Baker & McKenzie S.A.S. es miembro de Baker & McKenzie International, una sociedad suiza (Verein) de la que forman parte firmas de abogados en todo el mundo. De acuerdo con la terminología comúnmente usada en organizaciones de prestación de servicios profesionales, el término "socio" se refiere a aquellas personas que son socios o equivalentes a socios de dichas firmas de abogados. Así mismo, el término "oficina" se refiere a cualquier oficina de dichas firmas de abogados. © 2015 Baker & McKenzie S.A.S. Visitas administrativas (“Dawn raids”) UNILEVER, Septiembre 2015 Bogotá Carolina Pardo Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. 2 Relevancia ‒ En la mayoría de las jurisdicciones, las autoridades administrativas pueden implementar visitas administrativas sorpresa o “dawn raids”. ‒ Durante las visitas pueden entrevistar a funcionarios, pedir copias de documentos e incluso llevarse copia de los archivos de la empresa. ‒ Muchas veces los funcionarios no esperarán a los abogados para empezar su labor de investigación ‒ Negarse a colaborar puede generar las más severas multas. Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. Estadísticas 2014 Comision Europea 6-10 dawn raids per year 1-5 dawn raids per year 0 dawn raids per year 30 + dawn raids per year dawn raids per year 100+ dawn raids per year Canada United States of America Mexico Brazil Argentina Chile South Africa Australia New Zealand Russia China Egypt Pakistan Turkey Singapore Japan Norway United Kingdom Ireland Switzerland Spain Portugal Sweden Germany France Poland Italy Lithuania Hungary Denmark Greece Czech Rep Austria Belgium Netherlands Thailand Malaysia Vietnam South Korea Saudi Arabia Colombia Indonesia Morocco Ukraine Venezuela Kazakhstan Philippines Israel Peru Fuente: Global Competition Review: Rating Enforcement 2014, complementado con estimados de Baker&Mckenzie.

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. ¿Pasa sólo en las películas?

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. 5 Funcionarios claves? ‒ Los recepcionistas deben tener un entrenamiento claro sobre cómo manejar la llegada de las autoridades  Tratarles con cordialidad y respeto  Solicitar documentos de identificación  Saber a ¿quién dar aviso inmediato?  Dar tiempo razonable para que llegue el asesor legal ‒ Gerente o funcionario de tecnología ‒ Area comercial ‒ Gerente o Presidente Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. 6 ¿Qué hacer cuándo llegue la autoridad? ‒ Compruebe y tome copias de los DI y de todo documento legal (como la orden de inspección). ‒ Contacte al abogado y asesor externo  La reserva legal de lo discutido con el abogado interno ha sido cuestionada en varias jurisdicciones (UE / Colombia) ‒ Manifieste su intención de cooperar ‒ Designe un vocero frente a la autoridad ‒ Hable sobre “las reglas de juego” con los funcionarios  El alcance de la investigación  La posible duración de la inspección  ¿Qué funcionarios se van a entrevistar?  ¿Cómo se discutirán los desacuerdos?  Pida tiempo para tener una reunión con los empleados requeridos Dé instrucciones para que no se filtre la realización de la inspección Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. Ejemplo orden para la visita Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. 8 Frente a los empleados ‒ Explique a todos los empleados que obstruir la investigación podría tener implicaciones penales para ellos y legales para la empresa. ‒ Explique también que el intento de destrucción de información debe evitarse  puede ser detectado y generar consecuencias más graves – incluso penales ‒ Designe funcionarios “sombra” para cada uno de los investigadores (idealmente 1 por investigador). ‒ Cortésmente pida que todas las preguntas se dirigirán a un abogado y que los funcionarios no se entrevisten con la autoridad sin aprobación previa. Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal Entrene a su equipo preventivamente pero repase los protocolos cuando se presenten las visitas

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. 9 Aspectos técnicos ‒ Al inicio de la visita, contacte al funcionario encargado del área de tecnología  Existe la posibilidad de que las autoridades puedan tener acceso a todos los sistemas de la empresa  Eviste ofrecerlo a menos que el funcionario lo requiera  En la UE los funcionarios están investidos de facultades para inspeccionar incluso herramientas propias de los funcionarios si han sido usados para comunicaciones de la empresa.  Discusión sobre acceso a correos privados (gmail, yahoo, aol, me, etc.) Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal Las herramientas electrónicas de trabajo son una de los principales objetivos, pero evite ofrecerlas

© 2015 Baker & McKenzie S.A.S. Multas en Colombia Empresas ‒ Hasta 100,000 smmlv  COP $ Aproximadamente USD 21 millones  Si resulta ser mayor, 150% de la utilidad derivada de la conducta. Personas Naturales cualquier persona ‒ A cualquier persona que colabore, facilite, autorice, ejecute o tolere conductas violatorias de las normas sobre protección de la competencia ‒ Hasta 2,000 smmlv  COP $ Aproximadamente USD 430,000 Los pagos no pueden ser hechos ni asegurados por la empresa Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

Gracias Baker & McKenzie International es una sociedad Suiza (Verein) de la que forman parte firmas de abogados en todo el mundo. De acuerdo con la terminología comúnmente usada en organizaciones de prestación de servicios profesionales, el termino “socio” se refiere a aquellas personas que son socios o equivalentes a socios de dichas organizaciones. Así mismo, el término “oficina” se refiere a cualquier oficina de dichas firmas de abogados