Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Estructura y proceso de la presentación, negociación e implementación de un Programa con el FM Matías Gómez

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Actores Fondo Mundial –Junta Directiva –Panel de Revisión Técnica –Secretariado Mecanismo de Coordinación Receptor principal Sub receptores Agente Local del Fondo

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Actores FM RP MCP ALF SRSR SRSR SRSR PRT

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Mecanismo de Coordinación Seis requerimientos mínimos Coordinar el proyecto Fondo Mundial con otras intervenciones Presentar propuestas al FM (estrategia, presupuesto, indicadores) Aprobar cambios materiales Firmar acuerdo de subvención como testigo Velar la implementación del proyecto

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Receptor Principal Nominado por el MCP Firma acuerdo con el Fondo Mundial Prepara los documentos del proyecto (presupuestos, indicadores, Plan de M&E, Plan de Compras u otros) Responsable de la administración del proyecto

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Sub receptores Elegidos por el MCP/ RP. Decisión final con el RP Reportan al RP sobre sus actividades Ejecutan actividades especificas

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 ALF Contratista del FM Antes: evaluación de la capacidad del RP, la revisión presupuestos y los planes de trabajo propuestos, colaboración proceso de negociación. Durante: supervisión de la ejecución. Esto incluye revisar las solicitudes de fondos periódicas del RP, llevar a cabo visitas de terreno para verificar los resultados, revisar el informe anual de auditoría, reporte financiero mejorado. Labores realizadas en relación con la revisión de la Fase 2. Labores realizadas en relación con el fin de la subvención. Tareas ad hoc

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 No Diseño del programa Ejecución del programa Asistencia técnica al RP o a los sub-beneficiarios Desarrollo de capacidades Decisiones sobre la subvención Aprobar Auditoria

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Caso 1 Después de 10 meses desde el inicio del contrato los resultados de la actividad 1 alcanzan solo el 25% de las metas establecidas La responsabilidad para la ejecución de estas actividades es de la organización ORGANIZAR, sub receptora del proyecto. La causa del problema: la capacidad de ejecución del sub receptor es limitada en el corto plazo, lo que limita el cumplimiento de las actividades. 1. Quien debería ser el primero en percibir y registrar el problema de la baja ejecución? 2. Asignen las responsabilidades a cada actor, que tiene que hacer cada uno de los 5 actores (MCP, RP, SR, LFA, FM) 3. Diseñen la línea de reporte/ flujo de información, que los actores deberían seguir para encontrar una solución al problema

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Caso 2 El Fondo Mundial ha enviado una carta a la presidenta del mecanismo de coordinación informándola que las ultimas 2 solicitudes de desembolso contenían graves errores en la parte financiera. El FM envío cartas de retro alimentación al RP, y no recibió respuesta y los problemas continúa. Los principales errores encontrados son: El receptor principal no registra los adelantos de pagamento a proveedores, lo que determina un saldo errado al final del periodo reportado. 1.El sub receptor A se equivoca en el utilizo de las categorías de gastos y registra todo los gastos en la categoría de gastos administrativos 2.El sub receptor B entrega su registro de gasto con un mes de atraso. Se registra además un problema adicional, el contador del receptor principal ha aceptado una oferta de trabajo y dejara su trabajo actual con el Receptor Principal al final del mes. El contador es la única persona que maneja el programa contable del receptor principal, además el es el responsable de la relaciones con los sub receptores (solo parte financiera) y de preparar el informe financiero semestral para el Fondo Mundial. 1.Asignar las responsabilidades a cada unos de los cinco actores (MCP, PR, SR, ALF, FM). En esta situación quien es responsable de acciones para corregir los problemas? Que acciones/ Información deben pedir a los otros actores?

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Gracias