Reporte de avance Proyecto Implementación Sistema de Gestión del Conocimiento Noviembre 2015

Desarrollo Sistema Gestión del Conocimiento Para el proceso de implementación del SGC se han establecido tres fases conformadas por diferentes tipos de talleres según se detalla en cuadro: Fase de implementación Periodo de ejecución Países Participantes 1. Talleres de sensibilización y diagnóstico Mayo- Noviembre 2013 Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Guatemala, Panamá, Paraguay y Perú. 2. Talleres iniciales de la implementación Primer semestre año 2014 Chile, Colombia, Ecuador, Paraguay y Perú *Junio 2015 El Salvador 3. Talleres de profundización 2014-2015 Chile, Colombia, Paraguay y Perú. Fuente: Elaboración propia En septiembre 2015 se solicitó a las EFS participantes un reporte con el Estado de Avance de la ejecución del proyecto en cada una de ellas. En este sentido nos fue remitida la siguiente información. * El Taller de Implementación del SGC en la Corte de Cuentas de la República de El Salvador se realiza durante el año 2015 por solicitud de la EFS

Contraloría General de la República de Colombia Durante el desarrollo del proyecto en esta EFS se han realizado 2 talleres de sensibilización, promoción, divulgación y capacitación del SGC. Además se ha decidido realizar la implementación en 3 fases: La primera fase será diseño, identificación y caracterización de los procesos apropiados para asegurar la efectividad en la implementación del SGC. La segunda fase, contempla la validación en sitio de los procesos determinados con grupos de dependencias pilotos y del taller. La tercera fase será de generalización, monitoreo y seguimiento al desarrollo del programa de cualificación de competencias para la identificación de Buenas Practicas y Lecciones Aprendidas y uso del aplicativo Actualmente el proyecto se encuentra en desarrollo y producción de la fase uno, con resultados en lo referente al diseño de los contenidos del programa de cualificación de las competencias para Ia identificación de Buenas Prácticas y Lecciones Aprendidas, y en Ia identificación de los procesos apropiados para asegurar Ia efectividad en la implementación.

Contraloría General del Estado de la República del Ecuador El objetivo final para la CGR es que el SGC, permita contar con una organización adaptativa a las circunstancias cambiantes del entorno. Realizado entre el 19 y 23 de mayo de 2014 Tuvo por objetivo definir la ruta para poner en operación y funcionamiento herramienta de SGC desarrollada por la OLACEFS-GIZ. Actualmente se está realizando un diagnóstico del conocimiento institucional, para luego realizar una captación de las mejores prácticas y modelos de gestión del conocimiento por competencias. Se procederá, además, a sistematizar el conocimiento captado y posteriormente a realizar acciones para la transferencia del mismo. Taller de SGS Avances Post-Taller La ejecución del proyecto está prevista para un periodo de 3 meses y medio, dirigida a las Direcciones de Talento Humano de las 24 provincias de la CGE. Se encuentra planificado que el inicio del proceso precontractual para la implementación y desarrollo del SGC sea en 2016.

Contraloría General de la República de Perú Realizado entre el 4 y 8 de mayo de 2015 En la reunión se planificaron las actividades y se elaboraron las directrices necesarias para la implementación del SGC en la CGR Perú. Designación de roles. Plan de Procedimientos. Plan de Sensibilización. Plan de Capacitación: Actualmente, el CCC en coordinación con la Escuela Nacional de Control de la CGR de Perú, está elaborando los materiales didácticos: Taller Sensibilización y Capacitación del SGC Avances post- taller Las siguientes actividades programadas son: La validación de material didáctico Desarrollo de las jornadas de capacitación Evaluación (éstas de desarrollarán entre noviembre 2015 y junio 2016) Monitoreo.

Contraloría General de la República de Chile Se han establecido dos etapas de implementación, las cuales poseen una lógica progresiva, con evaluaciones intermedias y de formación de equipos especialistas multiplicadores. Ejecución: Segundo semestre del año 2015. Alcance: Unidades de Control Externo de las Contralorías Regionales de Coquimbo y Maule, las Divisiones de Municipalidades y Auditoría Administrativa (Grupo Multiplicador) Ejecución: A partir del segundo trimestre de 2016. Alcance: Nacional, todas las funciones de la CGR. Actividades: capacitación de todos los funcionarios de la CGR durante el primer trimestre del año 2016 y su lanzamiento masivo Etapa Implementación Piloto Etapa Implementación General El hito de cierre de la primera etapa corresponde a la entrega de un Informe de Evaluación de Etapa Piloto al Contralor General. El comienzo de la segunda etapa es la actualización y modificación del documento rector de implementación y posee dentro de sus actividades principales la preparación y ejecución de las capacitaciones, la designación de un Comité SGC, la reportabilidad de los avances en la implementación general y la difusión del proceso

Contraloría General de la República de Chile Actualmente se está llevando a cabo la etapa piloto de la implementación del SGC, cuyo énfasis se encuentra en la incorporación dentro de los equipos de trabajo de la lógica del SGC y los criterios para establecer que experiencias puedan ser valiosas tanto para la institución como para las EFS en general. Para esta etapa se puede informar el siguiente avance: Elaboración y aprobación Plan de Trabajo- Guía de Implementación Reuniones de Coordinación Grupo Multiplicador Elaboración formatos y documentos de trabajo Publicación hitos de trabajo y documentos de trabajo en Portal de Proyectos Estratégicos Al 30 de octubre, el Grupo Multiplicador ha levantado 22 experiencias, siendo todas revisadas por la Gestor Local, siguiendo los procedimientos correspondientes. Se encuentra en proceso de revisión por parte del Grupo Impulsor, se espera tener al 30 de noviembre experiencias publicadas en la plataforma web. Actividades Previas Experiencias Levantadas

Contraloría General de la República de Chile Actualmente se está llevando a cabo la etapa piloto de la implementación del SGC, cuyo énfasis se encuentra en la incorporación dentro de los equipos de trabajo de la lógica del SGC y los criterios para establecer que experiencias puedan ser valiosas tanto para la institución como para las EFS en general. Para esta etapa se puede informar el siguiente avance: Actividades Previas Taller de Implementación - Grupo Impulsor y Grupo Multiplicador Elaboración y aprobación Plan de Trabajo- Guía de Implementación Envío Guía de Implementación a equipos de trabajo (Grupo Multiplicador Reuniones de Coordinación Grupo Multiplicador Elaboración formatos y documentos de trabajo Publicación hitos de trabajo y documentos de trabajo en Portal de Proyectos Estratégicos Experiencias levantadas Al 30 de octubre, el Grupo Multiplicador ha levantado 22 experiencias, siendo todas revisadas por la Gestor Local, siguiendo los procedimientos correspondientes. Se encuentra en proceso de revisión por parte del Grupo Impulsor, se espera tener al 30 de noviembre experiencias publicadas en la plataforma web.

Cuarta Fase proceso de implementación Cinco nuevas EFS han comenzado a implementar el SGC EFS de El Salvador: 22 al 26 de jun 2015 EFS Argentina: 26 al 30 oct 2015 EFS República Dominicana: 2 al 6 nov 2015 EFS Honduras: 9 al 11 nov 2015 EFS Panamá: 16 al 20 de nov 2015 EFS México: 18 al 22 de ene 2016

Inversión Financiara del Proyecto SGC OLACEFS: US$62.500 Programa OLACEFS-GIZ: US$253.000 EFS de Chile: US$212.394 TOTAL: US$527.894 Nota 1: No considera costos asumidos directamente por las EFS y los pagados directamente por el Programa OLACEFS-GIZ

Futuro del SGC-OLACEFS Gobernanza del SGC Se propone una administración descentralizada que considere: Un Gestor SGC por cada miembro de OLACEFS; Activar perfil funcionario a todos los profesionales de OLACEFS; Definir criterios de publicación estandarizados. Se debe determinar el responsable de la gestión del SGC: ¿Quién será el administrador? (¿CTIC?) Otras consideraciones: Generar mecanismos de difusión y promoción que aumenten la participación; Compromisos de la organización y de las EFS.