MODULO 2 ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS EMBA. Dirección de Recursos Humanos

? Qué es ANÁLISIS DE PUESTOS Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se desenvuelve. (Lanham 1962) Proceso sistemático de obtener información relevante e importante sobre el contenido de un puesto de trabajo (American Compensation Association 1992) Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más detallado, comprender su responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)

? Qué aporta ANÁLISIS DE PUESTOS Permite saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo Requiere un exhaustivo conocimiento de los puestos analizados y del contexto organizativo en el que operan.

? Qué es DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Es una herramienta de RR HH, que documenta de forma sintética y estructurada, la información básica recogida del análisis de un puesto de trabajo en un contexto organizativo determinado. Lista y describe las funciones, actividades, tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y, en su caso, las funciones de supervisión de un puesto.

Utilidades (I) Organizativas DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Aclarar la E.d.O.: jerárquica, funcional y matricialmente. Identificar vacíos y solapamientos funcionales. Verificar la congruencia entre los medios aportados a un puesto y las funciones y responsabilidades encomendadas. Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de funciones). Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos paralelos.

Utilidades (II) Retributivas DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Servir de base para la valoración de puestos de trabajo. Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de retribución, en base a las funciones que realizan. Facilitar la equidad retributiva.

Definir políticas de Desarrollo de RRHH DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (III) Definir políticas de Desarrollo de RRHH Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los resultados permanentes que debe aportar un puesto. Identificar necesidades de formación, entrenamiento y desarrollo profesional. Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de personal. Ayudar en la planificación de carreras profesionales, proyectando el desarrollo profesional hacia las necesidades organizativas reflejadas en la descripción de puestos.

Seguridad, P.R.L. y Salud laboral DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (IV) Seguridad, P.R.L. y Salud laboral Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto. Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés, defectos ergonómicos, etc.

Decisiones previas DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Información que se debe recoger (elementos). Grado de detalle (balance coste/beneficio). Formato de presentación (uso interno o extensivo). Método para recoger la información (combinar varios). Proceso de comunicación y difusión (proceso y objetivos). Personas que intervendrán en el proceso (analista, ocupante, superior jerárquico y Dpto. de Organización y/o RRHH).

Contexto Operativa Complejidad Condiciones ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Identificación: área, puesto, ocupante, superior inmediato, fecha de validez y aprobaciones. Misión o razón de ser del puesto: qué (acción), sobre qué (función y ámbito), de acuerdo a qué (marco) y para qué (resultados). Contexto Dimensiones: económicas y no económicas (personas dependientes, subcontratados, clientes, proveedores, etc). Naturaleza y alcance del puesto: organigrama (a tres niveles) y entorno - solo directivos - (ej. gama de productos, clientes...) Operativa Funciones y actividades principales (áreas de responsabilidad en términos de resultados permanentes: finalidad y actividades) Relaciones con otros puestos y/u organizaciones (puesto, motivo y frecuencia estimada). Complejidad Naturaleza y alcance de los problemas. Naturaleza y alcance de la responsabilidad (capacidad de decidir de forma autónoma). Conocimientos y experiencia requeridos (por puesto, no por ocupante). Condiciones Competencias asociadas: esenciales y diferenciales. Otros aspectos: peligrosidad, turnicidad, disponibilidad, etc.

Métodos(*) DESCRIPCIÓN DE PUESTOS observación directa cuestionarios: estructurados, preguntas abiertas, diarios, etc. comité de expertos entrevista grupal entrevista individual incidentes críticos por competencias (*) McCormick

Proceso de implantación DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Proceso de implantación Definir el objetivo a conseguir. Decidir los puestos/familias a definir (inventario de puestos). Identificar y organizar el equipo de trabajo. Establecer el período de ejecución (elegir el momento: conflictividad, cargas de trabajo, etc.) Comunicar el proyecto (objetivo, fases y metodología) a Comité directivo, Mandos, Trabajadores y Comité de empresa. Desarrollar el proceso de descripción (planificar el calendario y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de revisión y validación). Definir el seguimiento, actualización y custodia.

? Cómo redactar la descripción DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Verbo de acción Función Resultado para que se cumpla el procedimiento de inspección del producto el trabajo del staff de control de calidad dirigir para dar a conocer la situación respecto a los estándares de calidad la elaboración de comunicaciones del staff planificar

EJEMPLOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS TXI

PRINCIPIOS BÁSICOS ANÁLISIS---------------- NO RELACIONES (LISTAS DE TEMAS) PUESTOS----------------- NO PERSONAS HECHOS------------------ NO OPINIONES

? Qué ha de recoger DESCRIPCIÓN DE PUESTOS BASICAMENTE qué hace tareas que realiza, características mentales y físicas que conllevan las tareas y tiempo que ocupan cómo lo hace especificación de técnicas, métodos, equipos o instrumentos que ha de utilizar para realizar las tareas para qué lo hace finalidad básica de cada tarea

? Qué ha de recoger DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUEDE COMPLETARSE CON: requisitos o exigencias del puesto de formación de destrezas o habilidades de experiencia de responsabilidades condiciones de trabajo dónde se realiza cuándo se realiza competencias

AHORA BIEN En la actualidad, y para algunos puestos, (en actividades técnicas, de mando y directivas) la descripción tradicional de los mismos, ha caído en cierto desuso. Se argumenta que es una técnica demasiado exhaustiva y rígida para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en equipo y a las exigencias de polivalencia y multivalencia que se exigen hoy. Sin embargo, entendemos que el análisis y la descripción de puestos de trabajo sigue vigente, debiendo, eso sí, elaborarse en forma diferente adaptándola, tanto a las situaciones de cambio, como al enfoque de competencias.

PERFILES DEL PUESTO Una vez que se dispone de las descripciones de puesto el siguiente paso es elaborar los perfiles de exigencia de los mismos; esto es, los rasgos o las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar su trabajo con eficacia, eficiencias, seguridad y satisfacción. También a partir de las descripciones de puestos, se podrá trabajar en la valoración, diseño y rediseño de los mismos.

PERFILES PSICOMÉTRICOS Esta es la “forma clásica” de elaborar los perfiles. En ellos, por lo general, aparecen una serie de apartados: Formación Conocimientos específicos Inteligencia y aptitudes Personalidad Motivación e intereses En los aspectos psicométricos incluidos en el perfil de exigencias, se indicarán tres niveles: Óptimo, Mínimo y Máximo.

PERFILES BASADOS EN COMPETENCIAS Aquí el acento se pone en los “comportamientos” que debe llevar a cabo el ocupante del puesto para realizar su trabajo con eficacia, eficiencia y seguridad. Para lograr este perfil, primero deben establecerse las competencias genéricas de la organización. Ellas se elaboran a partir de la Misión, Visión, Valores y Estrategias de la organización. Luego deben elaborarse los perfiles de exigencias de los puestos, a partir de las descripciones de puesto realizadas. En esta elaboración se enuncian las competencias claves (a partir de un listado de las competencias más habitualmente utilizadas), se ordenan según su importancia y luego se establecen los correspondientes comportamientos asociados.

Identificación del Puesto: Director de Logística PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Identificación del Puesto: Director de Logística Dirección Gral. Dir. De Logística Dir. De Producción Jefe de Almacén Jefe de Compras Jefe de Distribución Secretaria de Dpto. Actividades subordinadas: Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento

Misión PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Es la expresión concisa de la razón de ser del puesto en la organización. Debe reflejar la responsabilidad asumida por el titular sintetizando la contribución esperada del mismo a la Empresa. Por Ejemplo: Director de Logística: Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

Funciones principales PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Funciones principales Describen y delimitan las actividades fundamentales y necesarias para cumplir la misión del puesto Director de Logística: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo. Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes. Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras. Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística

Competencias asociadas PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Competencias asociadas Esenciales o umbral: Son aquellas necesarias que debe aportar el ocupante para desarrollar un rendimiento mínimo aceptable en el puesto. Por Ejemplo: Director de Logística: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones. Críticas o diferenciadoras: Son aquellas que contribuyen a un rendimiento superior. Por Ejemplo: Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

EJEMPLO DE FICHA DE DESCRIPCIÓN Identificación del Puesto: Director de Logística Misión: Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía. Funciones: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo. Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes. Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras. Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística Documentos y herramientas utilizadas: Perfil de Exigencia: (Formación, idiomas, experiencia) Competencias esenciales o umbral: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones. Competencias Críticas: Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro. Posición Orgánica: Dirección Gral. Dir. De Logística Dir. De Producción Jefe de Almacén Jefe de Compras Jefe de Distribución Secretaria de Dpto. Actividades subordinadas: Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento

? Qué es VALORACIÓN DE PUESTOS Procedimiento que permite establecer el valor relativo que tienen los puestos dentro de una organización (indica la importancia de un puesto en relación a los demás existentes en la organización)

Utilidades (I) VALORACIÓN DE PUESTOS Determinar de forma fiable el valor relativo de los puestos. Proporcionar estructuras salariales equitativas. Permitir la comparación con puestos de otras empresas. Controlar con precisión los costes de personal.

Utilidades (II) VALORACIÓN DE PUESTOS Servir de base para la negociación con R.L.T. Proporcionar una estructura estable para la revisión periódica de sueldos y salarios. Ayudar en los procesos de selección, movilidad y formación del personal. Aclarar funciones, responsabilidades y niveles de autoridad.

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Globales o no cuantitativos Jerarquización. Clasificación o Graduación. Analíticos o cuantitativos Valoración por puntos. Comparación de factores. HAY Sistema de escalas y perfiles.

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Jerarquización: El objetivo es averiguar si un puesto, considerado globalmente, es decir, como conjunto indivisible de tareas, responsabilidades y funciones, es igual, superior o inferior a otros. Requiere definir los criterios de comparación (formación, experiencia, supervisión, etc) por una comisión de valoración.

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Clasificación Sigue un orden inverso al método anterior. Primero se definen categorías o grados y después se distribuyen en ellos los diferentes puestos. Ejemplo: Grado 2. Tareas para las que se necesita cultura general, realización de tareas auxiliares siguiendo instrucciones preestablecidas, aunque debiendo elegir el procedimiento a seguir entre varios...

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Comparación de factores: Se identifican los puestos clave. Estos puestos se descomponen en factores que sirven de elemento comparativo con otros y determinan su importancia relativa en la Organización. Cada puesto es valorado en relación con esos factores, asignándole la retribución que se considere apropiada.

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Asignación por puntos La valoración del puesto es el resultado de sumar la valoración de diferentes factores. Es un método cuantitativo, puesto que la valoración consiste en la asignación de unos puntos, de cuya suma se obtiene la puntuación total del puesto.

Factores del Sistema Hay Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS RESPONSABILIDAD LIBERTAD PARA ACTUAR MAGNITUD IMPACTO Factores del Sistema Hay SOLUCIÓN DE PROBLEMAS MARCO EMPRESARIAL DIFICULTAD DE LOS PROBLEMAS COMPETENCIAS: TECNICAS GERENCIALES RELACIONES HUMANAS + CONDICIONES DE TRABAJO

Métodos VALORACIÓN DE PUESTOS Sistema Hay. Proceso de trabajo Estudio de la organización Adaptación de las tablas de valoración Selección de puestos clave representativos Revisión idoneidad Creación del comité de valoración de puestos clave Descripción de puestos Evaluación resto de puestos Comparativa con puestos clave Fijación de niveles (20-40) y descripción del mapa de puestos

PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN Ejemplo 1: Empresa industrial que produce piezas cerámicas (Suponemos una persona por puesto de trabajo) Puestos Conocimientos Experiencia Autonomía Esfuerzo Físico Riesgos Puntos Jefe Electricistas 5 4 3 20 Mecánico 19 Hornero 18 Soldador 2 16 Operador Sala 15 Electricista Ayte. Hornero 14 Albañil Operador Grúa 1 12 Almacenero 11 Operador Carretilla Empleado Limpieza 8

PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN 5 10 15 20 25 Jefe Electricistas Mecánico Hornero Soldador Operador Sala Electricista Ayte. Hornero Albañil Operador Grúa Almacenero Operador Carretilla Empleado Limpieza

PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN PF1 PF2 PF3 PF4 PF5 20 13 20 10 7 Puestos Conocimientos Experiencia Autonomía Esfuerzo Físico Riesgos Puntos Jefe Electricistas 5 4 4 3 4 290 Mecánico 4 4 4 4 3 273 Hornero 3 5 4 3 3 256 Soldador 3 3 2 4 4 207 Operador Sala 4 4 3 2 2 226 Electricista 3 3 3 3 3 210 Ayte. Hornero 2 3 3 3 3 190 Albañil 2 3 2 4 3 180 Operador Grúa 3 2 1 3 3 157 Almacenero 2 3 2 2 2 153 Operador Carretilla 2 2 1 3 3 137 Empleado Limpieza 1 1 1 3 2 97

PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN 50 100 150 200 250 300 350 Jefe Electricistas Mecánico Hornero Soldador Operador Sala Electricista Ayte. Hornero Albañil Operador Grúa Almacenero Operador Carretilla Empleado Limpieza

Comparativa con mercado VALORACIÓN DE PUESTOS Ejemplo 2. Financiero- Asegurador Comparativa con mercado 41

DIAGRAMA DE PUESTOS (IDEAL) Salario Teórico Puesto A -20% +20% Puesto B Puesto C ... Puesto Persona Mercado Puntos Euros

SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS 3,14 b= 1.511,43 Puestos Puntos Salario Real Sal. Teórico Diferencia Delta % Jefe Electricistas 290 2.339 2.422 -83 -3% Mecánico 273 2.546 2.368 178 8% Hornero 256 2.218 2.315 -97 -4% Soldador 207 2.197 2.161 36 2% Operador Sala 226 2.170 2.221 -51 -2% Electricista 210 2.145 2.171 -26 -1% Ayte. Hornero 190 2.020 2.108 -88 Albañil 180 2.297 2.076 221 11% Operador Grúa 157 1.970 2.004 -34 Almacenero 153 2.127 1.992 135 7% Operador Carretilla 137 1.690 1.941 -251 -13% Empleado Limpieza 97 1.876 1.816 60 3% Total 25.595 Ajuste Lineal

SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS 1.500 1.700 1.900 2.100 2.300 2.500 2.700 75 125 175 225 275 325 Salario Real Sal. Teórico