiempo y costos) de la diversa documentación, servicios, entre otros, a mi cargo a favor de la ciudadanía? ¿Existen instituciones que posean los mismos objetivos con los que mediante el establecimiento de alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para un mejor servicio al ciudadano? Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la formalización de 20 nuevos empresarios luego del programa de capacitaciones. Se lograra reducir en “n” días en la entrega de las licencias a fin de agilizar el proceso de formalización de los futuros empresarios. Se lograra reducir en “n” pasos el número de los procedimientos a fin de agilizar la entrega de los documentos solicitados por los usuarios. Se lograra establecer convenios con “n” institución para que apoye en la entrega del servicio de capacitación a emprendedores.

ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DEL AÑO 2016: Resultados que pueden considerarse en el caso de los órganos de apoyo, asesoramiento y de gobierno: ¿Cómo lograr la implementación de nuevas políticas a favor de la modernización del gobierno municipal? ¿Es posible que los procesos y procedimientos con respecto a servicios otorgados a los clientes internos se reduzcan para lograr mejoras en la gestión municipal? ¿Existen instituciones que posean objetivos similares con los que mediante el establecimiento de alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para mejora de la gestión municipal? ¿Cómo reducir los costos con respecto a procedimientos para mantenimiento, entrega de servicios, entre otros; a favor de la ciudadanía?. ¿En que medida se ha logrado involucrar a la ciudadanía en el proceso de toma decisiones, y monitoreo de la gestión municipal? Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la implementación de la política nacional “x” en para la mejora de los sistemas y gestión de base de datos. Se lograra la reducción de procedimientos en la unidad “x” en “n pasos” para agilizar el proceso de compras. Se lograra mayores acercamientos con las instituciones “x” y “y” para lograr el financiamiento de proyectos de inversión. Se lograra el involucramiento con las instituciones “w, x y z”de la sociedad civil para mejorar el monitoreo ciudadano a la gestión municipal.

Construyendo una cadena de resultados desde los resultados que se quiere alcanzar

Expresado en el formato 1.2 SECUENCIA FUNCIONAL   FORMATO 1.3 MATRÍZ DE PROGRAMACIÓN MENSUAL POR ACTIVIDADES – POI 2016 UNIDAD ORGÁNICA:…………………………………………………………………………. Nº PRODUCTO / ACCIONES ESTRATEGICAS/ ACTIVIDADES INDICADOR DE PRODUCCION FISICA (5) META 2016 (6) PERIODO DE EJECUCION (7) META PRESUPUESTAL (8) PERSONA A CARGO DE LA ACTIVIDAD (9) ENE FEB MAR I TRIM ABR MAY JUN II TRIM JUL AGO SET III TRIM OCT NOV DIC IV TRIM PRODUCTO (1) ACCIONES ESTRATEGICAS (2) ACTIVIDADES (3) UNIDAD DE MEDIDA(4) META ANUAL PRODUCCION FISICA 1 1.1. … 1.2. … 1.3. … 2 2.1. … 2.2…. 2.3. … 3 3.1. … 3.2. … 3.3. … PRESUPUESTO TOTAL (Incluye personal contratado por toda modalidad) S/. 0.0 _________________________ ____________________________________ Responsable Unidad Orgánica Elaboración: _________________________ Expresado en el formato 1.2

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Optimizar el uso de recursos para la obtención de resultados Creo que es un falso concepto que el PpR busque reducir el gasto que se realiza, lo que se busca es optimizar el uso de los recursos. Es frecuente que las unidades se quejen de falta de recursos para cumplir sus actividades pero cuando se analiza la programación de su presupuesto y su ejecución se encuentra una serie de vicios que distorsionan el presupuesto. Además si se revisa la capacidad de ejecutar de las UE, se verán que ninguna cumple con gastar todo su presupuesto (o muy pocas), y la calidad del gasto realizado tiene un alto porcentaje que es por lo menos dudoso. Por ultimo, se debe tener en cuenta que ejecución del gasto público no significa calidad, ni eficiencia.

Es necesaria la gestión estratégica de los indicadores En general, buena parte de los gerentes públicos y funcionarios están convencidos de que es necesario contar con indicadores, pero consideran que la utilización de la información, debe ser delegada a otros funcionarios de menor rango, con menos ocupaciones. Al respecto vale la pena anotar varias cosas: 1º Debe recordarse que el M&E es una herramienta de carácter gerencial, que se concibió con el objetivo de reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones. 2º Los gerentes son los encargados de liderar los programas, proyectos y equipos de trabajo en general; este liderazgo supone conocer: hacia donde se quiere ir, en cuánto tiempo y qué mecanismos e incentivos se requieren para alcanzar la meta. 3° Por ultimo es necesario que las evaluaciones sean oportunas, ya que de no ser así se caería en realizar sólo “necropsias” y no evaluaciones en la institución. Bibliografía: Abad, A. D. (1998). Fundamentos de la gerencia moderna. Santafé de Bogotá: Interconed Editores.

Gracias por su atención… “Cuando es obvio que las metas no pueden ser alcanzadas, no ajuste los objetivos, ajuste los pasos a seguir.” Confucio