ANÁLISIS ADMINISTRATIVO Y MODELOS DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL (MDO)

¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO? Sistemático Integral Periódico ESTUDIO Conocer la organización y el funcionamiento del área objeto de estudio PROPÓSITO Detectar causas y efectos de los problemas administrativos para analizar y proponer alternativas de solución con los recursos disponibles. FINALIDAD

IMPORTANCIA HACE UN ANÁLISIS DE: La Estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control Las funciones de cada uno de los órganos administrativos. Los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de sus funciones Facultades delegadas dentro del personal, y la relación entre las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones. Comunicación y coordinación entre dos o más áreas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS Cuestionarios Entrevistas Encuestas Observación Estudio Documental

OTRA TECNICA: matriz foda Surgió dentro del ámbito de la planeación estratégica del desarrollo empresarial. Herramienta de análisis,muy útil para describir el estado de una institución en un momento dado. Posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro. Las variables que se consideran en la matriz son:

OTRA TECNICA: matriz foda FORTALEZAS aspectos favorables de la institución que le garantizan la obtención de sus objetivos y la hacen competitiva en el medio. OPORTUNIDADES: Condiciones o factores que favorecen externamente a la expansión o mantenimiento de la institución. DEBILIDADES Abarca los elementos, condiciones, procesos de la Institución que no funciona adecuadamente y limitan la consecución satisfactoria de los objetivos. AMENAZAS: Factores externos que afectan, dificultan o limitan el desarrollo, funcionamiento o estabilidad de la institución.

METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO Determinación de la situación actual Análisis Organizacional o Administrativo Presentación del diagnóstico Ejecución del diagnóstico Análisis Estructural Análisis Funcional Análisis Procedimental Análisis de Facultades Análisis de Relaciones

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis Estructural: Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los recursos asignados, etc. Es necesario sobre el área en estudio: Definir Estructura orgánica normada. Estructura real actual. Objetivo general, así como los específicos de cada órgano que la integra. Tramo de control por órgano (cantidad de órganos con dependencia directa de otro).

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis Estructural: Determinar Los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura. Niveles jerárquicos existentes. Criterios de organización por órgano en relación a su nomenclatura. Cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación. Tipo de autoridad existente en el área de estudio

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis Funcional: Es el estudio de las funciones asignadas a la unidad administrativa y de cada órgano que la integra, como conjunto de atribuciones y obligaciones que tiene que cumplir en el desempeño de su trabajo; para ello se sigue el siguiente proceso: Confirmar Funcionalmente los criterios de organización. Determinar Si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas.

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis Funcional: Determinar La naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones. La correspondencia funcional del área en estudio. Las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área y que ayuden al logro del objetivo particular de su función. La afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura. Si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que desempeña. Verificar La compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo general. Analizar y determinar El traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión.

ANÁLISIS PROCEDIMENTAL Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio, debe tener las siguientes acciones: Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel jerárquico Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de traslape o de corte Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas

ANÁLISIS DE FACULTADES Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo; para su realización se debe observar lo siguiente Definir las facultades de cada órgano Determinar que facultades están normadas Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas

ANÁLISIS DE RELACIONES Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la unidad administrativa en estudio, se sigue entre otros procedimientos el siguiente Definir las relaciones que correspon-den a cada órgano Establecer la normativi-dad de las relaciones Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel jerárquico Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO SIRVE: comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos A EFECTO: relaciona los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO Actividades a desarrollar Verificar el tramo de control de cada órgano Analizar la cadena de mando de la dependencia Determinar los niveles jerárquicos establecidos Estudiar los criterios de organización Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones El tipo de correspondencia funcional La correspondencia entre objetivos

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO Actividades a desarrollar Relacionar la correspondencia de los procesos respecto a las funciones Determinar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos Comprobar la normatividad de las relaciones Analizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos Analizar la duplicidad de las relaciones Indicar el porque de la omisión de relaciones Analizar la continuidad en los procesos

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO Para exponer lo estudiado y analizado, se utiliza: INFORME se concentran las incidencias obtenidas en el análisis en forma narrativa

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO El orden de las actividades a presentar en el informe, dependen de las habilidades del investigador; se indica como una guía a seguir la siguiente secuencia: Listar los juicios de los hechos detectados. Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO Redactar por órgano, las incidencias administrativas y/u organizaciones que lo afectan Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio Presentar alternativas de solución, en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas Relacionar las recomendaciones por elemento

Elementos De Informe Objetivo del estudio Metodología empleada Antecedentes Objetivo del estudio Metodología empleada Descripción de la situación Conclusiones Recomendaciones

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO Trabajo de Equipo: Comprende la elaboración del Plan de Investigación y el Plan de Trabajo; es necesario considerar lo siguiente: Fases del estudio. Tiempo efectivo de trabajo de la organización. Motivos (causas), objetos, objetivos y otros para efectuar las funciones.

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO Características de elementos propios y ajenos. Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones y responsabilidades) Objetivos a corto y largo plazo de la organización (servicios que presta).

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO PARA OBTENER LA INFORMACIÓN: Datos correctos, concisos y exactos. Fuentes de información (interna y externa) Registros de la organización (archivos) RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Personal. Listado de funciones y/o atribuciones.

CONCEPTO DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO Es el método de investigación científico aplicado a la administración, basado e métodos cuantitativos, cualitativos y las ciencias del comportamiento humano, que consiste en dividir y separar las partes de un problema y situación administrativa, hasta llegar al conocimiento de sus elementos o principios de que se forma (naturaleza, causas y manifestaciones), con el propósito de realizar una evaluación inicialmente y proceder a un cambio organizativo si es del caso”.

UBICACIÓN ORGÁNICA DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO Se adscribe a la máxima autoridad ejecutiva de la empresa, para un mayor respaldo y mejor comunicación. Tambíén, suelen situarse en las Oficinas de Planificación.

FUNCIÓN DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO El Análisis Administrativo, por su naturaleza es un órgano asesor, no tiene autoridad formal sobre el resto de unidades de la empresa. Funcionalmente le corresponde; investigar, analizar, evaluar, preparar y presentar informes de los estudios realizados.

ANÁLISIS ADMINISTRATIVO MODELO TEÓRICO CONCEPTUAL Teoría Grl. de la Adm. Esc.Pensam. Administr. Autores Tendencias modernistas ( Empowerment, CT., Reingeniería , Coaching, entre otros )‏ M.D.O Micro Modelo de comparación por Principios y Funciones. Esman y Blaise. FODA. Entre Otros. D I A G N Ó S T C O VRS MACRO Conclusiones y Recomendaciones en téminos de POLÍTICAS EMPRESARIALES

MODELO DE ESMAN Y BLAISE T R A N S C I O E LIDERAZGO DOCTRINA PROGRAMAS RECURSOS. - Humanos - Financieros - Tecnológicos ESTRUCTURA INTERNA ENLACES: Capacitadores Funcionales Normativos Difusos

MODELO DE COMPARACIÓN POR PRINCIPIOS Y FUNCIONES PLANO ORGANIZATIVO DINÁMICO PLANO ESTRUCTURAL PLANO FUNCIONAL PLANO COMPORTAMENTAL Planeación Organización Staff Dirección (Ejecución y Control) Coordinación Reportes ( Comunicaión ) Presupuestación Estructura o Diseño de la Estructura Cómo se realizan las tareas: Fluxogramas Tecnología Infraestructura Manuales: De organización y Funciones De descripción de clases de puestos De procedimientos Interrelaciones entre individuos y grupos

FODA Organización Político Producción Económico Finanzas Social ASPECTOS INTERNOS F / D Organización Producción Finanzas Mercadeo Control ASPECTOS EXTERNOS O /A Político Económico Social Tecnológico I M P A C T O