COMPAÑÍA GENERAL DE ELECTRICIDAD SANTIAGO - CHILE Gerencia Corporativa Personas, Procesos y Tecnología ANÁLISIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN, COMERCIAL Y TÉCNICO DE CLIENTES LIBRES PERTENECIENTE A LAS EMPRESAS CGED Y CONAFE. LUIS ALFONSO TERNICIEN MONTENEGRO AUDITOR SÉNIOR

ÍNDICE Objetivo del trabajo. Introducción. Metodología efectuada en la revisión. Resultados obtenidos. Conclusiones.

Objetivo El presente trabajo tiene por objeto efectuar un análisis al proceso de clientes libres de la compañía CGED y CONAFE, a través de una metodología que permita efectuar validaciones durante el proceso, desde el punto de vista Comercial, Técnico, Administrativo y Financiero.

Introducción En Chile, las empresas concesionarias de Distribución Eléctrica, de acuerdo a la legislación vigente (DFL4/2006), poseen clientes que están sujetos a fijación de precios y otros no. Estos últimos so los denominados Clientes Libres. Contrato comercial con la concesionaria establecen su propia estructura de facturación de suministro. Sistemas informáticos principalmente están adaptados a la facturación de clientes regulados. El precio como las cantidades físicas son calculadas en planilla Excel, para finalmente el resultado, incorporarlo al sistema informático Metodología pretende obtener un listado de riesgos que sean necesarios de controlar en forma permanente. Se analizó el 100% de los clientes: 87 puntos de suministros para CGED (promedio mensual de 100 GWh) y 3 para CONAFE (promedio mensual de 6 GWh).

Metodología efectuada en la revisión Definir 4 áreas en las cuales trabajar las validaciones: Administrativa, Comercial, Técnica y Financiera. Listar las validaciones para cada una de las áreas. Revisar y confrontar las validaciones definidas para las diferentes áreas para evitar duplicidades, o de ser necesario, efectuar la validación sobre un mismo concepto, considerando que no exista duplicidad en las validaciones efectuadas. Efectuar cada una de las validaciones definidas y registrar las observaciones obtenidas. Efectuar una evaluación de cada una de estás observaciones (proceso manual o sistémico). Informe, con las observaciones encontradas. Definir las estrategias para efectuar revisiones en forma permanente, a corto, mediano y largo plazo.

Metodología efectuada en la revisión Área Administrativa   Contratos de suministro firmados. Contratos de suministro bien resguardados. Existencia de boletas de garantía. Contratos por arriendo de equipos. Contratos por servicios prestados. Contrato de toma de lectura. Procedimiento de presentación de oferta. Procedimiento sobre la incorporación a los sistemas. Procedimientos respecto del proceso. Carpetas bien resguardadas. Carpeta Información mínima Técnica-Comercial.

Metodología efectuada en la revisión Área Comercial   Satisfacción del cliente (reclamos). periodicidad en la facturación últimos 24 meses. Facturación de conceptos según contrato. Variables físicas. Obtención de los precios (P) E y P. Obtención de los precios (P). Tx, Sx y Dx. Reliquidaciones. Intereses por pago fuera. Facturación mínima. Cargo fijo. Arriendos de equipos (medición). Arriendos de otros equipos. Otros servicios. Controles cruzados. Margen (compra-venta). Plazos de recepción del documento. Información impresa en la factura. Verificar consistencias de potencias. Potencia declarada >Potencia conectada> = Potencia convenida > Demanda máxima. Potencia conectada y convenida sean las que se definen en el contrato. Potencia declarada corresponde a la potencia declarada ante la SEC. Término de suministro. Cambios de tarifa. Recaudación. Acciones de cobranza. Clientes regulados con demandas máximas mayores a 2000 [kW].

Metodología efectuada en la revisión Área Técnica   Documentación técnicas. Consistencia equipos (carpeta, sistema y terreno). Proceso de lectura (manual o Telemedida). Programa de verificación de los equipos. Empalme en terreno. Potencia instalada y potencia conectada. Demandas máximas y horarios de ocurrencia. Calidad de suministro. Perturbaciones del sistema. Variaciones de voltaje. Energías reactivas aportadas al sistema. Distorsiones armónicas. Flicker. Calidad de servicio. Área Financiera   Cuentas contables. Balance entre la compra y venta se efectúe correctamente. Activo fijo.

Resultados obtenidos Área Administrativa Contratos no firmados.   Contratos no firmados. Inexistencia de addendum sobre cambios detectados en la revisión. Inexistencia de contratos por arriendo de equipos. Inexistencia de procedimiento de presentación de oferta. Inexistencia de un procedimiento sobre la incorporación de un cliente libre. Inexistencia de procedimientos respecto del tratamiento de clientes libres. Carpetas de clientes libres no se encontraron bien resguardadas. Carpeta no presentaban la información mínima Técnica-Comercial. (Declaración de la instalación eléctrica, certificados de equipos, puesta en servicio, etc.).

Resultados obtenidos Área Comercial En la revisión efectuada para validar que todos los conceptos utilizados en la facturación, estén siendo correctamente facturados de acuerdo a lo estipulado en el contrato de suministro para cada cliente libre, se obtuvo lo siguiente:  Nota: Alto: Puede ocasionar pérdidas significativas que pueden provocar problemas con el margen de resultados para los clientes afectados. Media: Puede ocasionar pérdidas permanentes que no provocan mayores diferencias en el margen de resultados para los clientes afectados. Bajo: Puede ocasionar pérdidas menores que no provocan mayores diferencias en el margen de resultados para los clientes libres.

Resultados obtenidos Área Comercial Inexistencia de controles cruzados respecto a la facturación, previo a la impresión de la factura. Se pudo observar que la información impresa en la factura, NO se ajusta a lo estipulado en la Ley (Artículo 127 DS 327/98). Inconsistencia entre las potencias declarada, conectada, convenida y demanda leída (sistema informático/contrato de suministro). No facturación del interés por pago fuera de plazo. Existencia de clientes regulados con demandas máximas >2.000 [kW].

Resultados obtenidos Área Técnica   Inconsistencias en la información de las características de los equipos que inciden en la medición de energía, respecto de carpeta del cliente, sistema informático y terreno. Ausencia de programas de verificación de los equipos que inciden en la medición (medidor y equipo compacto de medida). Área Financiera Se pudo observar equipos de propiedad de la compañía que no estaban asignados a su activo fijo correspondiente.

Conclusiones Es necesario implementar procedimientos que indiquen la metodología de incorporación de un nuevo cliente libre y el tratamiento de éstos, delimitando las responsabilidades de cada área organizacional. 1 Esta metodología, logró determinar lo siguientes: Problemas en la facturación (afectar el margen de resultados). Problemas administrativos por la falta de almacenamiento de información, especialmente la declaración de instalación eléctrica ante la autoridad. Problemas con la consistencia de información almacenada en los sistemas informáticos. Problemas técnicos asociado con la medición de energía. Problemas financieros relacionados con el Activo Fijo. 2 El proceso es abordado en forma manual, tanto el precio como las cantidades físicas son calculadas en planilla Excel, para finalmente el resultado, incorporarlo al sistema informático, lo cual aumenta la posibilidad de ocurrencia de errores en cada una de sus etapas. 3

MUCHAS GRACIAS