CASO DE ÉXITO Implementación de WMS Softeon en el CD Quito Lima, 23 de Febrero del 2012 Carlos Núñez Colán

Situación previa Supermercados Santa María tiene 30 años de fundada, por la Sra Marianita Pastrano. En el 2004, Santa María contaba con 6 locales en Quito, a Febrero del 2012 ya tiene 17 locales. Hace 2 años implemento el ERP JD, antes de eso tenía uno hecho en casa. A pesar de ello aún tiene problemas de integración entre sus áreas. El segmento de supermercados esta distribuido de la siguiente forma: 114 locales de Tía, 38 tiendas Akí, 29 locales de Mi Comisariato, 28 Supermaxi, 17 Santa María, 12 Hipermarket y 9 Megamaxi. Santa María es una de las empresas más importantes de Ecuador con una facturación aproximada de $500 millones anuales.

Factores clave de decisión Superficie de almacén de 91% contra 20% según benchmarking del sector retail. El modelo actual, genera ineficiencias operativas y mermas por múltiples manipuleos, traspasos y controles ineficientes. Altos niveles de inventario (26 días), sin embargo existen roturas de stock en todas las familias. Falta de soporte informático para el manejo sistematizado de los flujos logísticos e inventario. Solo el ERP sin WMS ni soporte para el reaprovisionamiento.

Factores clave de decisión Suministro directo vs. CD Concepto Suministro Proveedor Suministro CD Ransa Tráfico camiones Gran número camiones Bajo número camiones => alta ocupación bocas tiendas => menor tiempo espera bocas Entregas diarias Frecuencia entrega En gral. 1 vez por semana => alto stock consumo en tiendas => gran reducción stocks en tiendas Confiabilidad Entregas proveedores poco confiables Entregas puntuales, pedido perfecto => bajo stock seguridad en tiendas => alto stock seguridad en tiendas Control centralizado en CD, envíos Controles Gran esfuerzo de control en tiendas confiables del CD a tiendas Transporte Transporte a cargo del proveedor Transporte a cargo de Ransa Administración 1 documento por tienda por proveedor 1 documento por proveedor Sin argumento logístico para negociar Posibilidad de negociar rebajas por Precio compra rebajas con proveedores ahorros compartidos

Factores clave de decisión Suministro directo vs. CD RECEPCIÓN DIARIA Lo ideal es aplanar lo más posible la curva y reducir carga actual de los días sábados (día de mayor venta!) 8,000,000 6,000,000 4,000,000 2,000,000 DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO VENTA DIARIA 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO

Factores clave de decisión Modalidad de pedidos Concepto Concepto actual Concepto propuesto Metodología de pedido Pedido manuales en base a: Pedidos automáticos en base a:   - Aspectos del stock en la tienda - Stock real en las tiendas - Estimación de ventas - Ventas diarias reales Cada jefe de tiendas pide con su propio criterio Pedidos según criterio uniforme a definir (IT sistematizado) Personal externo a SM puede participar en decisión de pedido Sin participación de personal externo a SM en definición de pedido Frecuencia de entrega Frecuencia general de 1 vez por semana (caso optimista) Frecuencia diaria de cualquier producto Tiempo de entrega Depende de la confiabilidad y frecuencia de entrega del proveedor (generalmente baja confiabilidad) Depende de alta confiabilidad del centro de distribución Cuotas de pedidos Criterio de cuotas a cargo del proveedor, que no tiene los mismos interese y prioridades que SM Criterio de cuotas de pedidos (por falta de inventario) a cargo de SM La entrega centralizada permite planificar de forma más eficiente las reposiciones, y disponer del inventario de acuerdo a las prioridades de Santa María.

Desafíos IMPACTO EN EFICIENCIAS IMPACTO EN COSTO Frecuencia diaria en abastecimiento a tiendas. Visibilidad de la posición de inventarios Trazabilidad de origen a fin Acceso en tiempo real de la información Mejoramiento sustancial del nivel de servicio a tiendas (mayor frecuencia, mayor nivel de reacción ante imprevistos, reducción de quiebres de inventario). Respuesta rápida a requerimientos. ……..calidad en el flujo de la información que garantiza la integración de la cadena…. IMPACTO EN COSTO Disminución de venta perdida en tiendas. Optimización de costos operativos en las tiendas. Optimización de los costos de transporte (escala, tiempos). Reducción de mermas por vencimientos y manipuleos excesivos Mejoramiento del ERI (Exactitud de los registros de inventario) . Permitir la planificación y uso racional de equipos y personal.

Plan de implementación En Julio del 2,010 se inicia el proyecto de implementación del CD, basados en el Proyecto de diseño elaborado un año atras. Se concluyeron al 100% las etapas de: Diseño de Operaciones Políticas proveedores – tiendas Modelo de negociación para la centralización Infraestructura y Equipos Plan de Transición (incorp. de salas y proveedores) Implementación de SRA SAC Implementación del WMS Capacitación del personal (gestión y operaciones) Planificación del personal Pruebas Integrales (Operaciones – Sistemas) Salida en Vivo (Semana 27/07/11 recibiendo y semana 01/08/11 despachando) * Etapas desarrolladas en Quito y en Lima

Plan Actividades claves DISEÑO - LAYOUT In-out con almacenaje In-out con cross docking Pulmones recep.-exped. Área almacenaje Área cross docking

Plan Actividades claves DISEÑO DE PROCESOS Recepción Almacenaje Picking Expedición Etiqueta CB Matricula pallet El volúmen y la frecuencia en la que podemos mover un producto con seguridad, permite lograr velocidad, impactando en la productividad La ubicación del SKU optimiza el movimiento eficiente de los recursos, humanos, maquinas y lo más importante el inventario

Plan Actividades claves DISEÑO DE PROCESOS Familia 1 Sala 1 Familia 4 Familia 3 Familia 2 Picking 1 hombre 1 pedido N zonas Familia 1 Sala 1 Sala 2 Sala 3 Sala 4 1 hombre N pedidos 1 zona La modalidad de picking mantiene “Trazabilidad on line”. El objetivo es evitar el “control del control”, un solo hombre trabajando varios pedidos a la vez en un mismo recorrido, ergo volumen y frecuencia.

Centro de Distribución Plan Actividades claves INFRAESTRUCTURA Centro de Distribución Equipos

Sugerencia de Compra / Reposición Plan Actividades claves Transporte al CD IMPLEMENTACIÓN DEL WMS Integración WMS Transporte a la sala Interfaces Confirmación de Recibido Despachado Stock Actual Proveedores SRA SAC ERP Sugerencia de Compra / Reposición Para que el CD camine y logremos maximizar los resultados es necesaria una integración balanceada de los sistemas disponibles.

Plan Actividades claves IMPLEMENTACIÓN DEL WMS Personalización / configuración Capacitación en el uso del WMS y pruebas integrales Salida en vivo y estabilización de la operación

Plan Actividades claves PERSONAL Reclutamiento en el tiempo correcto Capacitación Operativa Capacitación Operativa y usando el WMS Involucrados en todas la pruebas, nunca son suficientes Listos para salir en vivo – la hora de la verdad

Plan Rutas Críticas Mobile- Ransa Ransa JULIO PRUEBAS GENERALES Interfases WMS – ERP – SRA SAC Entrega 15/04 Implementación del SRA –SAC Pruebas – Pre arranque 15/06 Negociación con proveedores En proceso cierre de plan Acondicionamiento de sucursales En proceso cierre de fecha Definición del Plan de transición Sucursales Sucursales Plan definido Proveedores En proceso definir plan Infraestructura TI Pendiente o/c, deben salir antes del 30/03 Infraestructura CD – Equipos móviles, racks En proceso de llegada, deben llegar antes 15/05 Implementación del WMS Debe Concluir 30/06 para pruebas en Julio Organización y procesos en Sucursales, Debe Concluir 30/06 CD, Compras/comercial Reclutamiento y capacitación del personal (Ransa – Santa María) Contratación 15/04, Inducc. en Lima 01/05 Selección de flota. Antes de 30/05 Construcción del CD Entrega para inst. de racks antes 01/05 JULIO PRUEBAS GENERALES Santa María Mobile- Ransa Actividad Concluida a tiempo ! Ransa-Santa María Si estas actividades se retrasan afectarán directamente a la fecha de arranque ! Ransa

Claves para el éxito Primero se diseñan los procesos, consensuando la experiencia y las mejores prácticas Con estos procesos se selecciona el WMS adecuado. El liderazgo del proyecto, el dueño de la operación siempre será la mejor elección. Datos logísticos, sin estos no podemos implementar el WMS. Si algún consultor participa debe conocer del software (indispensable) y de la operación tanto como nosotros (crítico).

Midiendo resultados ERI Bultos despachados por día Antes : ? Hoy: Promedio 97% meta: 99.95% Bultos despachados por día Antes: ? Hoy: 6,000 promedio meta: 12,000 Abastecimiento a tiendas Antes: 2 prom. Hoy: todas las salas todos los días. Centralización de proveedores Antes: 0 Hoy: al 60% meta: 70% Roturas de Stock Países de la región: Venezuela 25% Argentina 7%