ESTUDIO TÉCNICO DE UNA REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA (Art. 46 Ley 909 de 2004)

¿QUE ES UNA REESTRUCTURACION? Teniendo en cuenta la necesidad que tiene la sociedad de contar con un Estado que satisfaga sus necesidades y con el fin de promover el buen gobierno, es necesario que las organizaciones públicas conciban las reestructuraciones como verdaderos procesos de transformación de la organización y de su gestión administrativa, que de soluciones a largo plazo.

CARACTERISTICAS DESEABLES Concentrarse en estudios estratégicos Contar con el liderazgo y el apoyo del jefe del organismo Dar orientaciones y reglas claras Planificar de manera que se pueda administrar el proceso de cambio fomentar la participación de los empleados y clientes Establecer indicadores de seguimiento

ESTUDIO DE LA ORGANIZACION El estudio de una organización con miras a una posible reestructuración, debe tener en cuenta que la organización es un sistema en torno a: una misión, una visión o imagen prefigurada, un conjunto de procesos y prácticas de trabajo, una cultura, unos recursos, en un entorno determinado, que favorecen o condicionan el cumplimiento de sus objetivos.

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL PROPUESTAS DE REORGANIZACION INSTITUCIONAL QUE DEBE CONTENER EL ESTUDIO TECNICO? DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL PROPUESTAS DE REORGANIZACION INSTITUCIONAL

SITUACION ACTUAL SITUACION IDEAL VS DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL PROPUESTA DE REESTRUCTURACION

Quién debe realizar el estudio Técnico? EL JEFE DE LA ENTIDAD, CON PERSONAL DE LA MISMA LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA FIRMAS ESPECIALIZADAS ( ARTICULO 46 Ley 909 de 2005)

(Artículo 97 del Decreto 1227 de 2005) ESTUDIOS TÉCNICOS QUE SOPORTEN LAS MODIFICACIONES DE LAS PLANTAS DE EMPLEOS (Artículo 97 del Decreto 1227 de 2005) 1. Análisis de los procesos técnico - misionales y de apoyo 2.Evaluación de la prestación de los servicios 3.Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

FUENTES DE INFORMACION Talleres de discusión Consultas a los miembros de la organización Consultas a los usuarios de los bienes o servicios ofrecidos Consultas a los entes reguladores Consultas a proveedores o complementadores Consultas a otras entidades que presten servicios similares, cuya gestión sea reconocida como eficiente.

INSTRUMENTOS La información se puede obtener a través de: Formularios Entrevistas individuales o de grupo Observación directa Encuestas o combinación de entrevistas y encuestas Fuentes secundarias de información

DIAGRAMA DE FLUJO DEL ESTUDIO TECNICO MARCO GENERAL Conexión Convenciones Actividad o acción Documento Subproceso Titulo Decisión IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS Y LAS FUNCIONES GENERALES DE LA INSTITUCION IDENTIFICAR PRODUCTOS Y/O SERVICIOS IDENTIFICAR Y ANALIZAR LAS METAS DE LAINSTITUCION ETAPA I ANALISIS DE LOS PROCESOS TECNICO MISIONALES Y DE APOYO ETAPA II EVALUACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO ETAPA III EVALUACION DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS, PERFILES Y LAS CARGAS DE TRABAJO IDENTIFICAR PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO ANALIZAR LOS NIVELES DE DESEMPEÑO ACTUAL Estándares Indicadores REALIZAR EL ANALISIS DE ESTRUCTURAY PLANTA No. de Cargos Vacantes Contratos Nivel Ocupacional Distribución actual INVENTARIO DE LOS PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO. AJUSTAR ESTANDARES REQUERIDOS DETERMINAR NECESIDADES DE RECURSOS REVISAR Y ANALIZAR LOS PROCESOS (Ver instrumento para revisión y análisis de los procesos) REDEFINIR Estructura Interna Cargos Perfiles PROPUESTA

ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO 1. Análisis Normativo 2. Misión y Visión 3. Análisis Externo 4. Análisis Interno 5. Propuesta de Estructura

ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO 6. Propuesta de Planta de Personal 7. Manual Específico de Funciones y de Requisitos 8. Aprobación de Actos Administrativos 9. Implementación de la Reestructuración

ANALISIS NORMATIVO - RESEÑA HISTORICA Acto de Creación Normas que asignan responsabilidades y funciones a la organización Análisis de Estatutos Estructura Planta de Personal

ANALISIS NORMATIVO OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES Con el análisis normativo se identifican cuáles son los objetivos y funciones generales de la entidad territorial, Ej. Constitución Política, Leyes, Decretos Acuerdos, Ordenanzas Se identifican fácilmente ? Son claros ? Se encuentran y sobresalen dentro del plan nacional de desarrollo, de ordenamiento territorial, plan de desarrollo administrativo ?

MISION Y VISION La Misión es la razón o el propósito de la organización o ente territorial. La visión es la imagen prefigurada del estado deseable y viable de la organización o ente territorial.

* Su gestión guarda relación con la misión encomendada? MISION Y VISION * Se identifica fácilmente la razón de ser o el propósito de la organización ? * Su gestión guarda relación con la misión encomendada? * Se estableció la visión de la organización?

3. ANALISIS EXTERNO FACTORES políticos económicos legales Sociales y culturales tecnológicos geográficos competitivos.

PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES 4.ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS CLIENTES O USUARIOS PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES Y DE APOYO

Otros Elementos del Análisis Interno RECURSOS FÍSICOS, FINANCIEROS Y TECNOLÓGICOS ESTRUCTURA PLANTA DE PERSONAL CULTURA ORGANIZACIONAL

ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS Externos Internos Cuáles son Características Demanda Periodicidad Calidad Divulgación Quejas y reclamos Externos Internos

ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS Externos: Justicia y convivencia ciudadana Salud Educación Servicios públicos domiciliarios Apoyo técnico agropecuario Obras públicas

ANALISIS INTERNO USUARIOS Y CLIENTES Internos Externos Actuales Potenciales Características Cobertura Ubicación Expectativas Frecuencia

PROCESOS TECNICOS MISIONALES Y DE APOYO ANALISIS INTERNO PROCESOS TECNICOS MISIONALES Y DE APOYO MISIONALES APOYO Talento Humano Financieros Servicios Generales Sistemas de Información Planeación Jurídica Control Interno

Identificar los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo Revisar y Analizar los Procesos. Pregunta1. ¿Se requiere que el Proceso sea llevado a cabo? Pregunta 2. ¿Es necesario que el Proceso sea ejecutado directamente por la Entidad? Pregunta 3. ¿Se está llevando el mismo proceso en varias dependencias de la Entidad , en otras Entidades del Sector, en los Entes Territoriales o en otro Sector?

INSTRUMENTO PARA REVISION Y ANALISIS DE LOS PROCESOS Se requiere que el proceso sea llevado a cabo? No Elimine el proceso Sí Es evidente que un ente externo puede proveer mejor el servicio? Se ejecuta mejor el servicio internamente? De la oportunidad y apoye el mejoramiento del proceso internamente durante un periodo de tiempo Sí No Aplique técnicas: Costeo Benchmarking Nivel de desempeño Contrate A ESTUDIO DE EFICIENCIA Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la Entidad ? No Considere la posibilidad de contratar el proceso Sí Se lleva a cabo el mismo proceso en varias dependencias de la Entidad, en otras entidades del sector o en otro sector? Elimine el proceso donde no corresponde Sí No LISTA DE PROCESOS A: Eliminar, Descentralizar, Delegar, Trasladar, Contratar, Mantener en la entidad Revise los mecanismos para hacer el proceso más eficiente y elimine las tareas que se repitan y/o sean innecesarias A

Funciones por dependencias ANALISIS INTERNO ESTRUCTURA INTERNA TRADICIONAL MODERNA Procesos Funciones por dependencias

TIPOS DE ORGANIZACION TRADICIONAL Mecanicista Cerrada Mucha diferenciación Jerarquizada Controles Admtvos. Trabajo individual Remuneración por la posición jerárquica MODERNA No mecanicista Abierta Poca diferenciación Plana Autocontrol Trabajo en equipo Remuneración por resultados.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS ESTRUCTURA FUNCIONAL La división de responsabilidades se establece mediante especialización del trabajo por áreas similares. Fomenta la generación de especialistas en las diferentes funciones, con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS ESTRUCTURA MATRICIAL Resulta de la combinación de dos criterios: la participación de una o más unidades funcionales con el desarrollo de proyectos o productos en una misma estructura organizacional. Se da un sistema de autoridad doble: uno que nace de la relación funcional y otro del proyecto institucional.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS ESTRUCTURA MATRICIAL El criterio básico para distribuir funciones y asignar responsabilidades, es el tipo de negocios, estableciéndolos como unidades autónomas al interior de la organización.

Evaluación de la Prestación de Servicios Servicios Prestados (oferta – demanda) Analizar los Niveles de Desempeño. Ajustar los Estándares a los Requerimientos. Medición de niveles de satisfacción de usuarios

Determinar las Necesidades de Recursos de Personal. Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos Determinar las Necesidades de Recursos de Personal. Tamaño de la Organización Cobertura del Servicio Número de Unidades o Dependencias y sus Funciones Funcionalidad de los Grupos Internos de Trabajo Política de Descentralización Administrativa

Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos Racionalizar la Planta de Personal Hacer Compatible la Estructura al Principio de Austeridad. Eliminar las Vacantes Analizar los Contratos de Prestación de Servicios -Plantas //- Analizar las Funciones de las Dependencias Las Denominaciones de los Empleo deben Corresponder con el Sistema de Nomenclatura y Clasificación Asignar mayor porcentaje de empleos a las Áreas Misionales (Tener en cuenta Perfiles y Calidades) Seleccionar Denominaciones Genéricas de Empleos

Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos Analizar y Valorar Actividades que se puedan contratar vs. Cargos de Planta. Asignación del Grado Salarial de acuerdo con la complejidad de las funciones y nivel de responsabilidad, y Política Salarial. Diferenciar Planta de Personal de Empleos Públicos y Trabajadores Oficiales El número de cargos dependerá de los Planes, Programas, Proyectos de la Entidad, Cobertura del Servicio, Tecnología y Distribución Racional del Trabajo

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal Análisis de las Cargas de Trabajo Perfiles de los Cargos Requeridos frente a los Procesos y las Funciones a Desempeñar tendientes a la Profesionalización Evaluación y Justificación de los Grupos Internos de Trabajo Composición de Cargos por Niveles y su participación frente al Total de Empleos Vacantes distribuidas por Nivel, Denominación, Código y Grado. Análisis de Hojas de Vida y Perfiles Requeridos en la Organización

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal Empleos a suprimir identificando Ubicación del Empleo en la Dependencia Nombre del Funcionario Titular del Empleo Tiempo de Servicio y Edad del Funcionario especificando Fecha de Vinculación a la entidad y años de servicio en otras entidades del Estado o del Sector Privado Situación Administrativa en la que se encuentra (Carrera, En Proceso de Selección, en Período de Prueba, Provisional o de Libre Nombramiento Motivo por el cual se suprime el empleo Valoración de las Indemnizaciones

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal Contratos de Personal -Plantas Paralelas- Personal Próximo a Pensionarse Balance entre la Cantidad de Empleos de Áreas de Apoyo vs. Áreas Misionales.

CRITERIO BASICO EN LA MEDICION DE CARGAS DE TRABAJO Aplicación de procesos lógicos de estudio y utilización procedimientos cuantitativos traducibles a términos numéricos.

CONDICIONES PARA APLICACIÓN DE TECNICAS DE MEDICION 1. Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas. 2. Las tareas han de ser observables y medibles.

ESTANDAR es el resultado que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal, un trabajo específico en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.

ESTANDARES DE TRABAJO constituye el elemento básico para la medida de los trabajos y el control del rendimiento de las personas que lo están realizando.

Estándares estadísticos, según los promedios de periodos anteriores.- TIPOS DE ESTANDAR Estándares Subjetivos, por ejemplo cuando los establece el responsable de una unidad basándose en su experiencia. Estándares estadísticos, según los promedios de periodos anteriores.- Estándares técnicos, fijado como resultado de la aplicación de técnicas de medición del trabajo.

TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO ( Estándares) Cronometraje. Calculo de tiempos sobre la base de tablas de movimientos, estándares o tiempos normalizados. Filmación de trabajos. Estimación subjetiva de tiempos.

TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO Autopunteo del trabajo. Muestreo del trabajo. La comparación entre unidades o trabajos equivalentes Evaluación de Rendimiento de Unidades

CONCEPTO DE CARGAS DE TRABAJO Proyección del estándar, frente al resultado de la medición de la prestación de un servicio o elaboración de un producto.

CONTRIBUCION Alta Baja TIPO DE PROCESO ESTRATEGIA MODELOS DE MEDICION FRENTE A TIPOS DE PROCESOS Distribución de Tiempo por fases de Proyecto Proyectos Especiales Alta contribución y alta dificultad Procesos Complejos PROCESOS MISIONALES Estimación Subjetiva de Tiempos Alta CONTRIBUCION Baja Baja contribución y baja dificultad Proceso Simple PROCESOS DE APOYO  Medición de Rendimiento por Unidad de Tiempo TIPO DE PROCESO ESTRATEGIA

FUENTES DE INFORMACIÓN Entrevistas con funcionarios Encuestas Observación directa Estudios anteriores Informes organismos control Alta dirección Cada una de las áreas o dependencias Reuniones internas Asesorías externas

FORMATO CARGAS DE TRABAJO PROCESOS POR DEPENDENCIA ETAPA O FASE (ACTIVIDAD) PROCEDIMIENTO NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO CANTIDAD PROMEDIO DE VECES QUE SE REPITE EL PROCEDIMIENTO EN EL MES Tiempo en horas TIEMPO DE TRABAJO POR CADA PROCEDIMIENTO EN HORAS (TIEMPO ESTANDAR) TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA PROCEDIMIENTO, DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIONES DEL EMPLEO (columna 6 x columna 7) TOTAL PROMEDIO MES - HORAS HOMBRE POR ACTIVIDAD TOTAL PROMEDIO MES - HORAS HOMBRE POR PROCESO CANTIDAD DE PRODUCTOS GENERADOS POR EL PROCESO EN EL MES O METAS PROPUESTAS Tmin Tprom Tmax DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÈCNICO ASISTENCIAL   0,0000

Procesos por dependencia: FORMATO CARGAS DE TRABAJO Procesos por dependencia Procesos por dependencia: Etapa o fase (actividad) Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se construye a la satisfacción de una necesidad. Procedimiento Procedimientos: son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles. Nivel y denominación del empleo Nivel del empleo: corresponde a la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeño y estos son: directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial.

FORMATO CARGAS DE TRABAJO Requisitos del procedimiento Denominación del empleo: se refiere al nombre del cargo específico de debe realizar una determinada labor. Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes Cantidad promedio: se obtiene de las estadísticas de la institución o de las metas que se tengan para el periodo o de los indicadores de gestión.número de veces que en promedio se repite en el mes. Tiempos Tmin Tprom Tmax Tiempo de trabajo por cada procedimiento en horas (tiempo estandar) Tiempo de trabajo: mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la ejecución de cada procedimiento descrito en la columna 3, y escríbalo en la columna 7 del formulario.

FORMATO CARGAS DE TRABAJO Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento, distribuido por niveles y denominaciones del empleo (columna 6 x columna 7) Directivo Asesor Profesional Técnico Asistencial Total promedio mes - horas hombre por actividad Total promedio mes: sume los tiempos totales de los procedimientos de la respectiva actividad de las sub-columnas de la columna 8 Total promedio mes - horas hombre por proceso Total promedio mes: sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en la columna 9 Cantidad de productos generados por el proceso en el mes o metas propuestas Productos: cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes.

CONSOLIDADO CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA FORMULARIO 2 ENTIDAD: XXXXXXXX XXXXX XXXX XXX NIVELES JERÁRQUICOS DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL TOTAL DESPACHO   DIRECCION A DIRECCION B DIRECCION C DIRECCION D 1 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DE EMPLEO

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Estudio Técnico Análisis de la Estructura Estudio Comparativo de la Planta Actual y Propuesta Análisis Carga Laboral Proyectos de Decreto (Estatutos, Estructura y Planta) Proyecto Resolución de Manual Especifico de Funciones y Competencias