Organizar una teleconferencia

¿Qué es una teleconferencia? Una teleconferencia es una reunión “electrónica” llevada a cabo por tres o más personas separadas geográficamente. Las teleconferencias pueden incluir una, o alguna combinación, de tres tipos de comunicación: audio, video y datos (documentos, imágenes, archivos de computadora, etc.).

¿Por qué organizar una teleconferencia? Desarrollo Profesional Colaboración en programas e iniciativas departamentales, regionales o nacionales Educación y aprendizaje a distancia Intercambio de ideas Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc. Consultas con expertos

¿Por qué organizar una teleconferencia?(cont.) Conexiones entre participantes Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc. Abogacía/defensa Reuniones entre colegas separados por grandes distancias

¿Cuándo organizar una teleconferencia? Cuando viajar no es factible debido a las condiciones, tiempo y/o gastos. Cuando se desea involucrar un grupo amplio de personas. Cuando deben realizarse reuniones de forma frecuente entre personas ubicadas en diversos lugares.

¿Cuándo organizar una teleconferencia? (cont.) Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo. Cuando se debe tomar una decisión inmediata y se necesitan convocar a las personas de forma oportuna.

Los promotores pueden ser: Organismos financiadores Agencias estatales Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas Colegios y universidades Asociaciones profesionales nacionales o estatales Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes en el trabajo comunitario y la salud ¿Quién debe organizar la teleconferencia?

Los sitios anfitriones pueden ser: Organizaciones comunitarias locales Sucursales locales de agencias estatales Clínicas u hospitales Escuelas, colegios y universidades Delegaciones locales de asociaciones profesionales ¿Quién debe organizar la teleconferencia?

¿Cómo organizar una teleconferencia? Determinar la finalidad y tema de la conferencia Identificar la audiencia Seleccionar la tecnología Organizar los sitios anfitriones Escoger una fecha y hora

¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont.) Hacer arreglos con un proveedor de servicios Asegurar la coordinación técnica tanto del promotor como de los sitios anfitriones Darle publicidad a la conferencia Reclutar e inscribir a los participantes Preparar los sitios

¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont.) Darles la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo Llevar a cabo la teleconferencia, alentando la participación y el uso del “chat” en línea Evaluar la teleconferencia Dar seguimiento