Importancia de los Informes Técnicos APUNTES SEGUNDO PARCIAL DE REDACCIÓN DE INFORMES Importancia de los Informes Técnicos

Cada vez se hace de mayor importancia en el mundo de los negocios, el manejo adecuado de las destrezas comunicativas que se ponen de manifiesto en el discurso escrito, la correspondencia y la escritura de informes.

Estudios realizados por Louhiala-Salminen (1996), han demostrado la relevancia de la comunicación escrita, siendo la redacción de informes una de las herramientas más valoradas en el mundo empresarial.

Las instituciones empresariales entienden el informe como un texto escrito que se fundamenta en un contenido técnico (economía, informática, contabilidad, reporte de debilidades departamentales, etc.), tomando la estructura del mismo con diferentes estilos, lo que causa con frecuencia errores en la información que se suministra, porque si bien es cierto que el informe puede asumirse como un documento que suministra información escrita en el menor tiempo posible, también es cierto que en la actualidad debe ser visto con un sentido más profesional, es decir, como medio de comunicación que por ser breve en su expresión informativa, debe ser eficiente, interesante, de comprensión clara, precisa y sobre todo que permita la toma de decisiones sobre la base de la información que aporta.

Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar información confiable y oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a tiempo o estos no cubren con las expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor de quienes toman decisiones, de manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del negocio. Los sistemas administrativos de información rápidamente se han vuelto indispensables para la planeación de la toma de decisiones por parte de los gerentes, por lo que es indispensable que los que elaboran informes técnicos comprendan como se deben diseñar, implementar y administrar esos sistemas de elaboración de informes.

¿Para qué sirve el Informe Técnico? El informe es un tipo de texto muy común en la comunicación de muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza esencialmente para: Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado; b. Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de rango jerárquico superior, en temas normalmente muy específicos.

Toma de decisiones La toma de decisiones consiste básicamente en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial. Para tomar una decisión no importa su naturaleza, sino que es necesario comprender, conocer y analizar un problema, para así poder darle solución, en algunos casos por tan simple y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente.

Definiciones clásicas del proceso de toma de decisiones Dentro de este proceso se dan una serie de conductas que necesitan definición: Decisiones: Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de tres componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos. Resultados: Son situaciones descriptibles públicamente que ocurrirían cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado. Como todas las situaciones son dinámicas y suponen que si se continúa la toma la acción el resultado puede variar. Consecuencias: Son las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o pérdidas, asociadas con cada resultado. Incertidumbre: Se refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir. Se describe con medidas que incluyen probabilidad, confianza, y posibilidad. Preferencias: Son conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir, un curso de acción sobre otros. Tomar una decisión se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción. Juicio: Son los componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuales serán las reacciones evaluativas del que toma la decisión en los resultados que obtenga.

Según estos conceptos, la toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos como lo es: a nivel laboral, familiar, sentimental y hasta académico. El Compromiso como Criterio en las Decisiones La pregunta clave a este punto es la siguiente: ¿Qué constituye una buena decisión? Respecto a la interrogante se hace menester resaltar que una decisión es buena si la persona que la hace asume completamente sus consecuencias, por lo general el orientador espera que el cliente escoja las mejores alternativas a fin de que tenga éxito en la solución del problema, sin embargo, puede ocurrir que esa elección no sea adecuada.

La Indecisión en Contraste con la Inseguridad En los casos donde la indecisión es el rasgo principal, siempre se plantea un problema. Para estos casos de inseguridad el orientador podría participar ante el sujeto de la siguiente manera: El orientador puede decir: “parece que en realidad la elección de una carrera o especialidad no es lo que le preocupa mas en ese momento, por lo que, esos problemas se resolverán cuando se aclare algunos de sus problemas incertidumbre personales”. Cabe destacar, que es el cliente y no el orientador, el que debe hacer las elecciones para la solución de un problema, el orientador funciona como mediador en las elecciones de alternativas, buscando una conducta adecuada.

Importancia de la toma de decisiones Radica en haber: Tomado el mejor camino para solucionar un problema. Examinado todas las alternativas escogiendo la más válida. Logrado una planeación donde: Elaboramos premisas Identificamos premisas Evaluamos alternativas según la meta Elegimos una alternativa, es decir, tomamos la decisión.

MODELOS DE TOMA DE DECISIONES Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Modelo de D’Zurilla y Goldfried : 1.- Orientación del problema que incluye: - Las creencias de autoeficacia y - Las creencias basadas en la expectativa. La Orientación puede ser : Positiva y Negativa. 2.- Proceso Ideal de Solución de Problemas: - definir problema - desarrollar soluciones alternativas (“tormenta de ideas”) - tomar una decisión y ejecutarla - evaluar resultados. - reiniciar el proceso (si es necesario).

Modelo Racional de L Taylee: Proceso de 7 pasos.

Los 7 pasos para la toma de decisiones Paso 1: Definición y diagnóstico del problema La definición y diagnóstico de problemas supone tres habilidades de conceptualización: Percepción Interpretación Incorporación

Paso 2: Establecimiento de metas. Definido un problema Pueden establecer metas específicas para su eliminación

Paso 3: Búsqueda de soluciones alternativas. Los individuos o equipos deben buscar medios alternativos para el logro de una meta.

Paso 4: Comparación y evaluación de soluciones alternativas. Luego de que los individuos o equipos han identificado las soluciones alternativas, deben compararlas y evaluarlas.

Paso 5: Selección entre soluciones alternativas Aunque la selección entre soluciones alternativas puede parecer sencilla, en realidad puede resultar sumamente difícil cuando el problema es complejo y ambiguo e implica altos grados de riesgo o incertidumbre.

Paso 6: Implementación de la solución seleccionada El hecho de que la selección de una solución se haya realizado en forma correcta no significa necesariamente que su ejecución vaya a ser exitosa. Una decisión técnicamente correcta tiene que ser aceptada y apoyada por quienes serán los responsables de ponerla en práctica si efectivamente se desea que la decisión sea eficaz. Si no, se debe considerar otra.

Paso 7: Seguimiento y control La sola implementación de la solución preferida no garantiza automáticamente el cumplimiento de la meta deseada. El modelo racional Medio por el cual los individuos o equipos se aproximan a la racionalidad en la toma de decisiones.

Errores en la Toma de Decisiones Focalizarse en una sola fuente de información. Subestimar el valor de la información recibida de otros. Escuchar y ver sólo lo que queremos. No escuchar. No ofrecer participación, hacerlo de forma unilateral u obligada.

RECURSOS DEL ORIENTADOR QUE FACILITA LAS DECISIONES Sensibilidad del grado de realidad de la decisión del cliente. Posición de aceptación y aprobación incondicional.

RECURSOS DEL ORIENTADOR QUE FACILITA LAS DECISIONES Ayudar al individuo a identificar las razones que le impiden decidir. Buscar alternativas para superar las influencias y actitudes que obstaculizan las decisiones.

RECURSOS DEL ORIENTADOR QUE FACILITA LAS DECISIONES Tiempo