“ Manejo Contable y Fiscal de CFD y CFDI: vulnerabilidad de BIENVENIDOS AL SEMINARIO: “ Manejo Contable y Fiscal de CFD y CFDI: vulnerabilidad de la representación impresa y del XML “

Quienes somos Desarrollamos y comercializamos Software Empresarial fácil y completo que ayuda a las personas a ser más productivas. 27 años de experiencia y cobertura nacional a través de: Más de 1500 Distribuidores Matriz: Guadalajara Oficina Corporativa: Ciudad de México 7 Oficinas Regionales: Guadalajara, Monterrey, Mérida, León, Chihuahua, Tijuana y Veracruz. Contamos con más de 400 mil clientes en todo el país.

Somos líderes en Facturación Electrónica Somos la única empresa de software empresarial autorizada como PAC por el SAT y nuestras soluciones están validadas por la AMECE De acuerdo con las cifras del SAT, el 31% de las empresas que emiten CFDI lo hacen con un sistema CONTPAQ i® sumando un total de 3 millones 472 mil 254 timbres Desde 2010 y hasta el 31 de julio de 2011, hemos realizado cerca de 1050 Seminarios sobre Factura Electrónica en todo el país, a los que han asistido más de 40 mil empresarios y contadores Somos la Solución Integral más completa para emitir, timbrar y recibir Facturas Electrónicas

Nuestro software Nuestro software se adapta a los procesos de la micro, pequeña y mediana empresa, cuenta con una base de datos robusta, actualización fiscal permanente y módulos que se integran.

Agenda del seminario Cómo detectar que una representación impresa está alterada Elementos de un Comprobante Fiscal Digital Motivos de invalidez Proceso para recibir el XML de tus Facturas Electrónicas Funcionamiento del Almacén Digital Cómo relacionar pólizas en tus sistemas de Contabilidad y Bancos Cargado del Control del IVA, desde el XML

Cómo detectar que una representación impresa está alterada

Cómo detectar que una representación impresa está alterada A simple vista no siempre es fácil reconocer si la representación impresa de un CFD o CFDI ha sido alterada, pero sí es importante conocer los riesgos que implica recibir y manejar representaciones impresas inválidas o apócrifas.

Elementos de un Comprobante Fiscal Digital Proceso de firmado Elementos del CFD Elementos del CFDI 8

Firmando un documento Impreso: Digital: Identificación Original (IFE) Copia del IFE “El estampado de la firma” Digital: Llave privada (.KEY) Llave pública (.CER) Contraseña o password “Estampado de la firma”

Elementos de un CFD Cadena Original Proceso de Firmado 1. Emisor 2. Receptor 3. Detalle del CFD (Neto, IVA, Total) Cadena Original Elementos necesarios: Llave Privada .KEY Llave Pública .CER Contraseña o password Nota: Las llaves y password son del emisor Proceso de Firmado Sello Digital de la FE Este sello digital lo genera el emisor Addenda Información comercial propia de la operación de las empresas que no es de interés fiscal

CFDI elementos extra En el caso del CFDI se debe incluir, como un complemento, el timbre digital del SAT. Este es el resultado de la validación del comprobante.   Elementos del timbrado Folio asignado por el SAT (UUID) Fecha y hora de certificación Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado Sello digital del SAT

Cadena Original del Complemento Timbre Elementos de un CFDI Cadena Original 1. Emisor 2. Receptor 3. Detalle del CFD (N° de Folio, Neto, IVA, Total, N° CSD) Proceso de Firmado Elementos necesarios: 1. Llave Privada .KEY, 2. Llave Pública .CER, 3. Password (Las llaves y el password son del emisor) Sello Digital de la FE Este sello digital lo genera el emisor Addenda Información comercial, no fiscal Cadena Original del Complemento Timbre Fecha Timbrado, UUID, N° Certificado SAT Proceso de Firmado Llave Privada, Llave Pública y Password del SAT Segundo Sello Digital Este sello digital lo genera el SAT

Motivos de invalidez de un Comprobante Fiscal Digital CFD CFDI 13

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica El RFC no es válido El número de serie del certificado no se encontró en las tablas del SAT El folio digital del documento no ha sido autorizado por el SAT El sello del comprobante no es válido No válido sin certificado incluido El número de serie del certificado no coincide con el RFC del emisor El comprobante está duplicado 14

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica El RFC no es válido. Regularmente en los comprobantes impresos no se detectaban este tipo de errores o anomalías. RFC incorrecto RFC correcto 15

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica El número de serie del certificado no se encontró en las tablas del SAT. El primer certificado corresponde al Sello Digital (CSD) y termina en 5041 El segundo certificado es el de la FIEL, con terminación 2009 16

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica Este CFD no es válido porque en lugar de utilizar el certificado del Sello con terminación 5041 se utilizó el que corresponde a la FIEL, que termina en 2009: 17

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica El folio digital del documento no ha sido autorizado por el SAT 18

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica El sello del comprobante no es válido, porque se encuentra alterado, pero sólo mediante procesos digitales se puede detectar. Veamos en la siguiente lámina dos representaciones impresas de un mismo XML que fue alterado, aparentemente ambas están correctas, sin embargo ¿puedes distinguir cuál de las dos es la inválida? 19

Motivos de invalidez de una Factura Electrónica 20

Proceso para recibir el XML de tus Facturas Electrónicas Recomendaciones Generales Procesos Si quieres controlar un documento digital tienes que hacerlo por medios digitales, si lo imprimes ya perdiste el control. 21

Factura Electrónica: Recomendaciones generales Te recomendamos crear dos carpetas para el manejo de CFD o CFDI

Factura Electrónica: Recomendaciones generales Agrupa los XML recibidos en el disco duro en carpetas por persona que comprueba gastos (no se recomienda por proveedor o por fecha)

Factura Electrónica: Recomendaciones generales Cambia el nombre del archivo XML para identificarlo

Procesos para trabajar con CFD y CFDI Procesos en la recepción y pago de: Gastos de viáticos Compra de mercancía Gastos fijos

Procesos para trabajar con CFD y CFDI Simplificación en el manejo de comprobaciones de gastos con comprobantes fiscales digitales, por ejemplo de viáticos. Al recibir los archivos XML de tus gastos los puedes renombrar y guardar, para enviar tu documentación a la contabilidad, posteriormente.

Funcionamiento del Almacén Digital Características Opciones Pasos para trabajar con el Almacén Digital 27

Recepción de Facturas Electrónicas Ingresa y valida el XML al Almacén Digital 3 ALMACÉN DIGITAL Emite y Entrega Comprobante Fiscal Digital PROVEEDOR 1 El Contador recibe el Comprobante Fiscal Digital y lo guarda en su disco duro CONTADOR 2 4-a 4-b Bancos Contabilidad Se genera la póliza - cheque y se agregan los Comprobantes Fiscales Digitales Se genera la póliza y se agregan los Comprobantes Fiscales Digitales 28

Características del Almacén Digital Verifica la autenticidad de XML en forma masiva No permite que se pueda introducir dos veces un XML La póliza contable puede tomar el XML del Almacén Digital validando que no se utilice un CFD o CFDI más de una vez dentro de la contabilidad Mantiene clasificada la información del XML Así cumples con la obligación de tener un software informático de consulta

Almacén Digital CONTPAQ i® Ahora te invitamos a conocer la funcionalidad del Almacén Digital en los sistemas CONTPAQ i®

Pasos para trabajar con el Almacén Digital Configurar el Almacén Digital Configuración Entrar al Almacén Digital (Empresas / Almacén Digital) Entrar a la opción de Analizar directorio (ubicar los XML) Ver los documentos válidos y los documentos inválidos (sólo se podrán anexar como CFD o CFDI los documentos válidos, los inválidos sólo se anexarán como un archivo) Elegir la opción Importar todos, sólo se importarán los documentos válidos

Cómo relacionar pólizas en tus sistemas de Contabilidad y Bancos 32

Cómo relacionar tus Facturas Electrónicas Anexa los documentos válidos a la póliza Consulta los documentos anexos de la póliza, ya sea en la misma póliza o por medio de los reportes Genera la información en la ventana de “Control de IVA” Desasocia comprobantes a las pólizas Genera reportes para que puedas analizar la información que anexaste en CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CONTPAQ i® BANCOS

Conclusiones ¿Conoces las consecuencias de contabilizar facturas electrónicas inválidas o apócrifas? No se trata sólo del tiempo y del trabajo que inviertes, sino de la confiabilidad y certeza en la información que manejas. Recuerda que todos estamos obligados a validar la información contenida en los CFD / CFDI que recibimos y emitimos. Conoce los beneficios que te brinda CONTPAQ i® para que puedas validar y contabilizar tus CFD desde hoy. 34

Factura Electrónica Y si además estás por adoptar la Facturación Electrónica cuentas con… 39

Foro de preguntas y respuestas Si estás actualizado con la última versión de los sistemas que incluyen Facturación Electrónica Foro de preguntas y respuestas CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, ADMINPAQ®, CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA 40

Aplica en la compra de todos los productos CONTPAQ i® y Suites. Promoción exclusiva Aplica en la compra de todos los productos CONTPAQ i® y Suites. No aplica en la compra de licencias adicionales ni en actualizaciones competitivas. No es acumulable con otras promociones.

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