Introducción y metodología para construir proyectos (PMBOK v5) Semana 1 Por: Crisbianeth Karol García Escobedo

MS – Project 2013 Presentación

http://www. americatv. com http://www.americatv.com.pe/tec/clips/proyecto-peruano-medioambiental-sobresale-concurso-mundial-diseno-noticia-9330 https://www.youtube.com/watch?v=Xb6rnicCUys

MS - Project 2013 Conceptos básicos

¿Qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

El contexto de los Proyectos ¿Para qué se hacen los proyectos? Crecimiento por cambios incrementales en calidad o performance. MANTENIMIENTO DE VALOR Crecimiento por proyectos para oportunidades o necesidades GENERACION/INCREMENTO DEL VALOR

¿Qué es la gestión de proyectos? El contexto de los Proyectos ¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyecto es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de un proyecto.

Un Proyecto puede generar Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en sí mismo; Un servicio o la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de negocio que brinda apoyo a la producción o distribución); Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes por .ejemplo: Un proyecto Seis Sigma cuyo objetivo es reducir defectos); Un resultado, tal como una conclusión o un documento (p.ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad)..

Ejemplos de proyectos: El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado; La implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización; El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software); La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado; La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura; o • La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes.

¿Qué es el PMBOK? El cuerpo de conocimientos en la Gerencia de Proyectos (PMBOK – Proyect Management Body of Knowledge) es la suma conocimiento dentro de la profesión de la Gerencia de Proyectos.

¿Qué es el PMBOK? Como norma, proporciona una referencia fundamental para cualquiera que esté interesado en la profesión de dirección de proyectos. Entre ellos se puede mencionar. Ejecutivos de alto nivel en la organización. Gerente de programas y proyectos. Gerente de proyectos y otros miembros del equipo. Miembros de una oficina de gerencia de proyectos (Proyect Management Office). Clientes y otros involucrados (stakeholders) Gerentes funcionales con empleados q han sido asignados a equipos del proyecto. Profesores de curso de gerencia de proyectos. Consultores y otros especialistas en gerencia de proyectos. Capacitadores desarrollando programas educativos en gerencia de proyectos. Científicos investigadores que analizan la gerencia de proyectos.

¿Qué es el PMBOK?

¿Qué es el PMBOK? Características del PMBOK Es una guía no una regla fija. Es adaptable, compatible o complementario con otras metodologías. Describe un proceso completo, desde el inicio hasta el cierre de un proyecto. Aceptado internacionalmente. Ayuda a generar una cultura de proyectos basado en un estándar.

¿Áreas de Experiencia? Habilidades interpersonales Comunicación efectiva: el intercambio de información. Influencia a la organización: la habilidad de hacer q se hagan las cosas. Liderazgo: desarrollar una visión y estrategia y alinear a la gente para que lo logre. Motivación: energizar a la gente para lograr altos niveles de productividad y sobreponerse a barreras que frenan el cambio. Negociación y gerencia de conflictos: conferir con otros con el fin de llegar a un acuerdo. Solución del problema: la combinación de la definición de problema y la toma de decisiones.

¿Áreas de Experiencia? Comprensión de entorno del proyecto Cultura y social. Internacional y político. Ubicación física. A los que se podría agregar: Económico. Ambiental.

Contexto de la Dirección de Proyectos Programa de dirección (gestión) de programas Un programa es un grupo de proyectos relacionados, gerenciados de manera coordinada con el fin de obtener beneficios y control no disponible si es que se gerenciaran de manera separada. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados fuera del alcance de los proyectos discretos en el programa. Ejemplo Programa de empoderamiento de la salud. Proyecto de nutrición. Proyecto de salud sexual reproductiva. Proyecto infraestructura sanitaria. Proyecto de agua e higiene.

Contexto de la Dirección de Proyectos Portafolio y gestión de portafolios Un portafolio es una colección de proyectos o programas y otro trabajo que se agrupa para facilitar una gerencia efectiva de dicho trabajo con el fin de lograr los objetivos estratégicos del negocio.

Contexto de la Dirección de Proyectos Sub proyectos Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes más manejables o sub – proyectos, aunque estos puede ser referidos como proyectos y ser manejados como tales. Los subproyectos normalmente se contratan a una empresa externa o a otra unidad funcional en la organización ejecutora. Ejemplo Proyecto de Implementación de un Sistema Financiero Contable Adquisición de hardware. Instalación de modelo financiero. Instalación de modelo contable. Capacitación en el sistema.

Ciclo de Vida del Proyecto Características del ciclo de vida El ciclo de vida de un proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su final. La secuencia de faces define para la mayor parte de los ciclo de vida de los proyectos generalmente involucra algún tipo de transferencia de tecnología o entrega, tal como pasar de los requerimientos hacia el diseño a la manufactura. Define generalmente: trabajo técnicas a realizar en cada fase, cuando deben generarse entregables y como revisar, validar y aprobarlos, quienes están involucrados en cada fase y cono se controla y aprueba cada fase.

Ciclo de Vida del Proyecto El costo y los niveles de personal son bajos al inicio, llegan a un tope durante las fases intermedias y caen rápidamente a medida que el proyecto llega a su conclusión.

Ciclo de Vida del Proyecto Características de las fases del proyecto La terminación y aprobación de uno o más entregables caracteriza una fase de un proyecto. Los entregables y por esto las fases, son parte de un proceso de secuencia general diseñado para asegurar un control apropiado del proyecto y para lograr el producto o servicio sedeado Las fases de proyecto puedes dividirse en sus fases también (dependiendo de la complejidad, experiencia, etc) El final de fase de un proyecto generalmente está marcado por una revisión técnica o de diseño del trabajo logrado y los entregables para decidir: Su aceptación, o Que se requiera trabajo extra, o Que la fase deba considerarse como cerrada La terminación formal de una fase no incluye la autorización de la siguiente fase.

Ciclo de Vida del Proyecto Características de las fases del proyecto   Una revisión general normalmente se realiza para decidir si es que se van a iniciar actividades de la siguiente fase del proyecto sin tener que cerrar la fase actual. Por ejemplo un “fast trancking”. Para un control efectivo, cada fase se inicia formalmente con el fin de producir una salida dependiente de la fase especificando que está permitido y esperado para dicha fase. Una revisión al final de la fase puede llevarse a cabo con el objetivo específico de obtener autorización para cerrar la fase actual e iniciar la siguiente fase. Algunas veces ambas autorizaciones puedes realizarse en una solo reunión de revisión. Estas revisiones de final de fase muchas veces se llaman salidas de fase (“phase exits”) o punto de muerte (“kill points”).

Interesados en el Proyecto “Stakeholders” Los “Stakeholders” del proyecto son los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses puedes verse afectados, como resultado de la ejecución del proyecto o de la terminación del proyecto; ellos también pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y sus resultados. El gerente de proyectos debe identificar a los “Stakeholders”, determinar su requerimientos y, en la medida de lo posible, gerenciar su influencia en relación con los requerimientos para asegurar un proyecto exitoso.

Interesados en el Proyecto “Stakeholders” Los “Stakeholders” claves en todo proyecto incluyen: El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto. Cliente /usuario: la persona u organización que usara el proyecto final del proyecto. Puede haber varios niveles o capas de clientes. La organización ejecutara: la empresa cuyos empleados están directamente involucrados con hacer el trabajo del proyecto. Miembros del equipo del proyecto: el grupo que lleva a cabo el trabajo del proyecto Sponsor: la persona o grupo que provee los recursos financieros, en cash o en especies, para el proyecto. Influenciadores: las personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso de productos del proyecto, pero que debido a su posición en la organización del cliente pueden influenciar positiva o negativamente, el curso del proyecto. PMO: si existe una PMO en la organización, y si esta tiene una responsabilidad directa en el resultado del proyecto.

Influencias de la Organización Los proyectos, generalmente, son parte de una organización que es mayor que el proyecto. Por ello es importante conocer los aspectos que pueden influir en el proyecto, entre ellos: Sistema de organización Cultura y estilo de organización Rol de la PMO (Project Management Office) en la organización Sistema de gestión de proyectos.

Influencias de la Organización Sistema de la organización Pueden dividirse en dos categorías: Organizaciones que generan sus rentas principalmente de la ejecución de proyectos para otros bajo contrato. Las organizaciones que han adoptado la gerencia por proyectos.

Influencias de la Organización Cultura y estilo de la organización Cultura organizacional: es un sistema de significados compartidos por los miembros de una organización y que distingue a una organización de otra. Cultura dominante: expresa los valores centrados que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización. Subculturas: mini cultura existente dentro de una misma.

Influencias de la Organización Rol de la PMO Muchas organizaciones se han dado cuenta de la beneficios de desarrollo e implementar una PMO (Proyect Management Office, u Oficina de Gerencia de Proyectos). Una PMO puede existir en cualquiera de las estructuras organizacionales. La función de una PMO en la una organización puede ir desde una influencia o consejo, limitada a la recomendación de políticas y procedimientos específicos en proyectos individuales, hasta tener autoridad formal otorgada por la gerencia ejecutiva. Los miembros del equipo del proyecto reportaran ya sea directamente al gerente del proyecto, o si es que están compartidos, a la gerencia de la PMO. El gerente de proyecto reporta directamente a la gerencia de la PMO.

Influencias de la Organización Sistema de gestión de proyectos Está compuesto por las herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos para gerenciar un proyecto. El sistema se documentos en el plan de gerencia de proyecto y su contenido puede variar dependiendo del área de aplicación, influencia organizacional, complejidad del proyecto, y disponibilidad del sistema existente. Un sistema de gerencia de proyectos, puede ser formal o informal y ayuda al gerente de proyectos a guiar de una manera efectiva hacia la terminación del proyecto. Un sistema de gerencia de proyectos es un grupo de procesos y sus funciones de control relacionadas que se consolidad y combinan en un todo funcional y unificado.

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CREAR EL PROYECTO