PROCURADURÍA FEDERAL DE LA DEFENSA DEL TRABAJO CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2015

¿QUÉ ES LA CLASIFICACIÓN? Es un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Procuraduría.

Un ejemplo, es si consideramos que el color de la carpeta representa la función.

PORQUE CLASIFICAR POR FUNCIONES En cuestión de archivos y en la generación de documentos, “… se reconoce que las funciones son más estables que las estructuras administrativas, que frecuentemente se fusionan o se transfieren cuando se produce una reestructuración. Por tanto, las funciones sirven apropiadamente: - de base para la clasificación y descripción de los documentos. - de base para la valoración documental. de herramienta para la recuperación y análisis de los documentos.” NORMA ICA-ISDF

Subdirección de Programación y Presupuesto Lo anterior quiere decir que no se debe clasificar por el área administrativo, sino de forma general por la función, un ejemplo es: Área Administrativa Función Subdirección de Programación y Presupuesto Recursos Financieros NO SI

CLASIFICAR VS CLASIFICAR La clasificación de información NO es lo mismo que la clasificación de documentos o expedientes. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Se le asigna un valor a la información, puede ser: Pública, Reservada o Confidencial Se da una ubicación dentro del Cuadro General de Clasificación Archivística y se asigna una nomenclatura que permita su identificación La Ley General de Transparencia, la Ley Federal de Transparencia , sus Reglamentos y otras disposiciones, son las que regulan la clasificación de la información. La Ley Federal de Archivos, Reglamento, Lineamientos y otras disposiciones regulan los procesos archivísticos.

¿ES OBLIGATORIO CLASIFICAR LOS ARCHIVOS? SI. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 6º, inciso A, fracción V, establece que los sujetos deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. La Ley Federal de Archivos, los artículos 6º, 8º, 14º y 18º.

… continúa Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, en sus lineamientos 3º, 6º, 7º, 8º, 12º, 14º y 21º. El Manual Administrativo de aplicación general en las materias de Transparencia y Archivos, Archivo de Trámite.

¿COMO PODEMOS CLASIFICAR, DOCUMENTOS O EXPEDIENTES? No existen fórmulas para hacerlo de manera inmediata o asignarle cualquier nomenclatura. El instrumento que se debe utilizar es el Cuadro General de Clasificación Archivística. El instrumento se ha distribuido, además se encuentra en el Portal de Obligaciones de Transparencia: http://www.profedet.gob.mx/profedet/archivos/POT/info_relevante/cuadro_general.pdf

… continúa Todos los documentos generados y recibidos en el ejercicio de las funciones de la PROFEDET pertenecen a un expediente, este a su vez a un conjunto de expedientes que se denomina Serie Documental. El grupo de Series Documentales que están relacionadas o tienen algo en común, forman las Secciones Documentales, mismas que responderán a las funciones de la Institución.

… continúa Por lo anterior, la estructura de los archivos es de la siguiente forma, lo cual no significa que sea un organigrama o que cada apartado sea un área administrativa:

… continúa Significa que dentro de esa estructura se agruparan los documentos. En el Cuadro General de Clasificación Archivística de la PROFEDET, existen 12 Secciones Comunes que se identifican con la letra C, ejemplo: 1C Legislación. Además una Sección Sustantiva que se identifica con la letra S, ejemplo: 1S Asesoría, Conciliación y Defensoría. En total son 13 Secciones y 208 Series Documentales.

… continúa La identificación de forma general de los expedientes en donde se incluye la clasificación de acuerdo con los LINEAMIENTOS debe estar en una portada o guarda exterior y sus elementos son: Expedientes de archivo Décimo cuarto. Los expedientes deben contener, además de los documentos, la portada o guarda exterior, la cual debe incluir datos de identificación del mismo, de acuerdo con los instrumentos de control y consulta archivística. La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre;

… continúa VII. Asunto; VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; X. Número de fojas útiles al cierre, y XI. Condiciones de acceso a la información: público, reservado o confidencial y, en su caso, el periodo de reserva. Se entenderá por: a) número de expediente: el número consecutivo que dentro de la serie identifica a cada uno de sus expedientes; b) Asunto: consiste en una descripción breve de la información contenida en el expediente, y c) número de fojas útiles al cierre del expediente: como el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. La ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá contener la nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V del presente lineamiento.

… continúa Los LINEAMIENTOS en cuanto a la clasificación de la información: Décimo quinto. Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales deberán contener, además, la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

¿Cómo clasificar? ¿Cómo saber que “número” le corresponde? Primero se debe identificar el asunto del documento. Verificar que exista o no un expediente con el mismo asunto. Si existe, solo se debe glosar en el lugar que le corresponde. Si no existe se abrirá un expediente nuevo. Si es un expediente nuevo, este debe ser ubicado en la serie documental que le corresponde ¿Cómo saberlo?. Es importante conocer y familiarizarse con el Cuadro General de Clasificación, lo cual permitirá ubicar el expediente en “un grupo” llamado serie documental.

… continúa Es importante señalar que todos los expedientes pertenecen a una serie del Cuadro General, no se pueden crear nuevas a menos que sean avaladas por el Comité de Transparencia de la Institución y a su vez el Archivo General de la Nación lo apruebe, ya que todo estará relacionado con las bajas documentales y con las transferencias al archivo de concentración. Cuando ha sido identificado a donde pertenece llevará una clave secundaria la cual sustituye al expediente, también puede llevar un nombre que lo identifique. Ejemplo: 1S.6 Juicios Laborales 8856/2015 J-15 Alfonso Cruz García

… continúa Ejemplo: 1S.6 Juicios Laborales 8856/2015 J-15 Alfonso Cruz García 1S Es la Sección Documental Sustantiva: Asesoría Conciliación y Defensoría 6 Es la Serie Documental: Juicios Laborales 8856/2015 J-15 Es el número de expediente el cual se acompaña con el nombre del trabajador. Se debe aclarar que se pueden utilizar números internos del área, que identifican al expediente, un ejemplo claro es el número de antecedente.

… continúa Para otras áreas es el mismo procedimiento de identificación y aplicación de la nomenclatura. Lo más importante es identificar la Serie documental. Como última aclaración, las series y secciones, no pertenecen a las áreas administrativas, algunas están muy relacionadas, pero no es de alguna en particular.