TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD INSTRUMENTOS FUNDAMENTALES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDOS ACUMULADOS TVD TRD 2000 2004 1913 CREACIÓN ÚLTIMA REESTRUCTURACIÓN

TRD TVD TRD vs. TVD COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTUCIONAL. Disposiciones legales. Creación, supresión, reestructuraciones. Organigrama actual Estructura interna de la Entidad Funciones de las Oficinas Productoras y los procedimientos 1. DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO Organización de los documentos Fechas extremas aproximadas Volumen de la documentación Formas de Almacenamiento Clases de soporte Áreas de depósitos Condiciones ambientales Manifestaciones de deterioro

TRD vs. TVD TRD TVD Definición de valores primarios y secundarios 2. ENTREVISTA A LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS. Identificación de las unidades documentales Análisis de la producción y trámite documental Definición de valores primarios y secundarios 2. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL. Disposiciones legales. Creación, supresión, reestructuraciones. Funciones de las Oficinas Productoras y los procedimientos Organigrama, presupuestos Cuadro de clasificación de las transformaciones seguidas por la entidad en el transcurso del tiempo

TRD vs. TVD TRD TVD 3. ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conformación de Series, Subseries y Unidades Documentales. Valoración y Selección documental Cuadro de Clasificación de Series y Subseries con sus respectivos códigos 3. APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS CLASIFICACIÓN: La clasificación por oficinas productoras permite identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por la institución a lo largo de su gestión. En un segundo nivel, la clasificación permitirá al interior de cada oficina productora identificar y agrupar los documentos de acuerdo con sus características comunes, tanto externas como internas, posibilitando la conformación de las series y las subseries documentales.

TRD vs. TVD TVD TRD 3. APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS ORDENACIÓN: Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la Ordenación, hace referencia a la secuencia, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie o subserie. La ordenación obedece a la característica que tienen los documentos de no ser producidos todos de una sola vez, sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o las etapas por las que va pasando el trámite. 3. ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

TRD vs. TVD TRD TVD 3. ÁNALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3. APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. DESCRIPCIÓN: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información que facilitarán el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y las colecciones de archivos. Guías, inventarios, catálogos e índices. ACTIVIDADES: Limpieza Separación material contaminado Depuración de duplicados Retiro material metálico Retiro de material que no es de archivo Foliación Almacenamiento en las unidades de conservación e instalación

TRD vs. TVD 4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE TRD AL COMITÉ DE ARCHIVO PARA SU ESTUDIO Y APROBACIÓN EN PRIMERA INSTANCIA TRD 4. VALORACIÓN DOCUMENTAL Identificar los valores primarios: Legales, fiscales, administrativos, contables y jurídicos. Identificar los valores secundarios: institucionales, científicos, tecnológicos, históricos y culturales. 5. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE TVD AL COMITÉ DE ARCHIVO PARA SU ESTUDIO Y APROBACIÓN. TVD