UNIFICACIÓN REGLAS DE NEGOCIO APORTES AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

AGENDA Antecedentes documento de unificación reglas de negocio aportes al Sistema de Seguridad Social Acciones por parte del Ministerio frente al Sistema de Cajas de Compensación Familiar en el proyecto de Resolución de unificación de reglas de negocio de aportes al Sistema de Seguridad Social Plan de Mejoramiento PILA frente a los hallazgos de la Contraloría General de la Republica Interoperabilidad de afiliación a CCF con el recaudo a través de PILA

ANTECEDENTES DOCUMENTO DE UNIFICACIÓN REGLAS DE NEGOCIO APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL 15 Enero 2013 Socializó Primer Documento Ministerio del Trabajo Ministerio de Salud Asocajas Fasecolda Asofondos Acemi Operadores de Información Se recibieron y consolidaron observaciones Se realizaron consultas con el competente para realizar ajustes en PILA Noviembre 2013 Octubre 2014 Junio 2015 Proyecto de Resolución en Dirección Jurídica para análisis, publicación y expedición Envío 2ª Versión ajustada Envío 3ª Versión ajustada Envío proyecto de Resolución

¿QUÉ ES PILA? ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Los cotizantes que corresponden a aprendices SENA y/o practicantes universitarios no deben realizar aportes a las Cajas de Compensación Familiar, debe existir restricción para el no pago. Los cotizantes 12 y 19 No reciben compensación salarial por sus labores, ya que su remuneración tiene el concepto de apoyo de sostenimiento el cual en ningún caso constituye salario. Adicionalmente no tienen relación laboral con el aportante pues su contrato por tal motivo, no debe realizar ningún tipo de aporte a Cajas de Compensación Familiar. En el documento se aclara que estos tipos de cotizantes no deben aportar a Caja de Compensación Familiar.

¿QUÉ ES PILA? ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Bajo ningún concepto el salario integral debe ser inferior a 13 SMLMV, a menos que exista alguna novedad. Es responsabilidad del aportante suministrar esta información. El cotizante 47 Trabajador dependiente de entidad beneficiaría del sistema general de participaciones - Aportes patronales. Al ser un cotizante dependiente, no está exceptuado del aporte a parafiscales y este debe ser obligatorio, por tal motivo se hace necesario incluir dicho aporte a este subsistema a través de planilla T y/o F. El tipo de cotizante 47 - Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del sistema general de participaciones – Aportes patronales no debe aportar a CCF, SENA e ICBF por cuanto esos recursos los gira el situado fiscal directamente a las administradoras, los únicos aportes que van por PILA para este tipo de cotizante son los aportes del trabajador para el Sistema de Salud y Pensiones Modificar el artículo 10 del Decreto 1406 de 1999, en el cual se defina que el redondeo del IBC, valor de la cotización y del fondo de solidaridad pensional, deber ser ajustado al peso. Actualmente existe un proyecto de Decreto donde se reglamenta lo solicitado

¿QUÉ ES PILA? ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Incluir el campo de horas laboradas en el mes con el fin de que las Cajas de Compensación Familiar no asuman las horas laboradas en el día como 8, y ocasionen el pago de cuota monetaria sin tener derecho. Este campo debe tener las siguientes validaciones: Debe ser un campo obligatorio Puede ser O siempre y cuando los días cotizados sean igual a O Si el valor en este campo es igual a 240 horas el IBC debe corresponder a 1 SMLMV Casos particulares de trabajadores con liquidación de pagos por horas: Docentes Temporales o empresa de misión Por temporada Los de la construcción Los de la salud Los relevadores Servicio doméstico Nota: Este caso particular en ocasiones anteriores lo hemos solicitado, sin tener una repuesta afirmativa. Las horas laboradas no afectan el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social, por tanto, no se incluye en PILA debe ser responsabilidad de las CCF recopilar esta información.

ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Las novedades de ING y RET se deben reportar diligenciando la fecha de ingreso y retiro de cada novedad presentada por el trabajador durante el periodo en filas secuenciales. La información ingresada debe incluirse en los archivos de salida a las Caja de Compensación Familiar. De acuerdo con la observación, se incluyen las fechas de las novedades en PILA. Incluir campo cantidad de cotizantes ARL en archivo de salida con destino a las Cajas de Compensación Familiar, como herramienta para que estas administradoras puedan controlar internamente la evasión de aportes por parte de los aportantes. De acuerdo con la observación se ajusta el documento. De acuerdo a información suministrada por las administradoras hay aportantes que reportan valores de nómina que exceden la longitud del campo 19 del registro tipo 1 del artículo 7 de la Resolución 1747 de 2008; se hace necesario ampliar esta longitud. De acuerdo con la observación se ajusta el documento

ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Cuando no exista novedad de ausentismo y la cantidad de días reportados en los campos 36,37,38,39 del registro tipo 2 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008 sea igual a 30 días, el IBC no puede ser menor a 1 SMLMV para ningún subsistema. De acuerdo con lo establecido en la Ley 21 de 1982 para CCF de compensación Familiar el aporte se debe realizar de acuerdo con lo devengado por el trabajador, por tanto, para este sistema no aplican topes mínimos ni máximos. Dentro de la validación Tipo de cotizante Vs. Subsistema al que Aporta: Para el Cotizante 1 dependiente, SENA e ICBF es condicionado teniendo en cuenta la disposición del CREE. Las Madres Comunitarias están obligadas a cotizar todo de acuerdo a la Ley 1607 de la reforma tributaria. En el capítulo 4 del anexo técnico número 2 se aclara los tipos de cotizantes que deben aportar a CCF De acuerdo con la Ley 1607 de 2012 las madres comunitarias aportan desde marzo de 2014 como cotizantes dependientes.

ACCIONES POR PARTE DEL MINISTERIO FRENTE AL SISTEMA DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EN EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE UNIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL OBSERVACIÓN ASOCAJASRESPUESTA MINSALUD Servicio doméstico: Una empleada doméstica con más de un empleador. El sistema debe controlar el valor pagado por cada empleador de acuerdo a las horas laboradas, con esta información la Caja puede determinar los derechos para el pago de los subsidios (monetario y vivienda, y así dar respuesta a los requerimientos de la UGPP, la Contraloría General de la República y la Superintendencia del Subsidio Familiar Es responsabilidad de las Administradoras realizar este control y no de PILA.

PLAN DE MEJORAMIENTO PILA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hallazgo 1. Bases de Datos Diversidad de criterios en la aplicación de la reglamentación por parte de los operadores de información de la PILA. CAUSA DEL HALLAZGO Excesivas modificaciones a las reglas de negocio del recaudo del Sistema de Seguridad Social como consecuencia de excesivos cambios normativos ACCIÓN DE MEJORA Unificar las reglas de negocio de aportes a Seguridad Social ACTIVIDADES Proyecto de Resolución Unificación actos administrativos de la PILA e incorporación de reglas de negocio Socialización proyecto de Resolución Recopilar observaciones y ajustar proyecto de Resolución Tramitar la expedición de la Resolución que unifica la reglas de negocio de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales Socializar acto administrativo Validar mensualmente el cumplimiento de la implementación de reglas de negocio por parte de los O.I, haciendo auditorias a la base de datos de PILA

PLAN DE MEJORAMIENTO PILA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hallazgo 2. Cobro de Intereses de Mora (A - D)Incluir la liquidación de interés de mora en el momento que el aportante cancele el aporte CAUSA DEL HALLAZGO El Ministerio no es oportuno en el diseño, revisión y ajuste del contenido de la PILA, frente a los requerimientos realizados por algunas CCF para que se incluya la liquidación de interés de mora en el momento que el aportante cancele el aporte ACCIÓN DE MEJORA Verificar el calculo de los intereses de mora por parte de los Operadores de Información ACTIVIDADES Verificar mensualmente en la base de datos de PILA, el valor liquidado de intereses de mora por parte de operadores de información de acuerdo con la fórmula establecida en la circular 03 de 2014 expedida por la DIAN o aquella que la modifique o sustituya y con base en los plazos establecidos en el Decreto 1670 de 2007 o aquel que lo adicione, modifique o sustituya.

PLAN DE MEJORAMIENTO PILA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hallazgo 3. Dirección, Coordinación y control del Sistema de Protección Social frente al proceso de recaudo de recursos parafiscales ( A) CAUSA DEL HALLAZGO La excesiva aclaración y ajuste a la regulación de la estructura de datos de la PILA, conlleva a una carencia de lineamientos claros y precisos frente al tema. Falta de direccionamiento y gestión frente al manejo e incorporación del recurso parafiscal al Sistema de Protección Social, caso de los aportes y otros recursos que ingresan por medios diferentes al PILA o de aquellos que no ingresan por ser incorporados en cuentas contables diferentes ACCIÓN DE MEJORA Definir un mecanismo para disponer a los operadores de PILA la información de afiliación a las Cajas de Compensación Familiar, previo a la liquidación y pago de aportes con el fin de que el aporte se direccione a la Caja de Compensación Familiar correcta ACTIVIDADES Enviar documento a: 1. Ministerio del Trabajo 2. Cajas de Compensación Familiar 3. Superintendencia de Subsidio Familiar.

PLAN DE MEJORAMIENTO PILA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hallazgo 4. Cuerpo normativo de regulación CAUSA DEL HALLAZGO Exceso de actos administrativos que ordenan ajustar la estructura de la PILA ACCIÓN DE MEJORA Unificar las reglas de negocio de aportes a Seguridad Social ACTIVIDADES Tramitar la expedición de la Resolución que unifica la reglas de negocio de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales

INTEROPERABILIDAD DE AFILIACIÓN CON PILA SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

INTEROPERABILIDAD DE AFILIACIÓN CON PILA SISTEMA GENERAL DE SALUD

INTEROPERABILIDAD DE AFILIACIÓN CON PILA SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR El Operador de Información realizará la validación, teniendo en cuenta: Dependiendo de la cobertura geográfica de las actividades que desarrolla un aportante, éste puede estar afiliado a más de una caja de compensación familiar. Que el aporte a las Cajas de Compensación Familiar es el 4% del valor de la nómina para cotizantes dependientes y de 0,6% o 2% para cotizantes independientes y que éste se distribuye entre las cajas, que de acuerdo con su cobertura geográfica, prestaron los servicios de compensación familiar a los trabajadores que durante el periodo.

INTEROPERABILIDAD DE AFILIACIÓN CON PILA SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR

VENTAJAS DE INTEROPERABILIDAD DE AFILIACIÓN A CCF CON RECAUDO A TRAVÉS DE PILA Se busca que el aporte sea realizado a la Caja de Compensación Familiar a la cual efectivamente se encuentra afiliado el cotizante. Con esta validación se busca que las Cajas de Compensación Familiar reporten sus novedades de acuerdo con la periodicidad establecida en la Resolución 1056 de Las Cajas de Compensación Familiar no tendrán que incurrir con traslados de recursos fuera de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA. Las Cajas de Compensación Familiar no tendrán que incurrir con devoluciones de aportes al Sistema de Cajas de Compensación Familiar. Se reduce el recaudo de las Cajas de Compensación Familiar por fuera de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

GRACIAS